Comment élaborer un plan de gestion de programme

Intro

Imaginez que vous ayez une vision pour votre entreprise - un objectif de transformation qui nécessite un effort coordonné et l'intégration transparente de plusieurs projets. Il s'agit de plusieurs petits projets qui doivent tous fonctionner ensemble pour atteindre l'objectif global. Bien que l'ensemble du processus puisse être complexe et stimulant, vous avez besoin d'un plan de gestion de programme pour commencer.

Un plan de gestion de programme est la feuille de route complète qui réunit ces projets dans un but commun, en alignant leurs efforts et leurs ressources pour maximiser la croissance de l'organisation. Il comporte des éléments essentiels tels que le champ d'application, une base de référence pour le programme, un budget, etc.

Si vous envisagez de mettre en œuvre une vision pour développer votre entreprise, la création d'un plan de gestion de programme est nécessaire. Nous avons rassemblé les éléments essentiels de ce sujet dans la discussion suivante, y compris la définition et les étapes pratiques pour développer un outil de gestion de programme. C'est parti !

Qu'est-ce qu'un plan de gestion de programme ?

Un plan de gestion de programme est comme un plan directeur qui décrit la manière dont vous allez gérer et coordonner tous ces petits projets pour vous assurer que tout se passe bien et que vous atteignez votre objectif principal.

Il fournit tous les détails sur le fonctionnement du programme, y compris ses différentes composantes, comme les projets et les initiatives, et la manière dont il vise à obtenir des avantages. En outre, il explique les calendriers et les méthodes utilisés pour suivre de près son évolution.

Ce document peut évoluer et être mis à jour au fur et à mesure de l'avancement du programme. Une fois le programme achevé, ce document devient un outil essentiel pour l'examen et l'approbation de toute modification du budget, du calendrier, du champ d'application et des objectifs.

En bref, le plan de gestion du programme est un guide essentiel qui maintient l'ensemble du programme sur la bonne voie et l'oriente vers le succès. Il comprend la portée, le calendrier, les ressources, le budget, la gestion des risques et la communication.

Par ailleurs, le suivi et l'analyse sont également essentiels dans un plan de gestion de programme. Définissez comment vous allez mesurer le succès et quels sont les facteurs ou métriques adaptés pour évaluer le succès du projet.

Les gestionnaires de programme sont les personnes responsables de l'élaboration d'un plan de gestion de programme. Ils doivent comprendre la stratégie et les objectifs du programme.

En outre, les gestionnaires de programme doivent être conscients que le succès d'un plan de programme est le résultat de la livraison d'un produit de haute qualité dans les délais et le budget impartis. Son succès se mesure plutôt à l'efficacité avec laquelle le programme répond aux besoins de l'organisation et génère des avantages.

Gestion de programme et gestion de projet

(Image via Freepik)

En fait, la gestion de programme et la gestion de projet sont similaires en ce qui concerne les mesures et les indicateurs essentiels. Cependant, elles peuvent aussi être complètement différentes à plusieurs égards. Voici comment les différencier.

Lagestion de projet se concentre sur la réalisation de tâches ou de projets spécifiques de manière efficace et efficiente. Elle vise à fournir un produit ou un service final dans le respect d'un calendrier, d'un budget et de normes de qualité déterminés. Les projets sont généralement temporaires et comportent des dates de début et de fin précises.

Ils peuvent être confiés à des prestataires externes, et l'organisation qui gère le projet peut travailler pour une partie prenante qui peut ou non faire partie de l'organisation. L'objectif principal de la gestion de projet est d'atteindre avec succès les résultats et les objectifs du projet.

Lagestion de programme, quant à elle, traite d'un groupe de projets et d'initiatives connexes qui fonctionnent ensemble pour atteindre des objectifs stratégiques et procurer des avantages à l'organisation. Elle se concentre sur l'optimisation des avantages globaux en gérant ces projets de manière synergique.

Le gestionnaire de programme fait partie intégrante de l'entreprise. Contrairement aux projets, les programmes sont permanents et s'inscrivent dans une perspective à long terme. Le succès de la gestion de programme se mesure à la manière dont elle profite à l'organisation et répond à ses besoins stratégiques.

