2023年に知っておくべき発注書の5つの種類

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円滑な事業運営には、体系化された調達プロセスが不可欠です。購入のすべてのステップを文書化することは、可視性を高め、バッファを維持し、意思決定を最適化するために不可欠です。

今日のデジタルビジネスにおいて、発注書は新たな重要性を帯びている。注文書は、需要と供給をチェックし、請求書を追跡し、すべてを照合して、すべてが円滑に進むようにする上で重要な役割を果たしている。

このような状況を踏まえると、発注プロセスを可能な限り効率化することは重要である。業務効率を高め、処理時間を短縮するだけでなく、従業員の満足度も向上する。

このブログでは、一般的な発注書の種類を5つに分類してご紹介します。各タイプがどのように調達プロセスをスムーズかつ成功に導くかをご紹介します。

発注書とは何ですか？

発注書とは、買い手がサプライヤーに対して購入のために発行する法的文書である。これは、品目の説明、数量、価格、支払条件、納期、およびその他の関連情報で構成され、取引全体を詳細に記述します。

これは法的拘束力のある契約書であり、合意された条件を記録し、調達プロセスにおける両当事者の参考資料となる。

また、タイムリーな配送により購買が簡素化され、業務に明確性と説明責任がもたらされます。

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購買発注管理概要

購買発注プロセスの組織的管理は、購買発注管理として知られている。これは、1つまたは複数の発注書に関する完全で最新の情報の利用可能性を保証する、確立された原則と手順のコレクションです。

発注書の作成、レビュー、承認、追跡を最初から最後まで行う。

この内部調達手順により、すべての購入品の適切な可視性と文書化が保証され、将来の監査が容易になる。

発注書管理は、購買の旅のロードマップの役割を果たす。何を、どこで、いくら購入するかという重要な詳細をすべて提供する。このプロセスは、物事を円滑に進め、取引の正確な記録を残し、十分な情報に基づいた意思決定を行う上で貴重なものとなります。

発注書の目的は何ですか？

情報を詰め込みすぎないようにしよう。発注書の重要な目的は、買い手と売り手の間の正式な文書として機能することである。重要な購入の詳細がすべて記載されているため、将来の監査や記録管理に便利である。

当初、発注書には法的拘束力はない。しかし、ベンダーが条件に同意すれば、買い手とベンダーの双方にとって法的拘束力のある文書となる。

SaaSバイヤーが知っておくべき発注書の種類

発注書に関しては、1つのサイズがすべてに当てはまるわけではありません。発注書はすべて同じだと思い込んでいるかもしれませんが、それは間違いです。実際には、注文書には5つのタイプがあり、それぞれ情報のレベルが異なります。

だから、あなたがそれらについて知る準備ができているなら、私たちは見てみましょう；

1.標準発注書

標準的な注文書は、ほとんどのバイヤーが最も頼りにしているものである。これは、指定された製品の種類、品目の品質、数量で一つの取引を実行する意図を示すものである。発注書には、取引を完了するために必要なすべての情報が含まれている。

発注書の例 1：

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標準的な発注書は、1回限りの購入のためのシンプルで一般的なソリューションである。買い手が購入の詳細を理解し、品目やサービス、金額、納品スケジュール、支払い条件を特定できる場合に適している。

例えば、あるSaaS企業が新しいプリンターを必要としているとします。必要なプリンターの数量と仕様、納期、合意した価格を指定した標準的な発注書を作成します_。

標準発注書には、以下の事項を記載しなければならない：

• ベンダー情報と商品説明
• 配達予定日と場所
• 合意された支払額、支払期限、支払遅延のペナルティ。
• 各製品の価格詳細

2.計画発注

計画発注（PPO）とは、バイヤーが事前に発注書を提出することで、将来の要件を計画することを可能にするものである。品目、価格、支払条件はすべて既知であるが、数量と納期は情報に基づいた予測に基づく。PPOは、事務用品などの半定期的な支出に適している。

発注書の例 2：

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例えば、ある組織が、プリンター用紙や文房具などの事務用品を定期的に発注するとする。購買部門は、過去の消費パターンを評価した上で、予想される数量と可変の納期で発注書を作成する。そして、要件を満たすために必要なPPOをベンダーに発行する。

計画発注書には、通常の発注書よりも広範な情報が含まれるため、予想されるニーズに対してより効率的な調達が可能となる。企業は、購入予定品の詳細な概要を提供することで、在庫管理を最適化し、必要不可欠な商品の安定供給を維持することができる。

計画発注書には、以下の事項を記載しなければならない；

• 商品またはサービスに関する明確かつ具体的な情報
• 送料と税金の詳細
• 納品指示および価格条件
• 各商品の価格。

3.包括発注書

一括発注（BPO）とは、バイヤーが複数の発注を同時に行い、ベンダーと値引き交渉を行うことである。ベンダーの興味深い点は、大量注文に対して割引を提供することに前向きであることだ。企業はBPOを通じてより効率的に製品を購入し、冗長性を最小限に抑え、調達を合理化することができる。

発注書の例 3：

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例えば、ある企業がプリンターのカートリッジや用紙を定期的に購入する必要があるとする。このような場合、個別に発注する代わりに、あるベンダーと一定期間にわたる一括購入の契約を結ぶ。BPOは、すべての品目について、数量、コスト、合意された割引を指定し、手頃な価格で調達できるようにする。

