Hogyan válasszuk ki a megfelelő csatornakezelőt az üdülőhely-bérbeadási vállalkozásunkhoz?

Bevezető

A nyaraló bérbeadásának kezelése sokkal bonyolultabbá válik abban a pillanatban, amikor ugyanazt az ingatlant több foglalási platformon is meghirdeti.

Az Airbnb egyfajta vendégkört vonzhat, a Booking.com egy másikat, míg a Vrbo segítségével családok és hosszabb időtartamra utazók is elérhetők. A több csatornán való jelenlét növelheti a láthatóságot és csökkentheti az egyetlen platformtól való függőséget, de egyben operatív problémát is okoz: minden naptár-, ár- és rendelkezésre állási beállításnak mindenhol pontosnak kell lennie.

Ha egy vendég három éjszakára foglal az Airbnb-n keresztül, azoknak a dátumoknak azonnal eltűnniük kell a Booking.com-ról és a Vrbo-ról. Ha emeli a hétvégi árat, valószínűleg nem szeretne négy különböző felületre bejelentkezni, hogy ugyanazt a módosítást elvégezze.

Itt válik elengedhetetlenné a csatornakezelő szoftver.

A nehézséget az jelenti, hogy sok termék első pillantásra szinte azonosnak tűnik. Mindegyik naptárszinkronizálást, csatornák közötti összekapcsolhatóságot és egyszerűbb ingatlankezelést ígér. A különbségek gyakran csak akkor válnak nyilvánvalóvá, amikor az üzemeltető elkezd foglalkozni a valódi foglalásokkal, az árak változásával, a lemondásokkal és a növekvő portfólióval.

Íme, mit érdemes valójában összehasonlítaniuk a nyaralókiadóknak, mielőtt kiválasztanák a platformot.

Mit csinál egy üdülőhely-csatornakezelő?

A csatornakezelő összeköti az üdülőhely-kínálatát azokkal a weboldalakkal, ahol a vendégek foglalnak.

Ahelyett, hogy az Airbnb-t, a Booking.com-ot, a Vrbo-t és más csatornákat külön-külön kezelnék, az üzemeltetők egy központi rendszerből irányíthatják a fontos információkat. A szoftvertől függően ez a következőket foglalhatja magában:

• Szabad helyek
• Foglalások
• Éjszakai árak
• Minimális tartózkodási idő
• Foglalási korlátozások
• Szálláshely-információk
• Díjak és adók
• Vendégadatok

A legfontosabb funkció a szinkronizálás.

Amikor egy foglalás érkezik az egyik platformon keresztül, a csatornakezelőnek automatikusan frissítenie kell a rendelkezésre állást a többi csatlakoztatott csatornán is. Ez jelentősen csökkenti annak kockázatát, hogy két vendég ugyanazt az ingatlant foglalja le ugyanarra az időpontra.

Egy jó nyaraló-csatornakezelőt ezért nem csupán az integrációs oldalán megjelenő logók száma alapján kell értékelni. Az üzemeltetőknek meg kell vizsgálniuk, hogyan működnek ezek a kapcsolatok, milyen adatok szinkronizálódnak, és milyen gyorsan terjednek a változások a rendszerek között.

Ez a megkülönböztetés egyre fontosabbá válik a foglalások számának növekedésével.

A főbb foglalási csatornákhoz való közvetlen kapcsolatok előtérbe helyezése

Az első kérdés, amit fel kell tennünk, egyértelmű:

A szoftver közvetlenül kapcsolódik-e azokhoz a foglalási platformokhoz, amelyek a foglalásait generálják?

A legtöbb nyaraló-kölcsönző vállalkozás számára a prioritást élvező csatornák valószínűleg a következők valamely kombinációját tartalmazzák:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Regionális vagy speciális foglalási platformok

Azonban az a puszta kijelentés, hogy egy platform „támogatja” az Airbnb-t vagy a Booking.com-ot, nem feltétlenül ad elegendő információt.

Egyes integrációk sokkal mélyebbek, mint mások.

Egy erős, közvetlen kapcsolat lehetővé teheti, hogy a foglalások, az árak, a rendelkezésre állás, a korlátozások és egyéb információk automatikusan átkerüljenek a csatornakezelő és az OTA között. Egy korlátozottabb kapcsolat esetén viszont csak a naptárak szinkronizálódnak.

Ez azért fontos, mert a kizárólag naptárakra korlátozódó szinkronizálás még mindig jelentős mennyiségű kézi munkát igényel.

