Perché tenersi informati rappresenta un vantaggio competitivo per gli operatori del settore degli affitti a breve termine

Introduzione

Gestire un affitto a breve termine non è un'attività che si può lasciare andare da sola.

Un immobile può rimanere nella stessa posizione, ma quasi tutto ciò che lo circonda può cambiare. Le amministrazioni locali introducono nuove norme. Le piattaforme di prenotazione modificano le loro politiche e le strutture tariffarie. Le preferenze dei viaggiatori cambiano. Le nuove tecnologie trasformano il modo in cui gli immobili vengono commercializzati e gestiti. Nel frattempo, l’occupazione e le tariffe per notte possono variare in modo significativo da una stagione all’altra, o addirittura da un mese all’altro.

Per i proprietari e i gestori immobiliari, tenersi informati va quindi ben oltre la semplice lettura delle notizie di settore. È parte integrante di una gestione efficace dell’attività.

Gli operatori che comprendono cosa sta cambiando hanno il tempo di reagire. Coloro che non lo fanno spesso scoprono i cambiamenti solo dopo che le prenotazioni calano, i costi aumentano o una nuova normativa crea un problema.

Ci sono due tipi di informazioni a cui gli operatori del settore degli affitti a breve termine dovrebbero prestare particolare attenzione: gli sviluppi che interessano il settore stesso e i cambiamenti nel mercato in cui competono le loro proprietà.

1. Tenersi aggiornati sui cambiamenti nel settore degli affitti per le vacanze

Gli affitti a breve termine si collocano all’incrocio tra ospitalità, settore immobiliare, viaggi e tecnologia. Ciò significa che gli operatori possono essere influenzati contemporaneamente dagli sviluppi di diversi settori.

Alcuni cambiamenti sono graduali. Altri possono influire su un’attività quasi immediatamente.

Le normative locali possono cambiare rapidamente

La regolamentazione ne è uno degli esempi più evidenti.

Le norme relative agli affitti a breve termine vengono spesso emanate a livello comunale o regionale piuttosto che a livello nazionale, il che significa che due immobili relativamente vicini tra loro possono essere soggetti a requisiti completamente diversi.

A seconda della località, le autorità possono introdurre o modificare norme relative a:

• Licenze per gli affitti a breve termine
• Requisiti di registrazione
• Numero massimo di notti di affitto
• Tasse turistiche o di soggiorno
• Norme antincendio e di sicurezza
• Requisiti relativi alla residenza principale
• Limiti relativi agli ospiti
• Restrizioni urbanistiche
• Obblighi di comunicazione dei dati

Un proprietario che verifica le norme solo al momento del lancio iniziale di un immobile potrebbe quindi basarsi su informazioni obsolete di diversi anni.

Seguire fonti affidabili di notizie sul settore degli affitti turistici può aiutare gli operatori a individuare i cambiamenti normativi, gli annunci delle OTA e gli sviluppi più ampi del settore prima che inizino a influire sulle operazioni quotidiane.

L’obiettivo non è leggere ogni articolo pubblicato sugli affitti turistici, ma identificare gli sviluppi che potrebbero modificare gli aspetti economici o legali della propria attività.

Anche Airbnb, Booking.com e Vrbo possono modificare le regole

Le amministrazioni locali non sono le uniche organizzazioni in grado di modificare le modalità di funzionamento degli affitti a breve termine.

Per molti host, Airbnb, Booking.com, Vrbo e altre agenzie di viaggio online sono di fatto i principali partner di distribuzione. Una modifica apportata da una di queste piattaforme può quindi avere un impatto diretto sui ricavi.

Le piattaforme possono modificare:

• Commissioni a carico dell'host o dell'ospite
• Politiche di cancellazione
• Sistemi di classificazione
• Politiche relative alle recensioni
• Piani di pagamento
• Requisiti per l'inserimento degli annunci
• Procedure di verifica degli ospiti
• Politiche di rimborso
• Filtri di ricerca
• Programmi promozionali

Anche cambiamenti relativamente piccoli possono fare la differenza.

Ad esempio, un nuovo filtro di ricerca può rendere più appetibili determinati servizi offerti dalla struttura. Una modifica alle regole di cancellazione può alterare l’entità del rischio finanziario associato a una prenotazione. Una diversa struttura delle commissioni può modificare il ricavo netto generato dalla stessa tariffa giornaliera.

Gli operatori che sono a conoscenza di questi cambiamenti in arrivo possono adeguare di conseguenza i propri annunci, i prezzi o la strategia di distribuzione.

Chi invece non viene a conoscenza dell’annuncio potrebbe semplicemente notare che i propri risultati sono cambiati senza comprenderne immediatamente il motivo.

La tecnologia sta cambiando anche la gestione degli immobili

Il software è diventato sempre più importante per le attività di affitto a breve termine.

I channel manager consentono di sincronizzare i calendari su più siti di prenotazione. Gli strumenti di pricing dinamico adeguano le tariffe in base alla domanda. I sistemi di messaggistica automatizzata gestiscono la comunicazione con gli ospiti. Le serrature intelligenti semplificano il check-in. Le piattaforme di revenue management analizzano i modelli di prenotazione.

