Tippek és trükkök a sikeres HR-szerephez szükséges íráskészség fejlesztéséhez

Intro

Talán úgy gondolja, hogy az íráskészség kevésbé fontos a HR-menedzserek számára, mint a kommunikációs és személyközi készségek. A jól strukturált és átfogó tartalom létrehozása azonban ugyanolyan fontos, mint a munkatársak közötti konfliktus megoldása vagy egy lenyűgöző állásinterjú lebonyolítása.

Kétségtelen, hogy nem mindenki születik írói tehetséggel. A legtöbbünknek keményen meg kell dolgoznia azért, hogy fejlessze írói készségét. Ha szeretnéd az írásodat a következő szintre emelni, ebben a cikkben számos praktikus tippet találsz. De előbb tekintsük át gyorsan, hogy HR-vezetőként miért lehet szükséged az íráskészséged fejlesztésére.

Miért fontosak az íráskészségek a HR-szakmában?

A képet Polina Zimmerman készítette a Pexelsről

Az íráskészségére nap mint nap támaszkodik, kezdve a HR területen történő állásszerzéstől, amikor az önéletrajzában személyes nyilatkozatot kell feltüntetnie, egészen a mindennapi e-mailekig és a havi prezentációkig. Nem csoda, hogy az álláskeresők gyakran vesznek igénybe személyes nyilatkozatot író szolgáltatást, hogy informatív és emlékezetes bekezdést alkossanak az eredményeikről és a legfontosabb okokról, amiért tökéletesek az adott állásra. Egy tapasztalt író segíthet egy olyan rövid leírás elkészítésében, amely megragadja az olvasó figyelmét.

Az erős íráskészség elengedhetetlen a HR területén a hitelesség és a szakmaiság megteremtéséhez. Az Ön írása gyakran az első benyomás, amelyet a jelölt vagy a munkavállaló Önről és a HR-osztályról kap. Egyszóval a világos, tömör és hibamentes írás azt mutatja, hogy Ön odafigyel a részletekre és komolyan veszi a munkáját. Íme még néhány ok, amiért érdemes megfontolnia, hogy fejlessze íráskészségét.

* Világos és meggyőző munkaköri leírások

Az erős íráskészség elengedhetetlen ahhoz, hogy olyan leírásokat készítsünk, amelyek vonzzák a képzett jelölteket, és tájékoztatják őket a szerepkörről.

* Hatékony kommunikáció

A HR-szakemberek folyamatosan kommunikálnak a munkavállalókkal, a vezetőkkel és a vezetőkkel. Világos, tömör és informatív e-maileket, jelentéseket és egyéb dokumentumokat kell tudniuk írni.

* Jogi megfelelés

Számos HR-dokumentumnak, például a szabályzatoknak és eljárásoknak meg kell felelniük a jogszabályoknak. A HR-szakembereknek képesnek kell lenniük arra, hogy olyan dokumentumokat írjanak, amelyek világosak és tömörek, és megfelelnek az összes jogi követelménynek.

* Munkáltatói márkaépítés

HR-szakemberként Ön felelhet a vállalati weboldal vagy a közösségi média számára tartalmat írni, például karrieroldalakat vagy álláshirdetéseket. Ezért az Ön által létrehozott tartalomnak pontosan tükröznie kell a vállalati kultúrát.

* Képzés és fejlesztés

Ön részt vehet az alkalmazottak számára készült képzési anyagok kidolgozásában. Célod, hogy ezek világosak, tömörek és könnyen érthetőek legyenek.

Top tippek HR szakemberek számára az íráskészség fejlesztéséhez

Kép: tirachard kumtanom a Pexels oldalról

A következő hatékony tippek és trükkök segítenek javítani az íráskészségét, mivel erős kommunikációt építhet ki a vállalat vezetőségével és alkalmazottaival.

Olvasson széles körben és rendszeresen

Az emberek gyakran úgy tanulnak, hogy a mestereket figyelik munka közben. Új technikákat tanulhatnak, és átitathatják magukat a szakértők bölcsességével. Ha csiszolni akarod íráskészségedet, merülj el a jó írásokban. Figyeljen arra, hogy a szerzők hogyan alkotják meg a mondatokat, bekezdéseket és érveket. Válassza a szakterületének megfelelő szakirodalmat, hogy megtanulja a szükséges szakkifejezéseket. Ez a megközelítés javítani fogja a nyelvtan, a stílus és a hangnem megértését.

