La guida definitiva ai rimbalzi delle e-mail: Tipi, cause e soluzioni

Introduzione

Avete mai inviato un'e-mail a qualcuno e vi è stata restituita? Questo è ciò che chiamiamo email bouncing! Può essere un vero grattacapo, soprattutto per i marketer, gli inserzionisti e i proprietari di aziende che si affidano alle e-mail per entrare in contatto con i loro clienti e potenziali tali.

Il bouncing delle e-mail può avere un impatto significativo sul successo delle vostre campagne e-mail, ed è per questo che è fondamentale comprenderne i lati positivi e negativi. In questo articolo vi illustreremo tutto quello che c'è da sapere sul bouncing delle e-mail, dai tipi e dalle cause ai consigli pratici su come minimizzare il suo impatto sulle interazioni con i clienti. Quindi, sedetevi, rilassatevi e tuffatevi nel mondo del bouncing delle e-mail!

Che cos'è il bouncing delle e-mail?

Quando si invia un'e-mail, a volte questa non arriva nella casella di posta del destinatario, il che si chiama rimbalzo dell'e-mail. Di solito si riceve un messaggio automatico che spiega il motivo del mancato recapito. Esistono due tipi di bounce: hard e soft. I rimbalzi delle e-mail possono causare frustrazione sia per il mittente che per il destinatario, ma la comprensione delle ragioni che li determinano e di come affrontarli può portare a una migliore deliverability e a un maggiore coinvolgimento.

Tipi di rimbalzo delle e-mail - Rimbalzo duro e rimbalzo morbido

Per garantire il successo dei vostri sforzi di email marketing, è importante tenere traccia del vostro tasso di rimbalzo delle email. I rimbalzi possono avvenire per diverse ragioni e sono classificati come rimbalzi morbidi o rigidi. Capire la distinzione tra questi due tipi di rimbalzi è fondamentale per ottimizzare la vostra lista di email marketing.

Rimbalzo duro

Quando un'e-mail non raggiunge il destinatario per motivi permanenti, si parla di hard bounce. Questo tipo di errore si verifica comunemente quando l'indirizzo e-mail del destinatario non è valido o non è più in uso.

Ciò potrebbe essere dovuto a un errore di battitura da parte dell'abbonato, oppure il nome del dominio potrebbe aver cessato di esistere. Gli hard bounce possono essere fastidiosi perché hanno un impatto negativo sulla velocità di consegna delle e-mail e sulla vostra reputazione di mittenti.

Rimbalzo morbido

Quando un'e-mail non viene consegnata a causa di un problema temporaneo, si parla di soft bounce. Ciò può essere dovuto al fatto che la casella di posta elettronica del destinatario è piena o che c'è un problema con il server di ricezione. Tuttavia, non preoccupatevi: i soft bounce possono essere ritentati più volte.

Se l'e-mail non viene recapitata, è il momento di agire e di rimuovere l'iscritto dalla vostra lista, poiché ora è considerato un hard bounce.

Motivi del rimbalzo delle e-mail

Ad esempio, quando il primo messaggio e-mail di vendita inviato non raggiunge il destinatario previsto, si parla di rimbalzo dell'e-mail. Questo può accadere per vari motivi, come un indirizzo e-mail inesistente, una casella di posta piena, interruzioni del server, scarsa reputazione del mittente, contenuti segnalati o record DMARC restrittivi. Le ragioni possono essere più numerose di quelle sopra elencate. Alcuni di questi motivi possono essere temporanei, mentre altri sono permanenti.

Per risolvere i problemi di bounceback delle e-mail, è necessario innanzitutto capire il tipo di categoria di bounce in cui rientra l'e-mail.

Esistono tre tipi di bounce back - soft bounce email, hard bounce email e blocklist email - che possono interrompere la consegna delle vostre email.

Email di rimbalzo difficili da gestire

Quando un'e-mail è permanentemente non recapitabile a uno specifico indirizzo di posta elettronica, si parla di hard bounce.

