I 7 migliori assistenti per riunioni basati sull'intelligenza artificiale per esperti SEO e consulenti

Introduzione

Un SEO freelance dedica una quantità sorprendente di tempo durante la settimana alle telefonate: colloqui esplorativi, riunioni iniziali, presentazioni di audit, revisioni dei report mensili e brevi aggiornamenti che modificano silenziosamente l’ambito di lavoro. Nessun altro prende appunti. Se ti sfugge un dettaglio, come un piano di reindirizzamento approvato o una priorità modificata, potresti dover affrontare un ciclo di revisioni o, peggio ancora, una controversia in seguito.

Un assistente di riunione basato sull’intelligenza artificiale registra la chiamata, la trascrive e produce un riassunto con le azioni da intraprendere, così puoi rimanere al passo con la conversazione. Ma i liberi professionisti e i consulenti hanno esigenze diverse rispetto ai grandi team. Paghi di tasca tua, i clienti potrebbero non gradire la presenza di un bot durante la chiamata e potresti essere vincolato da un accordo di riservatezza (NDA).

Questa guida mette a confronto sette opzioni in base al prezzo, ai limiti dei piani gratuiti, alle modalità di registrazione delle chiamate e alla loro idoneità al lavoro autonomo con i clienti. I prezzi sono stati verificati a settembre 2026 e possono subire variazioni, pertanto è consigliabile confermarli sul sito di ciascun fornitore.

Cosa dovrebbero cercare i liberi professionisti e i consulenti

• Prezzi adatti a chi lavora in proprio. Un piano gratuito utilizzabile e un livello base economico sono importanti quando sei l’unico utente.
• Bot o no? Alcuni clienti non gradiscono la presenza di un partecipante in più, mentre alcune organizzazioni bloccano i bot di terze parti sulle loro piattaforme di riunione.
• Riservatezza. Verifica se lo strumento utilizza le tue chiamate per addestrare l’IA, per quanto tempo conserva le registrazioni e chi può visualizzarle per impostazione predefinita.
• Limiti di durata delle chiamate. Le chiamate con i clienti durano spesso dai 45 ai 60 minuti. Un piano gratuito che limita le conversazioni a 30 o addirittura a 3 minuti le interromperà prematuramente.
• Condivisione ed esportazioni. È importante poter inviare un riepilogo chiaro ai clienti e inserire note nei documenti di progetto.
• Integrazioni. Notion, Slack, Zapier e Google Drive consentono di risparmiare tempo nelle attività di follow-up ripetitive.
• Lingue. Indispensabili se lavori con clienti internazionali.

Confronto rapido

Strumento	Ideale per	Piano gratuito	Prezzo di partenza del piano a pagamento	Opzione senza bot
Bluedot	Chiamate dei clienti senza bot	5 riunioni registrate	14 $/utente/mese	Sì (impostazione predefinita)
Fathom	Il miglior piano gratuito	Registrazioni e trascrizioni illimitate	15–16 $/utente/mese	Solo per Mac (versione beta)
Granola	Digita le tue note	Note illimitate, cronologia limitata	14 $ al mese per utente	Sì
Otter.ai	Trascrizioni in tempo reale a basso costo	300 min al mese	8,33 $/utente/mese	Sì (app desktop)
Fireflies.ai	Automazione e integrazioni	Trascrizione illimitata, IA limitata	10 $ al mese per postazione	Sì (estensione/desktop)
Fellow	Riunioni ricorrenti con i clienti	5 note IA (a vita)	7 $ al mese per utente	Sì (desktop)
Notta	Clienti internazionali	120 min al mese	8,17 $ al mese	Sì (desktop)

I prezzi di partenza sono fatturati annualmente, salvo diversa indicazione.

1. Bluedot: la scelta migliore per le chiamate con i clienti in cui non si desidera la presenza di un bot

Alcuni clienti sono perfettamente a loro agio con la presenza di un bot che prende appunti durante la chiamata. Altri invece si sentono a disagio, oppure il loro team IT blocca del tutto i bot di terze parti. Bluedot evita il problema registrando l’audio direttamente dal tuo dispositivo, in modo che non compaia nulla di extra nell’elenco dei partecipanti.

