6 ottimi strumenti di gestione dei contratti per i team di vendita

Introduzione

Il raggiungimento degli obiettivi di vendita si basa molto sulla chiusura degli affari. Tuttavia, questo obiettivo può essere difficile da raggiungere se il vostro processo contrattuale di vendita puzza di inefficienza, cattiva comunicazione e incongruenze contrattuali. Ancora peggio, i team di vendita spesso perdono le trattative a causa dei lunghi cicli contrattuali. Quindi, come potete aiutare il vostro team a raggiungere più velocemente gli obiettivi di vendita? Con tutta la tecnologia che abbiamo a disposizione oggi, il software di gestione dei contratti (CMS) è probabilmente la risposta migliore a questa domanda.

Il CMS è un processo di automazione dell'intero processo di contrattazione, che riduce il tempo dedicato a diverse attività amministrative manuali. Ecco alcuni altri vantaggi che un CMS offre ai team di vendita, in particolare:

• Flussi di lavoro semplificati
• Migliore visibilità dei contratti
• Migliore comunicazione inter-team
• Consegna più rapida dei contratti
• Tempi di negoziazione più brevi
• Approvazioni e firme più rapide
• Meno errori umani
• Enormi guadagni di efficienza
• Ciclo di vendita senza attriti
• Riduzione delle spese di vendita
• Aumento dei ricavi delle vendite

I software di gestione dei contratti sono intuitivi, ma potrebbe essere necessario un po' di lavoro in più per allinearli al flusso di lavoro dei contratti di vendita esistente. Tenendo presente questo aspetto, diamo un'occhiata a sei popolari software di gestione dei contratti per i team di vendita.

1. Libro dei contratti

Se gestite una piccola e media impresa (PMI) e cercate un software di gestione dei contratti di alta qualità, Contractbook è lo strumento che fa per voi. Create un contratto da zero o sceglietene uno dalla libreria di modelli, quindi firmatelo digitalmente e inviatelo alle controparti, il tutto in pochi minuti. Potete anche monitorare le risposte dei destinatari e ricevere avvisi quando il contratto viene firmato. Inoltre, la piattaforma offre agli utenti funzioni come la conversione intelligente dei modelli e i campi di dati e metadati per aumentare la ricercabilità del contratto.

Contractbook offre anche l'archiviazione su cloud e la crittografia SSL sia per i contratti attivi che per quelli terminati. Il costruttore di automazione senza codice, la ricerca full-text e il portale legale personalizzato sono solo alcune delle numerose e utili funzionalità di Contractbook. Attualmente offre tre diversi piani per le aziende o le unità aziendali di dimensioni superiori a 11 anni:

• Fondazione
• Crescita
• Impresa

Mentre non c'è limite per gli utenti, le firme elettroniche o il caricamento di documenti per qualsiasi piano, le funzionalità di alto livello come i questionari a logica condizionale e l'accesso all'API sono esclusive dei licenziatari Growth ed Enterprise. Il prezzo di ciascun piano non è indicato sul sito web. Tuttavia, se siete interessati, potete richiedere una demo per avere una panoramica del software e comunicare le vostre esigenze. L'azienda preparerà un preventivo di conseguenza.

2. PandaDoc

PandaDoc è una soluzione di gestione dei contratti all-in-one che semplifica il processo di gestione dei contratti. Con PandaDoc come gestore digitale dei contratti, potrete beneficiare di funzionalità come i ruoli utente personalizzabili per il controllo degli accessi, le clausole pre-approvate per una più rapida stesura dei contratti, le e-mail di notifica del rinnovo per tenere traccia dei contratti in scadenza e una libreria di modelli che riduce il tempo di creazione dei documenti del 65%.

Oltre a consentire di richiedere firme elettroniche legalmente vincolanti entro pochi minuti dalla raccolta di tutte le firme, la piattaforma fornisce informazioni in tempo reale sullo stato e sulla performance di tutti i contratti. Invia anche avvisi tempestivi sulle prossime attività relative ai contratti. Inoltre, è possibile inserire i dati dei clienti dal CRM in un nuovo contratto senza doverli inserire manualmente! Inoltre, le integrazioni integrate con oltre 15 CRM, programmi di contabilità, servizi di pagamento e altro ancora lo rendono incredibilmente conveniente. In caso di domande o dubbi urgenti, potete stare tranquilli sapendo che l'assistenza clienti è disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, via e-mail e chat online.

I dettagli sui prezzi dei piani PandaDoc sono i seguenti:

• Prova gratuita: 14 giorni - Nessun vincolo!
• Piano essenziale: Solo $19/utente/mese - Supporta firme elettroniche, audit trail, analisi dei documenti, editor di documenti drag-and-drop e altro ancora!
• Piano Business: Solo $49/utente/mese - Essentials più 10+ integrazioni CRM via Zapier!

