Documentation cruciale pour les propriétaires d'entreprise : 11 types de documents commerciaux à conserver

Intro

Peu de chefs d'entreprise apprécient la paperasserie, et encore moins veulent garder la trace de tous les documents qui passent sur leur bureau. Malheureusement, les documents d'entreprise sont essentiels à la santé de votre organisation, car sans eux, vous risquez de vous retrouver dans l'embarras, de voir vos activités perturbées et même d'avoir des problèmes juridiques.

Heureusement, ce n'est le cas que pour quelques types de documents professionnels. Dans cet article, nous allons donc vous apprendre à faire la différence entre ce qui est important et ce qui ne l'est pas, vous expliquer les 11 types de documents professionnels essentiels que vous devez toujours conserver et explorer les avantages qu'ils peuvent offrir à votre entreprise.

Qu'est-ce qu'un document commercial ?

D'une manière générale, un document commercial peut être n'importe quel morceau de papier (ou son équivalent numérique) ayant un rapport, même indirect, avec les activités de votre entreprise. Mais pour être plus précis, vous pouvez considérer les documents commerciaux comme des enregistrements utilisés pour communiquer, stocker ou organiser des informations au sein d'une organisation.

Pourquoi les documents commerciaux sont-ils importants ?

Comme vous le verrez bientôt, les documents d'entreprise se présentent sous différentes formes, tailles et, surtout, cas d'utilisation. Mais pourquoi sont-ils importants et quels avantages peuvent-ils offrir à votre entreprise ? Répondons à cette question.

• Organisation et efficacité : Les documents commerciaux structurent et clarifient vos opérations, ce qui permet d'améliorer l'efficacité, de réduire le nombre d'erreurs et d'assurer une cohérence générale.
• Communication et collaboration : Les documents facilitent également une communication interne et externe efficace, créant un meilleur environnement de travail et permettant aux employés et aux parties prenantes d'obtenir les meilleurs résultats possibles.
• Partage et gestion des connaissances : Lorsque les employés quittent votre entreprise, ils emportent avec eux toutes leurs connaissances, ce qui est source d'inefficacité. Les documents d'entreprise vous permettent de conserver toutes ces informations et de renforcer les efforts du personnel à l'avenir.
• Protection juridique : Malheureusement, la gestion d'une entreprise ne peut se passer de litiges, de poursuites judiciaires et d'inspections. Mais en conservant les documents commerciaux pertinents, vous pouvez couvrir toutes vos bases et atténuer les effets négatifs des incidents juridiques.
• Planification et prise de décision : Les documents commerciaux fournissent des informations précieuses sur vos activités, vous permettant de tirer des leçons du passé et de vous adapter à l'avenir. Grâce à cela, vous pouvez toujours prendre des décisions efficaces, fondées sur des données.
• Suivi et évaluation des performances : Comment pouvez-vous gérer efficacement votre entreprise si vous ne comprenez pas ce qui s'y passe ? C'est simple : vous ne pouvez pas. Heureusement, les documents commerciaux vous permettent de suivre tous les paramètres importants en temps (presque) réel.
• Réputation et image de marque : Ici, la valeur des documents commerciaux est double. Tout d'abord, la documentation sur l'image de marque vous permet de cibler de manière cohérente vos clients idéaux avec un ton de voix reconnaissable (dans les textes, les médias, la conception, etc.). D'autre part, une gestion efficace des documents vous permet également de travailler plus efficacement et de créer une réputation plus fiable autour de votre marque.

11 types de documents commerciaux cruciaux à toujours conserver

Comme nous l'avons vu plus haut, la méthode standard de classification des documents d'entreprise consiste à les classer en fonction de leur utilisation au sein de l'entreprise. Mais pour identifier la destination finale d'un document (c'est-à-dire la corbeille à papier ou le tiroir de votre bureau), nous devons tenir compte de l'obsolescence.