L’intelligenza artificiale sta iniziando a influenzare anche attività che vanno dalla comunicazione con gli ospiti e dall’analisi delle recensioni alla creazione di contenuti e ai consigli sui prezzi.

Non tutti i nuovi strumenti meritano di essere adottati.

L’importante è capire cosa è disponibile.

Un concorrente che utilizza dati di prezzo più accurati, una comunicazione più rapida con gli ospiti e operazioni automatizzate potrebbe essere in grado di gestire un maggior numero di proprietà con costi amministrativi inferiori. Ciò crea un vantaggio competitivo anche se entrambe le aziende affittano alloggi simili.

Seguire gli sviluppi nella tecnologia delle case vacanza rende più facile decidere dove l’automazione possa realmente migliorare i margini e dove un software aggiuntivo creerebbe semplicemente un altro abbonamento mensile.

2. Segui ciò che sta accadendo nel tuo mercato di riferimento

Gli sviluppi del settore offrono una visione d’insieme.

I dati di mercato ti indicano cosa sta accadendo alle proprietà che competono per gli stessi ospiti delle tue.

Questa distinzione è importante perché la domanda di affitti per le vacanze può variare enormemente a seconda della località.

Un rapporto nazionale potrebbe mostrare una domanda di viaggi in crescita, mentre l’occupazione in una particolare località costiera è in calo. Al contrario, una città che ospita un grande evento o che registra un aumento della capacità delle compagnie aeree potrebbe vedere un aumento della domanda anche se il mercato più ampio rimane relativamente stabile.

Ecco perché gli operatori devono prestare attenzione anche alle notizie e alle tendenze del mercato degli affitti turistici relative a occupazione, tariffe medie per notte, domanda e comportamenti di prenotazione.

Questi indicatori aiutano a trasformare le informazioni di mercato in decisioni aziendali concrete.

Presta attenzione all’occupazione, non solo al fatturato

Il fatturato di per sé può nascondere cambiamenti importanti.

Immaginate che una struttura generi all’incirca lo stesso fatturato dell’anno precedente.

A prima vista, la performance sembra stabile.

Ma supponiamo che l’immobile abbia dovuto vendere un numero significativamente maggiore di pernottamenti per generare quel fatturato. L’occupazione è aumentata mentre la tariffa media per notte è diminuita.

Questo racconta una storia molto diversa.

In alternativa, un gestore potrebbe vendere un numero inferiore di pernottamenti ma ottenere un fatturato maggiore perché una domanda più forte ha permesso un aumento delle tariffe.

Monitorare l’occupazione insieme alle tariffe per notte aiuta a spiegare come vengono generati i ricavi.

Tra gli indicatori utili figurano:

• Tasso di occupazione
• Tariffa media giornaliera
• Ricavi per notte disponibile
• Durata media del soggiorno
• Tempo di anticipo delle prenotazioni
• Tasso di cancellazione
• Domanda nel fine settimana rispetto a quella nei giorni feriali
• Prenotazioni dirette rispetto a quelle tramite OTA

Presi singolarmente, questi indicatori forniscono informazioni utili. Insieme, mostrano come sta cambiando il mercato.

La stagionalità dovrebbe influenzare più dei soli prezzi

La maggior parte degli operatori di affitti a breve termine comprende che i prezzi dovrebbero variare tra alta e bassa stagione.

Ma la stagionalità influisce su molto più che sulla tariffa giornaliera.

Dovrebbe influenzare anche il marketing, i soggiorni minimi, il personale, la manutenzione e la pianificazione del flusso di cassa.

Se la domanda cala tradizionalmente durante un determinato periodo, un operatore potrebbe sfruttare quel momento per programmare lavori di ristrutturazione, aggiornare le foto dell’annuncio o eseguire interventi di manutenzione.

Se le prenotazioni iniziano ad aumentare in anticipo rispetto al normale andamento, potrebbe essere necessario aumentare le tariffe prima del previsto.

Se i tempi di prenotazione si accorciano, gli operatori potrebbero voler evitare di applicare sconti troppo aggressivi con diversi mesi di anticipo.

I modelli storici forniscono una base di riferimento utile, ma non devono essere considerati come regole fisse.

Eventi, condizioni meteorologiche, disponibilità di voli, condizioni economiche e comportamento dei viaggiatori possono tutti modificare i normali andamenti stagionali.

Gli operatori più competenti confrontano ciò che accade di solito con ciò che sta accadendo ora.

I prezzi dovrebbero reagire alla domanda, non basarsi su supposizioni

Una delle applicazioni più preziose delle informazioni di mercato riguarda la determinazione dei prezzi.

Una strategia di prezzi fissi comporta una perdita di guadagno nei periodi di forte domanda e può lasciare una struttura vuota quando la domanda si indebolisce.

Si consideri una struttura il cui prezzo è normalmente di 200 dollari a notte.