Tervezés és szervezés

Mielőtt elkezdené az írást, szánjon egy kis időt a gondolatai megtervezésére és a tartalom rendszerezésére. Gyakran előfordul, hogy egy jó irodalmi mű részletes vázlattal kezdődik. Még egy egyszerű e-mail megírásakor is adj magadnak elég időt arra, hogy átgondold. Ez a stratégia segít abban, hogy koncentráltabb és koherensebb művet írj.

Gyakorlat

Minél többet írsz, annál jobb leszel benne. Minden nap vagy héten szakítson időt az írásra, még ha csak egy rövid naplóbejegyzésről is van szó. Jól jöhet egy felhasználóbarát időnapló. Elmerülhetsz a kreatív írásmódban, vagy összpontosíthatsz a szakmai szlengre, és gyakorolhatod az e-mailek, jelentések stb. írását. Ez egy nagyszerű lehetőség arra is, hogy fejlessze a szervezési készségeit. Kihívást jelenthet, hogy elegendő időt találjon erre a tevékenységre, de mindenképpen hasznos lesz az Ön számára.

Vegyen részt egy író tanfolyamon

Számos írásbeli tanfolyam online és személyesen is elérhető. Az ilyen tanfolyamok segíthetnek az íráskészség fejlesztésében strukturált keretek között, és különösen hasznosak azok számára, akiknek nehézséget okoz, hogy egyedül megszervezzék a tanulási folyamatot. Ráadásul kihasználhatja ezt a lehetőséget arra is, hogy hasonló gondolkodású emberekkel találkozzon és kapcsolatokat építsen ki.

Találd meg a hangod

A hatékony HR-vezető egyik feladata, hogy elősegítse a munkavállalók fejlődését, és biztosítsa, hogy mindenki lehetőséget kapjon képességeinek és tehetségének bemutatására. Használja ugyanezeket a technikákat, hogy segítsen magának olyan írásmódot kialakítani, amely egyszerre professzionális és hiteles az Ön számára. Bár a kommunikációhoz hivatalos nyelvezetet kell használnia, ez nem jelenti azt, hogy ne igazíthatná azt a személyiségéhez.

Használjon erős igéket

Az igék a mondatok munkagépei. Válasszon erős igéket, amelyek pontosan közvetítik a jelentést, és erőt adnak az írásának. Ügyelj arra, hogy ne alkoss olyan mondatokat, amelyek kettős jelentéssel bírnak, és összezavarhatják a közönséget. Emellett használjon aktív hangot, mert ez általában tömörebb és könnyebben érthető. Ez a szabály különösen fontos az e-mailek írása során, mivel azt szeretné, ha a címzetteknek világos elképzelése lenne arról, hogy mit szeretne, mit tegyenek a kapott információval.

Változó mondatszerkezet

Ne hagyja, hogy a mondatai monotonná váljanak. Keverje a mondathosszúságot és a mondatszerkezetet, hogy az olvasás élményét még inkább magával ragadóvá tegye. Olvasd fel őket hangosan, hogy kiszúrd az esetleges következetlenségeket. A csak hosszú mondatokat használó stratégia kudarcot vallhat, mert könnyen összezavarhatja olvasóit. Alternatívaként, ha csak rövid mondatokban írsz, megnehezíted a hallgatóság számára, hogy az egész művet elolvassa, és hirtelen befejezett gondolatokba botlik.

Ismerje a közönségét

Ahogy a marketingesek különböző stratégiákat használnak a felhasználói szándékok megértéséhez és a vonzó tartalom létrehozásához, a HR-menedzserek is hasonló megközelítésekkel dolgoznak ki minden e-mailt és jelentést. Szabja a tartalmat az adott célközönségre, figyelembe véve annak igényeit és hátterét. Vegye figyelembe a tudásszintjüket és azt, hogy milyen információra van szükségük. Gondoskodjon arról, hogy a tárgyalt témával kapcsolatban több részletet adjon meg a közönség számára, amely esetleg nem ismeri azt.