Ha a rendelkezésre állás automatikusan frissül, de az árak és a minimális tartózkodási időre vonatkozó követelmények nem, akkor az üzemeltetőknek továbbra is kezelniük kell az egyes OTA-vezérlőpultokat, amikor árazási stratégiájuk megváltozik.

A feliratkozás előtt pontosan ellenőrizze, hogy az egyes integrációkon keresztül milyen információk küldhetők és fogadhatók.

Keresse a valós idejű, kétirányú szinkronizálást

A szinkronizálás sebessége az egyik legnagyobb gyakorlati különbség a csatornakezelők között.

Képzelje el, hogy egy szálláshely szabad egy népszerű péntek és szombat éjszakára.

18:03-kor valaki lefoglalja a szállást a Booking.com-on keresztül.

18:05-kor egy másik utazó ugyanazokat a dátumokat szabadnak találja az Airbnb-n.

Ha a rendszerek nem szinkronizálódtak elég gyorsan, mindkét foglalás elfogadhatóvá válhat.

Így az üzemeltetőnek problémája adódik.

Valakivel kapcsolatba kell lépni, esetleg le kell mondani egy foglalást, és ez negatívan befolyásolhatja a szálláshely teljesítményét a foglalási platformon. Ennél is fontosabb azonban, hogy a vendég élménye egy elkerülhető csalódással kezdődik.

Ezért kell az üzemeltetőknek olyan kétirányú szinkronizálást keresniük, amely a lehető legközelebb van a valós időhöz.

A kétirányú szinkronizálás azt jelenti, hogy az információ mindkét irányban áramlik.

Például:

Booking.com → Csatornakezelő → Airbnb

és

Airbnb → Csatornakezelő → Booking.com

A központi platform lesz az a forrás, amelyen keresztül a rendelkezésre állás az egész értékesítési hálózatban összehangolásra kerül.

Az üzemeltetőknek ezért a következő kérdéseket kell feltenniük a potenciális szolgáltatóknak:

• Milyen gyorsan szinkronizálódnak az új foglalások?
• A lemondások automatikusan frissülnek?
• A díjváltozások szinkronizálódnak az összes csatornán?
• A minimális tartózkodási időre vonatkozó szabályok szinkronizálódnak?
• Mi történik, ha megszakad a kapcsolat?
• Kap-e az operátor értesítést, ha a szinkronizálás leáll?

Ezek a kérdések hasznosabbak, mint egyszerűen azt kérdezni, hogy a termék „integrálható-e az Airbnb-vel”.

Gondoljon arra, hogyan fogja a szoftver kezelni a növekedést

Az a szoftver, amely egy apartman esetében jól működik, nem feltétlenül az a szoftver, amire szüksége lesz, ha 30 ingatlant kezel.

A kezdeti szakaszban csábító lehet a legolcsóbb eszközt választani, amely képes néhány naptár szinkronizálására. Ez kezdetben teljesen megfelelő lehet, de a későbbi operációs rendszerváltás zavarokat okozhat.

Gondoljon arra, hol állhat az üzlet két-három év múlva.

Ha a portfólió bővül, szükséged lehet a következőkre:

• Árak tömeges frissítése
• Több ingatlant tartalmazó irányítópultok
• Tulajdonosi hozzáférés
• Csapatjogosultságok
• Automatizált üzenetküldés
• Feladat-hozzárendelés
• Takarításkezelés
• Bevételkezelési integrációk
• Ingatlanonkénti jelentések
• Számviteli integrációk
• Több felhasználói fiók

Ezeket a követelményeket manuálisan kezelni egyre nehezebb lesz, ahogy az ingatlanok száma növekszik.

Egyetlen üzemeltető azonnal észreveheti, ha valami nem stimmel egy naptárban. Egy 50 ingatlant kezelő csapat azonban nem támaszkodhat arra, hogy valaki minden nap kézzel ellenőrizze az összes hirdetést.

A skálázhatóság tehát többet jelent annál, hogy a szoftver technikailag lehetővé teszi-e további ingatlanok hozzáadását. Azt jelenti, hogy meg kell vizsgálni, kezelhető-e továbbra is az új ingatlanok üzemeltetése.

Ellenőrizze, hogyan integrálódik a rendszer a többi üzleti folyamatba

A csatornakezelő ritkán működik elszigetelten.