3. DocuSign

Leader nel mercato delle soluzioni per la firma elettronica e la contrattualistica, DocuSign offre una soluzione facile da usare per gestire qualsiasi contratto o flusso documentale. Il suo strumento CLM vi avvisa quando un contratto si rinnova, in modo da non perdere una scadenza. Inoltre, segnala eventuali clausole rischiose o discutibili e offre suggerimenti per la modifica. Una volta firmato, è possibile archiviare il contratto in un repository centralizzato e aggiornare il record CRM del cliente con un semplice clic!

Inoltre, DocuSign CLM offre:

• Supporto multilingue (i destinatari possono firmare i contratti in 44 lingue localizzate)
• Repository centralizzato di contratti con funzioni di tagging e filtraggio/ricerca
• Flussi di lavoro personalizzati per accelerare il processo ed eliminare i colli di bottiglia.
• Funzionalità che permettono di risparmiare tempo, come l'Autofill, che consente di riempire automaticamente i modelli di documento con i dati dei clienti provenienti dal CRM.
• Libreria di clausole pre-approvate che consente di apportare modifiche durante la negoziazione

Inoltre, il CLM di DocuSign include l'intelligenza artificiale integrata per la gestione dei contratti di terze parti e l'integrazione nativa con Office 365 per modificare i contratti al volo. Entrambi gli strumenti riducono i rischi e promuovono pratiche standardizzate nei processi di negoziazione e di flusso di lavoro dei documenti. Sebbene i prezzi di DocuSign CLM debbano essere richiesti individualmente, è possibile usufruire della prova gratuita di 30 giorni per conoscere meglio il prodotto.

4. La concordia

Per i team di piccole imprese alla ricerca di una soluzione di gestione dei contratti conveniente e facile da usare, Concord potrebbe essere la soluzione giusta. A partire da soli 17 dollari per utente/mese con il piano Standard, Concord offre firme elettroniche, documenti e modelli illimitati, oltre a strumenti di automazione di base quali:

• Ridisegno e collaborazione online
• Riassunto del riempimento automatico
• Traccia di controllo
• Versione
• Promemoria delle scadenze
• Ricerca OCR full-text
• Invio massivo
• Base di conoscenza autogestita

Tuttavia, il piano Pro, al costo di 49 dollari per utente/mese, consente di implementare un'automazione più avanzata, come i flussi di lavoro di approvazione e le integrazioni con terze parti. Ma per funzionalità come la libreria di clausole e il branding personalizzato, dovrete richiedere un preventivo personalizzato tramite il piano Enterprise.

5. Conga

Grazie agli insight guidati dall'intelligenza artificiale di Conga, che vi aiutano in ogni fase del processo, l'analisi dei contratti - e non solo la gestione dei contratti - è diventata un affare facile da gestire. Ecco un elenco delle caratteristiche principali di Conga:

• Libreria di modelli
• Archivio documenti
• Gestione della conformità
• Tracciamento del completamento
• Promemoria e avvisi
• Ricerca full-text
• Firme elettroniche
• Messaggistica istantanea
• Approvazioni automatizzate
• Analisi dei dati
• Rapporti personalizzati

Questa soluzione CLM ibrida aiuta le aziende a generare, tracciare e rendicontare i contratti in un'unica finestra. Se volete conoscere meglio il loro prodotto, richiedete una demo gratuita prima di chiedere un preventivo. Come Contractbook, Conga progetta soluzioni personalizzate in base alle esigenze specifiche del cliente.

6. Agiloft

Se gestite una grande azienda con esigenze complesse di gestione dei contratti, Agiloft è la scelta migliore. Il sistema è altamente adattabile e consente funzioni di automazione avanzate come approvazioni sequenziali, parallele e condizionali, per citarne alcune! Vanta inoltre diverse certificazioni di sicurezza, tra cui la SOC 2 di tipo 2. Le sue caratteristiche principali includono:

• Redazione del contratto
• Libreria di modelli
• Scansione di file OCR
• Tracce di controllo
• Strumenti di ricerca robusti
• Controllo della versione
• Avvisi via e-mail
• Analisi e report in tempo reale

Non dispone di una funzione nativa di firma elettronica, ma ha un'integrazione con Adobe Sign e DocuSign. E funziona benissimo!

Agiloft CLM è disponibile nelle versioni Essentials, Advanced e Premium, ciascuna con pacchetti di prezzi flessibili che si adattano al vostro budget. Poiché è troppo ricco di funzioni, il prodotto può essere ideale per le grandi aziende, ma non per le piccole imprese con esigenze più semplici. È quindi necessario contattarli per ottenere un preventivo in base alle proprie esigenze.

Conclusione

Non riuscite ancora a decidere quale software di gestione dei contratti acquistare per il vostro team? C'è sempre un'offerta di prova gratuita per testare il software prima di impegnarsi ad acquistarlo.