Liste de contrôle des formalités administratives pour les petites entreprises : formulaires indispensables

Introduction

Lorsqu’on crée une entreprise, c’est le marketing qui retient l’attention. Or, ce sont les formalités administratives qui déterminent si l’entreprise est autorisée à exercer son activité. Un document manquant peut retarder de plusieurs semaines l’ouverture d’un compte bancaire, un choix fiscal ou l’obtention d’une licence.

La plupart de ces formalités administratives se font désormais en ligne. Mais certaines résistent encore au passage au numérique, et c’est là que les nouveaux dirigeants perdent du temps. Cette liste de contrôle recense les formulaires qu’une petite entreprise aux États-Unis doit remplir au cours de sa première année d’activité, ainsi que le parcours de chacun d’entre eux.

Commencez par vérifier le mode de transmission de chaque formulaire

Avant de remplir quoi que ce soit, lisez la dernière page des instructions. Elle vous indique comment l’administration accepte le formulaire. Il existe quatre réponses courantes.

Le premier est un portail en ligne. Le deuxième est une adresse postale. Le troisième est l’e-mail, ce qui est plus rare que ce que l’on pourrait croire pour les formulaires signés. Le quatrième est un numéro de fax.

Cette dernière option surprend souvent ceux qui n’ont jamais possédé de télécopieur. Vous n’en avez pas besoin. Vous pouvez envoyer un fax en ligne depuis un navigateur, à l’aide d’un fichier PDF et d’une carte. Chez Fax for Agents, le prix est de 2,49 $ pour un envoi allant jusqu’à 5 pages vers les États-Unis et le Canada.

Connaître dès le départ le canal de transmission permet d’éviter de perdre un après-midi. Un formulaire signé à l’encre pour être envoyé par la poste se prépare différemment de celui qui est téléchargé sur un portail.

Les formulaires à connaître la première année

Le numéro d’identification de l’employeur vient en premier, car les banques le demandent. L’Internal Revenue Service (IRS) permet à la plupart des entreprises de faire leur demande en ligne. Celles qui ne le peuvent pas doivent faire leur demande par téléphone, par fax ou par courrier, et le formulaire à remplir est le formulaire SS-4.

Un choix fiscal peut suivre. Une société qui souhaite être imposée en tant que « S corporation » doit remplir le formulaire 2553. La page de dépôt de l’IRS pour ce formulaire indique une adresse postale ou un numéro de fax, selon l’État.

La procuration est la troisième étape. Lorsqu’un comptable s’occupe de vos démarches auprès de l’administration fiscale à votre place, celle-ci a besoin au préalable d’une autorisation signée dans son dossier.

Viennent ensuite les formulaires bancaires. L’ajout d’un signataire, la modification d’une adresse ou l’autorisation d’un virement impliquent souvent un formulaire comportant une ligne de fax imprimée en haut de la page.

Viennent ensuite les formulaires locaux. Une licence d’exploitation, un permis de taxe sur les ventes et un avenant de bail ont chacun leur propre service et leur propre canal de transmission.

Notez-les sous forme de liste à trois colonnes : le formulaire, l’administration et le canal de transmission accepté. Cette liste ne prend que dix minutes à établir et vous évite de devoir répondre chaque année aux mêmes questions en repartant de zéro. Conservez-la à un endroit accessible à la fois à votre comptable et à votre expert-comptable.

Pourquoi certains services utilisent-ils encore le fax ?

On pourrait facilement interpréter un numéro de fax comme le signe qu’un service est dépassé. La raison est en réalité plus pratique. Un fax est une communication entre deux appareils, et l’appareil récepteur confirme chaque page.

Cela fournit à l’expéditeur un relevé indiquant l’heure et le nombre de pages. De nombreuses règles d’archivage ont été élaborées autour de ce relevé. Un service n’a guère de raison de les réécrire pour les quelques demandeurs par an qui préféreraient un autre moyen de transmission.

Une liste de contrôle pour tout formulaire soumis à une date limite

Lisez avant toute chose les instructions relatives au mode de transmission.

Remplissez le formulaire sur un ordinateur lorsque c’est possible, puis signez-le. Numérisez les pages signées en un seul fichier PDF, dans l’ordre indiqué sur le formulaire.

Reprenez l’adresse ou le numéro figurant dans les instructions actuelles. Les services administratifs modifient souvent ces informations, et un contact enregistré l’année dernière peut être obsolète.

Indiquez le nom de l’entreprise, le numéro d’identification fiscale ou le numéro de compte, ainsi qu’un numéro de téléphone sur la première page.

Envoyez le formulaire tôt dans la journée de travail, selon le fuseau horaire de l’administration. Si la ligne est occupée ou si le portail est indisponible, vous disposez encore de plusieurs heures pour réessayer.

Conservez la preuve d’envoi. Un portail en ligne fournit une page de confirmation, la poste un reçu et un fax un rapport de livraison.

L’importance de la preuve

La preuve d’envoi est l’étape que les propriétaires ont tendance à négliger, et c’est pourtant celle qui permet de régler les litiges. Lorsqu’un service affirme qu’un formulaire n’est jamais arrivé, la conversation prend une autre tournure dès que vous pouvez citer une date, une heure et une référence.

Lisez attentivement ce qui est indiqué sur la preuve. Un rapport de remise signifie que le télécopieur destinataire a bien reçu les pages. Cela ne signifie pas pour autant que quelqu’un les a traitées. Pour un formulaire soumis à une date limite, appelez le bureau et renseignez-vous.

Classez la preuve avec votre copie du formulaire. Utilisez un dossier par année, nommé d’après le formulaire et la date.

Prenez cette habitude dès maintenant

Rien de tout cela n’est difficile. C’est une routine que la plupart des chefs d’entreprise ne mettent en place qu’après avoir perdu un dossier. Adoptez-la avant que cela n’arrive. Vérifiez le canal de transmission, préparez un dossier bien classé, envoyez-le à l’avance et conservez la trace de l’envoi.

Les formulaires changent d’année en année. La routine, elle, reste la même.