Introduzione
Quanto spesso controllate le vostre e-mail? È probabile che in un giorno qualsiasi sia un'infinità di volte. Le e-mail sono parte integrante della nostra vita moderna e svolgono un ruolo fondamentale nel modo in cui comunichiamo con colleghi, amici e clienti. Tuttavia, se voi (o i membri del vostro team) utilizzate le e-mail come parte della strategia di marketing o del processo di vendita, c'è un altro fattore da considerare: la whitelist delle e-mail.
Sapere cos'è il whitelisting delle e-mail, perché è importante sia per i marketer che per i clienti e assicurarsi che funzioni correttamente può avere un impatto massiccio sul tasso di successo delle e-mail consegnate alle caselle di posta dei clienti. In questo post vi illustrerò tutto ciò che i digital marketer dovrebbero sapere sul whitelisting delle e-mail, dal significato alle best practice per l'impostazione delle campagne. Iniziamo!
(Cos'è il whitelisting delle e-mail
Il whitelisting delle e-mail è il processo di aggiunta di un altro indirizzo e-mail o dominio all'elenco dei mittenti approvati, in modo che le e-mail vengano sempre recapitate nella casella di posta. Ciò significa che tutte le e-mail provenienti da quel particolare mittente bypasseranno qualsiasi filtro e andranno direttamente nella casella di posta dell'utente, assicurando che non vadano perse nella cartella spam.
Come funziona?
L'inserimento delle e-mail nella cosiddetta whitelist richiede modifiche da parte del destinatario. Quando qualcuno riceve un'e-mail, può aggiungere l'indirizzo del mittente o il nome del dominio alla propria whitelist. A tal fine, l'utente contrassegna le e-mail in arrivo come "non spam" e poi le aggiunge alla propria lista di contatti. In alcuni casi, un utente può anche dover aggiungere manualmente un indirizzo alla propria whitelist, a seconda della configurazione del proprio servizio di posta elettronica.
Perché è importante?
Come probabilmente già sapete, esistono dei filtri che determinano se una determinata e-mail debba essere inserita o meno nella casella di posta elettronica di qualcuno. Molti di questi si basano sul fatto che un'e-mail sia contrassegnata o meno come spam e, in tal caso, viene inviata direttamente alla cartella spam. Ciò significa che l'inserimento delle e-mail nella whitelist è una parte essenziale per garantire che raggiungano con successo i destinatari.
Chi deve essere inserito nella whitelist?
(La regola generale quando si parla di whitelist è che bisogna semplicemente assicurarsi di vedere le e-mail che si desidera leggere. Detto questo, ecco le e-mail che dovreste aggiungere al vostro elenco di mittenti approvati:
I vostri marchi e servizi preferiti
Non tutte le e-mail promozionali meritano di finire nello spam o in qualche cartella oscurata. Grazie alla whitelist, potete assicurarvi che le e-mail di tutti i rivenditori e servizi che utilizzate arrivino nella vostra casella di posta.
Qualsiasi newsletter o e-mail promozionale a cui siete iscritti.
A meno che non vi siate iscritti a un elenco di e-mail contro la vostra volontà, probabilmente vi aspettate di ricevere e-mail dalle fonti a cui vi siete iscritti. Il whitelisting farà in modo che queste preziose fonti di conoscenza e di promozioni non finiscano nei filtri delle e-mail.
I vostri contatti da siti di networking professionale come LinkedIn.
I contatti professionali possono essere preziosi e l'inserimento nella whitelist delle e-mail che vi inviano può aiutarvi a non perdere opportunità di partnership commerciali, offerte di lavoro o altri messaggi importanti.
Colleghi di lavoro, amici, familiari, ecc.
I collaboratori più stretti e i membri della famiglia sono persone importanti nella vostra vita e non dovrebbero mai perdere le e-mail che inviate loro. In questo caso, l'inserimento in whitelist dei loro indirizzi e-mail non è un problema.
Partner o fornitori di fiducia per la vostra attività.
Se voi e il vostro team gestite una piattaforma di vendita online che scambia e-mail con venditori, partner o fornitori, il whitelisting può aiutarvi a garantire che nessuno dei loro messaggi finisca nella cartella sbagliata.
Il proprio nome di dominio.
Il nome di dominio della vostra azienda dovrebbe essere inserito nella vostra whitelist. Le e-mail ricevute dal vostro nome di dominio denotano un'importante corrispondenza commerciale, quindi devono essere trattate di conseguenza.
E-mail dei fornitori di servizi.
Sono compresi i messaggi inviati dai fornitori di servizi come l'elettricità e l'acqua, nonché dai fornitori di servizi Internet, ecc. Inserite nella whitelist queste e-mail per non perdere gli aggiornamenti più importanti e le bollette.
Come inserire nella whitelist un indirizzo e-mail?
(Il processo di whitelisting di un indirizzo e-mail dipende dal tipo di servizio e-mail utilizzato. Ecco alcuni passaggi da seguire per i servizi più diffusi:
Prospettiva
- Aprire le Impostazioni di Outlook facendo clic sull'icona dell'ingranaggio.
- Selezionare Posta dal menu.
- Fare clic su Posta indesiderata nel sottomenu.
- Scegliere la scheda Mittenti e domini sicuri e fare clic su Aggiungi.
- Inserire l'indirizzo e-mail o il nome di dominio richiesto.
- Fare clic su Salva per terminare.
Gmail
- Aprire le Impostazioni di Gmail.
- Selezionare la scheda Filtri e indirizzi bloccati.
- Fare clic su Crea un nuovo filtro.
