Comment choisir le gestionnaire de canaux le mieux adapté à votre activité de location saisonnière

Introduction

La gestion d'une location saisonnière devient beaucoup plus compliquée dès lors que vous commencez à publier la même annonce sur plusieurs plateformes de réservation.

Airbnb peut attirer un certain type de voyageurs, Booking.com un autre, tandis que Vrbo permet de toucher les familles et les voyageurs qui restent plus longtemps. Être présent sur plusieurs canaux peut accroître votre visibilité et réduire votre dépendance vis-à-vis d’une seule plateforme, mais cela crée également un problème opérationnel : chaque calendrier, tarif et paramètre de disponibilité doit rester exact partout.

Si un client réserve trois nuits via Airbnb, ces dates doivent immédiatement disparaître de Booking.com et de Vrbo. Si vous augmentez votre tarif pour le week-end, vous ne souhaitez probablement pas vous connecter à quatre tableaux de bord différents pour effectuer la même modification.

C’est là qu’un logiciel de gestion des canaux de distribution devient indispensable.

La difficulté réside dans le fait que de nombreux produits semblent presque identiques à première vue. Ils promettent tous la synchronisation des calendriers, la connectivité entre les canaux et une gestion plus simple des biens. Les différences n’apparaissent souvent qu’une fois que l’exploitant commence à gérer de véritables réservations, des changements de tarifs, des annulations et un portefeuille de biens en pleine expansion.

Voici ce que les exploitants de locations de vacances devraient réellement comparer avant de choisir une plateforme.

Que fait un gestionnaire de canaux de location saisonnière ?

Un gestionnaire de canaux relie votre inventaire de locations de vacances aux sites web sur lesquels les clients effectuent leurs réservations.

Au lieu de gérer Airbnb, Booking.com, Vrbo et d’autres canaux séparément, les gestionnaires peuvent contrôler les informations importantes depuis un système centralisé. Selon le logiciel, cela peut inclure :

• Disponibilité
• Réservations
• Tarifs à la nuitée
• Séjours minimums
• Restrictions de réservation
• Informations sur l'établissement
• Frais et taxes
• Coordonnées du voyageur

La fonction la plus importante est la synchronisation.

Lorsqu’une réservation arrive via une plateforme, le gestionnaire de canaux doit automatiquement mettre à jour les disponibilités sur les autres canaux connectés. Cela réduit considérablement le risque que deux clients réservent le même logement pour les mêmes dates.

Un bon gestionnaire de canaux de location saisonnière ne doit donc pas être évalué uniquement en fonction du nombre de logos affichés sur sa page d’intégrations. Les exploitants doivent examiner le fonctionnement de ces connexions, les données synchronisées et la rapidité avec laquelle les modifications sont répercutées d’un système à l’autre.

Cette distinction devient de plus en plus importante à mesure que le volume de réservations augmente.

Privilégiez les connexions directes aux principaux canaux de réservation

La première question à se poser est simple :

Le logiciel se connecte-t-il directement aux plateformes de réservation qui génèrent vos réservations ?

Pour la plupart des entreprises de location saisonnière, les canaux prioritaires sont généralement une combinaison des suivants :

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Locations de vacances
• Plateformes de réservation régionales ou spécialisées

Cependant, le simple fait de dire qu’une plateforme « prend en charge » Airbnb ou Booking.com ne vous en dit pas forcément assez.

Certaines intégrations sont bien plus poussées que d’autres.

Une connexion directe solide peut permettre le transfert automatique des réservations, des tarifs, des disponibilités, des restrictions et d’autres informations entre le gestionnaire de canaux et l’OTA. Une connexion plus limitée peut se contenter de synchroniser les calendriers.

C’est important, car une synchronisation limitée aux calendriers implique encore un travail manuel considérable.

Si les disponibilités sont mises à jour automatiquement, mais pas les tarifs ni les conditions de séjour minimum, les exploitants peuvent encore être amenés à gérer individuellement les tableaux de bord de chaque OTA chaque fois que leur stratégie tarifaire change.