A nyaraló-bérbeadó vállalkozások egyre bővülő szoftvercsomagra támaszkodhatnak, amely kiterjed az árazásra, a vendégekkel való kommunikációra, a könyvelésre, a takarításra, a fizetésekre és az ingatlanokhoz való hozzáférésre.

A tipikus integrációk között szerepelhetnek a következők:

• Ingatlankezelő rendszerek
• Dinamikus árképzési eszközök
• Számviteli platformok
• Fizetési feldolgozók
• Intelligens zárak
• Takarításkezelő szoftverek
• Vendégüzenetküldő eszközök
• Bevételkezelő rendszerek
• Közvetlen foglalási weboldalak

A szoftver kiválasztása előtt térképezze fel a már használt rendszereket.

Ezután határozza meg, melyik platformnak kell a működés középpontjában állnia.

Például egy árképzési eszköz a helyi kereslet alapján kiszámíthatja az ideális éjszakai árat. Ezt az árat aztán el kell juttatni a csatornakezelőhöz, amely továbbítja az Airbnb-nek, a Booking.com-nak és a Vrbo-nak.

Ha ezek a rendszerek nem integrálódnak megfelelően, előfordulhat, hogy a személyzetnek manuálisan kell átvinnie az árakkal kapcsolatos információkat.

Ugyanez a probléma vonatkozik a vendégadatokra is.

Egy visszaigazolt foglalásnak esetleg takarítási feladatokat, fizetési munkafolyamatokat, bejelentkezési utasításokat és automatikus üzeneteket kell elindítania. Minél kevesebb kézi adatátvitelre van szükség a rendszerek között, annál könnyebben skálázhatóvá válik a működés.

Döntse el, hogy csatornakezelőre vagy teljes körű PMS-re van szüksége

Egy másik fontos különbség a dedikált csatornakezelő és a teljes körű szálláskezelő rendszer között van.

A csatornakezelő elsősorban a szabad szobák forgalmazására és a foglalási csatornák szinkronizálására összpontosít.

A szálláskezelő rendszer, vagy PMS, általában szélesebb körű üzemeltetési feladatokat lát el.

A szolgáltatótól függően egy PMS a következőket tartalmazhatja:

• Foglaláskezelés
• Vendégkommunikáció
• Takarítás
• Fizetések
• Jelentések
• Közvetlen foglalások
• Tulajdonosi kimutatások
• Csapatkezelés
• Csatornakezelés

Kisebb üzemeltetők számára vonzó lehet egy all-in-one platform, mivel így kevesebb különálló rendszert kell összekapcsolni.

A nagyobb vagy specializáltabb vállalkozások inkább a különböző funkciókhoz kifejlesztett dedikált eszközöket részesíthetik előnyben.

Nincs olyan beállítás, amely minden esetben helyes lenne.

A lényeg az, hogy pontosan megértsük, melyik problémát szeretnénk megoldani. Ha csak megbízható csatornaszinkronizálásra van szükségünk, de egy nagy PMS-ért fizetünk, az felesleges bonyodalmakat okozhat. Ha viszont átfogó üzemeltetési szoftverre van szükségünk, de egy egyszerű csatornakezelőt választunk, az éppen ellenkező problémát okozhat.

Figyeljen az árak és a korlátozások kezelésére

A rendelkezésre állás szinkronizálása kapja a legtöbb figyelmet, mivel a dupla foglalások rendkívül zavaróak, de az árak kezelése szinte ugyanolyan fontos.

A nyaraló-bérleti árak folyamatosan változnak.

Az üzemeltetők az alábbiak alapján módosíthatják az árakat:

• Hétvégék
• Ünnepnapok
• Helyi események
• Szezonális kereslet
• Last-minute szabad szobák
• A tartózkodás időtartama
• Kihasználtság
• Mennyivel előre foglalnak a vendégek

Ezeknek a szabályoknak a kézi módosítása több platformon egyszerre lassú és hibalehetőséget rejt magában.

Egy hasznos csatornakezelőnek meg kell könnyítenie az árak és a foglalási korlátozások központi frissítését.

Például egy üzemeltető dönthet úgy, hogy egy jelentős helyi esemény idején:

• Az éjszakai árat 25%-kal kell emelni
• A minimális tartózkodási időt két éjszakáról háromra kell módosítani
• Az aznapi foglalásokat le kell tiltani

Ideális esetben ezeket a szabályokat egyszer kell módosítani, és azok minden releváns foglalási csatornára eljuttatni.