Cinq façons de créer un plan de gestion de programme

Après avoir compris la différence entre un plan de gestion de programme et un plan de gestion de projet, entrons dans le vif du sujet. Voici les cinq façons de créer un plan de gestion de programme pour soutenir la réussite de votre organisation.

#1. Définir un objectif

La première étape de la création d'un plan de gestion de programme consiste à définir clairement l'objectif du programme. En tant que gestionnaire de programme, vous devez identifier les principaux objectifs que le programme vise à atteindre.

L'objectif de votre programme doit être spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps (SMART). Par exemple, l'objectif pourrait être d'améliorer la satisfaction de l'équipe en mettant en place un nouveau système d'hébergement des employés dans votre environnement de travail.

Il est essentiel de définir des objectifs clairs, car cela donne une orientation et une finalité à l'ensemble du programme. Ainsi, vous pouvez décider et développer des projets ciblés et mesurés afin d'améliorer les performances de votre programme.

#2. Établir une base de référence pour le programme

La base du programme sert de fondement à l'ensemble du programme et décrit les paramètres essentiels qui doivent être respectés tout au long de sa mise en œuvre. Voici les éléments inclus dans la base de référence du programme :

Champ d'application

La portée du programme définit les limites et l'étendue de ce qui sera couvert. Il identifie tous les projets, initiatives et tâches du programme.

Par exemple, si le programme vise à améliorer la présence numérique de l'organisation, le champ d'application pourrait inclure des projets tels que la refonte du site web, l'intégration des médias sociaux et le développement d'applications pour les employés.

Budget

Le budget fixe les contraintes financières du programme. Il indique le total des fonds disponibles pour l'exécution du programme et la répartition des ressources entre les différents projets. Une allocation budgétaire appropriée garantit que les ressources financières sont utilisées à bon escient et évite les dépenses excessives.

Produits à livrer

Les produits livrables sont les résultats tangibles ou intangibles de chaque projet au sein du programme. Ce sont les résultats attendus par les parties prenantes et les sponsors.

Par exemple, les produits livrables d'un projet dans le cadre du programme de système de soutien à la clientèle pourraient être un logiciel de service d'assistance fonctionnel, des outils d'optimisation des médias sociaux, des documents de formation pour le personnel de soutien et des rapports sur les réactions des clients. Pour mieux comprendre les besoins des clients, le projet peut également intégrer des enquêtes sur les commentaires des clients avec Salesforce. Cette intégration permet à l'équipe d'analyser efficacement les données et d'adapter les services aux exigences et préférences spécifiques des clients.

L'établissement d'une base de référence claire pour le programme fournit un point de référence pour mesurer les progrès et les performances. Toute modification apportée au cours de la mise en œuvre du programme doit être comparée à la base de référence afin de s'assurer que le programme reste sur la bonne voie.

#3. Partager l'idée avec les parties prenantes

Une fois l'objectif et la base du programme définis, communiquez la vision et les détails du programme à toutes les parties prenantes concernées. Les parties prenantes sont des personnes ou des groupes intéressés ou affectés par les résultats du programme, tels que les cadres, les gestionnaires, les membres de l'équipe et les clients.

Organisez des réunions et des présentations, ou partagez des vidéos explicatives pour engager les parties prenantes dans des discussions sur les objectifs, les avantages et les résultats escomptés du programme. Encouragez une communication ouverte et répondez à toutes les questions ou préoccupations qu'ils peuvent avoir.

Discuter de votre programme avec les parties prenantes est un moyen d'obtenir un retour d'information. Écoutez les commentaires des parties prenantes et intégrez leurs précieuses informations dans le plan du programme.

En outre, vous pouvez obtenir l'adhésion en montrant comment le programme s'aligne sur les objectifs stratégiques de l'organisation et comment il leur sera bénéfique. Le fait de répondre à leurs besoins et à leurs attentes favorisera une attitude positive à l'égard du programme.

Veillez à documenter tous les accords, décisions et engagements pris lors des discussions avec les parties prenantes. Cela permet d'éviter les malentendus et constitue une référence apparente pour les actions futures. Le fait d'impliquer les parties prenantes dès le début de la planification renforce leur engagement en faveur de la réussite du programme.