Avant de souscrire, vérifiez précisément quelles informations peuvent être envoyées et reçues via chaque intégration.

Recherchez une synchronisation bidirectionnelle en temps réel

La vitesse de synchronisation est l’une des principales différences concrètes entre les gestionnaires de canaux.

Imaginons qu’un établissement soit disponible pour un vendredi et un samedi soir très prisés.

À 18 h 03, quelqu’un réserve cet établissement via Booking.com.

À 18 h 05, un autre voyageur trouve les mêmes dates disponibles sur Airbnb.

Si les systèmes ne se sont pas synchronisés assez rapidement, les deux réservations risquent d’être acceptées.

L’exploitant se retrouve alors face à un problème.

Il faut contacter quelqu’un, une réservation devra peut-être être annulée et les performances du logement sur la plateforme de réservation pourraient s’en trouver affectées. Plus important encore, l’expérience client commence par une déception qui aurait pu être évitée.

C’est pourquoi les gestionnaires doivent privilégier une synchronisation bidirectionnelle aussi proche que possible du temps réel.

La synchronisation bidirectionnelle signifie que les informations circulent dans les deux sens.

Par exemple :

Booking.com → Gestionnaire de canaux → Airbnb

et

Airbnb → Gestionnaire de canaux → Booking.com

La plateforme centrale devient la source à partir de laquelle la disponibilité est coordonnée sur l’ensemble du réseau de distribution.

Les opérateurs doivent donc poser les questions suivantes aux prestataires potentiels :

• À quelle vitesse les nouvelles réservations sont-elles synchronisées ?
• Les annulations sont-elles mises à jour automatiquement ?
• Les modifications de tarifs sont-elles synchronisées sur tous les canaux ?
• Les règles relatives à la durée minimale de séjour sont-elles synchronisées ?
• Que se passe-t-il en cas de défaillance de la connexion ?
• L'opérateur recevra-t-il une alerte si la synchronisation s'arrête ?

Ces questions sont plus utiles que de simplement demander si le produit « s’intègre à Airbnb ».

Réfléchissez à la manière dont le logiciel gérera la croissance

Le logiciel qui convient à un seul appartement n’est peut-être pas celui dont vous aurez besoin pour gérer 30 biens.

Au début, il peut être tentant de choisir l’outil le moins cher capable de synchroniser quelques calendriers. Cela peut s’avérer tout à fait suffisant au départ, mais changer de système opérationnel par la suite peut s’avérer perturbant.

Réfléchissez à la situation dans laquelle votre entreprise pourrait se trouver d’ici deux ou trois ans.

Si votre portefeuille s'agrandit, vous pourriez avoir besoin :

• Mises à jour groupées des tarifs
• Tableaux de bord multi-établissements
• Accès des propriétaires
• Autorisations d'équipe
• Messagerie automatisée
• Attribution des tâches
• Gestion du nettoyage
• Intégrations de gestion des revenus
• Rapports par établissement
• Intégrations comptables
• Comptes utilisateurs multiples

La gestion manuelle de ces exigences devient de plus en plus difficile à mesure que le nombre de biens immobiliers augmente.

Un gestionnaire seul peut remarquer immédiatement qu’un calendrier présente une anomalie. Une équipe gérant 50 biens immobiliers ne peut pas compter sur une personne chargée de vérifier manuellement chaque annonce chaque jour.

L’évolutivité ne se résume donc pas à la capacité technique du logiciel à vous permettre d’ajouter davantage de biens. Il s’agit de se demander si la gestion de ces biens supplémentaires reste gérable.

Vérifiez comment il s’intègre au reste de vos opérations

Un gestionnaire de canaux fonctionne rarement de manière isolée.

Les entreprises de location saisonnière s'appuient sur un ensemble croissant de logiciels couvrant la tarification, la communication avec les clients, la comptabilité, le ménage, les paiements et l'accès aux propriétés.

