Come scegliere il channel manager più adatto alla tua attività di affitti turistici

Introduzione

La gestione di una casa vacanze diventa molto più complicata nel momento in cui si inizia a pubblicare lo stesso immobile su più piattaforme di prenotazione.

Airbnb potrebbe attirare un certo tipo di ospiti, Booking.com un altro, mentre Vrbo può aiutarti a raggiungere famiglie e viaggiatori che soggiornano più a lungo. Essere presenti su diversi canali può aumentare la visibilità e ridurre la dipendenza da una singola piattaforma, ma crea anche un problema operativo: ogni impostazione relativa a calendario, tariffe e disponibilità deve rimanere accurata ovunque.

Se un ospite prenota tre notti tramite Airbnb, quelle date devono scomparire immediatamente da Booking.com e Vrbo. Se aumenti la tariffa per il fine settimana, probabilmente non vorrai accedere a quattro diverse dashboard per apportare la stessa modifica.

È qui che il software di gestione dei canali diventa essenziale.

La difficoltà sta nel fatto che molti prodotti sembrano quasi identici a prima vista. Promettono tutti la sincronizzazione del calendario, la connettività tra i canali e una gestione più semplice della struttura. Le differenze spesso diventano evidenti solo dopo che un gestore inizia a occuparsi di prenotazioni reali, variazioni tariffarie, cancellazioni e un portafoglio in crescita.

Ecco cosa dovrebbero effettivamente confrontare gli operatori del settore delle case vacanza prima di scegliere una piattaforma.

Cosa fa un channel manager per le case vacanza?

Un channel manager collega il vostro inventario di case vacanza ai siti web su cui gli ospiti effettuano le prenotazioni.

Invece di gestire Airbnb, Booking.com, Vrbo e altri canali in modo indipendente, gli operatori possono controllare le informazioni importanti da un unico sistema centrale. A seconda del software, ciò può includere:

• Disponibilità
• Prenotazioni
• Tariffe per notte
• Soggiorni minimi
• Restrizioni di prenotazione
• Informazioni sulla struttura
• Tariffe e tasse
• Dati degli ospiti

La funzione più importante è la sincronizzazione.

Quando arriva una prenotazione tramite una piattaforma, il channel manager dovrebbe aggiornare automaticamente la disponibilità sugli altri canali collegati. Ciò riduce drasticamente il rischio che due ospiti prenotino la stessa proprietà per le stesse date.

Un buon channel manager per affitti turistici dovrebbe quindi essere valutato non solo in base al numero di loghi visualizzati nella sua pagina delle integrazioni. Gli operatori devono verificare come funzionano tali connessioni, quali dati vengono sincronizzati e con quale rapidità le modifiche vengono trasferite tra i sistemi.

Questa distinzione diventa sempre più importante man mano che il volume delle prenotazioni cresce.

Dare priorità alle connessioni dirette con i principali canali di prenotazione

La prima domanda da porsi è semplice:

Il software si collega direttamente alle piattaforme di prenotazione che generano le vostre prenotazioni?

Per la maggior parte delle attività nel settore degli affitti turistici, i canali prioritari includono probabilmente una combinazione di:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vacation Rentals
• Piattaforme di prenotazione regionali o di nicchia

Tuttavia, limitarsi a dire che una piattaforma “supporta” Airbnb o Booking.com non è necessariamente sufficiente.

Alcune integrazioni sono molto più approfondite di altre.

Una connessione diretta solida può consentire il trasferimento automatico di prenotazioni, prezzi, disponibilità, restrizioni e altre informazioni tra il channel manager e l’OTA. Una connessione più limitata potrebbe sincronizzare solo i calendari.

Questo è importante perché la sincronizzazione limitata al calendario comporta comunque un notevole carico di lavoro manuale.

Se la disponibilità si aggiorna automaticamente ma le tariffe e i requisiti di soggiorno minimo no, gli operatori potrebbero comunque dover gestire le singole dashboard delle OTA ogni volta che la loro strategia di prezzo cambia.

