Pourquoi la plupart des petites entreprises continuent de suivre leurs plannings sur des tableurs (et ce que cela leur coûte en réalité)

Introduction

Un de mes amis dirige une entreprise de nettoyage. Quatorze employés, trois équipes, deux sites. L’année dernière, je l’ai vu passer son dimanche soir à copier des cellules dans une feuille Google Sheet, à attribuer des codes couleur pour indiquer qui pouvait travailler le lundi, à envoyer des SMS aux personnes qui n’avaient pas répondu pour connaître leurs disponibilités, et à tout refaire quand quelqu’un s’est déclaré malade à 6 heures du matin. Il fait cela chaque semaine depuis quatre ans.

Quand je lui ai demandé pourquoi il n'utilisait pas de logiciel de planification, il m'a répondu : « Ça marche très bien. » Ce n'est clairement pas le cas. Mais je comprends pourquoi il pense cela : le tableur ne plante jamais, ne lui envoie jamais de facture, et il sait déjà s'en servir. Le coût de changement semble élevé, et le problème semble gérable. Jusqu'à ce que l'on fasse le calcul.

Le coût caché de la planification manuelle

Personne ne comptabilise le temps passé à établir manuellement un planning hebdomadaire. J’ai donc interrogé une douzaine de chefs de petites entreprises qui gèrent des équipes rémunérées à l’heure. Les réponses variaient entre trois et sept heures par semaine. Disons cinq.

Cinq heures par semaine, cela fait 260 heures par an. Si le temps du propriétaire vaut 50 $ de l’heure (une estimation prudente pour quelqu’un qui dirige une entreprise), cela représente 13 000 $ par an dépensés à déplacer des cellules dans un tableur au lieu de diriger réellement l’entreprise.

Et ce n’est que le temps. Le plus coûteux, c’est ce que le tableur ne peut pas faire.

Les tableurs ne gèrent pas la complexité

Un simple planning du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h ? Bien sûr, un tableur fait l'affaire. Mais dès que vous introduisez un peu de complexité, les choses commencent à se dégrader.

Prenons l'exemple des horaires condensés. Un planning rotatif 2-2-3 — où les employés alternent entre deux jours de travail, deux jours de repos et trois jours de travail — nécessite de suivre un cycle de 14 jours sur plusieurs équipes. Dans un tableur, cela implique de répéter manuellement des schémas, de vérifier que personne n'est affecté à des heures supplémentaires par erreur, et de prier pour ne pas avoir collé la mauvaise semaine. Une ligne mal placée et quelqu’un se présente à un poste vide tandis qu’un autre site se retrouve en surnombre.

Ou imaginez une semaine de travail condensée 9/80, où les employés travaillent 80 heures réparties sur neuf jours au lieu de dix, avec un vendredi sur deux de congé. Cela semble simple jusqu’à ce que vous réalisiez que la moitié de votre équipe est en congé un vendredi sur deux, et l’autre moitié le vendredi suivant. Essayez maintenant de gérer cela dans un tableur, en plus des demandes de congés, des échanges de quarts de travail et des limites d’heures supplémentaires. C’est un casse-tête qui se reconfigure toutes les deux semaines.

Ce ne sont pas des modèles de planification exotiques : les entrepôts, les cliniques de santé, les usines de fabrication et les entreprises de services les utilisent tous les jours. Ils n’ont simplement pas été conçus pour être gérés dans une grille de cellules colorées.

Les erreurs que personne ne remarque

La plupart des erreurs de planification dans les feuilles de calcul passent inaperçues. Elles coûtent simplement de l'argent, sans que personne ne s'en aperçoive.

Un employé travaille 43 heures parce que quelqu’un s’est trompé dans le calcul, et vous devez désormais payer trois heures d’heures supplémentaires que vous n’aviez pas prévues. Multipliez cela par une équipe et par une année, et cela représente des milliers d’euros. Une équipe manque de personnel parce que deux personnes pensaient avoir congé : vous perdez des revenus et vous vous démenez pour trouver des remplaçants. Quelqu’un prend un samedi qui le fait basculer en heures supplémentaires, mais personne ne s’en rend compte avant le calcul des salaires.

Un tableur ne vous avertira pas que valider cet échange fait basculer cet employé en heures supplémentaires. Il se contente d’afficher ce que vous y entrez : les chiffres erronés ont exactement le même aspect que les bons.

Pourquoi les gens ne changent pas

Si le calcul est si évident, pourquoi la plupart des petites entreprises continuent-elles à utiliser des tableurs ? Trois raisons.

Le biais de familiarité. C’est le propriétaire qui a créé le tableur. Il connaît chaque onglet, chaque formule, chaque code couleur. Changer de système impliquerait d’apprendre quelque chose de nouveau pendant la période la plus chargée de la semaine. Personne n’a envie de se débattre avec un nouveau logiciel un dimanche soir alors que le planning du lundi doit être prêt.

Le coût perçu. Un logiciel de planification coûte entre 2 et 5 dollars par employé et par mois. Pour une équipe de 20 personnes, cela représente 40 à 100 dollars par mois. Les chefs d’entreprise voient ce poste de dépense et le comparent au tableur, qui est « gratuit ». Mais la gratuité ne tient pas compte du temps du chef d’entreprise, des erreurs d’heures supplémentaires ou des quarts en sous-effectif. Le tableur est l’outil gratuit le plus coûteux de l’entreprise.

Elle ne s’est pas encore suffisamment détériorée. Les feuilles de calcul se dégradent lentement. Une erreur par-ci, un malentendu par-là. Il y a rarement une seule défaillance catastrophique qui impose un changement, juste une hémorragie constante d’heures perdues et de coûts évitables qui n’apparaissent jamais dans aucun rapport.

Ce qui change réellement lorsque vous arrêtez

Tous les propriétaires à qui j’ai parlé et qui ont abandonné les tableurs disent la même chose : ils auraient aimé le faire plus tôt. La planification elle-même ne prend qu’une fraction du temps, car le logiciel gère automatiquement les rotations et les conflits de disponibilité.

La situation des heures supplémentaires s'améliore également, principalement parce que vous pouvez voir les heures s'accumuler avant d'approuver un échange, et non après le traitement des salaires. Et les employés cessent de vous envoyer des SMS à 22 h pour vous demander quel est le planning de la semaine suivante : ils consultent simplement l'application. Ce dernier point peut sembler mineur, mais c'est celui que les propriétaires mentionnent en premier.

La vraie question

Écoutez, si vous avez trois personnes avec un horaire fixe, gardez votre tableur. Sérieusement. Mais dès que vous dépassez les dix employés avec des rotations d’horaires, des congés payés et des règles sur les heures supplémentaires, vous dépensez de l’argent réel en faisant semblant que l’option gratuite est gratuite. Mon ami qui a une entreprise de nettoyage a finalement franchi le pas l’automne dernier. Il m’a dit qu’il avait enfin retrouvé ses dimanches. Ça vaut bien plus que 13 000 $.