Funziona come estensione per Chrome, app per Mac e Windows, app per iOS e Android e app per Apple Watch, e registra sia l’audio che il video. Questo lo rende utile non solo su Zoom e Google Meet: funziona anche per le telefonate e gli incontri di persona con i clienti. Dopo ogni chiamata ricevi una trascrizione, un riassunto generato dall’IA, le azioni da intraprendere e una bozza di email di follow-up che puoi modificare e inviare.

Per i consulenti, le funzionalità aggiuntive più utili sono i modelli personalizzati (per un incontro iniziale, una presentazione di audit o una revisione mensile), la chat basata sull’intelligenza artificiale che copre l’intera cronologia delle chiamate, che consente di chiedere cosa abbia detto un cliente riguardo a una scadenza di tre mesi fa, e le opzioni di sincronizzazione che includono Notion, Slack, Zapier, Make, HubSpot e Salesforce. Per quanto riguarda la privacy, Bluedot afferma di non utilizzare mai i dati dei clienti per addestrare i propri modelli di IA e dichiara la conformità al GDPR e un audit SOC 2 Tipo II. È utile avere queste informazioni a portata di mano quando un cliente chiede informazioni sugli accordi di riservatezza (NDA).

**Prezzi: **Piano gratuito (5 riunioni registrate), Basic 14 $/utente/mese, Pro 20 $ (aggiunge la registrazione video), Business 32 $, tutti con fatturazione annuale.

Pro:

• Nessun bot durante la chiamata
• Audio e video che puoi riprodurre e condividere
• Funziona per riunioni online, telefoniche e di persona
• Relatori identificabili sulle principali piattaforme di riunione
• Approccio incentrato sulla privacy con controlli sulla conservazione dei dati

Contro:

• Il piano gratuito copre solo 5 riunioni registrate
• La registrazione video è disponibile a partire dal piano Pro
• Le registrazioni in presenza identificano i relatori in modo generico

2. Fathom: il miglior piano gratuito per consulenti indipendenti

Se volete provare un assistente per le riunioni basato sull’IA senza pagare nulla, Fathom è solitamente la prima scelta. Il piano gratuito include registrazioni e trascrizioni illimitate, oltre a clip, playlist e funzione di ricerca. I riassunti avanzati generati dall’IA sono limitati a cinque al mese nel piano gratuito, quindi un consulente molto impegnato probabilmente passerà a un piano superiore nel giro di poche settimane.

Funziona con Zoom, Google Meet e Microsoft Teams. I piani a pagamento aggiungono azioni da intraprendere generate dall’IA e una ricerca più ampia, mentre i livelli superiori aggiungono cartelle di gruppo e sincronizzazione con il CRM, funzionalità di cui la maggior parte dei liberi professionisti che lavorano in proprio non avrà bisogno. Fathom invia un bot alle riunioni per impostazione predefinita, con un’opzione senza bot su Mac che è ancora in fase beta. Dichiara la conformità a SOC 2 Tipo II, HIPAA e GDPR.

**Prezzi: **Gratuito. Premium 16 $/utente/mese con fatturazione annuale (20 $ al mese). Team 15 $/utente/mese con fatturazione annuale (minimo 2 utenti). Business 25 $/utente/mese con fatturazione annuale.

Pro:

• Registrazioni illimitate con il piano gratuito
• Facile passaggio a un piano superiore se si aggiunge un subappaltatore
• Clip e playlist per condividere i momenti salienti con i clienti

Contro:

• I riassunti avanzati basati sull’intelligenza artificiale sono limitati a cinque al mese nel piano gratuito
• Di default basato su bot; la versione senza bot è disponibile solo su Mac ed è in fase beta
• Supporta solo Zoom, Google Meet e Teams

3. Granola: ideale per chi ama scrivere i propri appunti

Granola funziona in modo diverso dalla maggior parte degli strumenti qui presenti. Ascolta tramite il tuo dispositivo invece di partecipare alla chiamata e ti permette di annotare i tuoi punti chiave mentre parli. In seguito, unisce ciò che hai digitato alla trascrizione in un unico riassunto. Se durante una chiamata pensi già in brevi appunti, ti sembrerà naturale e il riassunto tenderà a seguire ciò che ti stava a cuore.

