Intro
A BetterCloud nemrégiben készült tanulmánya szerint a SaaS-alkalmazások használata 18%-kal nőtt, és 2022-ben átlagosan 130 alkalmazást használnak, szemben a 110 alkalmazással.
A szoftverekre fordított kiadások a harmadik legmagasabbak a szervezeten belül, az alkalmazottak és az irodabérleti díjak után. Ez azt mutatja, hogy a vállalatok az egyszerű használat és az alkalmazkodóképesség miatt fogadják el a SaaS-alkalmazásokat.
A Flexera jelentése szerint azonban a SaaS-szoftverekre fordított kiadások mintegy 29%-át nem használják ki a csapatok, ami gyenge megtérüléshez vezet.
Tekintettel a 2023-as gazdasági visszaesésre, most van itt az ideje, hogy a SaaS-kiadások optimalizálására összpontosítson, mielőtt túl késő lenne.
Ebben a cikkben azt vizsgáljuk meg, hogy a szervezetek hogyan költik túl a SaaS-t, és hogyan optimalizálhatják a szoftverkiadásokat és növelhetik a ROI-t.
Mi az a SaaS költésoptimalizálás?
ASaaS-kiadások optimalizálása a szervezet informatikai és pénzügyi csapatainak közös lépéseire utal, amelyekkel csökkentik a SaaS-szoftverek költségeit. Ez egy folyamatos folyamat, amely az alkalmazások használatának elemzésére, a licenckihasználásra, az árnyék IT-re, a megújítások nyomon követésére stb. összpontosít, és amelynek végső célja, hogy minden alkalmazásból a lehető legnagyobb értéket hozza ki.
Mielőtt azonban megvitatná a szoftverkiadások csökkentésének módjait, meg kell határoznia, hol költekezik túl sokat.
Öt módja annak, hogy túlköltekezzen a SaaS-szolgáltatásokra
Árnyék IT vagy beszerzések
A SaaS-alkalmazás megvásárlására utal, amikor az alkalmazottak a vállalati hitelkártyát használják az informatikai vagy pénzügyi csapat jóváhagyása nélkül. A Gartner tanulmánya szerint egy szervezet szoftverkiadásainak 30-40%-a árnyék-IT-ből származik az elmulasztott megújítások és a rejtett költségek miatt.
Az All-in-One platform a hatékony SEO-hoz
Minden sikeres vállalkozás mögött egy erős SEO kampány áll. De a számtalan optimalizálási eszköz és technika közül lehet választani, ezért nehéz lehet tudni, hol kezdjük. Nos, ne félj tovább, mert van egy ötletem, ami segíthet. Bemutatom a Ranktracker all-in-one platformot a hatékony SEO-ért.
Végre megnyitottuk a Ranktracker regisztrációt teljesen ingyenesen!
Ingyenes fiók létrehozásaVagy Jelentkezzen be a hitelesítő adatokkal
(Forrás)
Vásárlás a szükségleten túl
Minden szervezet hajlamos előre jelezni a növekedést, és a szükségleteinél többlet licencet vásárolni. Végső soron a legtöbb licenc kihasználatlanul marad, ami gyenge megtérülést és pazarló kiadásokat eredményez.
Az alkalmazás és a kiadások átláthatóságának hiánya
A SaaS-re fordított túlköltekezés fő oka az, hogy a vállalatok nem látják át teljes mértékben az általuk használt alkalmazásokat és az egyes alkalmazásokra fordított kiadásokat. 2023-at írunk, és egyes csapatok még mindig táblázatokkal kezelik a SaaS-alkalmazásokat.
Kihagyott megújítások
A kiadások átláthatóságának és a táblázatokon alapuló nyomon követésnek a hiánya a megújítások elmulasztásához vezet, és a SaaS-szolgáltatók kihasználják a lehetőséget, és többet számítanak fel Önnek. Az árnyék IT-alkalmazások gyakran automatikus megújításokat eredményeznek, ami megnövekedett kiadásokhoz vezet.