Il est vrai que c'est un peu délicat, car le concept transcende les cas d'utilisation, le contenu et même les départements cibles. D'une manière générale, les documents d'entreprise les plus importants relèvent des domaines financier, juridique et marketing, mais pas tous.

En outre, même si vous conserviez toute la documentation contenue dans ces catégories, votre bureau et vos ordinateurs déborderaient rapidement de déchets de papier (numérique). Le moyen le plus efficace de vous aider à identifier les documents à conserver est donc de vous en parler.

#1 Compte de résultat

Également appelés comptes de résultat, ces documents résument les recettes, les dépenses et le revenu net ou la perte nette de votre entreprise sur une période donnée. Ils sont importants pour des raisons internes, notamment pour l'analyse comparative, la planification et la prise de décision.

Toutefois, leur véritable valeur se révèle lorsqu'il s'agit d'établir des rapports externes, et plus particulièrement d'analyser les investisseurs/créanciers lors d'acquisitions ou de recherches d'investissements, et de se conformer à la législation fiscale.

Les comptes de résultats sont essentiels pour évaluer les performances et la santé financière de votre entreprise, et leur absence peut jeter le doute sur votre conduite. Dans le pire des cas, cela peut entraîner l'interruption d'un financement ou même vous mettre dans l'embarras avec votre bureau local des impôts.

(Source : Zervant)

#2 Bilans

Comme le compte de résultat, le bilan donne un aperçu de la situation financière de votre entreprise à un moment donné et est important pour les raisons mentionnées ci-dessus. Toutefois, ils diffèrent en ce qu'ils se concentrent sur l'actif, le passif et les capitaux propres de l'entreprise.

(Source : bdc.ca)

#3 Déclarations fiscales

Comme leur nom l'indique, les déclarations fiscales sont des documents commerciaux que vous déposez auprès de votre administration fiscale locale (l'IRS aux États-Unis) pour déclarer vos revenus, vos déductions et vos obligations fiscales pour une période donnée et servir de registre des activités financières de votre entreprise.

Comme vous pouvez l'imaginer, ils sont très importants pour garantir la conformité avec les lois locales, car les enfreindre peut vous faire encourir au mieux des amendes, au pire un procès ou une peine de prison.

(Source : AbbyMarketplace)

#4 Factures et reçus

Vous connaissez sans doute parfaitement les factures et les reçus, mais pour ne laisser personne de côté, ces documents confirment vos transactions commerciales. Ils sont donc très importants pour plusieurs raisons, notamment la comptabilité, les litiges avec les clients et la fiscalité. Le déploiement d'un logiciel de facturation est une solution optimale pour générer et gérer des factures.

(Source : Billdu)

#5 Relevés bancaires

Délivrés par une banque ou un autre organisme financier, les relevés bancaires résument les transactions effectuées par votre entreprise au cours d'une période donnée, y compris les dépôts, les retraits, les virements, etc. Comme les autres documents financiers, ils jouent un rôle important dans la tenue de la comptabilité interne, l'établissement du budget et le respect des obligations fiscales.

Cependant, ils aident également votre entreprise à détecter les fraudes et sont essentiels pour **la demande de prêts **ou **la recherche de financement **auprès d'autres entités commerciales. Il vaut donc la peine de les conserver précieusement dans votre tiroir.

(Source : Patriot Software)

#6 Fiches de paie

Principalement utilisés pour la tenue des dossiers internes, les registres de paie permettent de suivre la rémunération des salariés, les déductions et d'autres informations connexes. Ils sont essentiels pour contrôler vos dépenses, garantir la conformité avec le droit du travail et le droit fiscal, résoudre les litiges salariaux et prouver votre innocence en cas d'audit.

(Source : Hourly)

#7 Licences et permis d'exploitation

Après les finances, il est temps de parler des documents juridiques de l'entreprise. Les licences et les permis ont plusieurs utilités évidentes, notamment l'accès à des secteurs uniques, l'autorisation de participer à des programmes gouvernementaux spécifiques et la mise en valeur de votre **expertise **et de votre fiabilité.

