Upaya Membangun Tautan: Bagaimana Editor Membaca Email Anda

Pendahuluan

Pendekatan dingin terlihat sangat berbeda tergantung di sisi mana Anda berada dalam kotak masuk.

Bagi pengirim, sebuah proposal mungkin melibatkan riset, pencarian prospek, penulisan, dan beberapa menit yang dihabiskan untuk menemukan kontak yang tepat. Bagi seorang editor, itu hanyalah satu pesan lagi yang bersaing dengan email internal, tenggat waktu, buletin, proposal humas, dan puluhan permintaan lainnya.

Perbedaan itulah yang menjelaskan mengapa pendekatan yang tampak sangat wajar bagi pengirim bisa menguap tanpa balasan.

Editor mencari tanda-tanda bahwa pengirim memahami publikasi tersebut, memiliki sesuatu yang relevan untuk ditawarkan, dan dapat menyampaikan ide tanpa menimbulkan beban kerja tambahan.

Oleh karena itu, pendekatan yang baik tidak terlalu bergantung pada templat yang cerdik, melainkan lebih pada kemudahan melakukan pemeriksaan kredibilitas secara cepat.

Inilah yang sebenarnya diperhatikan oleh seorang editor.

Kotak masuk menentukan lebih dari yang Anda kira

Sebelum seorang editor membaca proposal, mereka melihat nama pengirim, alamat email, baris subjek, dan cuplikan singkat kalimat pembuka.

Kesan pertama itu sudah menjawab beberapa pertanyaan.

Apakah ini orang sungguhan? Apakah domainnya masuk akal? Apakah subjeknya relevan dengan publikasi tersebut? Apakah pratinjau tersebut terlihat seperti pesan yang dipersonalisasi atau email massal?

Identitas pengirim sangat penting di sini. Informasi yang sama harus tetap konsisten setelah pesan dibuka. Footer sederhana yang mencantumkan nama asli, jabatan, perusahaan, dan situs web memudahkan editor untuk memverifikasi orang di balik proposal tersebut.

Bagi tim yang mengirimkan pesan dari beberapa akun, pembuat tanda tangan email dapat membantu menjaga konsistensi informasi dasar pengirim tersebut. Tanda tangan tersebut tidak perlu rumit. Faktanya, tanda tangan yang rapi biasanya lebih meyakinkan daripada bagian bawah yang dipenuhi spanduk, penghargaan, ikon, dan teks promosi.

Editor harus tahu siapa Anda tanpa perlu menyelidiki lebih lanjut.

Mengapa dua baris pertama sering menggagalkan begitu banyak proposal

Pembukaan yang umum mudah dikenali.

“Hai, saya baru-baru ini menemukan situs web Anda yang luar biasa dan menyukai konten Anda” bisa saja dikirim ke hampir semua publikasi di internet.

Editor terus-menerus melihat variasi kalimat tersebut.

Hal yang sama berlaku untuk pesan yang menggunakan nama yang salah, menyebut artikel yang tidak ada, atau langsung melompat ke “Bisakah Anda menambahkan tautan saya?” sebelum memberi penerima alasan untuk peduli.

Upaya penjangkauan yang efektif dimulai dengan menunjukkan bahwa situs web tersebut dipilih secara sengaja. Panduan kami untuk menyusun strategi penjangkauan artikel tamu juga menekankan hal yang sama: pemilihan prospek yang relevan dan penjangkauan yang dipersonalisasi lebih penting daripada sekadar menghubungi sebanyak mungkin situs web.

Anda tidak perlu menulis paragraf pujian untuk membuktikan bahwa penelitian telah dilakukan. Satu kalimat yang akurat sudah cukup.

Pitch yang lemah

Halo,

Saya menemukan situs web Anda saat menjelajah dan sangat menikmati artikel-artikel Anda yang luar biasa. Saya adalah penulis konten profesional dan ingin sekali berkontribusi dengan menulis postingan tamu berkualitas tinggi untuk blog Anda.

Bolehkah saya mengirimkan beberapa topik kepada Anda? Saya juga ingin mendapatkan backlink dofollow ke situs kami.

Pesan ini tidak memiliki sudut pandang, tidak ada bukti bahwa pengirim mengenal publikasi tersebut, dan tidak ada manfaat yang jelas bagi editor.

Sekarang bandingkan dengan ini:

Proposal yang lebih baik

Halo Maya,

Saya perhatikan Anda telah membahas prospek artikel tamu dan kualitas tautan, tetapi masih sedikit konten yang menampilkan upaya menjalin hubungan dari sisi editor.

Apakah kamu tertarik dengan artikel praktis tentang bagaimana editor mengevaluasi proposal pembangunan tautan, termasuk contoh email sebelum dan sesudah, serta kerangka kerja tindak lanjut yang sederhana?

Saya dengan senang hati akan mengirimkan garis besarnya jika sudut pandangnya sesuai.

Versi ini tidak jauh lebih panjang. Versi ini hanya menjawab pertanyaan-pertanyaan yang sudah diajukan oleh editor.

