Mengapa Sebagian Besar Bisnis Kecil Masih Melacak Jadwal di Spreadsheet (Dan Berapa Biaya yang Sebenarnya Dibutuhkan)

Pendahuluan

Seorang teman saya mengelola perusahaan jasa kebersihan. Empat belas karyawan, tiga shift, dua lokasi. Tahun lalu, saya melihatnya menghabiskan Minggu malamnya menyalin sel-sel di Google Sheet, memberi kode warna untuk menunjukkan siapa yang bisa bekerja pada hari Senin, mengirim pesan kepada orang-orang yang belum membalas tentang ketersediaan mereka, dan mengulang semuanya dari awal ketika ada yang menghubungi untuk memberitahukan sakit pada pukul 6 pagi. Dia telah melakukan ini setiap minggu selama empat tahun.

Ketika saya bertanya mengapa dia tidak menggunakan perangkat lunak penjadwalan, dia menjawab: “Ini sudah berjalan dengan baik.” Jelas tidak demikian. Namun, saya memahami alasannya — spreadsheet tidak pernah mengalami crash, tidak pernah mengirimkan tagihan kepadanya, dan dia sudah tahu cara menggunakannya. Biaya peralihan terasa tinggi, dan masalahnya terasa dapat diatasi. Sampai Anda menghitungnya.

Biaya Tersembunyi dari Penjadwalan Manual

Tidak ada yang melacak berapa lama waktu yang dihabiskan untuk membuat jadwal mingguan secara manual. Jadi saya bertanya-tanya — berbicara dengan sekitar selusin pemilik usaha kecil yang mengelola tim berbasis jam. Jawabannya berkisar antara tiga hingga tujuh jam per minggu. Mari kita sebut lima jam.

Lima jam seminggu berarti 260 jam setahun. Jika waktu pemilik bernilai $50 per jam (perkiraan konservatif untuk seseorang yang menjalankan bisnis), itu berarti $13.000 per tahun dihabiskan untuk menyeret sel-sel di spreadsheet alih-alih benar-benar menjalankan bisnis.

Dan itu baru soal waktu. Bagian yang lebih mahal adalah hal-hal yang tidak bisa dilakukan oleh spreadsheet.

Spreadsheet Tidak Dapat Menangani Kompleksitas

Jadwal sederhana Senin sampai Jumat, jam sembilan sampai lima? Tentu saja, spreadsheet bisa digunakan. Namun begitu Anda memperkenalkan kompleksitas apa pun, semuanya mulai berantakan.

Ambil contoh jadwal yang dipadatkan. Jadwal bergilir 2-2-3 — di mana karyawan bergantian antara dua hari bekerja, dua hari libur, dan tiga hari bekerja — memerlukan pelacakan siklus 14 hari di seluruh tim. Di spreadsheet, itu berarti mengulang pola secara manual, memeriksa ulang agar tidak ada yang terjadwal lembur secara tidak sengaja, dan berharap Anda tidak menempelkan minggu yang salah. Satu baris yang salah tempat dan seseorang akan datang ke shift yang kosong sementara lokasi lain memiliki staf ganda.

Atau pertimbangkan minggu kerja terkompresi 9/80, di mana karyawan bekerja 80 jam selama sembilan hari alih-alih sepuluh hari, dengan libur setiap Jumat bergantian. Kedengarannya sederhana hingga Anda menyadari setengah tim libur pada Jumat bergantian, sementara setengah lainnya libur pada Jumat yang berlawanan. Coba kelola itu di spreadsheet bersamaan dengan permintaan cuti, pertukaran shift, dan batas lembur. Ini adalah teka-teki yang terus berubah setiap dua minggu.

Ini bukanlah model penjadwalan yang aneh - gudang, klinik kesehatan, pabrik manufaktur, dan bisnis jasa menggunakannya setiap hari. Model-model ini hanya tidak dirancang untuk ditampilkan dalam kisi sel berwarna.

