Miksi ajantasaisen tiedon saaminen on kilpailuetu lyhytaikaisvuokrauksen tarjoajille

Johdanto

Lyhytaikaisen vuokrauksen hoitaminen ei ole liiketoimintaa, jonka voi jättää automaattiohjaukselle.

Kiinteistö voi sijaita samassa paikassa, mutta lähes kaikki sen ympärillä voi muuttua. Paikallishallinnot ottavat käyttöön uusia sääntöjä. Varausalustat muuttavat käytäntöjään ja hinnoitteluaan. Matkailijoiden mieltymykset muuttuvat. Uusi teknologia muuttaa kiinteistöjen markkinointia ja hallinnointia. Samaan aikaan käyttöaste ja yövuokrahinnat voivat vaihdella merkittävästi eri vuodenaikojen välillä – tai jopa kuukausittain.

Omistajille ja kiinteistönhoitajille ajan tasalla pysyminen onkin enemmän kuin pelkkää alan uutisten lukemista. Se on osa liiketoiminnan tehokasta johtamista.

Toimijat, jotka ymmärtävät, mitä on muuttumassa, ehtivät reagoida. Ne, jotka eivät ymmärrä, huomaavat muutokset usein vasta sitten, kun varaukset vähenevät, kustannukset nousevat tai uusi sääntely aiheuttaa ongelmia.

On olemassa kahdenlaista tietoa, johon lyhytaikaisten vuokra-asuntojen toimijoiden tulisi kiinnittää erityistä huomiota: alaan itseensä vaikuttavat kehityssuuntaukset sekä muutokset markkinoilla, joilla heidän kohteensa kilpailevat.

1. Seuraa loma-asuntoalan muutoksia

Lyhytaikaiset vuokraukset sijaitsevat majoitus-, kiinteistö-, matkailu- ja teknologiateollisuuden risteyskohdassa. Tämä tarkoittaa, että useiden eri alojen kehitykseen voi olla vaikutusta toimijoihin samanaikaisesti.

Jotkut muutokset tapahtuvat asteittain. Toiset voivat vaikuttaa liiketoimintaan lähes välittömästi.

Paikalliset säännökset voivat muuttua nopeasti

Sääntely on yksi selkeimmistä esimerkeistä.

Lyhytaikaisen vuokrauksen säännöt laaditaan usein kaupungin tai alueen tasolla eikä kansallisella tasolla, mikä tarkoittaa, että kaksi suhteellisen lähellä toisiaan sijaitsevaa kiinteistöä voi toimia täysin erilaisten vaatimusten mukaisesti.

Sijainnista riippuen viranomaiset voivat ottaa käyttöön tai muuttaa sääntöjä, jotka koskevat:

• Lyhytaikaisen vuokrauksen toimiluvat
• Rekisteröintivaatimukset
• Vuokrauksen enimmäisyömäärä
• Matkailu- tai majoitusverot
• Paloturvallisuus- ja turvallisuusstandardit
• Pääasiallisen asuinpaikan vaatimukset
• Vierailijoiden enimmäismäärä
• Kaavoitusrajoitukset
• Tietojen ilmoittamisvelvollisuudet

Omistaja, joka tarkistaa säännöt vasta kiinteistön vuokrauksen aloittamisen yhteydessä, saattaa siten toimia useita vuosia vanhentuneiden tietojen perusteella.

Luotettavien loma-asuntoalan uutislähteiden seuraaminen voi auttaa toimijoita havaitsemaan sääntelymuutokset, OTA-ilmoitukset ja laajemmat alan kehityssuuntaukset ennen kuin ne alkavat vaikuttaa päivittäiseen toimintaan.

Tavoitteena ei ole lukea jokaista loma-asuntoista julkaistua uutista, vaan tunnistaa kehityssuuntaukset, jotka saattavat muuttaa oman liiketoiminnan taloudellisia tai oikeudellisia puolia.

Myös Airbnb, Booking.com ja Vrbo voivat muuttaa sääntöjä

Paikallishallinnot eivät ole ainoita organisaatioita, jotka voivat muuttaa lyhytaikaisen vuokrauksen toimintatapoja.

Monille vuokranantajille Airbnb, Booking.com, Vrbo ja muut online-matkatoimistot ovat käytännössä tärkeimpiä jakelukumppaneita. Yhden näistä alustoista tekemä muutos voi siksi vaikuttaa suoraan tuloihin.

