Link building e attività di outreach: come gli editori leggono le tue e-mail

Introduzione

Il cold outreach assume aspetti molto diversi a seconda di quale parte della casella di posta ci si trovi.

Per il mittente, una proposta può significare ricerca, individuazione di potenziali clienti, stesura del testo e diversi minuti trascorsi a trovare il contatto giusto. Per un redattore, è semplicemente un messaggio in più che deve competere con le e-mail interne, le scadenze, le newsletter, le proposte di PR e decine di altre richieste.

Questa differenza spiega perché una proposta che sembra perfettamente ragionevole per il mittente possa sparire senza ricevere risposta.

I redattori cercano segnali che dimostrino che il mittente comprenda la testata, abbia qualcosa di rilevante da offrire e sia in grado di comunicare l’idea senza creare lavoro extra.

Una buona proposta di collaborazione ha quindi meno a che fare con modelli ingegnosi e più con la facilità di effettuare una rapida verifica della credibilità.

Ecco cosa nota effettivamente un redattore.

La casella di posta decide più di quanto si pensi

Prima che un redattore legga la proposta, vede il nome del mittente, l’indirizzo e-mail, l’oggetto e una breve anteprima della frase di apertura.

Quella prima impressione risponde già a diverse domande.

Si tratta di una persona reale? Il dominio ha senso? L’oggetto è pertinente alla testata? L’anteprima sembra un messaggio personalizzato o un’e-mail di massa?

L’identità del mittente è fondamentale in questo caso. Le stesse informazioni dovrebbero rimanere coerenti una volta aperto il messaggio. Un semplice piè di pagina con nome reale, ruolo, azienda e sito web offre a un redattore un modo semplice per verificare chi c’è dietro la proposta.

Per i team che inviano comunicazioni da diversi account, un generatore di firme e-mail può aiutare a mantenere coerenti le informazioni di base sul mittente. Non è necessario che sia elaborata. Infatti, una firma pulita è solitamente più convincente di un piè di pagina pieno di banner, premi, icone e testi promozionali.

Il redattore dovrebbe sapere chi sei senza dover fare ricerche.

Perché le prime due righe compromettono così tante proposte

Un’apertura generica è facile da riconoscere.

“Ciao, ho scoperto di recente il tuo fantastico sito web e ho apprezzato molto i tuoi contenuti” potrebbe essere stata inviata a quasi qualsiasi testata su Internet.

I redattori ne vedono continuamente varianti.

Lo stesso vale per i messaggi che usano il nome sbagliato, citano un articolo che non esiste o passano direttamente a “Potete aggiungere il mio link?” prima ancora di dare al destinatario un motivo per interessarsi.

Un approccio efficace inizia dimostrando che il sito web è stato scelto intenzionalmente. La nostra guida alla creazione di una strategia di outreach per guest post sottolinea lo stesso concetto: la selezione mirata dei potenziali partner e un approccio personalizzato contano più del semplice contatto con il maggior numero possibile di siti web.

Non serve un paragrafo di elogi per dimostrare che è stata fatta una ricerca. Basta una frase precisa.

Proposta debole

Ciao,

ho trovato il tuo sito web mentre navigavo e ho apprezzato molto i tuoi fantastici articoli. Sono un autore di contenuti professionista e mi piacerebbe contribuire con un guest post di alta qualità al tuo blog.

Posso inviarvi alcuni argomenti? Vorrei anche un backlink dofollow al nostro sito.

Il messaggio non ha un punto di vista, non dimostra che il mittente conosca la testata e non offre alcun vantaggio evidente per il redattore.

Ora confrontatelo con questo:

Proposta migliore

Ciao Maya,

ho notato che hai trattato argomenti come la ricerca di opportunità per guest post e la qualità dei link, ma ci sono pochi contenuti che illustrano l’approccio da parte del redattore.

Saresti interessata a un articolo pratico su come i redattori valutano le proposte di link building, con esempi di email "prima e dopo" e un semplice schema per il follow-up?

Sarei lieto di inviarti una bozza se l'approccio ti sembra adeguato.

Questa versione non è molto più lunga. Risponde semplicemente alle domande che l’editore si sta già ponendo.