Voici quelques exemples d’intégrations courantes :

• Systèmes de gestion immobilière
• Outils de tarification dynamique
• Plateformes comptables
• Prestataires de paiement
• Serrures intelligentes
• Logiciels de gestion du nettoyage
• Outils de messagerie pour les clients
• Systèmes de gestion des revenus
• Sites web de réservation directe

Avant de choisir un logiciel, dressez la liste des systèmes que vous utilisez déjà.

Déterminez ensuite quelle plateforme doit être au cœur de votre activité.

Par exemple, un outil de tarification peut calculer le tarif par nuit idéal en fonction de la demande locale. Ce tarif doit ensuite être transmis au gestionnaire de canaux, qui le diffuse sur Airbnb, Booking.com et Vrbo.

Si ces systèmes ne s’intègrent pas correctement, le personnel risque de devoir transférer manuellement les informations tarifaires.

Le même problème s’applique aux informations relatives aux clients.

Une réservation confirmée peut nécessiter le déclenchement de tâches de ménage, de workflows de paiement, d’instructions d’arrivée et de messages automatisés. Moins il y a de transferts manuels entre les systèmes, plus l’activité est facile à faire évoluer.

Déterminez si vous avez besoin d’un gestionnaire de canaux ou d’un PMS complet

Il existe une autre distinction importante entre un gestionnaire de canaux dédié et un système complet de gestion hôtelière.

Un gestionnaire de canaux se concentre principalement sur la distribution des disponibilités et la synchronisation des canaux de réservation.

Un système de gestion hôtelière, ou PMS, couvre généralement un éventail plus large de tâches opérationnelles.

Selon le fournisseur, un PMS peut inclure :

• Gestion des réservations
• Communication avec les clients
• Entretien ménager
• Paiements
• Rapports
• Réservations directes
• Relevés du propriétaire
• Gestion de l'équipe
• Gestion des canaux de vente

Pour les petits exploitants, une plateforme tout-en-un peut s’avérer intéressante, car elle nécessite de connecter moins de systèmes distincts.

Les entreprises plus importantes ou plus spécialisées peuvent préférer des outils dédiés à différentes fonctions.

Il n’existe pas de configuration universellement valable.

L’essentiel est de bien cerner le problème que vous cherchez à résoudre. Investir dans un PMS complet alors que vous n’avez besoin que d’une synchronisation fiable des canaux de vente peut ajouter une complexité inutile. À l’inverse, opter pour un gestionnaire de canaux basique alors que vous avez réellement besoin d’un logiciel opérationnel complet peut créer un problème inverse.

Prêtez attention à la gestion des tarifs et des restrictions

La synchronisation des disponibilités retient le plus l’attention, car les doubles réservations sont très perturbantes, mais la gestion des tarifs est presque tout aussi importante.

Les tarifs de la location saisonnière évoluent constamment.

Les exploitants peuvent ajuster leurs tarifs en fonction de :

• Week-ends
• Jours fériés
• Événements locaux
• Demande saisonnière
• Disponibilités de dernière minute
• Durée du séjour
• Taux d'occupation
• Délai de réservation des clients

Modifier manuellement ces règles sur plusieurs plateformes est à la fois fastidieux et source d’erreurs.

Un gestionnaire de canaux efficace doit permettre de mettre à jour facilement et de manière centralisée les tarifs et les restrictions de réservation.

Par exemple, un exploitant pourrait décider que, lors d’un événement local majeur :

• Le tarif à la nuitée devrait augmenter de 25 %
• La durée minimale du séjour doit passer de deux nuits à trois
• Les réservations pour le jour même doivent être désactivées

Idéalement, ces règles peuvent être modifiées une seule fois et diffusées sur tous les canaux de réservation concernés.

Plus il est facile de contrôler les tarifs de manière centralisée, moins les opérateurs ont besoin de temps pour gérer leurs comptes OTA individuels.