Alustat voivat muuttaa:

• Isännän tai vieraan maksut
• Peruutusehdot
• Sijoitusjärjestelmät
• Arvostelukäytännöt
• Maksuaikataulut
• Ilmoitusvaatimukset
• Vieraiden todentamismenettelyt
• Palautuskäytännöt
• Hakusuodattimet
• Kampanjat

Jopa suhteellisen pienet muutokset voivat olla merkityksellisiä.

Esimerkiksi uusi hakusuodatin voi nostaa tiettyjen majoituspaikkojen varustelun arvoa. Peruutussääntöjen muutos voi muuttaa varaukseen liittyvän taloudellisen riskin suuruutta. Erilainen palkkiorakenne voi muuttaa saman yöhinnan tuottamaa nettotuloa.

Majoittajat, jotka ovat tietoisia näistä muutoksista, voivat mukauttaa ilmoituksiaan, hinnoitteluaan tai jakelustrategiaansa vastaavasti.

Ne, jotka eivät huomaa ilmoitusta, saattavat vain havaita tulostensa muuttuneen ilman, että he heti ymmärtävät syytä siihen.

Teknologia muuttaa myös kiinteistönhallintaa

Ohjelmistot ovat tulleet yhä tärkeämmiksi lyhytaikaisessa vuokraustoiminnassa.

Kanavanhallintaohjelmistot voivat synkronoida kalenterit useiden varaussivustojen välillä. Dynaamiset hinnoittelutyökalut säätävät hintoja kysynnän mukaan. Automaattiset viestintäjärjestelmät hoitavat viestinnän vieraiden kanssa. Älylukot yksinkertaistavat sisäänkirjautumista. Tulojenhallinta-alustat analysoivat varausmalleja.

Tekoäly on myös alkanut vaikuttaa tehtäviin, jotka ulottuvat vierailijoiden kanssa käytävästä viestinnästä ja arvostelujen analysoinnista sisällön luomiseen ja hinnoittelusuosituksiin.

Kaikkia uusia työkaluja ei kannata ottaa käyttöön.

Tärkeintä on ymmärtää, mitä on tarjolla.

Kilpailija, joka hyödyntää parempia hinnoittelutietoja, nopeampaa viestintää vieraiden kanssa ja automatisoituja toimintoja, voi pystyä hallinnoimaan useampia kohteita alhaisemmilla hallintokustannuksilla. Tämä luo kilpailuedun, vaikka molemmat yritykset vuokraisivatkin samanlaisia kohteita.

Lomavuokrausteknologian kehityksen seuraaminen helpottaa päätöksentekoa siitä, missä automaatio voi aidosti parantaa katteita ja missä lisäohjelmisto aiheuttaisi vain uuden kuukausimaksun.

2. Seuraa, mitä omalla markkinallasi tapahtuu

Alan kehityssuuntaukset antavat kokonaiskuvan.

Markkinatiedot kertovat, mitä tapahtuu kohteissa, jotka kilpailevat samoista vieraille kuin sinun kohteesi.

Tämä ero on tärkeä, koska loma-asuntojen kysyntä voi vaihdella valtavasti sijainnin mukaan.

Kansallinen raportti saattaa osoittaa matkustuskysynnän kasvua, vaikka tietyn rannikkokaupungin käyttöaste on laskussa. Toisaalta kaupungissa, jossa järjestetään suuri tapahtuma tai lentoyhtiöiden kapasiteetti kasvaa, kysyntä voi nousta, vaikka laajempi markkina pysyisikin suhteellisen vakaana.

Siksi toimijoiden on kiinnitettävä huomiota myös loma-asuntomarkkinoiden uutisiin ja trendeihin, jotka liittyvät käyttöasteeseen, keskimääräisiin yöhintoihin, kysyntään ja varauskäyttäytymiseen.

Nämä indikaattorit auttavat muuntamaan markkinatiedot konkreettisiksi liiketoimintapäätöksiksi.

Seuraa käyttöastetta, älä pelkästään liikevaihtoa

Liikevaihto itsessään voi peittää tärkeitä muutoksia.

Kuvittele, että majoituspaikka tuottaa suunnilleen saman liikevaihdon kuin edellisenä vuonna.

Ensi silmäyksellä tulos näyttää vakaalta.

Mutta oletetaan, että kiinteistön piti myydä huomattavasti enemmän yöpymisiä tuon liikevaihdon tuottamiseksi. Käyttöaste nousi, kun taas keskimääräinen yöhinta laski.

Tämä kertoo aivan toisenlaisen tarinan.

