Lista di controllo delle pratiche burocratiche per le piccole imprese: moduli indispensabili

Introduzione

Quando si avvia un'attività, l'attenzione è tutta rivolta al marketing. Ma sono le pratiche burocratiche a determinare se l'attività possa essere avviata. Una mancata presentazione di un documento può bloccare per settimane l'apertura di un conto corrente, una scelta fiscale o il rilascio di una licenza.

Oggi la maggior parte di queste pratiche si svolge online. Una parte, però, non è ancora digitalizzata, ed è proprio lì che i nuovi imprenditori perdono tempo. Questa checklist elenca i moduli che una piccola impresa negli Stati Uniti deve compilare nel primo anno di attività e illustra le fasi di elaborazione di ciascuno di essi.

Inizia verificando le modalità di invio di ciascun modulo

Prima di compilare qualsiasi cosa, leggete l’ultima pagina delle istruzioni. Vi indicherà in che modo l’ufficio accetta il modulo. Esistono quattro modalità comuni.

Il primo è un portale online. Il secondo è un indirizzo postale. Il terzo è l’e-mail, che per i moduli firmati è meno diffusa di quanto ci si aspetti. Il quarto è un numero di fax.

Quest’ultima opzione sorprende chi non ha mai posseduto un fax. Non ne serve uno. È possibile inviare un fax online da un browser, utilizzando un PDF e una scheda. Su Fax for Agents il prezzo è di 2,49 dollari per un massimo di 5 pagine verso gli Stati Uniti e il Canada.

Conoscere in anticipo il canale di invio evita di sprecare un pomeriggio. Un modulo firmato a penna da inviare per posta va preparato in modo diverso rispetto a uno da caricare su un portale.

I moduli da conoscere nel primo anno

Il numero di identificazione del datore di lavoro viene prima di tutto, perché le banche lo richiedono. L’Internal Revenue Service (IRS) consente alla maggior parte delle aziende di presentare la richiesta online. A chi non può farlo viene indicato di presentare la richiesta per telefono, fax o posta, e il modulo da compilare è il Form SS-4.

Potrebbe seguire una scelta fiscale. Una società che desidera essere tassata come società di tipo S presenta il modulo 2553. La pagina dell’IRS dedicata a tale modulo riporta un indirizzo postale o un numero di fax, a seconda dello Stato.

La procura è il terzo passo. Quando un commercialista si occupa dei rapporti con l’ufficio delle imposte per vostro conto, l’ufficio richiede prima di tutto un’autorizzazione firmata da inserire nel proprio archivio.

Seguono i moduli bancari. Aggiungere un firmatario, modificare un indirizzo o autorizzare un bonifico spesso comporta la compilazione di un modulo con una riga per il fax stampata in alto.

Seguono poi i moduli locali. Una licenza commerciale, un permesso per l’imposta sulle vendite e un addendum al contratto di locazione hanno ciascuno il proprio ufficio di riferimento e il proprio canale di invio.

Annotate tutto in un elenco a tre colonne: il modulo, l’ufficio e il canale accettato. Ci vogliono dieci minuti per redigere l’elenco, che evita di dover rispondere ogni anno alla stessa domanda partendo da zero. Tenetelo in un posto visibile sia al contabile che al vostro commercialista.

Perché alcuni uffici usano ancora il fax

È facile interpretare un numero di fax come un segno che un ufficio è obsoleto. Il motivo è più pratico. Un fax è una comunicazione tra due apparecchi, e l’apparecchio ricevente conferma ogni pagina.

Questo fornisce al mittente una registrazione con l’ora e il numero di pagine. Molte regole di archiviazione sono state redatte sulla base di tale registrazione. Un ufficio ha pochi motivi per riscriverle per i pochi richiedenti all’anno che preferirebbero un altro canale.

Una lista di controllo per qualsiasi modulo con una scadenza

Prima di ogni altra cosa, leggete le istruzioni relative al canale di invio.

Compilate il modulo al computer, se possibile, e firmatelo. Scansionate le pagine firmate in un unico PDF, nell’ordine in cui sono elencate nel modulo.

Prendete l’indirizzo o il numero dalle istruzioni attuali. Gli uffici cambiano entrambi e un contatto salvato dall’anno scorso potrebbe essere errato.

Inserisci la ragione sociale, il codice fiscale o il numero di conto e un numero di telefono sulla prima pagina.

Invia il modulo nelle prime ore della giornata lavorativa, secondo il fuso orario dell’ufficio. Se la linea è occupata o il portale non funziona, hai ancora diverse ore per riprovare.

Conserva la prova di invio. Il portale fornisce una pagina di conferma, l’ufficio postale una ricevuta e il fax un rapporto di consegna.

L’importanza della prova

La prova di invio è la parte che i titolari tendono a trascurare, ed è proprio quella che risolve le controversie. Quando un ufficio sostiene che un modulo non sia mai arrivato, la conversazione cambia di tono non appena si è in grado di citare una data, un’ora e un riferimento.

Leggi attentamente la prova per capire cosa indica. Un rapporto di consegna significa che l’apparecchio ricevente ha accettato le pagine. Non significa che qualcuno le abbia elaborate. Per un modulo con una scadenza, telefona all’ufficio e chiedi conferma.

Archivia la prova insieme alla tua copia del modulo. Usa una cartella per ogni anno, denominata in base al modulo e alla data.

Prendi l’abitudine una volta per tutte

Niente di tutto questo è difficile. È una routine che la maggior parte dei titolari acquisisce solo dopo che un documento è andato perso. Acquisitela prima che ciò accada. Verificate il canale di invio, preparate un unico fascicolo in ordine, inviate in anticipo e conservate la documentazione.

I moduli cambieranno di anno in anno. La routine no.