Panduan Lengkap Kepatuhan Media Sosial untuk Tahun 2023

Intro

Pada tahun 2021, 91,9% bisnis mengharapkan staf pemasaran untuk memanfaatkan media sosial. Hampir tidak mungkin bagi bisnis saat ini untuk bertahan tanpa kehadiran media sosial. Ini adalah bentuk komunikasi 2 arah yang vital dan instan yang memungkinkan kontak dengan pelanggan dan prospek dan dapat mempercepat pertumbuhan bisnis.

Peningkatan penggunaan media sosial ini tak pelak lagi telah menyebabkan aturan dan regulasi yang lebih ketat. Oleh karena itu, pemasar harus tahu apa yang mereka lakukan dan bekerja keras untuk menghindari risiko yang dapat membuat mereka berada di air panas.

Kepatuhan media sosial secara sederhana berarti mengikuti aturan saat menggunakan platform media sosial untuk berkomunikasi. Namun, ada lebih banyak lagi. Ada perpaduan kompleks antara aturan platform, peraturan industri, dan undang-undang setempat yang harus dipatuhi.

Apa saja risiko yang terkait dengan kegagalan untuk mematuhi?

Melanggar kepatuhan media sosial dapat berarti kerusakan reputasi, denda peraturan, atau risiko pribadi untuk bisnis. Tergantung pada jenis industri dan lokasi, risikonya dapat bervariasi tetapi secara umum, risiko-risiko tersebut termasuk dalam kategori berikut:

Perlindungan data dan privasi

Sangat penting bagi Anda untuk mengetahui undang-undang perlindungan data dan privasi di negara dan wilayah pelanggan Anda berada. Ada banyak tumpang tindih yang umum, yang mencakup penyimpanan data pribadi yang aman, pembatasan pengiriman pesan yang tidak diminta, dan memberi tahu pelanggan di mana dan bagaimana data mereka akan disimpan dan digunakan.

Kerahasiaan

Pemasar perlu memahami peraturan tentang kerahasiaan dalam industri mereka. Ketika bekerja dengan sektor pendidikan, sektor keuangan, atau bidang kesehatan, akan ada aturan ketat tentang hal ini. Industri yang teregulasi harus memiliki kebijakan media sosial yang ketat dan internal.

Aturan pemasaran

Undang-undang tentang makanan, obat-obatan, alkohol, dan tembakau dapat berarti pemasar harus melangkah dengan hati-hati saat memposting tentang barang-barang ini. Selain itu, dengan meningkatnya 'berita palsu', klaim yang terbukti tidak benar juga dapat menimbulkan risiko bagi pemasar. Pemasaran media sosial seputar pil penurun berat badan, dukungan influencer palsu, dan COVID-19 dapat berakhir dalam penyelidikan.

Akses dan pengarsipan

Jika Anda berada dalam industri yang diatur, penting bagi Anda untuk mengarsipkan semua komunikasi karena alasan hukum. Di beberapa negara, akun pejabat dan departemen pemerintah tidak dapat memblokir bahkan pengguna yang paling bermasalah karena dianggap melanggar undang-undang kebebasan berbicara.

Bagaimana dengan risikonya bagi Anda?

Penting juga untuk melindungi diri Anda secara online. Detail seperti nomor telepon Anda yang dipublikasikan untuk pelanggan Anda juga dapat dilihat oleh penipu dan spammer. Pastikan Anda memiliki perlindungan, seperti sistem ID penelepon yang dapat disesuaikan, untuk mendeteksi panggilan masuk tersebut.

Karena ada hubungan antara media sosial dan ajakan bertindak, panggilan telepon dapat dikaitkan kembali ke media sosial dan risiko apa pun yang terkait dengan media sosial dapat segera ditransfer. Itulah mengapa pemantauan panggilan telepon itu penting.

Apakah yang terbaik adalah menjauhi media sosial sama sekali?

Tidak sama sekali. Media sosial adalah alat yang hebat untuk mengarahkan orang ke situs web Anda. Jika Anda bekerja untuk meningkatkan SEO media sosial Anda, Anda benar-benar dapat mengarahkan lalu lintas ke arah yang benar. Jika situs web Anda juga dioptimalkan dengan baik, ini bisa menjadi hubungan dua arah.

Di sinilah Anda dapat mempertimbangkan alat bantu audit situs web. Namun, sangat penting untuk tetap menjadi yang terdepan dalam permainan dan terus meninjau dan memantau kepatuhan.