Testez le tableau de bord avant de vous engager

Les fonctionnalités sont importantes, mais la facilité d’utilisation l’est tout autant.

Un logiciel peut proposer une liste impressionnante d’intégrations tout en restant frustrant à utiliser au quotidien.

N’oubliez pas que ce système pourrait bien devenir le tableau de bord que votre équipe consultera en premier chaque matin.

Examinez attentivement la rapidité avec laquelle vous pouvez :

• Consulter les arrivées et départs du jour
• Rechercher une réservation
• Blocage de dates
• Modifier un tarif
• Modifier la durée minimale du séjour
• Identifier l'origine d'une réservation
• Consulter les disponibilités sur plusieurs établissements
• Détecter les erreurs de synchronisation

Si les tâches courantes nécessitent de parcourir plusieurs menus, ces frictions s’accumulent.

C'est particulièrement important si des employés, des assistants virtuels ou des gestionnaires immobiliers utilisent également la plateforme.

Un système doit réduire les besoins en formation plutôt que de créer un nouveau processus compliqué que seule une personne comprend.

Ne sous-estimez pas l’importance du service client

Les logiciels de gestion des canaux de vente se situent directement entre votre inventaire et les plateformes qui génèrent vos revenus.

Lorsqu’un dysfonctionnement survient, l’assistance devient alors extrêmement importante.

Imaginez que vous découvriez un vendredi soir que la synchronisation des disponibilités sur Airbnb ne fonctionne plus pour dix logements.

Envoyer un e-mail et recevoir une réponse le lundi n'est probablement pas suffisant.

Avant de vous engager, renseignez-vous :

• Horaires d'assistance
• Disponibilité du chat en direct
• Délais de réponse
• Assistance téléphonique
• Couverture le week-end
• Documentation
• Aide à la mise en route
• Assistance à la migration

Vous devriez également vous renseigner sur la manière dont le prestataire gère les problèmes d'intégration impliquant une OTA.

Il arrive parfois que le logiciel lui-même fonctionne correctement alors qu'une plateforme de réservation externe rencontre un problème. Une bonne équipe d'assistance doit tout de même être capable d'identifier le problème et d'expliquer les mesures que l'opérateur doit prendre.

On a tendance à négliger l’assistance pendant le processus d’achat, car tout fonctionne normalement. C’est lorsque quelque chose ne va pas que l’on se rend compte de son importance.

Comparez les tarifs en fonction de l’ensemble de votre portefeuille

Les modèles tarifaires des gestionnaires de canaux varient considérablement.

Les prestataires peuvent facturer :

• Par propriété
• Par réservation
• Un pourcentage du chiffre d'affaires
• Un abonnement mensuel
• Par nombre de canaux
• Par nombre d'utilisateurs
• Via des formules à plusieurs niveaux

Une plateforme qui semble peu coûteuse pour deux établissements peut s’avérer onéreuse à partir de 20.

L'inverse peut également être vrai. Un abonnement mensuel plus élevé peut s'avérer plus économique pour un grand opérateur s'il inclut des réservations illimitées ou des établissements supplémentaires à un faible coût marginal.

Calculez le coût en fonction de votre portefeuille réel plutôt que de comparer les prix de départ annoncés.

Vérifiez également si les fonctionnalités importantes sont incluses.

Une formule à bas prix peut s’avérer beaucoup plus coûteuse une fois que vous y ajoutez :

• Chaînes supplémentaires
• Automatisation
• Fonctionnalité de réservation directe
• Utilisateurs supplémentaires
• Rapports
• Accès à l'API
• Assistance Premium

La comparaison la plus pertinente porte sur le coût opérationnel total, et non simplement sur le tarif mensuel annoncé.

Comparez les gestionnaires de canaux côte à côte

L'une des difficultés liées au choix de ce type de logiciel réside dans le fait que les sites web des fournisseurs ont tendance à décrire leurs produits en utilisant un langage similaire.