Funziona con Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Slack Huddles e conversazioni di persona. Granola afferma che l’audio viene trascritto in tempo reale e poi cancellato, anziché essere conservato come registrazione, cosa che piacerà ad alcuni consulenti per motivi di riservatezza. Il piano gratuito include note delle riunioni illimitate con una cronologia limitata. I piani a pagamento aggiungono cronologia illimitata, modelli avanzati di IA, accesso alle API e all’MCP, e integrazioni come Notion, Slack, HubSpot e Zapier.

Il compromesso è che non c’è alcuna registrazione da riascoltare. Se hai bisogno di una registrazione riproducibile o dell’identificazione dei parlanti in ogni chiamata, dai un’occhiata a queste alternative a Granola AI.

**Prezzi: **Gratuito (Basic). Business 14 $/utente/mese. Enterprise a partire da 35 $/utente/mese.

Pro:

• Nessun bot partecipa alla chiamata
• Sono le tue note a guidare la creazione del riassunto
• Funziona con tutte le app per riunioni e anche di persona

Contro:

• Nessuna registrazione audio o video da rivedere in seguito
• Il piano gratuito limita il periodo di tempo che puoi consultare
• Meno approfondito nelle analisi rispetto agli strumenti orientati alle vendite

4. Otter.ai: la scelta migliore per trascrizioni in tempo reale a basso costo

Otter è la scelta giusta se ti piace vedere la trascrizione che prende forma man mano che le persone parlano, o se desideri un archivio ricercabile senza una bolletta mensile elevata. Supporta Zoom, Google Meet e Microsoft Teams e include trascrizione in tempo reale, identificazione degli interlocutori, riassunti e app mobili.

Attenzione ai limiti del piano gratuito: 300 minuti al mese e un limite di 30 minuti per conversazione. Molte chiamate con i clienti durano più a lungo, quindi i liberi professionisti di solito optano per il piano Pro, che aumenta il limite a 1.200 minuti e a riunioni di 90 minuti e aggiunge cronologia illimitata, ricerca avanzata ed esportazioni. Il piano Business supporta riunioni fino a quattro ore.

Otter Notetaker può partecipare come utente visibile e l’app desktop offre registrazioni senza bot. Un avvertimento se lavorate con accordi di riservatezza (NDA) dei clienti: una proposta di azione collettiva intentata contro Otter.ai nel 2025 sostiene che l’azienda abbia registrato i partecipanti alle riunioni senza consenso e abbia utilizzato le registrazioni per addestrare i propri modelli. Si tratta di accuse relative a un caso ancora in corso, ma vi consigliamo di verificare le impostazioni relative al consenso e ai dati prima di utilizzarlo durante chiamate riservate.

**Prezzi: **Gratuito (Basic). Pro 8,33 $/utente/mese con fatturazione annuale. Business 19,99 $/utente/mese con fatturazione annuale. Enterprise su richiesta.

Pro:

• Trascrizione in tempo reale e cronologia ricercabile
• Uno dei piani a pagamento più economici di questa lista
• App mobili

Contro:

• I limiti del piano gratuito (300 minuti, 30 minuti per chiamata) sono piuttosto restrittivi
• Le funzionalità orientate alle vendite sono disponibili solo nel piano Enterprise
• La causa legale in corso in materia di privacy è un aspetto da valutare attentamente per il lavoro riservato

5. Fireflies.ai: la scelta migliore per l’automazione e le integrazioni

Fireflies è la scelta giusta se desiderate che gli appunti delle riunioni confluiscano automaticamente nel resto del vostro flusso di lavoro, ad esempio in una bacheca di progetto del cliente, su Slack o in uno spazio di lavoro Notion. Si integra con CRM, strumenti di gestione dei progetti e piattaforme di automazione, e supporta più di 10 piattaforme per riunioni.

Il piano gratuito include trascrizioni illimitate con riassunti AI limitati e 400 minuti di spazio di archiviazione. Il piano Pro aggiunge riassunti AI illimitati, più spazio di archiviazione, registrazione video e download delle trascrizioni. Tieni presente che alcune funzionalità AI funzionano a crediti, quindi un uso intensivo potrebbe costringerti a passare a un piano superiore.