I motivi per cui si verifica un email hard bounce possono essere diversi:

• Indirizzo e-mail falso: Alcune persone forniscono indirizzi e-mail falsi, soprattutto quando viene richiesto un indirizzo in cambio di qualcosa online, come contenuti o sconti. L'uso del doppio opt-in può aiutare a evitare questi bounce.
• Indirizzo e-mail errato: Non c'è controllo ortografico nei campi degli indirizzi e-mail, per cui si verificano errori di battitura che portano a indirizzi e-mail errati.
• Email bloccate: Alcuni domini mittenti, come quelli governativi o istituzionali, hanno impostazioni di filtro antispam più rigide e alcuni destinatari potrebbero aver bloccato di proposito il vostro indirizzo e-mail. Se è a causa delle impostazioni del filtro antispam, chiedete loro di aggiungervi ai loro contatti.

Quando si parla di email hard-bounce, non c'è una soluzione semplice. Tuttavia, è importante agire rimuovendo dalla vostra mailing list tutti gli indirizzi e-mail che hanno subito un hard-bounce. Se li lasciate accumulare, le vostre e-mail potrebbero finire in una lista di blocco. Quindi, è meglio tenere sotto controllo la situazione e mantenere aggiornata la vostra lista.

Email di rimbalzo morbido

Quando un server di posta elettronica rifiuta temporaneamente un'e-mail, si parla di soft bounce. Tuttavia, si tratta solo di un problema temporaneo e i servizi di posta elettronica di solito tentano di inviare nuovamente i messaggi che hanno subito un soft bounce.

Ci sono vari motivi per cui un'e-mail potrebbe essere rimbalzata in modo non corretto, ad esempio:

• Casella postale piena: Quando la casella di posta elettronica di un destinatario raggiunge la sua capacità di memorizzazione e non ha più spazio per ricevere nuove e-mail, la vostra e-mail vi verrà restituita.
• Dimensioni dell'e-mail: Se le dimensioni dell'e-mail superano il limite impostato dal client o dal server di posta elettronica del destinatario, l'e-mail verrà respinta. Questo può accadere se si includono allegati di grandi dimensioni o immagini pesanti nell'e-mail.
• Il server è inattivo: Se il server di posta elettronica del destinatario è inattivo, potrebbe essersi bloccato, essere sovraccarico o essere in fase di manutenzione. In questo caso, è necessario attendere per inviare nuovamente l'e-mail all'indirizzo del destinatario.
• Risposta automatica: Quando qualcuno imposta una risposta automatica, significa che è fuori ufficio, in vacanza o comunque impossibilitato a rispondere immediatamente alle vostre e-mail. L'e-mail potrebbe essere respinta con un messaggio di risposta automatica.

Email bloccate

I provider di servizi di posta elettronica (ESP) creano liste di blocco per vagliare ed eliminare i contenuti dannosi o sfruttati, come lo spam e il malware. Queste liste di blocco non hanno lo scopo di complicare il processo di invio delle e-mail, ma piuttosto di salvaguardare i destinatari dei ben 300 miliardi di e-mail che vengono inviate ogni giorno.

• Reclami per spam: I reclami dei destinatari possono inviare le vostre e-mail alle cartelle di spam/blocklist.
• Alta frequenza di rimbalzo: Una scarsa igiene delle liste di email può portare a un'elevata frequenza di rimbalzo.
• Aumento delle dimensioni/volume della lista: Una rapida crescita della lista di email o l'invio di quantità massicce di email può segnalare la presenza di spam o di una lista acquistata.
• Contenuti scadenti: L'uso di parole di spam nella riga dell'oggetto o nel contenuto può attivare i filtri.

L'impatto del bouncing delle e-mail sulla deliverability delle e-mail

Quando si invia un lotto di e-mail, è importante tenere d'occhio la frequenza di rimbalzo. Un tasso di rimbalzo del 2% è normale e non deve preoccupare, ma se supera il 5% è motivo di preoccupazione. Infatti, un'elevata frequenza di rimbalzo può influire negativamente sulla deliverability delle e-mail, danneggiando i tassi di coinvolgimento e le vendite.

I provider di posta elettronica considerano un'elevata frequenza di rimbalzo come una bandiera rossa per tattiche di email marketing inadeguate o contenuti di bassa qualità, che possono portare a contrassegnare le vostre email come spam. Per questo motivo è importante adottare misure per ridurre la frequenza di rimbalzo e mantenere una reputazione digitale positiva.