Prima di sottoscrivere un abbonamento, verifica esattamente quali informazioni possono essere inviate e ricevute tramite ciascuna integrazione.

Cerca la sincronizzazione bidirezionale in tempo reale

La velocità di sincronizzazione è una delle principali differenze pratiche tra i channel manager.

Immaginate che una struttura sia disponibile per un venerdì e un sabato sera molto richiesti.

Alle 18:03, qualcuno prenota la struttura tramite Booking.com.

Alle 18:05, un altro viaggiatore trova le stesse date disponibili su Airbnb.

Se i sistemi non si sono sincronizzati abbastanza rapidamente, entrambe le prenotazioni potrebbero essere accettate.

A questo punto l’operatore si trova di fronte a un problema.

Bisogna contattare qualcuno, potrebbe essere necessario cancellare una prenotazione e le prestazioni della struttura sulla piattaforma di prenotazione potrebbero potenzialmente risentirne. Ancora più importante, l’esperienza dell’ospite inizia con una delusione che si sarebbe potuta evitare.

Ecco perché gli operatori dovrebbero puntare a una sincronizzazione bidirezionale che avvenga il più possibile in tempo reale.

La sincronizzazione bidirezionale implica che le informazioni fluiscano in entrambe le direzioni.

Ad esempio:

Booking.com → Channel manager → Airbnb

e

Airbnb → Channel manager → Booking.com

La piattaforma centrale diventa la fonte attraverso la quale viene coordinata la disponibilità nell’intera rete di distribuzione.

Gli operatori dovrebbero quindi chiedere ai potenziali fornitori:

• Con quale rapidità vengono sincronizzate le nuove prenotazioni?
• Le cancellazioni vengono aggiornate automaticamente?
• Le modifiche alle tariffe vengono sincronizzate su tutti i canali?
• Le regole relative al soggiorno minimo vengono sincronizzate?
• Cosa succede in caso di interruzione della connessione?
• L'operatore riceverà un avviso se la sincronizzazione si interrompe?

Queste domande sono più utili rispetto al semplice chiedere se il prodotto “si integra con Airbnb”.

Considerate come il software gestirà la crescita

Il software che funziona per un solo appartamento potrebbe non essere quello che vi serve quando dovrete gestire 30 proprietà.

All’inizio, si può essere tentati di scegliere lo strumento più economico in grado di sincronizzare alcuni calendari. Questo può essere perfettamente adeguato inizialmente, ma cambiare sistema operativo in un secondo momento può rivelarsi un fattore di disturbo.

Pensate a dove potrebbe trovarsi l’attività tra due o tre anni.

Se il portafoglio si espande, potresti aver bisogno di:

• Aggiornamenti di massa delle tariffe
• Dashboard per più proprietà
• Accesso dei proprietari
• Autorizzazioni del team
• Messaggistica automatizzata
• Assegnazione delle attività
• Gestione delle pulizie
• Integrazioni per la gestione dei ricavi
• Reportistica per struttura
• Integrazioni contabili
• Account utente multipli

La gestione manuale di questi requisiti diventa sempre più difficile all’aumentare del numero di immobili.

Un singolo amministratore potrebbe accorgersi immediatamente se qualcosa non va in un calendario. Un team che gestisce 50 immobili non può fare affidamento su qualcuno che controlli manualmente ogni annuncio ogni giorno.

La scalabilità, quindi, non si limita al fatto che il software consenta tecnicamente di aggiungere altre proprietà. Significa chiedersi se la gestione di quelle proprietà aggiuntive rimanga gestibile.

Verifica come si integra con il resto della tua attività

Un channel manager raramente opera in modo isolato.

Le aziende che operano nel settore degli affitti per le vacanze possono fare affidamento su una gamma sempre più ampia di software che coprono aspetti quali la determinazione dei prezzi, la comunicazione con gli ospiti, la contabilità, le pulizie, i pagamenti e l’accesso alle proprietà.