Gondosan lektoráljon

Mindig gondosan ellenőrizze a munkáját, mielőtt megnyomja a küldés gombot. A gépelési és nyelvtani hibák kellemetlen benyomást kelthetnek az olvasókban. Használhatod a népszerű eszközök, például a Grammarly bővítményeit a böngésződhöz, hogy kiszúrd az összes lehetséges hibát. Számos nyelvtani ellenőrző program elérhető online és a szövegszerkesztő szoftverekben. Használja ezeket az eszközöket, hogy segítsenek a hibák kiszűrésében, de ne hagyatkozzon rájuk teljesen. Elemezze az elkövetett hibákat, hogy a jövőben elkerülje őket. Ellenkező esetben nem fogod javítani az íráskészségedet.

Sablonok használata

Számos HR-dokumentum, például az állásleírások és az ajánlati levelek sablonizálhatók. Ezzel a megközelítéssel időt takaríthat meg, és biztosíthatja a következetességet. Személyre szabott sablonokat készíthet az interneten vagy egy professzionális írószolgálatnál található példák alapján. Adja hozzá a példákhoz a vállalati kultúra sajátos részleteit és az Ön személyes írói hangját, hogy egyedivé tegye őket.

Tartsa legálisan

A HR-dokumentumok megírásakor ügyeljen a jogi kérdésekre. Ha bármilyen kérdése van, konzultáljon ügyvéddel, hogy megbizonyosodjon arról, hogy mindent helyesen csinál. Szükség esetén elvégezhet egy megfelelő írásbeli tanfolyamot, amely a HR-vezetők írásos anyagainak jogi kérdéseit tárgyalja.

Hogyan használjuk az íráskészségeket a szakmai fejlődéshez?

Erős motivációra van szükséged ahhoz, hogy elegendő időt szentelj az íráskészséged fejlesztésére. A szakmai fejlődésed lehet az egyik legfontosabb motivációs tényező, ami arra ösztönözhet, hogy az íráskészségedet más tevékenységek elé helyezd elfoglalt időbeosztásodban. Vegye fontolóra az alábbi lehetőségeket, amelyekkel írói tehetségét felhasználhatja a karrierlétrán való feljebb jutáshoz.

Tartalom létrehozása

Legyen gondolatvezető a HR-témákról szóló blogbejegyzések írásával. Ezzel demonstrálhatja szakértelmét, és előadóként vagy iparági elismerésben részesülhet. Megcélozhatja az iparági kiadványokat, vagy akár saját blogot is indíthat. Kezdje kicsiben, rendszeres posztok írásával az olyan platformokon, mint a LinkedIn, és növelje közönségét.

Belső kommunikáció

Jelentkezzen önkéntesnek a HR-osztály vagy az egész vállalat belső kommunikációjának megírására. Ez a tevékenység magában foglalhat munkavállalói hírleveleket, irányelv-frissítéseket vagy képzési anyagokat. Ezzel megmutathatja, hogy képes a kommunikációt a különböző célközönségekhez igazítani.

Erős javaslatok kidolgozása

Ha az Ön feladata új HR-kezdeményezések előterjesztése, használja íráskészségét meggyőző és jól strukturált javaslatok kidolgozására. A meggyőző tartalom megalkotása segít abban, hogy a legtöbbet hozza ki a részlegéből, és növekedjen a szervezeten belül.

Hozzájárulás az iparági erőforrásokhoz

A bölcsesség a tapasztalattal jön. Írjon esettanulmányokat vagy fehér könyveket a vállalaton belüli sikeres HR-gyakorlatokról (ha a titoktartás lehetővé teszi). Ha megosztja megállapításait és meglátásait, az erősíti hírnevét, és erőforrásként pozícionálja magát a HR-közösségen belül.

Építsen portfóliót

Soha nem lehet tudni, mit hoz a jövő. Mindig jó ötlet, ha van egy portfólió a legjobb HR-rel kapcsolatos írásmintáidból. Tartalmazzon benne munkaköri leírásokat, képzési anyagokat vagy akár sikeres belső kommunikációs anyagokat is. Ezzel bizonyítja a potenciális munkáltatóknak a kiemelkedő íráskészségét és tapasztalatát.

Hálózat a HR szakemberekkel

Sok HR-szakember online fórumokon vagy közösségi médiacsoportokon keresztül tartja a kapcsolatot. Vegyen részt a vitákban, és ossza meg írásos meglátásait. Ezzel a megközelítéssel Ön egy hozzáértő hangként jelenik meg, és szakmai kapcsolatokat épít.