(Tangkapan layar diambil dari ranktracker.com)

Apa yang akan datang pada tahun 2023

Seperti yang telah kami katakan, media sosial masih merupakan cara yang bagus untuk menarik dan berkomunikasi dengan klien / klien potensial. Untuk merencanakan strategi kepatuhan Anda ke depan, penting untuk mengetahui perubahan apa yang akan kita lihat di media sosial tahun depan.

1. Selamat tinggal kue kering

Tahun 2023 akan menjadi akhir dari cookie. Meskipun banyak pengguna menyambut baik hal ini, namun ada kekhawatiran tentang iklan dan bagaimana iklan akan bekerja setelahnya. Dengan mengingat hal ini, Anda sebaiknya mulai membangun hubungan nyata dengan pelanggan sekarang, bukannya mengandalkan cookie.

Bangun hubungan yang positif dan daftar email untuk merencanakan lebih dulu perubahan apa pun yang mungkin terjadi dalam hal peraturan dan kepatuhan.

2. Tahun 2023 akan terjadi peningkatan permintaan akan kejujuran dan integritas. Pemerintah berada di bawah tekanan untuk menindak ketidakbenaran, jadi jika Anda mengandalkan berita palsu atau testimoni palsu, sekaranglah waktunya untuk berubah.
3. Platform media sosial yang terdesentralisasi. Hal ini dapat menimbulkan tantangan bagi situs media sosial yang dimiliki secara terpusat (atau pemain besar di media sosial). Secara tradisional, pemilik perusahaan media sosial telah disebut sebagai penentu, tetapi pada tahun 2023, platform media sosial yang lebih kecil dan terdesentralisasi akan menempatkan pengguna pada posisi yang lebih kuat.

Hal ini bisa memaksa perusahaan yang lebih tua dan lebih besar untuk mempertimbangkan keinginan dan kebutuhan pelanggan, dan bisa mengarah ke aturan baru.

Cara menjaga kepatuhan di media sosial

(Gambar bebas digunakan yang bersumber dari Pexels)

Melakukan penilaian risiko

Meskipun penilaian risiko tidak akan mencegah setiap kemungkinan, namun penilaian risiko akan membantu Anda memprediksi apa yang mungkin terjadi, risiko terhadap bisnis Anda, dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mencegah dan memitigasinya.

Pahami peraturan industri Anda.

Industri yang diatur lebih besar kemungkinan akan memiliki pakar kepatuhan internal dan harus dapat menjawab pertanyaan apa pun tentang kepatuhan sehingga penting bagi tim pemasaran untuk bekerja sama dengan pakar kepatuhan.

Mengontrol siapa yang dapat mengakses akun media sosial

Menjaga kendali atas siapa yang dapat mengakses dan memposting di akun media sosial bisnis Anda adalah bagian penting dalam menjaga kepatuhan. Anggota tim memerlukan pelatihan yang tepat untuk mengakses media sosial dan mungkin saja pemimpin tim senior akan meninjau semua media sebelum diposting untuk memastikan kualitas, akurasi, dan tentu saja kepatuhan. Memberikan kata sandi kepada beberapa anggota tim menciptakan risiko yang tidak perlu dari pelanggaran yang tidak disengaja atau berbahaya.

Perangkat lunak untuk membantu Anda mengelola semua media sosial di satu tempat dapat membantu dalam hal ini. Sistem penugasan tiket dapat digunakan sehingga pertanyaan dapat dikirim ke moderator tim yang tepat.

Memantau akun

Tergantung pada industri Anda, ini bisa berarti menanggapi komentar dan pesan langsung dalam jangka waktu tertentu. Mungkin saja Anda memiliki kewajiban untuk melaporkan komentar ke badan pengatur atau pengatur. Anda bahkan mungkin bertanggung jawab atas komentar yang ditinggalkan oleh orang lain jika mereka menyesatkan. Misalnya, menerima testimonial palsu dan meninggalkannya di halaman media sosial Anda sementara mengetahui bahwa itu menyesatkan publik.

Awasi situs peniru. Ini bisa jadi situs penipu yang dibuat untuk mendapatkan pengikut Anda, situs penggemar yang tidak dimaksudkan untuk berbuat jahat, atau situs yang berniat untuk menyebabkan kerugian. Dalam hal apa pun, situs peniru dapat secara sengaja atau tidak sengaja melanggar kepatuhan dan merusak reputasi Anda.