Rien que pour cela, vos permis et licences valent la peine d'être conservés. Mais la raison la plus importante est qu'en raison de leur nature et des activités auxquelles ils participent, vous devrez souvent présenter votre éligibilité pour certaines actions juridiques et commerciales.

(Source : SignNow)

#8 Contrats et accords

Que vous soyez une entreprise B2B ou B2C, les contrats et les accords sont votre pain et votre beurre, y compris les accords avec des entités externes telles que les sociétés d'externalisation de logiciels, qui sont particulièrement importants pour les entreprises axées sur la technologie. Ils détaillent les **conditions juridiquement contraignantes de vos relations **(avec les clients, les partenaires, les fiduciaires, etc.) et vous aident à vous protéger contre d'éventuelles poursuites judiciaires. En outre, ils vous permettent de suivre vos obligations contractuelles afin de vous assurer que vous vous acquittez de toutes vos responsabilités.

(Source : Jotform)

#9 Documentation sur la propriété intellectuelle

La propriété intellectuelle est un terme générique désignant les documents commerciaux qui établissent et protègent les droits de propriété intellectuelle de votre entreprise, notamment les registres, les enregistrements et les brevets. Dans la pratique, la conservation de ces documents présente de nombreux avantages, notamment la preuve de la propriété des actifs incorporels de l'entreprise, la dissuasion d'éventuels vols ou abus, la monétisation, l'octroi de licences et la reconnaissance de la marque.

(Source : Signaturely)

#N° 10 Dossiers d'assurance

Les dossiers d'assurance constituent un autre type de document commercial à conserver en permanence, car ils permettent de suivre la couverture d'assurance de votre entreprise, de détailler toutes les informations pertinentes et de servir de preuve en cas de sinistre. Ils sont essentiels pour maintenir une bonne gestion des risques et assurer la continuité de l'activité et la reprise après sinistre. En outre, ils protègent votre entreprise et vos employés contre tout accident pouvant survenir sur le lieu de travail.

(Source : SampleForms)

#11 Marketing Records

Enfin, les dossiers de marketing font référence à la documentation et aux données relatives aux activités et stratégies de marketing de votre entreprise. Ils comprennent les études de marché, les campagnes publicitaires, les données sur les clients, les analyses, les plans de marketing et le matériel promotionnel.

Ils sont essentiels pour diverses raisons, mais il vaut la peine de les conserver, notamment pour maintenir une analyse efficace des performances et de la concurrence, suivre les informations sur les clients et le ciblage, assurer la cohérence du marketing de la marque et permettre une planification à long terme.

(Source : SlideTeam)

Comment les documents commerciaux sont-ils classés ?

En raison de l'étendue de leur définition, il n'est pas surprenant que la catégorisation des documents commerciaux soit assez variée. En règle générale, ils sont classés en fonction de leur contenu et de leur fonction dans les types suivants :