Berikan ide kepada editor, bukan tugas tambahan

Salah satu kesalahan umum dalam email outreach pembangunan tautan adalah meminta editor untuk melakukan pekerjaan strategis.

“Bisakah saya berkontribusi tentang SEO?” sebenarnya bukanlah sebuah proposal.

Editor sekarang harus memutuskan topik mana yang cocok, memeriksa apakah topik tersebut sudah pernah dibahas, menentukan sudut pandang, dan menjelaskan apa yang mereka inginkan.

Proposal yang berguna sudah menyelesaikan pekerjaan itu sebelum email dikirim.

Alih-alih menawarkan kategori yang luas, berikan satu topik spesifik dan satu alasan mengapa topik tersebut cocok untuk situs tersebut.

Misalnya:

Topik: upaya menjalin hubungan untuk membangun tautan.

Sudut pandang: bagaimana editor menilai proposal yang dikirim tanpa pemberitahuan sebelumnya sebelum membalas.

Format: panduan praktis dengan contoh yang telah disesuaikan dan saran tindak lanjut.

Hal ini memberikan editor sesuatu yang konkret untuk diterima, ditolak, atau disesuaikan.

Aturan yang sama berlaku untuk email proposal artikel tamu. Editor jarang membutuhkan artikel generik lain tentang “tren SEO” atau “mengapa backlink penting.” Mereka lebih cenderung memperhatikan sudut pandang yang bermanfaat yang menambahkan sesuatu yang belum tercakup dalam konten mereka yang sudah ada.

Hal ini menjadi sangat penting seiring meningkatnya volume penjangkauan. Panduan kami untuk meningkatkan skala blog tamu dan membangun lebih banyak tautan menunjukkan mengapa proses yang dapat diulang itu penting, tetapi meningkatkan skala prospek tidak berarti mengorbankan relevansi.

Buatlah proposal yang mudah dipahami

Proposal awal tidak perlu menceritakan kisah hidup profesional Anda.

Editor biasanya membutuhkan lima hal: mengapa Anda memilih situs mereka, apa yang ingin Anda tulis, apa yang membuat sudut pandang tersebut bermanfaat, apakah Anda dapat menyampaikannya, dan apa yang Anda ingin mereka lakukan selanjutnya.

Semua itu bisa dimasukkan ke dalam email singkat.

Jika Anda memiliki karya yang telah diterbitkan dan relevan, sertakan satu atau dua contoh. Jangan mengirim portofolio berisi dua belas tautan.

Jika latar belakang profesional Anda mendukung topik tersebut, sebutkan dalam satu kalimat.

Dan akhiri dengan satu permintaan.

“Apakah sudut pandang ini berguna untuk blog Anda?” sudah cukup.

Hindari mengakhiri email dengan daftar pertanyaan mengenai jumlah kata, tanggal publikasi, tautan balik, biografi penulis, tenggat waktu, dan kebijakan editorial sebelum editor menunjukkan minat.

Semakin mudah keputusannya, semakin mudah pula balasannya.

Kepercayaan juga dibangun di luar teks

Tulisan yang bagus tidak dapat sepenuhnya mengimbangi kesan pengirim yang mencurigakan.

Editor sering kali melakukan pemeriksaan latar belakang singkat sebelum setuju untuk bekerja sama dengan seseorang yang tidak mereka kenal.

Domain bisnis yang asli adalah salah satu sinyal kepercayaan yang paling sederhana. Email dari [email protected] lebih mudah dikaitkan dengan organisasi yang sah daripada kotak surat gratis yang tidak terkait.

Pengaturan teknis juga penting.

SPF, DKIM, dan DMARC membantu sistem penerima email memverifikasi bahwa pesan tersebut sah dan terkait dengan domain yang diklaim sebagai sumbernya. Ketiga hal tersebut juga mengurangi kemungkinan bahwa komunikasi yang sah dianggap mencurigakan bahkan sebelum editor melihatnya.

Nama pengirim, domain, situs web, dan tanda tangan harus mencerminkan informasi yang konsisten.

Hal ini menjadi semakin penting seiring berkembangnya kampanye email outreach dingin. Ketidakkonsistenan kecil mudah terlewatkan saat mengirim sepuluh email secara manual. Namun, pada ratusan pesan, hal tersebut dapat membuat outreach yang sah terlihat ceroboh atau otomatis.

Seorang editor seharusnya tidak perlu bertanya-tanya apakah “Alex dari BrightSEO” benar-benar bekerja di BrightSEO.

Sesuaikan alasannya, bukan setiap kalimat

Personalisasi sering disalahpahami.

Ini tidak berarti menambahkan paragraf tentang postingan LinkedIn terbaru editor, kota asal, tim sepak bola favorit, dan universitasnya.

Hal itu bisa terasa lebih aneh daripada menggunakan templat.

Jenis personalisasi yang bermanfaat adalah yang bersifat profesional dan relevan dengan proposal Anda.

Tunjukkan bahwa Anda memahami topik yang dibahas oleh publikasi tersebut. Sebutkan artikel terkait jika memang benar-benar berhubungan dengan ide Anda. Periksa apakah topik yang Anda usulkan sudah ada. Pastikan audiensnya sesuai.