Le integrazioni tipiche potrebbero includere:

• Sistemi di gestione immobiliare
• Strumenti di determinazione dinamica dei prezzi
• Piattaforme contabili
• Processori di pagamento
• Serrature intelligenti
• Software per la gestione delle pulizie
• Strumenti di messaggistica per gli ospiti
• Sistemi di gestione dei ricavi
• Siti web per prenotazioni dirette

Prima di scegliere un software, fai un elenco dei sistemi che già utilizzi.

Quindi stabilisci quale piattaforma debba essere al centro delle operazioni.

Ad esempio, uno strumento di determinazione dei prezzi può calcolare la tariffa giornaliera ideale in base alla domanda locale. Tale tariffa deve poi essere trasmessa al channel manager, che la distribuisce ad Airbnb, Booking.com e Vrbo.

Se tali sistemi non si integrano correttamente, il personale potrebbe dover trasferire manualmente le informazioni sui prezzi.

Lo stesso problema si applica ai dati degli ospiti.

Una prenotazione confermata potrebbe dover attivare attività di pulizia, flussi di pagamento, istruzioni per il check-in e messaggi automatici. Meno trasferimenti manuali sono necessari tra i sistemi, più facile diventa scalare l’operatività.

Decidete se avete bisogno di un channel manager o di un PMS completo

Un’altra importante distinzione è quella tra un channel manager dedicato e un sistema completo di gestione della struttura (PMS).

Un channel manager si concentra principalmente sulla distribuzione dell’inventario e sulla sincronizzazione dei canali di prenotazione.

Un sistema di gestione della struttura, o PMS, copre normalmente una gamma più ampia di attività operative.

A seconda del fornitore, un PMS può includere:

• Gestione delle prenotazioni
• Comunicazione con gli ospiti
• Servizi di pulizia
• Pagamenti
• Reportistica
• Prenotazioni dirette
• Rendiconti per i proprietari
• Gestione del team
• Gestione dei canali

Per gli operatori più piccoli, una piattaforma all-in-one può risultare interessante perché richiede il collegamento di un numero minore di sistemi separati.

Le aziende più grandi o più specializzate potrebbero preferire strumenti dedicati per le diverse funzioni.

Non esiste una configurazione universalmente corretta.

L’importante è capire esattamente quale problema si sta cercando di risolvere. Acquistare un PMS di grandi dimensioni quando tutto ciò di cui si ha bisogno è una sincronizzazione affidabile dei canali può aggiungere una complessità non necessaria. Scegliere un channel manager di base quando in realtà si ha bisogno di un software operativo completo può creare il problema opposto.

Prestare attenzione alla gestione delle tariffe e delle restrizioni

La sincronizzazione della disponibilità riceve la maggior parte dell’attenzione perché le doppie prenotazioni sono molto fastidiose, ma la gestione delle tariffe è importante quasi allo stesso modo.

I prezzi degli affitti per le vacanze cambiano costantemente.

Gli operatori possono adeguare le tariffe in base a:

• Fine settimana
• Giorni festivi
• Eventi locali
• Domanda stagionale
• Disponibilità last minute
• Durata del soggiorno
• Tasso di occupazione
• Con quanto anticipo gli ospiti prenotano

Modificare manualmente queste regole su più piattaforme è un processo lento e soggetto a errori.

Un channel manager efficace dovrebbe consentire di aggiornare facilmente e in modo centralizzato le tariffe e le restrizioni di prenotazione.

Ad esempio, un operatore potrebbe decidere che durante un importante evento locale:

• La tariffa giornaliera dovrebbe aumentare del 25%
• Il soggiorno minimo dovrebbe passare da due a tre notti
• Le prenotazioni per lo stesso giorno dovrebbero essere disabilitate

Idealmente, queste regole possono essere modificate una sola volta e distribuite a tutti i canali di prenotazione pertinenti.