Per impostazione predefinita, Fireflies partecipa alle riunioni come bot, anche se la sua estensione per Chrome e gli strumenti desktop consentono la registrazione senza l’uso del bot.

**Prezzi: **Gratuito. Pro 10 $/utente/mese con fatturazione annuale (18 $ al mese). Business 19 $/utente/mese con fatturazione annuale (29 $ al mese). Enterprise 39 $/utente/mese con fatturazione annuale.

Pro:

• Ampio supporto per l’integrazione e l’automazione
• Trascrizione illimitata nel piano gratuito
• Registrazione video nei piani a pagamento

Contro:

• I crediti AI rendono più difficile prevedere il costo effettivo
• Il bot è visibile per impostazione predefinita
• Spazio di archiviazione limitato nel piano gratuito

6. Fellow: ideale per le riunioni ricorrenti con i clienti

Se gestisci riunioni settimanali o mensili con clienti a contratto, Fellow aggiunge una struttura che manca ai semplici strumenti per prendere appunti. Puoi creare un ordine del giorno condiviso prima della chiamata, prendere appunti in modo collaborativo durante la riunione e tenere traccia delle azioni da intraprendere in seguito. La registrazione e i riassunti basati sull’intelligenza artificiale sono integrati in questo flusso di lavoro.

Supporta Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Slack Huddles, registra tramite un bot o un’app desktop senza bot e gestisce le riunioni di persona. Il piano gratuito è una breve versione di prova: cinque note generate dall’IA e cinque registrazioni generate dall’IA per utente, per tutta la durata dell’account. Il piano Team aggiunge 10 note e registrazioni generate dall’IA per utente ogni mese, oltre ad automazioni, integrazioni per la gestione dei progetti, Notion e accesso alle API.

**Prezzi: **Gratuito. Team 7 $/utente/mese con fatturazione annuale (11 $ al mese). Business 15 $/utente/mese. Enterprise a partire da 25 $/utente/mese con un minimo di 10 utenti.

Pro:

• Ordini del giorno, note e follow-up in un unico posto
• Prezzo di ingresso contenuto
• Acquisizione con o senza bot

Contro:

• Il piano gratuito è una breve versione di prova
• Il piano Team limita le note generate dall'IA a 10 per utente al mese

7. Notta: l’ideale per i clienti internazionali

Se i tuoi clienti parlano lingue diverse, vale la pena dare un’occhiata a Notta. I piani a pagamento consentono di aggiungere trascrizioni e traduzioni bilingui, mostrando le due lingue affiancate durante una conversazione. Il vocabolario personalizzato del piano Pro è utile anche per i termini SEO, i nomi dei marchi e i nomi dei prodotti che spesso vengono trascritti in modo errato nelle trascrizioni generiche.

Supporta Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Webex, con un bot per le riunioni o la registrazione da desktop senza bot. Non giudicatelo in base al piano gratuito, che consente 120 minuti al mese e solo tre minuti per conversazione, sufficienti per una prova ma non per una vera chiamata con un cliente. Il piano Pro aumenta il limite a 1.800 minuti al mese con registrazioni fino a cinque ore.

**Prezzi: **Gratuito. Pro 8,17 $/mese con fatturazione annuale. Business 16,67 $/utente/mese con fatturazione annuale. Enterprise a partire da 51 postazioni.

Pro:

• Traduzione e trascrizione bilingue
• Vocabolario personalizzato per i termini di settore
• Registrazioni di lunga durata nei piani a pagamento

Contro:

• Il piano gratuito è adatto solo per effettuare dei test
• Meno strumenti per il flusso di lavoro rispetto a Fellow o Fireflies

Come scegliere

• Se vuoi azzerare il rischio che un bot intervenga nelle chiamate con i clienti: Bluedot o Granola.
• Vuoi iniziare gratuitamente: Fathom, per poi passare a un piano superiore quando il limite di riepilogo inizia a diventare un problema.
• Se vuoi il piano a pagamento più economico con trascrizioni in tempo reale: Otter.ai.
• Vuoi che le note vengano trasferite automaticamente ad altri strumenti: Fireflies.ai.
• Organizzi riunioni periodiche con i clienti: Fellow.
• Lavori con clienti in altre lingue: Notta.