Ricordate che ogni email rimbalzata è un'occasione persa per interagire con i clienti, quindi vale la pena di impegnarsi per mantenere il tasso di rimbalzo il più basso possibile.

Come rilevare i rimbalzi delle e-mail utilizzando un verificatore di rimbalzi delle e-mail

Non è un problema se di tanto in tanto si ricevono un paio di e-mail rimbalzate. Tuttavia, lasciare il problema delle e-mail rimbalzate senza attenzione può essere problematico. Per evitare l'impatto negativo di una mailing list non pulita, è consigliabile utilizzare uno strumento affidabile per il controllo dei bounce delle e-mail.

Ne abbiamo alcuni a cui potete prestare attenzione:

Mailfloss è un ottimo strumento che molti professionisti utilizzano per verificare grandi mailing list in massa. Si tratta di un controllore automatico dei bounce-back delle e-mail, il che significa che non dovrete preoccuparvi di gestire il processo. Se volete provarlo, potete ottenere una prova gratuita di 7 giorni.

EmailListVerify è uno strumento molto apprezzato che verifica la presenza di errori di sintassi, domini inattivi o inesistenti e trappole per lo spam che possono impedire la consegna delle e-mail. È affidabile per i grandi attori del settore dell'email marketing, come Mailchimp e Shopify. Con EmailListVerify potete verificare gratuitamente fino a 1.000 indirizzi.

Clearout è uno strumento che fa esattamente ciò che suggerisce il suo nome: elimina gli indirizzi e-mail non corretti utilizzando diversi metodi. È in grado di rilevare le e-mail che provengono da domini inseriti nella lista nera, da trappole per lo spam e da quelle che in precedenza hanno causato rimbalzi difficili. È possibile provare Clearout gratuitamente con un massimo di 500 indirizzi.

Suggerimenti per la correzione dei rimbalzi delle e-mail: rimbalzi rigidi e rimbalzi morbidi

Avete a disposizione diverse strategie per ridurre la vostra frequenza di rimbalzo.

Suggerimenti per risolvere i rimbalzi difficili:

• Ricontrollate l'indirizzo e-mail: Gli errori capitano, e a volte si verifica un hard bounce semplicemente perché l'indirizzo e-mail è stato scritto in modo errato. Assicuratevi di avere l'indirizzo e-mail corretto e provate a inviare nuovamente l'e-mail.
• Rimuovere gli indirizzi e-mail non validi: Se l'indirizzo e-mail non è più attivo o non è valido, è meglio rimuoverlo dalla vostra lista e-mail. In questo modo si eviteranno futuri hard bounce.
• Utilizzate un servizio gratuito di convalida delle e-mail: Se non siete sicuri della validità di un indirizzo e-mail, esistono servizi gratuiti che possono aiutarvi a verificarlo e a prevenire i rimbalzi.

Suggerimenti per risolvere i rimbalzi morbidi:

• Attendere e riprovare: I soft bounce sono di solito temporanei e spesso causati da fattori come una casella di posta piena o un'interruzione del server. Aspettate un po' e poi riprovate a inviare l'e-mail.
• Controllate le dimensioni dell'e-mail: Se l'e-mail contiene allegati o immagini di grandi dimensioni, potrebbe essere troppo grande per la casella di posta del destinatario. Provate a inviare un'e-mail più piccola o a inviare l'allegato con un metodo diverso.
• Fate attenzione alle vostre abitudini di invio di e-mail: L'invio di un numero eccessivo di e-mail in tempi troppo brevi può attivare i filtri antispam o causare problemi temporanei al server. Datevi un ritmo e tenete d'occhio le metriche delle vostre e-mail per evitare futuri soft bounce.

Riassumere

È importante capire e affrontare il problema dei rimbalzi delle e-mail per garantire che le vostre e-mail vengano consegnate alle persone giuste ed evitare la cartella dello spam. Seguendo i nostri consigli, è possibile ridurre al minimo il bouncing delle e-mail e migliorare la deliverability e il coinvolgimento. Tenete a mente questi consigli per aiutarvi a costruire relazioni più forti con i vostri clienti e potenziali clienti attraverso le e-mail!