Miksi fyysinen varastotilanne eroaa WMS-tiedoista

Johdanto

Ihanteellisessa toimitusketjussa varastonhallintajärjestelmä (WMS) toimii ainoana luotettavana tietolähteenä. Vilkaiset hallintapaneelia, näet tarkalleen, kuinka monta yksikköä tiettyä SKU:ta hyllyillä on, ja lupaat luottavaisesti toimituksen arvokkaalle asiakkaalle.

Sitten on fyysisen inventoinnin vuoro. Yhtäkkiä todellisuus ja ohjelmiston tiedot eivät täsmää. Digitaalisessa hallintapaneelissa lukee, että varastossa on 500 yksikköä, mutta fyysisellä lavalla on vain 435. Tämä ero aiheuttaa näennäisiä varastovajeita, toimitusten viivästyksiä, pikatoimitusmaksuja ja asiakkaan luottamuksen menettämistä.

Jos fyysiset laskennat eivät tunnu koskaan täsmäävän 3PL-WMS-ohjelmiston tietojen kanssa, et ole yksin. Ohjelmiston syyttäminen on kuitenkin harvoin ratkaisu. Ero johtuu lähes aina ihmisten toiminnasta, operatiivisista työnkulkuista ja järjestelmien synkronoinnista.

Seuraavassa tarkastellaan syvällisemmin, miksi tämä varastovaje syntyy ja miten logistiikan johtajat voivat sen korjata.

1. Inhimillinen tekijä: virheet tavaran vastaanotossa ja varastointiin siirtämisessä

WMS-järjestelmän tarkkuuden perusta luodaan vastaanottolaiturilla. Jos tiedot syötetään järjestelmään vioittuneina tai virheellisinä, kaikki myöhemmät toiminnot vaarantuvat.

”Riittävän lähellä” -skannausansan

Ruuhka-aikoina vastaanottotilassa vallitsee kaaos. Kun saapuu lähetys, jossa on 100 ulkonäöltään identtistä laatikkoa, väsynyt varastotyöntekijä saattaa skannata yhden laatikon viivakoodin ja syöttää manuaalisesti ”100” RF-skanneriin olettaen, että koko lava on yhdenmukainen. Jos valmistaja on toimittanut viisi yksikköä liian vähän, WMS-järjestelmäsi kirjaa nyt viisi kappaletta ”haamuvarastoa”, jota fyysisesti ei ole olemassa.

Väärään paikkaan sijoitettu varastointi

Vaikka saapuvan tavaran laskenta olisi virheetöntä, fyysinen varastointiprosessi voi aiheuttaa järjestelmän häiriöitä. Jos WMS ohjaa työntekijää sijoittamaan kuormalavan osastoon A, riviin 3, mutta kyseinen paikka on täynnä, työntekijä saattaa sijoittaa sen osastoon A, riviin 4 päivittämättä järjestelmää. Fyysisesti tuote on rakennuksessa. Digitaalisesti se on näkymätön. Kun keräilijä menee etsimään sitä, järjestelmä ilmoittaa sen olevan paikalla, mutta fyysinen paikka on tyhjä.

2. Viive tietojen synkronoinnissa

Elämme reaaliaikaisuuden aikakautta, mutta varastotoiminnan todellisuudessa käsittelyviiveet ovat usein väistämättömiä.

Eräkäsittely vs. reaaliaikaiset päivitykset

Jos varastonhallintajärjestelmäsi (WMS) perustuu eräkäsittelyyn, jossa käsiskannereiden tiedot päivittävät keskus tietokantaa tiettyjen aikavälien välein eikä välittömästi, joudut jatkuvasti jahtaamaan liikkuvaa kohdetta. Jos fyysinen inventointi tapahtuu viiveikkunan aikana, fyysisessä varastotilannetiedossa näkyy tuotteita, joiden WMS luulee edelleen odottavan keräilyä tai pakkaamista.

Verkkokaupan monikanavaisuuden kitka

Monikanavatoimintaa harjoittavissa yrityksissä varastotietojen päivitysten on tapahduttava samanaikaisesti useilla alustoilla (WMS, ERP ja verkkokaupan myymäläsivustot). Jo kymmenen minuutin viive voi johtaa siihen, että verkkokaupan asiakas ostaa tuotteen, jonka varastotyöntekijä on juuri poistanut hyllyltä B2B-tilausta varten, mikä aiheuttaa välittömiä poikkeamia.

3. Huonosti hallinnoidut palautukset (käänteislogistiikka)

Käänteislogistiikkaa on tunnetusti vaikea seurata, ja se on yksi tärkeimmistä syistä WMS-järjestelmän poikkeamiin.

Kun tuote palautetaan, se ei palaa välittömästi myymälän hyllylle. Se on tarkastettava, luokiteltava ja luokiteltava (esim. uudelleenmyytävä, vaurioitunut, palautettava toimittajalle). Jos palautus skannataan varastoon, mutta sen käsittelytilaa ei päivitetä reaaliajassa, WMS saattaa laskea sen saatavilla olevaksi varastoksi. Kun keräilijä menee hakemaan tuotetta, hän löytää vaurioituneen tuotteen, jota ei voida lähettää, mikä johtaa välittömään poikkeamaan seuraavassa kierroslaskennassa.