• Administratif : Utilisés à des fins administratives internes, ces documents facilitent la communication, la coordination et l'organisation au sein d'une entreprise. Ils comprennent les mémos, les courriels internes, les ordres du jour des réunions, les emplois du temps des employés, etc.
• Juridique et réglementaire : Nécessaires pour se conformer aux obligations légales et réglementaires, ces documents permettent de s'assurer que l'entreprise opère dans le cadre légal afin de protéger ses droits et ses intérêts. Ils comprennent les contrats, les accords, les licences, les permis, les conditions de service, les politiques de confidentialité, etc.
• Financiers : Liés aux transactions et autres activités financières, ces documents sont nécessaires à une comptabilité, une fiscalité et une analyse financière efficaces. Ils comprennent les états financiers, les factures, les reçus, les bons de commande, les notes de frais, etc.
• Marketing et ventes : Utilisés pour attirer et convertir les clients potentiels en clients et promouvoir les produits et services de l'entreprise, ces documents stimulent les ventes et génèrent des revenus. Ils comprennent les brochures, les dépliants, les publicités, les descriptions de produits et de services, les plans de marketing, les témoignages de clients, etc.
• Ressources humaines : Les documents relatifs aux ressources humaines permettent d'assurer une bonne gestion des employés, le respect de la législation du travail et une communication efficace entre l'entreprise et son personnel. Ils comprennent les contrats de travail, les descriptions de poste, les évaluations des performances, les documents de formation, les dossiers disciplinaires, le développement de logiciels RH pour rationaliser les processus RH, et bien d'autres choses encore.
• Opérationnel : Utilisés pour soutenir les opérations quotidiennes, ces documents fournissent des lignes directrices et des instructions aux employés afin de garantir l'efficacité, la cohérence et la qualité. Il s'agit notamment des procédures opérationnelles normalisées (POS), des organigrammes de processus, des registres d'inventaire, des registres de maintenance, etc.
• Projet : Spécifiques à la gestion de projet, ces documents permettent de suivre les étapes, d'allouer les ressources et de garantir l'achèvement du projet grâce à une planification, un suivi et une exécution minutieux. Ils comprennent les plans de projet, les calendriers, les structures de répartition du travail (SRT), les rapports d'avancement, les évaluations des risques, etc.
• Correspondance externe : Impliqués dans la communication avec les parties prenantes externes telles que les clients, les fournisseurs et les partenaires, ces documents permettent d'établir des relations commerciales et de faciliter les interactions et les collaborations. Ils comprennent les lettres, les courriels, les propositions, les devis, les bons de commande, les contrats, etc.

Il est important d'avoir une meilleure idée de cette catégorisation pour comprendre l'importance et l'utilisation des documents commerciaux dans votre entreprise. Toutefois, cela ne vous aidera pas à répondre à la question qui vous a amené ici en premier lieu : quels sont les documents que vous pouvez jeter en toute sécurité et quels sont ceux que vous devez conserver. Répondons à cette question dès maintenant.

Quelle est la meilleure façon de gérer les documents d'entreprise ?

Aujourd'hui, nous avons la chance de ne plus avoir à nous contenter de dossiers encombrants et de tiroirs de bureau débordants pour abriter toute notre documentation professionnelle vitale. Le logiciel de gestion documentaire (DMS) est l'un des meilleurs outils à intégrer dans votre entreprise, car il réduit non seulement l'impact de la paperasserie sur vos nerfs à vif, mais aussi sur l'environnement.

La GEIDE vous permet de stocker, d'organiser et de partager des ressources à partir d'une interface pratique, ce qui en fait de loin le meilleur moyen de gérer les documents d'entreprise. Toutefois, cela ne signifie pas qu'il n'y a aucun problème. Si vous souhaitez bénéficier d'une expérience simplifiée et maximiser votre efficacité, vous devrez employer quelques stratégies de choix pour renforcer ses opérations.

Il s'agit notamment de

• Établir des politiques claires en matière de dénomination et d'étiquetage
• Centralisation du stockage des documents
• Création d'une hiérarchie d'accès
• Mise en œuvre de la sauvegarde et de la reprise après sinistre
• Faciliter le flux de documents et la collaboration

En résumé

Comme nous l'avons montré, les documents d'entreprise sont des ressources vitales pour votre entreprise et toutes ses activités au sein des différents services ( juridique, financier, marketing, etc.). Pour en tirer le meilleur parti, il faut d'abord être capable de distinguer ceux qui ont une valeur à long terme de ceux qui n'en ont pas.

Dans cet article, vous avez vu les 11 documents professionnels que vous devez toujours conserver et vous avez compris pourquoi. Cependant, votre travail est loin d'être terminé. Vous devez maintenant réévaluer vos politiques actuelles de gestion des documents internes et déterminer si elles facilitent ou entravent les efforts de vos équipes.

Quelle que soit votre conclusion finale, vous devez vous rappeler qu'il est toujours possible de faire mieux. Et c'est peut-être la place que vous pouvez libérer dans le tiroir de votre bureau en transférant toute votre documentation dans le nuage.