Pastikan agen lepas atau agen luar seperti tenaga penjualan tidak membuat klaim yang berlebihan atau palsu di akun media sosial Anda. Agensi eksternal harus diberitahu tentang peraturan apa pun yang perlu dipatuhi oleh industri Anda.

Mengarsipkan segalanya

Anda harus mengarsipkan semua komunikasi media sosial jika Anda beroperasi di industri yang diatur. Anda dapat membeli perangkat lunak spesialis seperti pemeriksa kepatuhan media sosial otomatis untuk melakukan ini untuk Anda.

Menjaga agar pelatihan staf tetap teratur dan mutakhir

Untuk menjaga agar pengguna tetap terlibat, fitur-fitur media sosial diperbarui setiap saat, dan oleh karena itu begitu juga dengan peraturan. Apa yang dapat diterima tahun lalu mungkin tidak lagi, jadi penting untuk tetap mengikuti setiap perubahan.

Perubahan terbesar yang diharapkan pada tahun 2023 adalah pertumbuhan AI. Teks otomatis dan penyaringan komentar kasar telah diterapkan dan di sinilah Anda perlu berhati-hati. Keterangan otomatis tidak selalu benar, jadi pastikan untuk memeriksa ulang teks sebelum Anda memposting.

Memiliki kebijakan media sosial terbaru

Titik acuan ini harus dirancang agar relevan dengan industri Anda dan mencakup semua peraturan. Ini akan bervariasi dari satu industri ke industri lainnya, tetapi harus mencakup komponen-komponen berikut ini:

• Kebijakan media sosial. Ini akan mencakup pedoman, aturan, dan regulasi serta menginformasikan pengguna tentang cara untuk patuh.
• Kebijakan penggunaan yang dapat diterima. Ini menginformasikan pengguna dan penggemar tentang cara berinteraksi dengan Anda dengan cara yang dapat diterima.
• Kebijakan privasi. Ini menginformasikan kepada pengguna tentang bagaimana data mereka akan disimpan, dikumpulkan, dan digunakan.
• Kebijakan kepatuhan influencer (jika berlaku). Influencer mungkin tidak menyadari kepatuhan seperti Anda, terutama kepatuhan yang terkait dengan industri, jadi buatlah kebijakan kepatuhan ke dalam perjanjian kontrak Anda. Peraturan kepatuhan akan diluncurkan pada tahun 2023 dan Anda harus selalu mengikuti perkembangan terbaru. Berhati-hatilah jika Anda mengandalkan alat persetujuan data pihak ketiga karena mungkin tidak cukup mutakhir untuk wilayah Anda.

Transparansi penuh

Beri tahu pengguna ketika pihak ketiga dibayar atau diberi kompensasi untuk mempromosikan produk atau layanan Anda. Dengan nada yang sama, karyawan yang memposting postingan perusahaan pada akun pribadi mereka harus mengungkapkan siapa mereka.

Memiliki tim layanan pelanggan yang hebat

Jika Anda cukup beruntung memiliki banyak pengikut di media sosial, kemungkinan Anda akan dibanjiri pertanyaan, keluhan, dan pesan dari orang-orang yang membutuhkan bantuan. Penting untuk memiliki tim yang baik di belakang Anda untuk menangani sisi komunikasi dengan cara yang sopan dan profesional.

Di sisi lain, Anda telah melakukan apa yang Anda bisa, tetapi Anda tidak dapat memprediksi setiap pelanggaran kepatuhan yang mungkin terjadi dengan media sosial. Jika ada masalah yang muncul, penting bagi tim layanan pelanggan Anda untuk diperlengkapi dengan baik untuk menangani setiap pelanggaran peraturan secara efektif.

Tim layanan pelanggan yang baik bisa saja in-house, tetapi outsourcing tim layanan pelanggan Anda mungkin merupakan cara yang lebih hemat biaya dan mengurangi risiko kepatuhan Anda.

Pikiran akhir

Kepatuhan media sosial adalah proses yang berkelanjutan. Tidak cukup hanya menyelesaikannya dan melupakannya. Anda harus memantau perubahan aturan, regulasi, undang-undang, dan fitur perangkat lunak agar tetap patuh. Dengan tahun 2023 yang diperkirakan akan membawa perubahan besar pada media sosial, ini bisa berarti pergolakan aturan kepatuhan.

Agar tetap terdepan, rencanakan ke depan. Waspadai perubahan dan bersiaplah untuk menerapkan perubahan pada kebijakan dan praktik Anda.