Presque tous proposent des intégrations.

Presque tous promettent l'automatisation.

Presque tous affirment que leur système est facile à utiliser.

Les différences significatives se trouvent généralement dans les détails : méthodes de synchronisation, fonctionnalités prises en charge pour chaque OTA, tarification à mesure que le portefeuille de locations s'étoffe, qualité de l'assistance et niveau d'intégration.

C’est pourquoi il est judicieux de comparer côte à côte les meilleurs gestionnaires de canaux pour les locations de vacances avant de s’engager sur une plateforme.

Établissez une liste restreinte en fonction de vos besoins opérationnels réels plutôt que de choisir simplement le prestataire proposant la liste de fonctionnalités la plus longue.

Une comparaison simple pourrait ressembler à ceci :

Exigence	Prestataire A	Prestataire B	Fournisseur C
Connexion directe à Airbnb	Oui	Oui	Oui
Connexion à Booking.com	Oui	Oui	Oui
Connexion à Vrbo	Oui	Limité	Oui
Synchronisation bidirectionnelle des tarifs	Oui	Oui	Oui
Disponibilité en temps réel	Oui	Limitée	Oui
Intégration de la tarification dynamique	Oui	Non	Oui
Outils multi-établissements	Solide	De base	Avancé
Assistance 24 h/24, 7 j/7	Oui	Non	Non
Tarifs pour 20 biens immobiliers	$$$	$$	$$$

Les critères précis dépendront de votre activité, mais cet exercice vous oblige à comparer ce qui compte réellement plutôt que de vous fier aux arguments marketing.

Effectuez un test en conditions réelles

Dans la mesure du possible, profitez d’un essai gratuit ou d’une démonstration avant de migrer l’ensemble de votre portefeuille.

Ne vous contentez pas de cliquer ici et là sur le tableau de bord.

Testez des situations qui se produisent lors d'une utilisation normale.

Par exemple :

1. Modifiez un tarif à la nuitée et vérifiez qu'il est bien répercuté sur les canaux connectés.
2. Réservez une date et vérifiez que la disponibilité disparaît ailleurs.
3. Créez une réservation test et vérifiez la rapidité avec laquelle les calendriers se mettent à jour.
4. Annulez une réservation et assurez-vous que les dates redeviennent disponibles correctement.
5. Modifiez une règle de séjour minimum.
6. Ajoutez un autre membre de l'équipe et testez les autorisations.
7. Contactez le service client avec une question concrète.

Un test en conditions réelles met en évidence des différences difficiles à détecter à partir d'une simple page de tarifs.

Un bon logiciel doit alléger la charge de travail, pas l'alourdir

L'objectif d'un logiciel de gestion des canaux de distribution n'est pas simplement de connecter le plus grand nombre possible de sites de réservation.

Il doit faciliter la gestion de l’activité.

Un système performant donne aux exploitants l’assurance que les disponibilités sont exactes, que les tarifs sont correctement diffusés et que les réservations provenant de différentes plateformes sont gérées à partir d’un seul et même endroit.

Le meilleur choix dépend donc de la structure de l’entreprise.

Un hébergeur disposant de deux établissements privilégiera peut-être la simplicité et le prix. Un gestionnaire immobilier gérant 50 annonces accordera sans doute davantage d’importance à la gestion en masse, à l’automatisation, aux intégrations et à l’assistance.

L’important est de ne pas se limiter à la liste des fonctionnalités.

Évaluez la qualité des connexions, la vitesse de synchronisation, la façon dont la plateforme s’intègre à vos autres logiciels et sa capacité à accompagner la croissance de votre activité à mesure que votre portefeuille s’élargit.

Lorsque tous ces éléments sont en place, la publication d’annonces sur plusieurs canaux de réservation cesse d’être une charge administrative supplémentaire et remplit enfin sa fonction première : générer davantage de réservations.