Pienyritysten paperityöt – tarkistuslista: välttämättömät lomakkeet

Johdanto

Markkinointi saa huomiota, kun perustat yrityksen. Paperityöt ratkaisevat, saako yritys toimia. Yksi laiminlyöty ilmoitus voi viivästyttää pankkitilin avaamista, verovalintaa tai toimiluvan myöntämistä viikoilla.

Suurin osa näistä paperitöistä hoituu nykyään verkossa. Osa niistä ei kuitenkaan vielä ole siirtynyt verkkoon, ja juuri siinä uusien yrittäjien aika kuluu. Tämä tarkistuslista kattaa lomakkeet, joita pienyrityksen on täytettävä ensimmäisen toimintavuoden aikana Yhdysvalloissa, sekä kunkin lomakkeen käsittelyprosessin.

Aloita siitä, miten kukin lomake toimitetaan

Ennen kuin täytät mitään, lue ohjeiden viimeinen sivu. Siellä kerrotaan, miten virasto ottaa lomakkeen vastaan. Yleisiä vastauksia on neljä.

Ensimmäinen on verkkoportaali. Toinen on postiosoite. Kolmas on sähköposti, ja se on allekirjoitettujen lomakkeiden kohdalla harvinaisempaa kuin ihmiset odottavat. Neljäs on faksinumero.

Viimeinen vaihtoehto yllättää ihmisiä, joilla ei ole koskaan ollut faksilaitetta. Et tarvitse sellaista. Voit lähettää faksin verkossa selaimella PDF-tiedoston ja kortin avulla. Fax for Agents -palvelussa hinta on 2,49 dollaria enintään viideltä sivulta Yhdysvaltoihin ja Kanadaan.

Toimituskanavan tunteminen etukäteen säästää turhan iltapäivän. Postitse lähetettävä, musteella allekirjoitettu lomake valmistellaan eri tavalla kuin portaaliin ladattava lomake.

Ensimmäisenä vuonna tärkeät lomakkeet

Työnantajan tunnistenumero on ensimmäisenä, koska pankit pyytävät sitä. Verovirasto (Internal Revenue Service) antaa useimpien yritysten hakea sitä verkossa. Niille, jotka eivät voi hakea verkossa, kehotetaan hakemaan puhelimitse, faksilla tai postitse, ja hakemuslomake on lomake SS-4.

Tämän jälkeen voi seurata verovalinta. Yritys, joka haluaa tulla verotetuksi S-yhtiönä, täyttää lomakkeen 2553. IRS:n kyseisen lomakkeen lähetyssivulla on lueteltu postiosoite tai faksinumero osavaltiosta riippuen.

Kolmantena on valtakirja. Kun kirjanpitäjä hoitaa veroviraston asioita puolestasi, virasto tarvitsee ensin allekirjoitetun valtuutuksen arkistoonsa.

Seuraavaksi tulevat pankkilomakkeet. Allekirjoittajan lisääminen, osoitteen muuttaminen tai tilisiirron valtuuttaminen edellyttää usein lomaketta, jonka yläreunaan on painettu faksinumero.

Sitten tulevat paikalliset lomakkeet. Yrityslisenssillä, myyntiveroluvalla ja vuokrasopimuksen lisäyksellä on kullakin oma virastonsa ja oma kanavansa.

Kirjoita nämä muistiin kolmisarakkeisena luettelona: lomake, virasto ja sen hyväksymä kanava. Luettelon laatiminen vie kymmenen minuuttia, ja sen ansiosta samaa kysymystä ei tarvitse vastata alusta alkaen joka vuosi. Säilytä se paikassa, jossa sekä kirjanpitäjä että tilintarkastajasi näkevät sen.

Miksi jotkut virastot käyttävät edelleen faksia

Faksinumeron näkeminen voi helposti antaa vaikutelman, että virasto on vanhanaikainen. Syy on kuitenkin käytännöllisempi. Faksi on kahden laitteen välinen yhteys, ja vastaanottava laite vahvistaa jokaisen sivun.

Tämä antaa lähettäjälle kirjanpidon, jossa on kellonaika ja sivumäärä. Monet arkistointisäännöt on laadittu tämän kirjanpidon pohjalta. Toimistolla ei ole juurikaan syytä kirjoittaa niitä uudelleen niiden muutaman hakijan vuoksi, jotka vuosittain haluaisivat käyttää toista reittiä.

Tarkistuslista kaikille lomakkeille, joilla on määräaika

Lue ennen kaikkea toimituskanavan ohjeet.

Täytä lomake tietokoneella, jos mahdollista, ja allekirjoita se. Skannaa allekirjoitetut sivut yhdeksi PDF-tiedostoksi lomakkeessa mainitussa järjestyksessä.

Ota osoite tai numero nykyisistä ohjeista. Virastot muuttavat molempia, ja viime vuodelta tallennettu yhteystieto voi olla väärä.

Kirjoita yrityksen nimi, vero- tai tilinumero ja puhelinnumero ensimmäiselle sivulle.

Lähetä lomake työpäivän alkupuolella viraston aikavyöhykkeen mukaan. Jos linja on varattu tai portaali ei toimi, sinulla on vielä tunteja aikaa yrittää uudelleen.

Säilytä todiste. Portaali antaa vahvistussivun, posti kuitin ja faksi toimitusraportin.

Mikä todiste on arvokas

Lähetystodistus on se osa, jonka omistajat usein jättävät huomiotta, mutta juuri se ratkaisee riidat. Kun virasto väittää, ettei lomaketta ole koskaan saapunut, keskustelun luonne muuttuu, kun pystyt mainitsemaan päivämäärän, kellonajan ja viitenumeron.

Lue todiste huolellisesti. Toimitusraportti tarkoittaa, että vastaanottava laite otti sivut vastaan. Se ei tarkoita, että kukaan olisi käsitellyt niitä. Jos lomakkeella on määräaika, soita toimistoon ja kysy.

Arkistoi todiste lomakkeen kopion kanssa. Käytä yhtä kansiota vuodelle, nimeä se lomakkeen ja päivämäärän mukaan.

Luo tämä tapa kerralla

Mikään tästä ei ole vaikeaa. Se on rutiini, jonka useimmat omistajat ottavat käyttöön vasta, kun yksi asiakirja katoaa. Ota se käyttöön jo ennen sitä. Tarkista lähetyskanava, valmistele yksi siisti asiakirjakansio, lähetä ajoissa ja säilytä todisteet.

Lomakkeet muuttuvat vuosittain. Rutiini ei.