Dai all'editore un'idea, non un altro compito

Un errore comune nelle email di outreach per la creazione di link è chiedere all’editore di svolgere il lavoro strategico.

"Posso contribuire con qualcosa sulla SEO?" non è proprio una proposta.

L’editore ora deve decidere quale argomento sia adatto, verificare se è già stato trattato, individuare un approccio e spiegare cosa desidera.

Una proposta utile svolge questo lavoro prima che l’e-mail venga inviata.

Invece di proporre una categoria generica, indica un argomento specifico e un motivo per cui dovrebbe essere pubblicato su quel sito.

Ad esempio:

Argomento: attività di outreach per la creazione di link.

Punto di vista: come gli editori valutano le proposte spontanee prima di rispondere.

Formato: guida pratica con esempi rielaborati e consigli per il follow-up.

Questo offre all’editore qualcosa di concreto da accettare, rifiutare o modificare.

La stessa regola vale per un’e-mail di proposta di guest post. Gli editori raramente hanno bisogno di un altro articolo generico sulle “tendenze SEO” o sul “perché i backlink sono importanti”. Sono più propensi a notare un punto di vista utile che aggiunga qualcosa che i loro contenuti esistenti non trattano già.

Ciò diventa particolarmente importante man mano che il volume delle attività di outreach cresce. La nostra guida su come espandere il guest blogging e creare più link spiega perché è importante un processo ripetibile, ma espandere la ricerca di potenziali clienti non dovrebbe significare sacrificare la pertinenza.

Rendi la proposta facile da leggere

Una proposta a freddo non deve necessariamente raccontare la storia della tua vita professionale.

Di solito, ai redattori servono cinque informazioni: perché hai scelto il loro sito, cosa vuoi scrivere, cosa rende utile quel punto di vista, se sei in grado di fornirlo e cosa vuoi che facciano dopo.

Tutto questo può stare in una breve e-mail.

Se hai lavori pubblicati pertinenti, includi uno o due esempi. Non inviare un portfolio di dodici link.

Se il tuo background professionale è in linea con l’argomento, menzionalo in una sola frase.

E concludi con una richiesta.

"Questo approccio potrebbe essere utile per il vostro blog?" è sufficiente.

Evita di concludere con una serie di domande su numero di parole, date di pubblicazione, backlink, biografie degli autori, scadenze e linee editoriali prima ancora che l’editore abbia mostrato interesse.

Più facile è la decisione, più facile sarà la risposta.

La fiducia si costruisce anche al di fuori del testo

Una buona scrittura non può compensare completamente un mittente che suscita sospetti.

Gli editori spesso effettuano rapidi controlli sui precedenti prima di accettare di lavorare con qualcuno che non conoscono.

Un dominio aziendale reale è uno dei segnali di fiducia più semplici. Un'e-mail proveniente da [email protected] è più facile da associare a un'organizzazione legittima rispetto a una casella di posta gratuita non correlata.

Anche la configurazione tecnica è importante.

SPF, DKIM e DMARC aiutano i sistemi di posta in ricezione a verificare che i messaggi siano autorizzati e associati al dominio da cui dichiarano di provenire. Riducono inoltre la possibilità che una comunicazione legittima venga considerata sospetta prima ancora che un redattore la veda.

Il nome del mittente, il dominio, il sito web e la firma dovrebbero raccontare la stessa storia.

Questo aspetto diventa sempre più importante man mano che una campagna di contatto a freddo via e-mail si espande. Piccole incongruenze sono facili da trascurare quando si inviano dieci e-mail manualmente. Ma su centinaia di messaggi, possono far sembrare un contatto legittimo poco curato o automatizzato.

Un redattore non dovrebbe doversi chiedere se “Alex di BrightSEO” lavori davvero presso BrightSEO.

Personalizza il motivo, non ogni singola frase

La personalizzazione viene spesso fraintesa.

Non significa aggiungere un paragrafo sull’ultimo post LinkedIn del redattore, sulla sua città natale, sulla sua squadra di calcio preferita e sull’università che ha frequentato.

Questo può risultare più strano di un modello predefinito.

Il tipo di personalizzazione utile è professionale e pertinente alla proposta.

Dimostra di aver compreso gli argomenti trattati dalla testata. Cita un articolo correlato solo se è realmente in linea con la tua idea. Verifica se l’argomento che proponi è già stato trattato. Assicurati che il pubblico sia effettivamente adatto.

