Panduan 101 Anda untuk Manajemen Proyek

Intro

Apa itu manajemen proyek?

Manajemen proyek, seperti namanya, adalah tentang mengelola proyek. Sebagai seorang manajer proyek, Anda adalah pemimpin dalam menjalankan sebuah inisiatif. Manajemen proyek adalah tentang memastikan tim Anda memiliki alat yang mereka butuhkan untuk tetap berada di jalur yang benar dan menyelesaikan proyek yang sukses. Kendala dalam manajemen proyek termasuk dalam ruang lingkup, waktu, dan anggaran, dan sebagai manajer proyek, Anda perlu mengembangkan rencana untuk membantu tim Anda agar berhasil dengan adanya kendala-kendala tersebut.

Apakah Anda berada di bidang manajemen proyek atau tidak, sebagian besar profesi membutuhkan kemampuan manajemen proyek, menjadikannya keterampilan yang berharga dalam industri apa pun. Untuk membantu Anda menuju kesuksesan, berikut ini adalah garis besar untuk melakukan manajemen proyek.

Kiat untuk manajemen proyek yang luar biasa

1. Tentukan proyek Anda

Ketika menetapkan tujuan Anda untuk membangun rencana untuk melaksanakan proyek Anda, pertama-tama Anda harus mendefinisikan apa proyek Anda. Identifikasi tujuan dan ruang lingkup proyek Anda dengan menentukan apa yang ingin dicapai oleh tim Anda dan apa yang tidak ingin dicapai untuk menentukan batasan dan batasan Anda.

Kemudian, pertimbangkan tujuan Anda dan gunakan metodologi penetapan tujuan yang SMART (spesifik, terukur, dapat dicapai, relevan, dan terikat waktu). Hal ini akan membantu Anda untuk lebih mendefinisikan tujuan proyek Anda dan memastikan Anda tetap realistis dan berada di jalur yang benar. Pada tahap ini, Anda juga harus mengidentifikasi pemangku kepentingan utama dalam proyek, yaitu kelompok atau individu yang berinvestasi dalam hasil proyek Anda. Dengan proyek yang terdefinisi dengan baik, Anda dapat membuat piagam proyek, dokumen resmi yang merangkum tujuan, sasaran, dan persyaratan proyek Anda.

2. Tetapkan Tujuan

Saat menetapkan tujuan proyek Anda, pastikan tujuan tersebut selaras dengan tujuan organisasi Anda dan departemen lain, termasuk pemasaran, hukum, manajemen merek, PR, dan banyak lagi. Evaluasi kembali motif perusahaan Anda untuk memastikan proyek Anda selaras dengan kebutuhan bisnis Anda. Pada tahap penetapan tujuan, Anda juga perlu menentukan bagaimana Anda berencana untuk mengevaluasi keberhasilan proyek Anda melalui metrik-metrik utama. Gambarkan kriteria keberhasilan Anda untuk membantu tim Anda mengevaluasi apakah proyek tersebut memenuhi tujuan Anda.

3. Kembangkan rencana Anda

Untuk memulai proyek Anda dengan langkah yang benar, Anda harus mengembangkan rencana operasional yang menyeluruh. Rencana Anda tidak hanya mencakup ruang lingkup, jadwal, sumber daya, dan risiko proyek Anda, tetapi juga rincian hirarkis dari berbagai tugas. Hal ini membantu membuat proyek Anda dapat dikelola dan membantu dalam menetapkan tanggung jawab dan memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan. Sumber daya dapat mencakup manusia, keuangan, dan material, dan mengidentifikasinya sejak awal membantu Anda mengalokasikan apa yang Anda perlukan dengan tepat.

Aspek penting lainnya dari manajemen proyek dan membuat rencana adalah komunikasi. Buatlah rencana yang jelas untuk komunikasi yang menentukan bagaimana Anda akan menyampaikan informasi kepada anggota tim dan pemangku kepentingan.

4. Membuat jadwal

Bersamaan dengan rencana Anda, Anda perlu membuat jadwal proyek. Perkiraan jadwal proyek akan membantu Anda dan tim Anda memastikan bahwa mereka tetap berada di jalur yang sesuai dengan peran dan tanggung jawab mereka, serta berfungsi sebagai sumber daya bagi para pemangku kepentingan.