Più è facile gestire i prezzi a livello centrale, meno tempo gli operatori dovranno dedicare alla gestione dei singoli account OTA.

Prova la dashboard prima di impegnarti

Le funzionalità sono importanti, ma lo è anche l’usabilità.

Un software può vantare un elenco impressionante di integrazioni, ma risultare comunque frustrante da utilizzare quotidianamente.

Ricordate che il sistema potrebbe diventare la dashboard che il vostro team aprirà per prima ogni mattina.

Valuta attentamente la rapidità con cui riesci a:

• Visualizza gli arrivi e le partenze di oggi
• Trova una prenotazione
• Blocca date
• Modifica una tariffa
• Modifica la durata minima del soggiorno
• Identifica la provenienza di una prenotazione
• Visualizza la disponibilità su più strutture
• Individuare gli errori di sincronizzazione

Se le attività di routine richiedono di navigare attraverso diversi menu, quell’attrito si accumula.

Ciò è particolarmente importante se anche i dipendenti, gli assistenti virtuali o i gestori immobiliari utilizzeranno la piattaforma.

Un sistema dovrebbe ridurre le esigenze di formazione, anziché creare un altro processo complicato che solo una persona è in grado di comprendere.

Non sottovalutate l’assistenza clienti

Il software di gestione dei canali si colloca direttamente tra il tuo inventario e le piattaforme che generano i tuoi ricavi.

Quando qualcosa smette di funzionare, l’assistenza diventa estremamente importante.

Immaginate di scoprire venerdì sera che la disponibilità su Airbnb ha smesso di sincronizzarsi per dieci proprietà.

Inviare un’e-mail e ricevere una risposta lunedì probabilmente non è sufficiente.

Prima di prendere una decisione, informati:

• Orari di assistenza
• Disponibilità della chat in tempo reale
• Tempi di risposta
• Assistenza telefonica
• Copertura nel fine settimana
• Documentazione
• Assistenza all'onboarding
• Supporto alla migrazione

Dovresti anche informarti su come il fornitore gestisce i problemi di integrazione che coinvolgono un'OTA.

A volte può capitare che il software funzioni correttamente, mentre una piattaforma di prenotazione esterna presenta un problema. Un buon team di assistenza dovrebbe comunque essere in grado di identificare il problema e spiegare quali azioni l’operatore deve intraprendere.

È facile trascurare l’assistenza durante il processo di acquisto, poiché tutto funziona normalmente. Il suo valore diventa evidente quando qualcosa va storto.

Confronta i prezzi in base all’intero portafoglio

I modelli di tariffazione dei channel manager differiscono notevolmente.

I fornitori potrebbero addebitare:

• Per struttura
• Per prenotazione
• Una percentuale sui ricavi
• Abbonamento mensile
• In base al numero di canali
• In base al numero di utenti
• Tramite piani a più livelli

Una piattaforma che sembra economica per due strutture potrebbe rivelarsi costosa se le strutture salgono a 20.

Può valere anche il contrario. Un abbonamento mensile più alto potrebbe rivelarsi più conveniente per un operatore di grandi dimensioni se include prenotazioni illimitate o proprietà aggiuntive a un basso costo marginale.

Calcola il costo utilizzando il tuo portafoglio effettivo, anziché confrontare i prezzi di partenza indicati.

Verifica inoltre se sono incluse funzionalità importanti.

Un piano a basso prezzo potrebbe diventare molto più costoso una volta aggiunti:

• Canali aggiuntivi
• Automazione
• Funzionalità di prenotazione diretta
• Utenti extra
• Reportistica
• Accesso all'API
• Assistenza Premium

Il confronto più utile è quello relativo al costo operativo totale, non semplicemente al canone mensile pubblicizzato.