Toisaalta toimija saattaa myydä vähemmän yöpymisiä, mutta ansaita enemmän liikevaihtoa, koska vahvempi kysyntä on mahdollistanut hintojen nousun.

Käyttöasteen ja yöhintojen seuranta auttaa selittämään, miten tulot syntyvät.

Hyödyllisiä mittareita ovat:

• Käyttöaste
• Keskimääräinen päivähinta
• Tuotto per käytettävissä oleva yö
• Keskimääräinen oleskelun kesto
• Varauksen tekoaika
• Peruutusaste
• Viikonlopun ja arkipäivän kysynnän ero
• Suorat varaukset vs. OTA-varaukset

Yksittäisinä nämä mittarit tarjoavat hyödyllistä tietoa. Yhdessä ne osoittavat, miten markkinat muuttuvat.

Kausivaihteluiden tulisi vaikuttaa muuhunkin kuin hinnoitteluun

Useimmat lyhytaikaisen vuokrauksen toimijat ymmärtävät, että hintojen tulisi vaihdella sesongin ja sesongin ulkopuolisen ajan välillä.

Kausivaihtelu vaikuttaa kuitenkin paljon muuhunkin kuin yöhintaan.

Sen tulisi vaikuttaa myös markkinointiin, vähimmäisvierailuaikoihin, henkilöstöön, kunnossapitoon ja kassavirran suunnitteluun.

Jos kysyntä perinteisesti laskee tietyn ajanjakson aikana, toimija voi käyttää kyseistä aikaa remonttien suunnitteluun, kohteen valokuvien päivittämiseen tai kunnossapitoon.

Jos varaukset alkavat kiihtyä normaalia aikataulua aikaisemmin, hintoja saattaa olla tarpeen nostaa aikaisemmin.

Jos varausaikojen pituus lyhenee, toimijoiden kannattaa välttää liian aggressiivista alennusten myöntämistä useita kuukausia etukäteen.

Aikaisemmat trendit tarjoavat hyödyllisen lähtökohdan, mutta niitä ei pidä pitää pysyvinä sääntöinä.

Tapahtumat, sää, lentojen saatavuus, taloudelliset olosuhteet ja matkailijoiden käyttäytyminen voivat kaikki muuttaa normaaleja kausivaihteluita.

Parhaat toimijat vertaavat tavanomaista tilannetta siihen, mitä juuri nyt tapahtuu.

Hinnoittelun tulisi perustua kysyntään, ei arvailuun

Yksi markkinatiedon arvokkaimmista sovelluksista on hinnoittelu.

Kiinteä hinnoittelustrategia jättää rahaa saamatta kysynnän ollessa voimakasta ja voi johtaa siihen, että majoituspaikka jää tyhjäksi kysynnän heikentyessä.

Otetaan esimerkiksi majoituspaikka, jonka hinta on normaalisti 200 dollaria yöltä.

Jos vastaavat majoituspaikat täyttyvät yhtäkkiä festivaalin, konferenssin tai urheilutapahtuman vuoksi, vakiohinnan säilyttäminen voi tarkoittaa liian halpaa myyntiä.

Jos kysyntä laskee jyrkästi tapahtuman jälkeen, saman 200 dollarin hinnan pitäminen voi johtaa tyhjiin yöpymisiin, kun kilpailijat laskevat hintojaan.

Tehokas hinnoittelu edellyttää siis tilanteen huomioon ottamista.

Toimijoiden tulisi ottaa huomioon seuraavat seikat:

• Paikallisen markkinan nykyinen käyttöaste
• Kilpailijoiden hinnoittelu
• Tulevat tapahtumat
• Viikonpäiväkohtainen kysyntä
• Varausaikataulut
• Jäljellä oleva huonevalikoima
• Aikaisempi tulos
• Viime hetken varauskäyttäytyminen

Dynaamisen hinnoittelun ohjelmistot voivat automatisoida osan tästä prosessista, mutta toimijoiden on silti ymmärrettävä, miksi hinnat muuttuvat.

Automaatio on hyödyllisintä, kun liiketoimintaa johtava henkilö ymmärtää suosituksen taustalla olevan markkinatilanteen.

Etsi muutoksia ennen kuin ne näkyvät liikevaihdossa

Tietoisuuden ylläpitämisen yksi etu on, että monet kehityssuuntaukset antavat varoitusmerkkejä ennen kuin ne vaikuttavat taloudellisiin tuloksiin.

Oletetaan, että paikallinen käyttöaste alkaa laskea.