Un flusso di lavoro semplice per le chiamate SEO dei freelance

Uno strumento è utile solo se si adatta al tuo modo di lavorare. Ecco una routine semplice che funziona con qualsiasi delle opzioni sopra indicate:

• Prima della chiamata: prepara un breve ordine del giorno e un modello, ad esempio obiettivi, ostacoli, decisioni e passi successivi.
• All'inizio della chiamata: informa il cliente che stai registrando e spiegagli il motivo. Chiedi il permesso in caso di dubbi.
• Dopo la chiamata: rivedi il riassunto finché hai ancora le idee chiare, correggi eventuali errori dell’IA ed estrai le azioni da intraprendere.
• Entro poche ore: invia al cliente un breve riepilogo che elenchi le decisioni e i passi successivi, e chiedigli di rispondere se qualcosa non quadra.
• Una volta al mese: consulta le registrazioni delle chiamate precedenti quando prepari i report. Questo ti aiuta a mostrare cosa è stato concordato e perché hai scelto una determinata direzione.

Riservatezza, consenso e tranquillità del cliente

Ci sono tre aspetti da chiarire prima di proporre qualsiasi strumento ai clienti:

• Chiedi prima. Le leggi sulla registrazione variano a seconda del paese e della regione, e in alcuni luoghi è richiesto il consenso di tutti i partecipanti alla chiamata. Informa i clienti che stai registrando. Queste sono informazioni generali, non una consulenza legale.
• Controlla l’accordo di riservatezza (NDA). Alcuni accordi con i clienti limitano il trattamento di informazioni riservate da parte di terzi. Esamina le politiche relative ai dati e alla formazione dello strumento e, se necessario, menziona lo strumento nel tuo contratto.
• Prevedete il blocco dei bot. Alcune organizzazioni limitano l’accesso ai bot esterni. Microsoft Teams, ad esempio, offre agli amministratori criteri per bloccare i bot esterni rilevati. Se il team IT di un cliente blocca il vostro, uno strumento privo di bot evita momenti imbarazzanti.

Domande frequenti

I SEO freelance hanno davvero bisogno di un assistente per le riunioni basato sull’intelligenza artificiale?

Non ne hai strettamente bisogno, ma ti fa risparmiare tempo nella presa di appunti e nella redazione dei riassunti e ti fornisce una registrazione affidabile di ciò che è stato concordato. Se ricevi più di qualche chiamata da parte dei clienti a settimana, il risparmio di tempo di solito giustifica un piano gratuito o a basso costo.

Qual è il miglior assistente per riunioni basato sull’IA disponibile gratuitamente?

Fathom offre il piano gratuito più generoso con registrazioni illimitate, anche se i riassunti avanzati generati dall’IA sono limitati a cinque al mese. Il piano gratuito di Granola offre note illimitate con una cronologia limitata. Verifica i limiti per ogni chiamata in qualsiasi piano gratuito, poiché alcuni interrompono le conversazioni dopo pochi minuti.

Ai clienti darà fastidio se registro con uno strumento di IA?

Ad alcuni sì, specialmente se durante la chiamata compare un bot. Spiega che serve per prendere appunti accurati, chiedi il permesso e valuta un’opzione senza bot per le conversazioni delicate.

Posso registrare legalmente le chiamate con i clienti?

Dipende da dove vi trovate voi e il vostro cliente. In alcuni luoghi è necessario il consenso di tutti i partecipanti, in altri basta quello di una delle parti. In caso di dubbio, chiedete il consenso e seguite le indicazioni del vostro consulente legale.

Gli appunti generati dall’IA possono risolvere una controversia sull’ambito di lavoro?

Possono aiutarti a ricordare e documentare ciò che è stato discusso, ma rivedili e correggili, e conferma le decisioni chiave in un riepilogo scritto che il cliente possa approvare. Consideralo una buona prassi piuttosto che una consulenza legale.