4. Piilotetut menetykset: vauriot, varkaudet ja hävikki

Kaikki varastopoikkeamat eivät ole hallinnollisia. Tuotteita katoaa fyysisesti varastosta erilaisten hävikin muotojen kautta.

• Dokumentoimaton vahinko: Jos trukkikuski puhkaisee vahingossa nestemäistä tuotetta sisältävän kuormalavan tai pudottaa herkän elektroniikkalaatikon, hän saattaa heittää vahingoittuneen tuotteen roskiin pelätessään moitteita. Koska WMS-järjestelmään ei ole kirjattu ”vahinkolokia”, järjestelmä luulee edelleen, että tuote on täysin ehjänä hyllyllä.
• Sisäinen hävikki: Arvokkaat, pienikokoiset tuotteet (kuten kosmetiikka, pienet elektroniikkalaitteet tai merkkivaatteet) ovat alttiita varkauksille. Jos turvallisuusmenettelyt ovat löyhiä, tuotteet poistuvat fyysisesti rakennuksesta ilman minkäänlaista digitaalista jälkeä.

5. Mitta-yksiköiden (UOM) sekaannukset

Yksi varastologistiikan yleisimmistä konfiguraatiovirheistä liittyy mittayksiköihin.

Ajattele tuotetta, jota ostetaan kuormalavoittain, varastoidaan laatikoittain ja myydään yksittäisinä kappaleina. Jos laatikossa on 12 kappaletta ja keräilijä skannaa vahingossa laatikon viivakoodin, mutta syöttää järjestelmään, että hän on kerännyt yhden kappaleen, WMS vähentää varastosta yhden kappaleen 12:n sijaan. Toisaalta keräilijä saattaa erehtyä pitämään monipakkauslaatikkoa yksittäisenä tuotteena. Tämä mittayksikköjen sekaannus aiheuttaa valtavia eksponentiaalisia virheitä tiedoissasi, jotka fyysiset inventoinnit paljastavat raa’asti.

Strategiset korjaustoimenpiteet fyysisen ja digitaalisen varastotilanteen yhdenmukaistamiseksi

100-prosenttisen varastotarkkuuden saavuttaminen on jatkuva prosessi. Poistaaksesi fyysisten inventointien ja WMS-tietojen väliset eroavaisuudet, ota käyttöön nämä alan parhaat käytännöt:

Siirry vuosittaisista täydellisistä inventoinneista sykli-inventaatioihin

Jos lasket varastosi vain kerran vuodessa mittavan ja toimintaa häiritsevän fyysisen tarkastuksen yhteydessä, havaitset virheet vasta kuukausia niiden syntymisen jälkeen, jolloin niiden perimmäistä syytä on mahdotonta jäljittää.

Ota käyttöön vankka jaksottainen inventointiohjelma. Laske päivittäin pieni, kohdennettu osa varastosta ja priorisoi nopeasti liikkuvat tai arvokkaat SKU:t ABC-analyysin avulla. Näin voit havaita poikkeamat muutaman tunnin tai päivän kuluessa virheen syntymisestä.

Ota käyttöön tiukat ”ei skannausta, ei siirtoa” -käytännöt

Vahvista varastossa kulttuurinen sääntö: jos tuotteen fyysinen sijainti muuttuu, sen viivakoodi on skannattava. Poikkeuksia ei sallita. Operaattoreille on annettava koulutusta, jotta he ymmärtävät, että 30 sekunnin säästö siirretyn kuormalavan skannaamatta jättämisestä maksaa yritykselle myöhemmin tunteja täsmäytystyötä.

Tehosta palautuslogistiikan työnkulkua

Varaa varastostasi erityinen, erillinen alue yksinomaan palautusten käsittelyyn. Tämän alueen tuotteet tulisi merkitä digitaalisesti WMS-järjestelmässä tilaksi ”Tarkastuksessa”, jotta niitä ei voida kohdistaa uusiin tilauksiin ennen kuin ne on virallisesti hyväksytty ja siirretty takaisin päävarastointipaikkoihin.

Johtopäätös

Varastonhallintajärjestelmä on vain niin älykäs kuin sen saamat tiedot. Kun fyysiset laskennat eivät täsmää digitaalisten tietojen kanssa, se on merkki toiminnallisista kitkatekijöistä, seurattamattomista siirroista tai käsittelyviiveistä.

Käsittelemällä varastotarkkuutta ei vuotuisena kirjanpitotehtävänä vaan päivittäisenä toimintakäytäntönä logistiikkapäälliköt voivat leikata yleiskustannuksia, optimoida varastotilaa ja tarjota virheettömän toimituskokemuksen, jota nykyaikaiset asiakkaat odottavat.