Yrittäjä, joka huomaa tämän varhain, voi kokeilla hinnoittelun, tarjousten tai listausmenetelmien parannuksia.

Jos keskimääräiset varausaikat lyhenevät, yritys voi mukauttaa ennusteidensa oletuksia.

Jos matkailijat suodattavat hakujaan yhä useammin tietyn palvelun perusteella, omistaja voi selvittää, parantaisiko sen lisääminen kilpailukykyä.

Jos uudesta paikallisesta säännöstä käydään keskustelua, toimija voi arvioida sen mahdolliset taloudelliset vaikutukset ennen säännön voimaantuloa.

Odottaminen kuukausitulojen laskuun asti tarkoittaa reagoimista vasta sen jälkeen, kun markkinat ovat jo muuttuneet.

Hyvä tieto antaa enemmän aikaa päätöksentekoon.

Luo yksinkertainen tiedonhankintarutiini

Tietoisena pysyminen ei vaadi tuntien viettämistä päivittäin matkailu-uutisten lukemiseen.

Yksinkertainen rutiini riittää yleensä.

Tarkista kerran tai kahdesti viikossa alan tärkeimmät kehityssuuntaukset ja alustojen tiedotteet. Kiinnitä erityistä huomiota sääntelymuutoksiin niillä alueilla, joilla toimit.

Tarkista vähintään kerran kuukaudessa oma suorituskykysi suhteessa markkinatilanteeseen.

Vertaa käyttöastetta, hintoja ja varauskäyttäytymistä aiempiin kausiin sen sijaan, että tarkastelisit pelkästään kokonaistuloja.

Ennen suuria sesonkeja tutki paikallisia tapahtumia, kilpailijoiden hinnoittelua ja ennakkovarauksia, jotta hinnoittelua ja tarjouksia voidaan mukauttaa etukäteen.

Suuremmille toimijoille voi olla hyödyllistä myös jakaa vastuu tiettyjen alueiden seurannasta. Yksi henkilö voi seurata sääntelyä, kun taas toinen seuraa liikevaihtoa ja kysyntää.

Tärkeää on, että seuranta tulee osaksi toimintaprosessia eikä jää vain ongelmatilanteisiin.

Tiedolla on merkitystä vain silloin, kun se vaikuttaa päätökseen

Lyhytaikaisten vuokrausten tarjoajilla on käytettävissään enemmän tietoa kuin koskaan aiemmin.

Tavoitteena ei ole käyttää kaikkea tietoa.

Tavoitteena on tunnistaa tieto, joka auttaa vastaamaan käytännön kysymyksiin:

Pitäisikö hintoja nostaa?

Pitäisikö vähimmäisvierailuaikaa muuttaa?

Onko kysyntä odotettua heikompaa?

Onko OTA:n kautta varaaminen kallistumassa?

Pitäisikö majoitusilmoitusta päivittää?

Onko odotettavissa uusi sääntely, joka vaikuttaa kohteeseen?

Pitäisikö panostaa enemmän suoriin varauksiin?

Onko nyt hyvä hetki laajentua uudelle markkina-alueelle?

Hyödyllinen tieto vähentää tällaisiin päätöksiin liittyvää epävarmuutta.

Juuri tässä tiedon saanti muuttuu kilpailueduksi.

Lopuksi

Lyhytaikaisen vuokrauksen alalla säännöt, teknologia ja markkinat voivat muuttua nopeasti.

Omistajat eivät voi hallita suurinta osaa näistä muutoksista.

He voivat kuitenkin vaikuttaa siihen, kuinka nopeasti he tunnistavat muutokset ja kuinka tehokkaasti he niihin reagoivat.

Alan kehityksen seuraaminen auttaa toimijoita varautumaan sääntelyyn, OTA-palveluiden käytäntömuutoksiin ja uuteen teknologiaan. Markkinatilanteen seuranta auttaa heitä ymmärtämään hinnoittelua, käyttöastetta, kysyntää ja kausivaihteluita.

Kumpikaan näistä ei vaadi jokaisen otsikon tai datapisteen pakkomielteistä seuraamista.

Se edellyttää luotettavan tiedonkulun rakentamista liiketoimintaan ja kyseisen tiedon hyödyntämistä parempien päätösten tekemisessä.

Markkinoilla, joilla kaksi samankaltaista majoituspaikkaa saattaa kilpailla samasta vieraasta, muutoksiin reagoiminen muutama viikko aikaisemmin voi vaikuttaa merkittävästi käyttöasteeseen, hinnoitteluun ja lopulta kannattavuuteen.