Ellenőrzőlista a kisvállalkozások adminisztrációs teendőihez: alapvető nyomtatványok

Bevezető

Amikor vállalkozást indítunk, a marketing kapja a legtöbb figyelmet. A papírmunka viszont eldönti, hogy a vállalkozás működhet-e. Egy elmulasztott bejelentés hetekre késleltetheti a bankszámla megnyitását, az adózási választást vagy az engedély kiadását.

A papírmunka nagy része ma már online intézhető. Egy makacs része azonban nem, és éppen ez az a terület, ahol az új tulajdonosok időt veszítenek. Ez az ellenőrzőlista azokat az űrlapokat fedi le, amelyekkel egy kisvállalkozásnak az Egyesült Államokban az első évében szembe kell néznie, valamint bemutatja, hogy az egyes űrlapok milyen útvonalat követnek.

Kezdjük azzal, hogy hogyan kell benyújtani az egyes nyomtatványokat

Mielőtt bármit is kitöltenél, olvasd el az utasítások utolsó oldalát. Ott megtudhatod, hogy a hatóság hogyan fogadja be az űrlapot. Négy gyakori válasz létezik.

Az első az online portál. A második a postai cím. A harmadik az e-mail, ami aláírt űrlapok esetében ritkábban fordul elő, mint az emberek gondolnák. A negyedik pedig egy faxszám.

Ez utóbbi meglepetést okoz azoknak, akiknek soha nem volt faxkészülékük. Nincs is szükség rá. A faxot online is elküldheti egy böngészőből, PDF-fájl és kártya segítségével. A Fax for Agents szolgáltatásnál az ár 2,49 dollár legfeljebb 5 oldal esetén az Egyesült Államokba és Kanadába.

Ha előre tudjuk, milyen csatornán keresztül küldjük el az űrlapot, megspórolhatunk egy elpazarolt délutánt. A postai úton elküldendő, tintával aláírt űrlapot másképp kell előkészíteni, mint a portálra feltöltendőt.

Az első évben érdemes ismerni az alábbi űrlapokat

Elsőként a munkáltatói azonosítószámra van szükség, mert a bankok ezt kérik. Az Internal Revenue Service (IRS) a legtöbb vállalkozás számára lehetővé teszi az online kérelmezést. Azok, akik nem tehetik meg, telefonon, faxon vagy postai úton nyújthatják be a kérelmet, amely az SS-4-es űrlap.

Ezt követheti az adózási választás. Az a társaság, amely S-társaságként kíván adózni, a 2553-as nyomtatványt nyújtja be. Az IRS e nyomtatványra vonatkozó benyújtási oldalán az államtól függően postai cím vagy faxszám szerepel.

A harmadik a meghatalmazás. Ha egy könyvelő intézi az adóhivatal felé az ügyeit, az adóhivatalnak először egy aláírt meghatalmazásra van szüksége az aktájában.

Ezt követik a banki nyomtatványok. Aláíró hozzáadása, címváltoztatás vagy átutalás engedélyezése gyakran olyan nyomtatványt jelent, amelynek tetején faxszám szerepel.

Ezek után következnek a helyi nyomtatványok. A vállalkozói engedélynek, a forgalmi adó-engedélynek és a bérleti szerződés kiegészítésének mindegyikéhez saját hivatal és saját benyújtási csatorna tartozik.

Írja le ezeket egy három oszlopos listában: az űrlapot, a hivatalt és az általa elfogadott csatornát. A lista elkészítése tíz percet vesz igénybe, és megakadályozza, hogy minden évben újra és újra ugyanazt a kérdést kelljen megválaszolni. Tartsa olyan helyen, ahol a könyvelő és az adótanácsadó is láthatja.

Miért használnak még mindig faxot egyes hivatalok?

Könnyű úgy értelmezni a faxszámot, hogy az a hivatal elavultságát jelzi. Az ok azonban sokkal gyakorlatiasabb. A fax két gép közötti kapcsolat, és a fogadó gép minden oldalt visszaigazol.

Így a feladó időbélyeggel és oldalszámmal ellátott nyilvántartást kap. Számos iktatási szabályt ennek a nyilvántartásnak a figyelembevételével fogalmaztak meg. Egy irodának alig van oka átírni ezeket azoknak a kevés pályázóknak a kedvéért, akik évente inkább más utat választanának.

Ellenőrzőlista minden határidővel rendelkező űrlaphoz

Mindenekelőtt olvassa el a beküldési csatornára vonatkozó utasításokat.

Töltse ki az űrlapot számítógépen, ahol lehetséges, majd írja alá. Szkennelje be az aláírt oldalakat egy PDF-fájlba, az űrlapon szereplő sorrendben.

Vegye át a címet vagy a telefonszámot a jelenlegi utasításokból. A hivatalok mindkettőt megváltoztatják, és a tavalyi évből elmentett elérhetőség már nem biztos, hogy helyes.

Írja rá az első oldalra a cég nevét, az adó- vagy számlaszámot és egy telefonszámot.

Küldje el a munkanap elején, az iroda időzónájában. Ha a vonal foglalt vagy a portál nem elérhető, még órák állnak rendelkezésére, hogy újra megpróbálja.

Őrizze meg a bizonylatot. A portál visszaigazoló oldalt, a posta nyugtát, a fax pedig kézbesítési jelentést ad.

Milyen igazolásnak van értéke

A tulajdonosok gyakran elhanyagolják a feladás igazolását, pedig ez az, ami eldönti a vitás kérdéseket. Ha egy hivatal azt állítja, hogy egy űrlap soha nem érkezett meg, a beszélgetés menete megváltozik, amint meg tudja adni a dátumot, az időpontot és a hivatkozási számot.

Olvasd el a bizonyítékot, és vedd figyelembe, mit áll benne. A kézbesítési jelentés azt jelenti, hogy a fogadó készülék átvette az oldalakat. Nem jelenti azt, hogy valaki feldolgozta volna őket. Határidővel rendelkező űrlap esetén telefonálj az irodába, és érdeklődj.

A bizonyítékot a nyomtatvány másolatával együtt iktassa. Használjon egy mappát az évre, amelyet a nyomtatvány neve és a dátum szerint nevezzen el.

Alakítsd ki ezt a szokást egyszer és mindenkorra

Ez egyáltalán nem nehéz. Ez egy olyan rutin, amelyet a legtöbb tulajdonos csak akkor alakít ki, miután egy beadvány eltűnik. Alakítsd ki még azelőtt! Ellenőrizd a csatornát, készíts egy rendezett dossziét, küldd el időben, és őrizd meg a nyilvántartást.

Az űrlapok évről évre változnak. A rutin viszont nem.