A pénzügyi csapat nem lesz képes azonosítani ezt a megnövekedett kiadást, mert nem tudják, hogy az alkalmazás létezik a SaaS-csomagjukban.
Az ár-összehasonlítás hiánya
Előfordulhat, hogy túlfizet az előfizetésekért, ha nem tudja, hogy a társai mennyit fizetnek hasonló alkalmazásokért. Ha nem ismeri a legfrissebb árazási referenciaértékeket, a SaaS-szállítók kihasználják ezt, és többet kérnek az alkalmazásokért, ami túlzott kiadásokhoz vezet.
A SaaS-kiadások optimalizálása 2023-ban
Most már tudja, hogy a szervezetek hogyan költik túl a SaaS-t, de tudta, hogy egyetlen megoldásra van szüksége a SaaS-kiadások optimalizálásához?
Igen, Önnek csak egy SaaS költéskezelő platformra van szüksége a SaaS-alkalmazások költségeinek csökkentéséhez és a SaaS-portfólió optimalizálásához.
A következőképpen zajlik:
Teljes SaaS átláthatóság
A SaaS kiadáskezelési platformok kiterjedt integrációs könyvtárral rendelkeznek, amely lehetővé teszi a szervezet SSO, pénzügyi és HRIS rendszereihez való kapcsolódást. Ezek az integrációk lehetővé teszik, hogy a platform 100%-os átláthatóságot biztosítson az Ön SaaS-alkalmazásai, szállítói, valamint az egyes felhasználók, osztályok és költséghelyekre vonatkozó kiadások tekintetében.
Amint az IT-csapatok központosított rálátást kapnak a SaaS-portfólióra, az alkalmazások kezelése, valamint az árnyék IT-alkalmazások és a duplikált alkalmazások azonosítása egyszerűbbé válik. A nem engedélyezett alkalmazásokat ki lehet iktatni a veremből, ami nagyobb megtakarításokat eredményez.
A pénzügyi csapatok azt is láthatják, hogy az egyes részlegek mennyit költenek SaaS-alkalmazásokra. Felhasználhatják a kiadási adatokat, összehasonlíthatják a felhasználási adatokkal, és meghozhatják a megfelelő költségoptimalizálási döntéseket.
Az All-in-One platform a hatékony SEO-hoz
Minden sikeres vállalkozás mögött egy erős SEO kampány áll. De a számtalan optimalizálási eszköz és technika közül lehet választani, ezért nehéz lehet tudni, hol kezdjük. Nos, ne félj tovább, mert van egy ötletem, ami segíthet. Bemutatom a Ranktracker all-in-one platformot a hatékony SEO-ért.
Végre megnyitottuk a Ranktracker regisztrációt teljesen ingyenesen!
Ingyenes fiók létrehozásaVagy Jelentkezzen be a hitelesítő adatokkal
Profi tipp: Használjon olyan SaaS-menedzsmentplatformot, amely a teljes SaaS-életciklust lefedi, a beszerzéstől és a tárgyalásoktól kezdve a rendelkezésre bocsátásig, a menedzsmentig és a megújításig.
Az alkalmazáshasználati adatok elemzése
A SaaS menedzsment platformok API-kon keresztül közvetlenül integrálódhatnak a SaaS-alkalmazásokkal, és pontos betekintést nyújtanak a használatba. A pénzügyi csapatok elemezhetik ezeket a használati adatokat, hogy azonosítani tudják a kihasználatlan alkalmazásokat, és kiszámíthassák a ROI-t a kiadások alapján.
A használatra vonatkozó információk megmutatják a csapat igényeit, az alkalmazás használatának módját és a felhasznált licencek számát. A fel nem használt licenceket hasznosíthatja, és átcsoportosíthatja azokat a felhasználóknak, akiknek szükségük van rájuk, vagy a megújítási tárgyalások során jobbra szabhatja a licencek számát, és optimalizálhatja a SaaS-kiadásokat.
A használati adatok elemzése és a licencek megfelelő méretezése segít abban, hogy a maximális értéket hozza ki az alkalmazásból, és növelje a megtérülést.