Minél könnyebb központilag irányítani az árazást, annál kevesebb időt kell a szolgáltatóknak az egyes OTA-fiókok karbantartására fordítaniuk.

Tesztelje a műszerfalat, mielőtt véglegesen bevezetné

A funkciók fontosak, de a használhatóság is számít.

Előfordulhat, hogy egy szoftver lenyűgöző integrációs listával rendelkezik, mégis frusztráló a mindennapi használata.

Ne feledje, hogy a rendszer idővel az a vezérlőpulttá válhat, amelyet a csapata minden reggel elsőként nyit meg.

Figyelje meg alaposan, milyen gyorsan tudja elvégezni a következőket:

• A mai érkezések és távozások megtekintése
• Foglalás keresése
• Dátumok blokkolása
• Ár módosítása
• A minimális tartózkodási idő módosítása
• A foglalás eredetének azonosítása
• Szálláshelyek közötti szabad szobák megtekintése
• Szinkronizálási hibák észlelése

Ha a rutin feladatokhoz több menüben kell navigálni, az a kellemetlenség fokozódik.

Ez különösen fontos, ha a platformot alkalmazottak, virtuális asszisztensek vagy ingatlankezelők is használni fogják.

A rendszernek csökkentenie kell a képzési igényeket, ahelyett, hogy újabb bonyolult folyamatot teremtene, amelyet csak egy ember ért meg.

Ne becsülje alá az ügyfélszolgálat fontosságát

A csatornakezelő szoftver közvetlenül a készleted és a bevételt generáló platformok között helyezkedik el.

Ha valami nem működik, az ügyfélszolgálat rendkívül fontos szerepet kap.

Képzelje el, hogy péntek este rájön, hogy tíz ingatlan esetében leállt az Airbnb-n való elérhetőség szinkronizálása.

Ha hétfőn küldesz egy e-mailt, és csak hétfőn kapsz rá választ, az valószínűleg nem elég.

Mielőtt elköteleznéd magad, tájékozódj:

• Ügyfélszolgálati időpontok
• Élő csevegés elérhetősége
• Válaszadási idők
• Telefonos ügyfélszolgálat
• Hétvégi ügyfélszolgálat
• Dokumentáció
• Bevezetési segítség
• Áttelepítési támogatás

Azt is érdemes kiderítenie, hogy a szolgáltató hogyan kezeli az OTA-val kapcsolatos integrációs problémákat.

Előfordulhat, hogy a szoftver maga megfelelően működik, miközben egy külső foglalási platformon probléma merül fel. Egy jó ügyfélszolgálati csapatnak ilyenkor is képesnek kell lennie a probléma azonosítására, és elmagyarázni, milyen lépéseket kell tennie az üzemeltetőnek.

A vásárlási folyamat során könnyű figyelmen kívül hagyni az ügyfélszolgálatot, mert minden normálisan működik. Értéke akkor válik nyilvánvalóvá, amikor valami baj történik.

Hasonlítsa össze az árakat a teljes portfólió alapján

A csatornakezelők árazási modelljei jelentősen eltérnek egymástól.

A szolgáltatók a következőket számíthatják fel:

• Ingatlanonként
• Foglalásonként
• A bevétel százalékos aránya
• Havi előfizetés
• Csatornák száma szerint
• Felhasználók száma szerint
• Többszintű csomagok alapján

Egy platform, amely két szálláshely esetében olcsónak tűnik, 20 szálláshely esetén már drágává válhat.

A fordítottja is igaz lehet. Egy magasabb havi előfizetési díj egy nagyobb üzemeltető számára olcsóbbnak bizonyulhat, ha korlátlan foglalásokat vagy további ingatlanokat tartalmaz alacsony határköltséggel.

A költségeket a tényleges portfólió alapján számolja ki, ahelyett, hogy a kiemelt kezdőárakat hasonlítaná össze.

Ellenőrizze azt is, hogy a fontos funkciók benne vannak-e a csomagban.

Egy alacsony árú csomag jóval drágábbá válhat, ha hozzáadja a következőket:

• További csatornák
• Automatizálás
• Közvetlen foglalási funkció
• További felhasználók
• Jelentések
• API-hozzáférés
• Prémium ügyfélszolgálat

A leghasznosabb összehasonlítás a teljes üzemeltetési költség, nem pedig pusztán a hirdetett havi díj.

Hasonlítsa össze egymás mellett a csatornakezelőket

Az ilyen típusú szoftverek kiválasztásának egyik nehézsége, hogy a szolgáltatók weboldalai általában hasonló nyelvezettel írják le termékeiket.