Kesalahan yang Tak Terlihat

Sebagian besar kesalahan penjadwalan di spreadsheet tidak terdeteksi. Kesalahan tersebut justru diam-diam menghabiskan uang.

Seorang karyawan bekerja 43 jam karena seseorang salah menghitung, dan kini Anda harus membayar tiga jam lembur yang tidak dianggarkan. Kalikan itu dengan satu tim dan satu tahun, dan jumlahnya mencapai ribuan. Sebuah shift kekurangan staf karena dua orang mengira mereka libur - Anda kehilangan pendapatan dan harus buru-buru mencari pengganti. Seseorang mengambil shift Sabtu yang membuatnya masuk ke zona lembur, tapi tidak ada yang menyadarinya hingga proses penggajian.

Sebuah spreadsheet tidak akan memperingatkan Anda bahwa menyetujui pertukaran ini akan membuat karyawan tersebut masuk ke zona lembur. Ia hanya menampung apa pun yang Anda masukkan - angka yang salah terlihat persis sama dengan yang benar.

Mengapa Orang Tidak Beralih

Jika perhitungannya begitu jelas, mengapa sebagian besar usaha kecil masih mengandalkan spreadsheet? Ada tiga alasan.

Kecenderungan kebiasaan. Pemilik bisnis yang membuat spreadsheet tersebut. Mereka tahu setiap tab, setiap rumus, setiap kode warna. Beralih berarti belajar hal baru di tengah kesibukan minggu mereka. Tidak ada yang mau repot-repot mengutak-atik perangkat lunak baru pada Minggu malam saat jadwal Senin harus diserahkan.

Biaya yang dirasakan. Perangkat lunak penjadwalan berharga $2–$5 per karyawan per bulan. Untuk tim beranggotakan 20 orang, itu berarti $40–$100 per bulan. Pemilik usaha melihat pos anggaran itu dan membandingkannya dengan spreadsheet, yang “gratis.” Namun, “gratis” tidak memperhitungkan waktu pemilik, kesalahan lembur, atau shift yang kekurangan staf. Spreadsheet adalah alat gratis termahal dalam bisnis.

Masalahnya belum cukup parah. Spreadsheet mengalami degradasi secara perlahan. Ada kesalahan di sini, miskomunikasi di sana. Jarang ada kegagalan besar yang memaksa perubahan; hanya ada pemborosan waktu dan biaya yang sebenarnya bisa dicegah, yang tidak pernah muncul dalam laporan apa pun.

Apa yang Sebenarnya Berubah Saat Anda Berhenti

Setiap pemilik yang saya ajak bicara yang beralih dari spreadsheet mengatakan hal yang sama - mereka berharap telah melakukannya lebih awal. Proses penjadwalan itu sendiri memakan waktu jauh lebih sedikit karena perangkat lunak menangani pola rotasi dan konflik ketersediaan secara otomatis.

Situasi lembur juga membaik, terutama karena Anda benar-benar dapat melihat akumulasi jam kerja sebelum menyetujui pertukaran, bukan setelah penggajian dilakukan. Dan karyawan berhenti mengirim pesan kepada Anda pada pukul 10 malam untuk menanyakan tentang minggu depan - mereka cukup memeriksa aplikasi. Bagian terakhir itu terdengar sepele, tetapi itulah yang pertama kali disebutkan oleh para pemilik.

Pertanyaan Sebenarnya

Dengar, jika Anda memiliki tiga orang dengan jadwal tetap, tetap gunakan spreadsheet Anda. Serius. Tapi begitu Anda memiliki lebih dari sepuluh karyawan dengan shift bergilir, cuti, dan aturan lembur - Anda menghabiskan uang sungguhan dengan berpura-pura bahwa opsi gratis itu gratis. Teman saya yang memiliki perusahaan kebersihan akhirnya beralih musim gugur lalu. Dia mengatakan hari Minggu-nya kembali menjadi miliknya. Itu bernilai lebih dari $13.000.