#4. Exécuter le plan

Après avoir obtenu le soutien des parties prenantes, il est temps de mettre en œuvre le plan de gestion du programme. Vous devrez tenir compte de la mise en œuvre du projet, de la gestion des ressources, de la gestion des risques, de la collaboration et de la communication de votre programme.

La mise en œuvre du projet vous permet d'exécuter chaque projet au sein du programme conformément à la portée, au calendrier et au budget prédéfinis. Contrôler régulièrement l'avancement des travaux pour s'assurer qu'ils se déroulent conformément au plan du programme.

Pour soutenir davantage votre programme, allouez efficacement les ressources à chaque projet, contrôlez leur utilisation et veillez à ce que les équipes disposent des compétences, des outils et du soutien nécessaires pour mener à bien leurs tâches. En outre, évaluez et traitez les risques et les défis potentiels afin de mettre en œuvre des stratégies d'atténuation des risques.

L'exécution du plan nécessite également le suivi et le contrôle des performances du programme par rapport à la base de référence. Rester flexible et s'adapter à l'évolution des circonstances. Soyez prêt à ajuster l'approche du programme en fonction du retour d'information, des nouvelles connaissances ou des défis imprévus.

#5. Contrôler et surveiller le programme

Le contrôle et le suivi du programme est une phase cruciale qui se déroule tout au long du cycle de vie du programme. Il s'agit de superviser l'avancement du programme, de procéder aux ajustements nécessaires et de s'assurer qu'il reste sur la bonne voie pour atteindre ses objectifs.

Cette étape consiste à surveiller les performances, à identifier les écarts, à analyser les causes profondes et à prendre des mesures correctives. Voici une explication de chacune de ces étapes :

Suivi des performances

Contrôler régulièrement les performances du programme afin de suivre les progrès accomplis dans la réalisation de ses objectifs. Il s'agit de mesurer les indicateurs clés de performance (ICP), de les afficher dans les tableaux de bord de l'entreprise et de les comparer à la base de référence du programme. Ce faisant, les responsables du programme peuvent identifier les domaines de réussite et ceux qui nécessitent une amélioration.

Identifier les écarts :

Au cours du suivi, il est essentiel de rechercher tout écart par rapport au plan initial. Si le programme ne respecte pas les étapes ou les objectifs fixés, cela peut indiquer que des ajustements sont nécessaires.

Analyse des causes profondes :

Après avoir identifié les écarts, procédez à une analyse des causes profondes afin d'identifier les raisons de ces problèmes. Il s'agit d'approfondir les facteurs qui ont conduit aux écarts et de comprendre leur impact sur l'avancement du programme.

Prendre des mesures correctives :

Sur la base des résultats du suivi des performances et de l'analyse des causes profondes, mettre en œuvre des actions correctives pour résoudre les problèmes ou les écarts. Ces mesures peuvent consister à réaffecter des ressources, à ajuster les calendriers ou à réviser les stratégies afin de maintenir le programme sur la bonne voie.

En outre, encouragez les membres de l'équipe et les parties prenantes à faire part de leurs commentaires afin d'améliorer les pratiques de gestion du programme et d'améliorer les programmes futurs. Enfin, documenter toutes les décisions, les changements et les mesures prises pendant l'exécution du programme constitue une référence précieuse et permet de tirer des enseignements des expériences passées.

Conclusion

La création d'un plan de gestion de programme est un processus systématique et vital qui jette les bases d'une exécution réussie du programme. Il est essentiel de comprendre la définition d'un plan de gestion de programme et en quoi il diffère d'un plan de projet avant d'en élaborer un pour votre organisation.

Les étapes ci-dessus décrivent les éléments essentiels de la création d'un plan de gestion, depuis la définition d'un objectif clair et mesurable jusqu'à l'établissement d'une base de référence pour le programme et l'engagement des parties prenantes. Sans oublier que le contrôle et le suivi du programme sont également essentiels à la réussite et à l'impact du programme.

Un plan de gestion de programme bien conçu fournit la feuille de route et l'orientation nécessaires pour faire face à la complexité de la gestion de projets interconnectés. Si les gestionnaires de programme respectent le plan avec diligence et restent attentifs aux besoins des parties prenantes, le programme peut apporter des avantages précieux et avoir un impact positif sur la réussite future de l'organisation.