Confronta i channel manager fianco a fianco

Una delle difficoltà nella scelta di questo tipo di software è che i siti web dei fornitori tendono a descrivere i propri prodotti utilizzando un linguaggio simile.

Quasi tutti offrono integrazioni.

Quasi tutti promettono l'automazione.

Quasi tutti sostengono che il proprio sistema sia facile da usare.

Le differenze significative si trovano solitamente nei dettagli: metodi di sincronizzazione, funzionalità supportate per ciascuna OTA, prezzi in base alla crescita del portafoglio, qualità dell’assistenza e profondità di integrazione.

Ecco perché è opportuno confrontare fianco a fianco le migliori opzioni di channel manager per le case vacanza prima di scegliere una piattaforma.

Crea una rosa di candidati in base alle tue effettive esigenze operative, anziché limitarti a scegliere il fornitore con l’elenco di funzionalità più lungo.

Un semplice confronto potrebbe presentarsi così:

Requisiti	Fornitore A	Fornitore B	Fornitore C
Collegamento diretto con Airbnb	Sì	Sì	Sì
Collegamento con Booking.com	Sì	Sì	Sì
Collegamento con Vrbo	Sì	Limitato	Sì
Sincronizzazione bidirezionale delle tariffe	Sì	Sì	Sì
Disponibilità in tempo reale	Sì	Limitata	Sì
Integrazione dei prezzi dinamici	Sì	No	Sì
Strumenti per la gestione di più proprietà	Ottimo	Base	Avanzato
Assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7	Sì	No	No
Prezzi per 20 immobili	$$$	$$	$$$

I criteri esatti dipenderanno dalla vostra attività, ma questo esercizio vi costringerà a confrontare ciò che conta davvero, anziché affidarvi alle affermazioni di marketing.

Esegui un test in condizioni reali

Quando possibile, approfitta di una prova gratuita o di una dimostrazione prima di trasferire l’intero portafoglio.

Non limitarti a cliccare qua e là sulla dashboard.

Simula le situazioni che si verificano durante il normale funzionamento.

Ad esempio:

1. Modifica una tariffa giornaliera e verifica che venga applicata ai canali collegati.
2. Seleziona una data e verifica che la disponibilità scompaia altrove.
3. Crea una prenotazione di prova e verifica la rapidità con cui i calendari si aggiornano.
4. Annulla una prenotazione e assicurati che le date tornino disponibili correttamente.
5. Modifica una regola relativa al soggiorno minimo.
6. Aggiungi un altro membro del team e verifica le autorizzazioni.
7. Contatta l'assistenza clienti con una domanda realistica.

Un test in condizioni reali mette in luce differenze difficili da individuare da una pagina dedicata ai prezzi.

Il software giusto dovrebbe semplificare il lavoro, non aggiungerne altro

L'obiettivo di un software di gestione dei canali non è semplicemente quello di collegare il maggior numero possibile di siti web di prenotazione.

Dovrebbe semplificare la gestione dell’attività.

Un sistema efficiente offre agli operatori la certezza che la disponibilità sia accurata, che le tariffe siano distribuite correttamente e che le prenotazioni provenienti da diverse piattaforme vengano gestite da un unico punto.

La scelta migliore dipende quindi dalla struttura dell’attività.

Un gestore con due strutture potrebbe dare priorità alla semplicità e al prezzo. Un gestore con 50 annunci potrebbe invece dare molta più importanza alla gestione in blocco, all’automazione, alle integrazioni e all’assistenza.

Ciò che conta è guardare oltre l’elenco delle funzionalità.

Valutate la qualità delle connessioni, la velocità di sincronizzazione, come la piattaforma si integra con il resto del vostro software e se è in grado di continuare a supportare l’attività man mano che il portafoglio si espande.

Quando questi elementi sono a posto, la pubblicazione degli annunci su più canali di prenotazione smette di creare lavoro amministrativo extra e inizia a fare ciò che avrebbe dovuto fare fin dall’inizio: portare più prenotazioni.