Se immobili simili iniziano improvvisamente a riempirsi a causa di un festival, una conferenza o un evento sportivo, mantenere la tariffa standard potrebbe significare vendere a un prezzo troppo basso.

Se la domanda cala bruscamente dopo l’evento, mantenere la stessa tariffa di 200 dollari potrebbe comportare notti in cui l’alloggio rimane vuoto, mentre i concorrenti riducono i propri prezzi.

Una tariffazione efficace richiede quindi di tenere conto del contesto.

Gli operatori dovrebbero considerare:

• Occupazione attuale nel mercato locale
• Prezzi della concorrenza
• Prossimi eventi
• Domanda per giorno della settimana
• Tempi di prenotazione
• Inventario residuo
• Andamento storico
• Comportamento delle prenotazioni last minute

I software di tariffazione dinamica possono automatizzare parte di questo processo, ma gli operatori devono comunque comprendere perché le tariffe variano.

L’automazione è più utile quando chi gestisce l’attività comprende il mercato alla base della raccomandazione.

Individuare i cambiamenti prima che si riflettano sui ricavi

Uno dei vantaggi di tenersi informati è che molti sviluppi producono segnali di allarme prima di influire sui risultati finanziari.

Supponiamo che l’occupazione locale inizi a diminuire.

Un gestore che se ne accorge tempestivamente può sperimentare modifiche ai prezzi, promozioni o miglioramenti alle inserzioni.

Se i tempi medi di prenotazione si accorciano, l’azienda può adeguare le proprie ipotesi di previsione.

Se i viaggiatori cercano sempre più spesso un particolare servizio, il proprietario può valutare se aggiungerlo migliorerebbe la competitività.

Se è in discussione una nuova normativa locale, l’operatore può comprenderne il potenziale impatto finanziario prima che la norma entri in vigore.

Aspettare che il fatturato mensile cali significa reagire solo dopo che il mercato si è già mosso.

Disporre di informazioni valide concede più tempo per prendere una decisione.

Crea una semplice routine informativa

Per rimanere informati non è necessario passare ore ogni giorno a leggere notizie di viaggio.

Di solito è sufficiente una semplice routine.

Una o due volte alla settimana, esamina i principali sviluppi del settore e gli annunci delle piattaforme. Presta particolare attenzione alle modifiche normative nelle località in cui operi.

Almeno una volta al mese, esamina le tue prestazioni alla luce delle condizioni di mercato.

Confronta l'occupazione, le tariffe e il comportamento di prenotazione con i periodi precedenti, anziché limitarti a considerare il fatturato totale.

Prima dei principali periodi stagionali, esamina gli eventi locali, i prezzi della concorrenza e le prenotazioni anticipate, in modo da poter adeguare in anticipo prezzi e promozioni.

Per gli operatori più grandi, può essere utile anche assegnare la responsabilità del monitoraggio a figure specifiche. Una persona potrebbe occuparsi delle normative, mentre un’altra tiene traccia dei ricavi e della domanda.

Il punto fondamentale è che il monitoraggio diventi parte integrante del processo operativo, anziché un’attività svolta solo quando si presenta un problema.

Le informazioni contano solo quando influenzano una decisione

Gli operatori del settore degli affitti a breve termine hanno a disposizione più dati che mai.

L'obiettivo non è quello di analizzarli tutti.

L'obiettivo è individuare le informazioni che aiutano a rispondere a domande concrete:

È opportuno aumentare i prezzi?

È opportuno modificare la durata minima del soggiorno?

La domanda è più debole del previsto?

Un'OTA sta diventando più costosa?

È necessario aggiornare l’annuncio?

È probabile che una nuova normativa abbia un impatto sulla struttura?

Si dovrebbe dedicare maggiore impegno alle prenotazioni dirette?

È il momento giusto per espandersi in un altro mercato?

Le informazioni utili riducono l’incertezza su decisioni come queste.

È qui che rimanere informati diventa un vantaggio competitivo.

Considerazioni finali

Le attività di affitto a breve termine operano in un contesto in cui le regole, la tecnologia e il mercato possono cambiare rapidamente.

I proprietari non possono controllare la maggior parte di questi cambiamenti.

Possono però controllare la rapidità con cui li riconoscono e l’efficacia con cui vi rispondono.

Seguire gli sviluppi del settore aiuta gli operatori a prepararsi alle normative, ai cambiamenti nelle politiche delle OTA e alle nuove tecnologie. Monitorare le condizioni di mercato li aiuta a comprendere prezzi, occupazione, domanda e stagionalità.

Nessuna delle due cose richiede di seguire ossessivamente ogni notizia o dato.

È necessario creare un flusso affidabile di informazioni all’interno dell’attività e utilizzare tali informazioni per prendere decisioni migliori.

In un mercato in cui due strutture simili possono trovarsi a competere per lo stesso ospite, reagire al cambiamento con qualche settimana di anticipo può fare una differenza significativa in termini di occupazione, prezzi e, in ultima analisi, redditività.