Analisis kami mengenai alasan kegagalan kampanye link building merupakan pengingat yang berguna bahwa upaya menjangkau pihak lain hanyalah salah satu bagian dari proses tersebut. Penargetan yang buruk dan proposisi nilai yang lemah tidak dapat diperbaiki hanya dengan mengirimkan lebih banyak email.

Tes yang baik itu sederhana.

Hapus nama publikasi tersebut dari email Anda.

Apakah proposal yang sama persis dapat dikirim ke 200 blog lain tanpa mengubah apa pun?

Jika ya, kemungkinan besar masih perlu diperbaiki.

Lakukan tindak lanjut, tetapi ketahui kapan harus berhenti

Belum adanya balasan belum tentu berarti penolakan.

Editor membuka pesan saat rapat, menandainya untuk dibaca nanti, teralihkan, atau sekadar kehilangan pesan tersebut di antara email-email baru. Satu kali tindak lanjut adalah hal yang wajar.

Kesalahannya adalah mengubah proposal menjadi serangkaian pengingat yang semakin canggung.

Untuk menjalin hubungan dengan redaksi, ritme yang praktis adalah mengirim pesan awal, menindaklanjuti setelah sekitar empat hingga tujuh hari, dan mengirim satu pesan terakhir sekitar seminggu kemudian jika peluang tersebut penting.

Setelah itu, lanjutkan ke hal lain.

Upaya kedua bisa membuat perbedaan yang berarti. Pesan tindak lanjut bisa sangat singkat:

Hai Maya,

Hanya ingin mengangkat kembali ide ini ke bagian atas kotak masukmu. Saya juga bisa menyertakan daftar periksa singkat dari sudut pandang editor serta contoh proposal sebelum dan sesudah.

Saya dengan senang hati akan mengirimkan garis besar jika berguna.

Perhatikan apa yang tidak ada: rasa bersalah, urgensi palsu, dan “Apakah kamu sudah melihat tiga email saya sebelumnya?”

Ukur balasan dan penempatan

Tingkat pembukaan (open rate) dapat membantu menganalisis baris subjek atau tingkat pengiriman, tetapi hal itu tidak boleh menjadi ukuran utama dalam kampanye pembangunan tautan.

Hasil yang sebenarnya Anda inginkan baru akan terlihat jauh kemudian.

Pantau tingkat balasan terlebih dahulu. Kemudian pisahkan balasan positif dari penolakan dan balasan otomatis.

Yang paling penting, lacak tingkat penempatan: berapa banyak proposal yang pada akhirnya menghasilkan artikel yang diterbitkan atau backlink.

Hal itu membantu mengidentifikasi masalah pada berbagai tahap.

Jika tingkat responsnya baik tetapi tanggapan yang diterima lemah, kemungkinan besar penargetan atau cara penyampaiannya perlu diperbaiki.

Jika tanggapan yang diterima kuat tetapi sedikit topik yang diterima, ide-ide tersebut mungkin terlalu umum.

Jika banyak proposal yang disetujui tetapi artikel jarang dipublikasikan, masalahnya kemungkinan terletak pada tahap setelah pendekatan — kualitas konten, waktu penyelesaian, atau kegagalan dalam memenuhi persyaratan editorial.

Melihat keseluruhan alur lebih bermanfaat daripada merayakan tingkat pembukaan yang luar biasa tinggi.

Bangunlah proses tanpa terdengar seperti sebuah proses

Memperluas jangkauan membutuhkan sistem. Namun, hal ini tidak berarti setiap penerima harus merasa seperti baris dalam spreadsheet.

Riset prospek dapat distandarisasi. Proses kualifikasi dapat distandarisasi. Pengingat tindak lanjut dapat distandarisasi. Detail pengirim dan format email dapat distandarisasi.

Sebuah tim juga dapat menggunakan Stripo.email sebagai bagian dari proses pembuatan email yang lebih luas ketika konsistensi di seluruh pesan menjadi hal yang penting.

Yang tidak boleh hilang adalah alasan mengapa publikasi tertentu menerima proposal tertentu.

Sebelum mengirim, periksa apakah editor dapat memahami pesan tersebut dalam hitungan detik: siapa Anda, mengapa Anda menghubungi mereka, apa topik yang diusulkan, mengapa topik tersebut sesuai dengan audiens mereka, dan apa yang harus mereka lakukan selanjutnya.

Jika jawaban-jawaban tersebut jelas, berarti email tersebut telah menjalankan fungsinya.

Jika jawaban-jawaban tersebut tersembunyi di balik pengantar yang panjang, pujian umum, atau beberapa permintaan yang saling bersaing, otomatisasi yang lebih banyak tidak akan memperbaikinya.

Outreach yang baik jarang terlihat mengesankan dari sudut pandang editor.

Pendekatan tersebut spesifik, kredibel, singkat, dan mudah dijawab.

Dan di kotak masuk yang penuh sesak, hal itu seringkali sudah cukup untuk menonjol.