- Inserire l'indirizzo e-mail o il nome di dominio richiesto nel campo Da.
- Contrassegnare la casella di controllo Non inviare mai allo spam.
- Fare clic su Crea filtro per terminare.
Yahoo Mail
- Aprite le Impostazioni di Yahoo Mail.
- Selezionare Altre impostazioni per espandere il menu.
- Selezionare la scheda Filtri e fare clic su Aggiungi.
- Assegnare un nome al filtro e inserire l'indirizzo e-mail o il nome di dominio richiesto.
- Scegliere una cartella in cui far confluire i messaggi provenienti dall'indirizzo e-mail o dal dominio specificato, oppure lasciarla così com'è, in modo che i messaggi vengano inviati alla posta in arrivo.
- Fare clic su Salva per terminare.
Apple Mail
- Sul dispositivo Apple, aprire l'app Mail.
- Accedere alla schermata Caselle postali.
- Selezionare la cartella Junk.
- Individuare l'e-mail o il dominio e-mail che si desidera inserire nella whitelist, quindi scorrere verso sinistra per visualizzare le opzioni.
- Una volta selezionato l'indirizzo e-mail, cliccare o toccare su Altro.
- Fare clic o toccare su Segna.
- Fare clic o toccare il pulsante Segna come non indesiderato per inserire l'indirizzo e-mail nella lista bianca.
Seguendo questi passaggi, potete facilmente inserire un indirizzo e-mail nella whitelist e assicurarvi che le vostre e-mail non solo raggiungano i destinatari previsti, ma anche che abbiano la priorità rispetto ad altri messaggi contrassegnati come spam. Questo aiuta a proteggere le vostre e-mail dal rischio di essere segnalate come spam e, in ultima analisi, vi impedisce di perdere messaggi importanti.
10 best practice per la whitelist delle e-mail
Sapere quali e-mail conservare e quali destinare allo spam è essenziale per mantenere una strategia di email marketing efficace. Ecco 10 best practice da seguire per la whitelist delle e-mail:
- Aggiungete alla vostra whitelist solo mittenti affidabili. È importante aggiungere solo fonti affidabili alla vostra whitelist di e-mail, per evitare che e-mail dannose o sospette passino attraverso le fessure.
- Assicuratevi che solo le e-mail più importanti siano inserite nella whitelist e che non stiate dando la preferenza a spammer o mittenti senza scrupoli. Prendete nota del contenuto dei messaggi che ricevete da ciascun mittente e assicuratevi che vi inviino contenuti di vostro interesse.
- Rivedete periodicamente la vostra whitelist e assicuratevi che sia aggiornata con tutte le ultime modifiche apportate alla vostra lista di contatti, marchi e servizi preferiti. Tenete d'occhio le modifiche agli indirizzi e-mail dei vostri contatti e i nuovi fornitori o aziende che desiderate inserire nella whitelist.
- Se vi ritrovate a ricevere troppe e-mail indesiderate da una certa fonte, prendete in considerazione l'idea di inserirle nella blacklist anziché nella whitelist. In questo modo si eviterà che quei messaggi finiscano di nuovo nella casella di posta.
- Aggiornate regolarmente il vostro software anti-spam, in modo da essere sicuri di intercettare qualsiasi potenziale minaccia prima che possa accedere alla vostra casella di posta. Potete anche attivare la funzione di aggiornamento automatico per assicurarvi che il vostro software sia sempre aggiornato e sicuro.
- Monitorate le prestazioni delle vostre campagne e-mail e assicuratevi che i messaggi inviati raggiungano i destinatari, vengano aperti e rispondano. In questo modo, potrete assicurarvi che le vostre e-mail rimangano fuori dalla cartella spam e che i vostri destinatari le ricevano come previsto.
- Prendete in considerazione l'utilizzo di un servizio di autenticazione delle e-mail, come DMARC, per verificare l'autenticità delle vostre e-mail e assicurarvi che non vengano spoofate o impersonate da malintenzionati.
- Utilizzate un provider di email marketing affidabile che offra servizi di whitelisting. In questo modo si evita che le e-mail finiscano nei filtri antispam e si facilita la ricezione da parte dei contatti.
- Investite in strumenti e servizi di autenticazione delle e-mail per proteggere le vostre e-mail dall'essere segnalate come spam. Questo è particolarmente utile se gestite un'azienda che si basa molto sulle e-mail.
- Sfruttate gli strumenti di verifica delle e-mail per assicurarvi che tutti gli indirizzi della vostra lista siano validi e consegnabili. Questo vi aiuterà a garantire che i vostri messaggi raggiungano effettivamente i destinatari e non vengano segnalati come spam.
Miglioramento dell'esperienza online complessiva attraverso la whitelisting delle e-mail
Seguendo i suggerimenti e le best practice che abbiamo appena illustrato, potrete assicurarvi che le vostre e-mail vengano consegnate ai destinatari previsti e non vengano contrassegnate come spam. Questo vi aiuterà a migliorare la vostra esperienza online complessiva, assicurandovi che i vostri messaggi siano visti dalle persone giuste e che abbiano la priorità rispetto ad altri messaggi contrassegnati come spam. È inoltre importante ricordare di rivedere periodicamente la whitelist, la blacklist e le tecniche di autenticazione delle e-mail per assicurarsi che siano aggiornate con eventuali modifiche all'elenco dei contatti e dei servizi preferiti. Questo vi aiuterà a proteggervi dai malintenzionati e ad assicurarvi che le vostre e-mail siano viste dai destinatari il più rapidamente possibile.