Szinte mindenki kínál integrációs lehetőségeket.

Szinte mindenki automatizálást ígér.

Szinte mindenki azt állítja, hogy a rendszere könnyen használható.

A lényeges különbségek általában a részletekben rejlenek: a szinkronizálási módszerekben, az egyes OTA-k által támogatott funkciókban, a portfólió bővülésével változó árakban, a támogatás minőségében és az integráció mélységében.

Éppen ezért érdemes egymás mellett összehasonlítani a nyaralókiadásokhoz legalkalmasabb csatornakezelőket, mielőtt egy platform mellett döntenénk.

Készítsen egy szűkített listát a tényleges működési igényei alapján, ahelyett, hogy egyszerűen a leghosszabb funkciólistával rendelkező szolgáltatót választaná.

Egy egyszerű összehasonlítás így nézhet ki:

Követelmény	A szolgáltató	B szolgáltató	C szolgáltató
Airbnb közvetlen kapcsolat	Igen	Igen	Igen
Booking.com-kapcsolat	Igen	Igen	Igen
Vrbo-kapcsolat	Igen	Korlátozott	Igen
Kétirányú árszinkronizálás	Igen	Igen	Igen
Valós idejű elérhetőség	Igen	Korlátozott	Igen
Dinamikus árképzés integrációja	Igen	Nem	Igen
Több ingatlanra kiterjedő eszközök	Erős	Alapszintű	Erős
24/7 ügyfélszolgálat	Igen	Nem	Nem
Árak 20 ingatlan esetén	$$$	$$	$$$

A pontos kritériumok az Ön vállalkozásától függenek, de ez a gyakorlat arra készteti Önt, hogy a marketinges állítások helyett azt hasonlítsa össze, ami valóban számít.

Végezzen valós körülmények közötti tesztet

Ha lehetséges, használjon ingyenes próbaverziót vagy bemutatót, mielőtt az egész portfóliót áttelepítené.

Ne csak kattintgasson a vezérlőpulton.

Tesztelje azokat a helyzeteket, amelyek a normál működés során előfordulnak.

Például:

1. Módosítsa az éjszakai árat, és ellenőrizze, hogy az eljut-e a csatlakoztatott csatornákra.
2. Foglaljon le egy dátumot, és ellenőrizze, hogy a szabad helyek máshol eltűnnek-e.
3. Hozzon létre egy próba-foglalást, és ellenőrizze, milyen gyorsan frissülnek a naptárak.
4. Töröljön egy foglalást, és győződjön meg arról, hogy a dátumok helyesen válnak-e újra elérhetővé.
5. Módosítsa a minimális tartózkodási időre vonatkozó szabályt.
6. Adjon hozzá egy újabb csapattagot, és tesztelje a jogosultságokat.
7. Forduljon az ügyfélszolgálathoz egy valós kérdéssel.

A valós körülmények között végzett teszt feltárja azokat a különbségeket, amelyeket az árak oldalán nehéz felfedezni.

A megfelelő szoftvernek csökkentenie kell a munkaterhelést, nem pedig növelnie

A csatornakezelő szoftver célja nem csupán az, hogy a lehető legtöbb foglalási weboldalt összekapcsolja.

Hanem meg kell könnyítenie az üzletvezetést.

Egy hatékony rendszer biztosítja az üzemeltetők számára, hogy a szabad szobák adatai pontosak legyenek, az árak helyesen jelenjenek meg, és a különböző platformokról érkező foglalásokat egy helyről lehessen kezelni.

A legjobb választás ezért az üzlet felépítésétől függ.

Egy két szálláshelyet üzemeltető szállásadó számára az egyszerűség és az ár lehet a legfontosabb. Egy 50 szálláshelyet kezelő ingatlankezelő számára viszont sokkal fontosabb lehet a tömeges kezelés, az automatizálás, az integrációk és a támogatás.

A lényeg az, hogy ne csak a funkciók listáját vegyük figyelembe.

Értékelje a kapcsolatok minőségét, a szinkronizálás sebességét, azt, hogy a platform mennyire illeszkedik a többi szoftveréhez, és hogy képes-e továbbra is támogatni az üzletet a portfólió bővülésével.

Ha ezek a feltételek teljesülnek, az ingatlanok több foglalási csatornán történő hirdetése már nem jelent plusz adminisztratív munkát, hanem azt teszi, amire eredetileg szánták: több foglalást hoz.