Alkalmazások vagy szállítók konszolidálása
A pénzügyi vezetők és a vállalati beszerzési vezetők számára a SaaS-kiadások csökkentése érdekében az alkalmazás- vagy beszállítói konszolidáció vált a legmegfelelőbb taktikává. Az alkalmazás-konszolidáció egy olyan folyamat, amelynek során azonosítja a felesleges vagy magas kiadásokat okozó, hasonló célokat szolgáló alkalmazásokat, és egyetlen megoldásba foglalja őket.
A szemléltetés érdekében tekintsünk egy olyan forgatókönyvet, amelyben az értékesítési csapat Salesloftot használ az értékesítés elősegítésére, a marketingcsapat Mailchimpet az e-mail marketingre, az ügyfélcsapat pedig Hubspotot a CRM-re.
A szállítói konszolidáció a Salesloft és a Mailchimp funkcióinak a Hubspotba történő összevonására utal, amely átfogó értékesítés-engedélyezési, e-mail marketing és CRM funkciókat kínál.
(Forrás)
Ezen eszközök konszolidálásával a szervezet racionalizálhatja a műveleteket, egyszerűsítheti a SaaS-menedzsmentet és növelheti a SaaS-megtakarításokat.
Profi tipp: Győződjön meg róla, hogy nem konszolidálja a hosszú távú, megbízható szállítói alkalmazásait.
Automatizálja a szerződésmegújításokat
Szabadulj meg a táblázatoktól. Ezek nem küldenek proaktív figyelmeztetéseket a közelgő megújításokról. Automatizált megújításkezelő rendszerre van szüksége ahhoz, hogy a megújítások előtt járjon. Szerencsére egy SaaS menedzsment platform segíthet a szerződésmegújítások automatizálásában.
Az automatikus megújítás lehet egy bummer. Egy megújításkezelő platform a szerződés dátuma alapján létrehoz egy megújítási naptárat, és 90 nappal a határidő előtt munkafolyamatokat indít, így segít megelőzni az automatikus megújításokat.
Az olyan SaaS menedzsment platformok, mint a CloudEagle, integrálhatók a Slackkel, és 90 nappal a megújítás dátuma előtt automatikus megújítási figyelmeztetéseket küldhetnek. Ez elegendő időt ad az alkalmazáshasználat elemzéséhez és egy tárgyalási stratégia előkészítéséhez, hogy a licencek méretét helyesen állapítsa meg és optimalizálja a kiadásokat.
Ne feledje, hogy a megújítási tárgyalások lehetővé teszik, hogy tárgyaljon a szállítóval a fel nem használt licencek megszüntetéséről, a használaton alapuló árképzési tervek leminősítéséről és a szállítók konszolidálásáról, ezért a tárgyalásokon a legjobbakat kell nyújtania.
Protipp: Ha a szerződés újratárgyalását tervezi, kezdje meg a tárgyalásokat idejekorán, vagy a felmondási idő lejárta előtt tájékoztassa az eladókat a választásáról.
Ász a tárgyalásokon az ár benchmarkok segítségével
A szállítói tárgyalások jelentős szerepet játszanak a SaaS-kiadások optimalizálásának sikerében. Az ügyes tárgyalások nagyobb SaaS-költségmegtakarítást eredményezhetnek, míg a nem megfelelő tárgyalások akaratlanul is növelhetik a kiadásokat.
A megújítási tárgyalások lehetővé teszik a licencek megfelelő méretezését, a terjedelem alapján a felesleges alkalmazások kiiktatását, valamint a szállítóval való újratárgyalást a kedvezmény vagy a kedvező ármegállapítás érdekében.
Mielőtt azonban tárgyalásokat kezdene a SaaS-szolgáltatókkal, elemezze az árképzési referenciaértékeket, hogy lássa, mennyit fizetnek a hasonló alkalmazásokért a versenytársai. Használja a referenciaértékeket eszközként, hogy kedvező árakat, árengedményeket vagy további funkciókat alkudjon ki.
