Daftar Periksa Dokumen Usaha Kecil: Formulir-Formulir Penting

Pendahuluan

Pemasaran sering menjadi fokus utama saat Anda memulai bisnis. Namun, dokumen-dokumen administratiflah yang menentukan apakah bisnis tersebut diizinkan beroperasi. Keterlambatan dalam pengajuan dokumen dapat menghambat pembukaan rekening bank, pemilihan status pajak, atau penerbitan izin selama berminggu-minggu.

Sebagian besar dokumen tersebut kini sudah tersedia secara online. Namun, ada bagian yang masih harus diurus secara manual, dan bagian itulah yang membuat pemilik baru kehilangan waktu. Daftar periksa ini mencakup formulir-formulir yang harus dipenuhi oleh perusahaan kecil di Amerika Serikat pada tahun pertamanya, serta proses pengurusannya.

Mulailah dengan memahami cara pengiriman setiap formulir

Sebelum Anda mengisi apa pun, bacalah halaman terakhir dari petunjuk pengisian. Di sana dijelaskan bagaimana kantor terkait menerima formulir tersebut. Ada empat jawaban umum.

Portal online adalah yang pertama. Alamat surat adalah yang kedua. Email adalah yang ketiga, dan opsi ini lebih jarang digunakan daripada yang diperkirakan orang untuk formulir yang telah ditandatangani. Yang keempat adalah nomor faks.

Yang terakhir ini mengejutkan orang-orang yang belum pernah memiliki mesin faks. Anda tidak perlu memiliki mesin faks. Anda dapat mengirim faks secara online dari browser, dengan file PDF dan kartu. Di Fax for Agents, biayanya $2,49 untuk hingga 5 halaman ke AS dan Kanada.

Mengetahui saluran pengiriman terlebih dahulu akan menghemat waktu sore hari Anda. Formulir yang ditandatangani dengan tinta untuk dikirim melalui pos disiapkan secara berbeda dari formulir yang diunggah ke portal.

Formulir-formulir yang perlu diketahui pada tahun pertama

Nomor identifikasi pemberi kerja (EIN) menjadi prioritas pertama, karena bank akan memintanya. Internal Revenue Service (IRS) memungkinkan sebagian besar bisnis mengajukan permohonan secara online. Bagi yang tidak bisa, disarankan untuk mengajukan permohonan melalui telepon, faks, atau pos, dan formulir yang digunakan adalah Formulir SS-4.

Pilihan pajak mungkin menyusul. Perusahaan yang ingin dikenakan pajak sebagai perusahaan S harus mengisi Formulir 2553. Halaman pengajuan IRS untuk formulir tersebut mencantumkan alamat surat atau nomor faks, tergantung pada negara bagiannya.

Surat kuasa adalah yang ketiga. Ketika seorang akuntan menangani urusan dengan kantor pajak atas nama Anda, kantor tersebut memerlukan surat kuasa yang ditandatangani dan disimpan dalam arsip terlebih dahulu.

Formulir bank adalah yang berikutnya. Menambahkan penandatangan, mengubah alamat, atau mengizinkan transfer dana sering kali memerlukan formulir dengan baris faks yang tercetak di bagian atas.

Kemudian ada formulir-formulir lokal. Izin usaha, izin pajak penjualan, dan adendum sewa masing-masing memiliki kantor dan saluran pengajuannya sendiri.

Tuliskan semua ini dalam daftar dengan tiga kolom. Formulir, kantor, dan saluran yang diterima. Membuat daftar ini hanya membutuhkan waktu sepuluh menit, dan hal ini mencegah Anda harus menjawab pertanyaan yang sama dari awal setiap tahun. Simpan daftar ini di tempat yang dapat dilihat oleh pembukuan dan akuntan Anda.

Mengapa beberapa kantor masih menggunakan faks

Sangat mudah menganggap nomor faks sebagai tanda bahwa suatu kantor sudah ketinggalan zaman. Alasannya lebih praktis. Faks adalah komunikasi antara dua mesin, dan mesin penerima mengonfirmasi setiap halaman.

Hal itu memberi pengirim catatan yang mencantumkan waktu dan jumlah halaman. Banyak aturan pengarsipan dibuat berdasarkan catatan tersebut. Sebuah kantor tidak memiliki alasan kuat untuk mengubah aturan tersebut hanya demi beberapa pemohon dalam setahun yang lebih memilih cara lain.

Daftar periksa untuk formulir apa pun yang memiliki batas waktu

Baca petunjuk mengenai saluran pengiriman sebelum melakukan hal lain.

Isi formulir di komputer jika memungkinkan, lalu tandatangani. Pindai halaman yang telah ditandatangani menjadi satu file PDF, sesuai urutan yang tercantum dalam formulir.

Ambil alamat atau nomor dari petunjuk terkini. Kantor-kantor sering mengubah keduanya, dan kontak yang disimpan dari tahun lalu bisa jadi sudah salah.

Tuliskan nama perusahaan, nomor pajak atau nomor rekening, dan nomor telepon di halaman pertama.

Kirimkan pada awal hari kerja, sesuai zona waktu kantor tersebut. Jika saluran sibuk atau portal sedang down, Anda masih memiliki waktu berjam-jam untuk mencoba lagi.

Simpan buktinya. Portal akan memberikan halaman konfirmasi, kantor pos akan memberikan tanda terima, dan faks akan memberikan laporan pengiriman.

Bukti apa yang berharga

Bukti pengiriman adalah bagian yang sering diabaikan oleh pemilik, padahal bagian inilah yang menyelesaikan sengketa. Ketika sebuah kantor menyatakan bahwa formulir tidak pernah diterima, percakapan akan berubah begitu Anda dapat menyebutkan tanggal, waktu, dan nomor referensi.

Baca bukti sesuai dengan isinya. Laporan pengiriman berarti mesin penerima telah menerima halaman-halaman tersebut. Itu tidak berarti ada yang telah memprosesnya. Untuk formulir dengan batas waktu, hubungi kantor pos dan tanyakan.

Simpan bukti tersebut bersama salinan formulir Anda. Gunakan satu folder untuk satu tahun, beri nama berdasarkan formulir dan tanggal.

Bangun kebiasaan ini sekali saja

Semua ini tidak sulit. Ini adalah rutinitas yang kebanyakan pemilik baru bangun setelah satu berkas hilang. Bangunlah sebelum itu terjadi. Periksa saluran pengiriman, siapkan satu berkas yang rapi, kirim lebih awal, dan simpan catatannya.

Formulir-formulir tersebut akan berubah dari tahun ke tahun. Namun, rutinitas ini tidak berubah.