La nostra analisi dei motivi per cui le campagne di link building falliscono è un utile promemoria del fatto che l’outreach è solo una parte del processo. Un targeting inadeguato e proposte di valore deboli non possono essere risolti semplicemente inviando più email.

Un buon test è semplice.

Elimina il nome della testata dalla tua e-mail.

Lo stesso identico pitch potrebbe essere inviato ad altri 200 blog senza cambiare nulla?

Se sì, probabilmente va perfezionato.

Fai un follow-up, ma sappi quando fermarti

Una risposta mancante non è necessariamente un rifiuto.

I redattori aprono i messaggi durante le riunioni, li contrassegnano per leggerli in un secondo momento, si distraggono o semplicemente li perdono tra le e-mail più recenti. Un sollecito è normale.

L’errore è trasformare una proposta in una sequenza di solleciti sempre più imbarazzanti.

Per i contatti editoriali, un ritmo pratico consiste nell’inviare il messaggio originale, fare un follow-up dopo circa quattro-sette giorni e inviare un’ultima nota circa una settimana dopo, se l’opportunità è importante.

Dopodiché, voltate pagina.

Un secondo tentativo può fare davvero la differenza. Un messaggio di follow-up può essere estremamente breve:

Ciao Maya,

Volevo solo riportare questa idea in cima alla tua casella di posta. Posso anche allegare una breve checklist per gli editori ed esempi di proposte "prima e dopo".

Se ti può essere d’aiuto, sarò lieto di inviarti una bozza.

Nota cosa manca: sensi di colpa, falsa urgenza e “Hai visto le mie tre email precedenti?”.

Misura le risposte e i posizionamenti

Il tasso di apertura può aiutare a valutare l’efficacia dell’oggetto o la deliverability, ma non dovrebbe essere il parametro principale di una campagna di link building.

Il risultato che vuoi davvero si ottiene molto più tardi.

Monitorate innanzitutto il tasso di risposta. Poi separate le risposte positive dai rifiuti e dalle risposte automatiche.

Ma soprattutto, monitora il tasso di posizionamento: quanti approcci portano alla fine alla pubblicazione di un articolo o a un backlink.

Questo aiuta a individuare eventuali problemi nelle diverse fasi.

Se la diffusione è buona ma le risposte sono scarse, probabilmente occorre migliorare il targeting o la presentazione.

Se le risposte sono positive ma vengono accettati pochi argomenti, le idee potrebbero essere troppo generiche.

Se molte proposte vengono approvate ma gli articoli vengono pubblicati raramente, il problema si trova probabilmente nella fase successiva alla fase di outreach: la qualità dei contenuti, i tempi di consegna o il mancato rispetto dei requisiti editoriali.

Analizzare l’intero funnel è più utile che festeggiare un tasso di apertura insolitamente alto.

Crea un processo senza che sembri un processo

Per espandere le attività di outreach servono dei sistemi. Ma non è necessario che ogni destinatario si senta come una riga di un foglio di calcolo.

La ricerca dei potenziali clienti può essere standardizzata. La qualificazione può essere standardizzata. I promemoria di follow-up possono essere standardizzati. I dettagli del mittente e la formattazione delle email possono essere standardizzati.

Un team può anche utilizzare Stripo.email come parte del proprio processo più ampio di creazione delle email quando è importante garantire la coerenza tra i messaggi.

Ciò che non deve mai mancare è il motivo per cui una determinata testata riceve una proposta specifica.

Prima di inviare, verifica se il redattore riesca a comprendere il messaggio in pochi secondi: chi sei, perché li hai contattati, qual è l’argomento proposto, perché è adatto al loro pubblico e cosa dovrebbero fare in seguito.

Se queste risposte sono ovvie, l’e-mail sta facendo il suo lavoro.

Se sono sepolte sotto una lunga introduzione, elogi generici o diverse richieste in competizione tra loro, una maggiore automazione non risolverà il problema.

Un buon approccio raramente fa colpo dal punto di vista del redattore.

È specifica, credibile, breve e facile a cui rispondere.

E in una casella di posta affollata, spesso basta questo per distinguersi.