Anda dapat mengembangkan jadwal menggunakan diagram PERT atau alat penjadwalan lain yang Anda pilih. Pada tahap ini, tentukan ketergantungan tugas dan jalur kritis untuk pergerakan. Kemudian, tetapkan tugas-tugas tersebut kepada anggota tim dan tetapkan tenggat waktu untuk setiap bagian tanggung jawab mereka. Meskipun segala sesuatunya tidak selalu berjalan sesuai rencana, jadwal yang diproyeksikan menawarkan rencana yang dapat Anda perbarui atau ubah seiring berjalannya proyek.

5. Jalankan proyek Anda

Setelah perencanaan yang tepat tersedia, Anda dan tim Anda dapat memulai proyek Anda. Sebagai manajer proyek, Anda mungkin berpikir bahwa Anda bisa duduk dan bersantai, tetapi itu tidak benar. Peran Anda selama tahap ini adalah mengimplementasikan rencana dan memastikan tim Anda menjalankan tugas sesuai dengan standar yang telah Anda tetapkan.

Pantau kemajuan setiap anggota tim serta kinerja proyek Anda secara keseluruhan. Pantau waktu, biaya, dan kualitas, serta pastikan Anda mengidentifikasi dan memitigasi masalah saat muncul. Untungnya, ada banyak sekali alat manajemen proyek di pasaran untuk membantu Anda tetap berada di jalur yang benar, mulai dari Wrike hingga Asana dan banyak lagi.

6. Berkomunikasi dan melaporkan

Saat Anda dan tim Anda mengalami kemajuan dalam proyek Anda, tugas Anda sebagai manajer proyek adalah memperbarui status, tantangan, dan pencapaian proyek Anda kepada para pemangku kepentingan utama. Berikan laporan kemajuan yang jelas dengan menggunakan KPI yang telah Anda identifikasi dalam rencana Anda. Selain itu, pastikan Anda menjaga jalur komunikasi yang terbuka baik secara internal antara tim Anda dan pemangku kepentingan eksternal.

7. Mengurangi risiko dan perubahan proyek

Bahkan dengan rencana yang telah disusun dengan sempurna, masalah dan perubahan akan muncul, dan Anda bertanggung jawab untuk memastikan hal tersebut dikelola sepanjang siklus proyek Anda. Saat Anda dihadapkan pada tantangan proyek, terapkan mitigasi risiko dan rencana kontinjensi sesuai kebutuhan. Selanjutnya, dokumentasikan dan lacak setiap risiko yang teridentifikasi sehingga Anda dapat mengomunikasikannya dalam pembaruan proyek Anda.

Ketika perubahan diperlukan, Anda juga harus membuat proses kontrol perubahan untuk membantu Anda mengevaluasi dan memutuskan apakah perubahan diperlukan. Seperti mendokumentasikan tantangan proyek Anda, pastikan Anda menyimpan catatan menyeluruh tentang semua perubahan yang dilakukan, menilai dampaknya, dan menyesuaikan rencana Anda.

8. Belajar dari proyek Anda dan rayakan keberhasilan Anda

Setelah proyek Anda selesai, penting untuk mengumpulkan umpan balik tidak hanya dari tim Anda, tetapi juga dari para pemangku kepentingan. Dokumentasikan pelajaran yang Anda pelajari selama proyek berlangsung dan identifikasi apa yang berhasil dan apa yang dapat ditingkatkan sehingga Anda dapat menerapkannya pada proyek-proyek selanjutnya. Terakhir, arsipkan informasi ini untuk referensi di masa mendatang.

Kemudian Anda dapat merayakan keberhasilan proyek Anda. Ingatlah untuk mengenali dan menghargai kerja keras semua orang yang terlibat untuk membantu Anda menumbuhkan budaya positif dalam tim Anda.

Manajemen proyek yang sukses

Ingat, manajemen proyek adalah proses dinamis yang mengharuskan Anda untuk tetap fleksibel dan adaptif untuk membantu Anda menghadapi tantangan dan perubahan tak terduga yang mungkin muncul selama siklus hidup proyek Anda. Dengan rencana yang matang, tim yang tepat, dan kemampuan beradaptasi selama proyek berlangsung, serta beberapa refleksi setelah proyek selesai, Anda akan memiliki alat yang dibutuhkan untuk mengembangkan kemampuan Anda sebagai pemimpin proyek dan membantu mengarahkan tim serta perusahaan Anda menuju kesuksesan.