Bizonyos esetekben előfordulhat, hogy a beszerzési csapatát stratégiai feladatokkal halmozzák el, és nincs ideje tárgyalni a beszállítókkal. Ne aggódjon; a tárgyalásokat kiszervezheti SaaS beszerzési szakértőkhöz .
Az All-in-One platform a hatékony SEO-hoz
Minden sikeres vállalkozás mögött egy erős SEO kampány áll. De a számtalan optimalizálási eszköz és technika közül lehet választani, ezért nehéz lehet tudni, hol kezdjük. Nos, ne félj tovább, mert van egy ötletem, ami segíthet. Bemutatom a Ranktracker all-in-one platformot a hatékony SEO-ért.
Végre megnyitottuk a Ranktracker regisztrációt teljesen ingyenesen!
Ingyenes fiók létrehozásaVagy Jelentkezzen be a hitelesítő adatokkal
Ezek a támogatott vásárlók az Ön kibővített beszerzési csapataként fognak működni. Elemzik az Ön igényeit és az alkalmazáshasználatot, piackutatást végeznek, azonosítják a legfrissebb ár-összehasonlító adatokat, és az Ön nevében tárgyalnak a szállítókkal a legjobb árfeltételek és kedvezmények biztosítása érdekében.
Protipp: A SaaS-szolgáltatók okosak; kerülje el, hogy felkészületlenül kezdjen bele a tárgyalásokba, mivel könnyen rávehetik, hogy a szükségesnél többet fizessen. Készítsen világos tárgyalási stratégiát, majd folytassa a tárgyalást.
Bónusz
SaaS költségvetés-tervezés
Megvitattuk a SaaS-kiadások optimalizálásának öt módját. Kezeskedhetünk ezekért a taktikákért, mert a pénzügyi vezetők, a beszerzési vezetők és az üzemeltetési vezetők világszerte alkalmazzák őket.
A legjobb gyakorlat azonban az, hogy a SaaS-csomagot és a kiadásokat optimalizáljuk, ahelyett, hogy az utolsó pillanatban próbálnánk csökkenteni a kiadásokat, miután elvesztettük az ellenőrzést a kiadások felett.
Profi tipp: Fókuszáljon inkább a működési kiválóságra, mint a folyamatos fejlesztésre
A működési kiválóság elérése érdekében hangsúlyt kell fektetnie a SaaS költségvetés-tervezésre. Legyen teljes rálátása, elemezze a felhasználást, értse meg a követelményeket, és ennek megfelelően ossza el a költségvetést a szükséges alkalmazásokhoz és csapatokhoz.
- Állítson be költségvetési korlátokat az egyes osztályok számára.
- Rendszeres költségvetési ellenőrzések elvégzése
- A költségvetések kihasználása és átcsoportosítása, amikor csak szükséges.
Mégis szüksége lesz egy SaaS-menedzsment platformra a felhasználás, a kiadások elemzéséhez és a költségvetések elosztásához, ezért ne hagyja figyelmen kívül a megfelelő platform kiválasztását.
Protipp: A költségvetés elosztása előtt hívja össze az összes érdekelt felet, hogy megértsék a követelményeket, hogy elkerülje az eredménytelenséget.
Következtetés
Tekintettel a 2023-as gazdasági visszaesésre, itt az ideje, hogy a szervezetek a potenciális növekedés előrejelzésével a SaaS-kiadások optimalizálására összpontosítsanak ahelyett, hogy felesleges alkalmazásokat vagy licenceket vásárolnának.
Ha tudja, hol költekezik túl sokat, könnyebbé válik a SaaS költségoptimalizálási folyamat. Ebben a cikkben olyan megvalósítható tippeket adtunk, amelyekkel a pénzügyi és IT-csapatok teljes kontrollt szerezhetnek a SaaS-kiadások felett.
Ne feledje, a SaaS-kiadások optimalizálása soha nem ér véget; ez egy ciklikus folyamat, és a megfelelő SaaS-menedzsment platformmal, mint a CloudEagle, elérheti a működési kiválóságot és növelheti az eredményt.