ビジネス・パーチェス・オーダー（BPO）に関しては、製品やサービスがどのように動いているのかを知るための、極めて明確な窓のようなものだ。BPOは、組織が効率的で財布に優しい買い物をする手助けをする。

BPOを利用することで、バイヤーは十分な供給量を確保し、在庫がなくなったときの気まずい瞬間をかわすことができる。必要なのは、どれだけ欲しいかを伝え、割引を利用することだけだ。

包括購入注文書には以下の項目を含めること：

• 納品する製品の数量を指定する。
• 交渉単価の概要、追加割引または調整額
• 支払条件、品質基準、返品ポリシー、または違約金を含む
• 全アイテムの価格情報を確認

4.契約発注書

契約発注書（CPO）は、最も正式で法的強制力のある発注書である。発注書を発行する前に、買い手と売り手が購入条件を記載した契約書を締結する必要があります。この契約は両当事者を法的に保護します。

発注書の例 4：

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契約発注書（CPO）は、標準発注書（SPO）よりも柔軟性が高く、より詳細な仕様に対応できる。CPOは、サプライヤーへの発注、追加コストの管理、エラーへの対処、その他ビジネス・パートナーシップの重要な側面に関するガイドラインを定めている。

契約注文書は、特に再販業者との取引や複雑な調達環境において、安全で効率的なビジネス取引の枠組みを提供します。

契約注文書には、以下の事項を記載すること：

• 合意された契約の参照先
• 契約の範囲と変更
• 解雇および退社条項

5.デジタル発注書

デジタル発注書は、発注書を電子的に管理するための近代的で合理的な手法であり、調達プロセスにおける生産性とチームワークを向上させます。企業は発注手続きをデジタル化することで、時間を節約し、ペーパーワークを最小限に抑え、正確な記録管理を行うことができます。

発注書の例 5：

ソース

デジタル発注書を作成・共有する簡単な方法のひとつに、Microsoft ExcelやOpen Officeを使う方法がある。これらのシステムには既存のテンプレートが含まれており、注文書ごとに必要な特定の要素を簡単に修正することができる。

例えば、事務用品を購入する企業は、エクセルのデジタル発注書テンプレートを使用して、数量、品目の説明、合意した価格を伝えることができます。

デジタル発注書をベンダーと交換することで、両者は購入情報を明確に把握することができ、より良いコミュニケーションと迅速な納品が可能になる。

また、デジタル発注書は、追跡調査やレポーティングの機能も充実しており、企業は予算管理や購買パターンの評価をより適切に行うことができる。透明性はバイヤーとサプライヤーに利益をもたらし、相互に有利で効率的な調達プロセスを可能にする。

発注書とはどのようなものですか？

購買発注書の複雑な仕組みを理解することは、プロセスの最適化を目指す組織にとって非常に重要である。

製品の必要性を理解する

このプロセスは、買い手がベンダーが提供できる特定の製品やサービスの必要性を認識することから始まる。買い手は、品目、必要数量、希望納期を指定する。

例えば、製造業では製品の需要増に対応するため、休暇中に膨大な量の原材料が必要になることがある。バイヤーは、生産目標を達成するために十分な原材料を確保するために、必要な原材料の種類と量、納期を正確に定義しなければならない。

バイヤーが発注書を作成

定義されたニーズに基づいて、バイヤーは、製品の説明、数量、価格、納期、および追加条件などのすべての関連する事実を含む発注書を作成します。発注書は、指定された製品またはサービスの正式な要求としてベンダーに送られる。

調達プロセスにおける不正や遅延を避けるために、バイヤーは発注書の詳細がベンダーにとって正確かつ包括的であることを確認しなければならない。

例えば、買い手は必要な原材料の具体的な種類と量、合意した単価、納期を指定することができる。

発注書は売り手によって検討される

注文書がベンダーに送られると、ベンダーはその注文書が自社の在庫と一致し、買い手の要求を満たすことができるかどうかを慎重に検討する。

例えば、ベンダーは希望する商品の在庫があり、合意した期日までに供給できることを確認しなければならない。在庫チェックを見落とすと、商品の配送に手間がかかることになる。バイヤーとしては、事前に商品の在庫状況を確認しなければならない。

売り手は発注書を分析し、承認する。

審査後、売り手は買い手の仕様に合致していれば注文書を承認する。注文書の承認は、注文書に記載された特定の製品を遅延なく提供するという売り手の約束を示すものである。

購買注文の履行

承認された注文書により、売り手は指定された製品またはサービスを顧客に提供することで注文を完了する。この段階は、製品の納入または合意されたサービスの提供を伴う。

請求書の支払い

この最後の段階では、買い手は売り手の支払い条件に従って請求書を支払う義務がある。支払いは、請求書に記載されている通り、受け取った製品またはサービスに対して承認される。

例えば、買い手は、合意された支払条件の範囲内で、納入された原材料の請求書を支払う。

これが典型的な発注プロセスの流れである。注文書の作成から始まり、買い手と売り手による請求書の承認で終わります。

請求書プロセスの前に品質管理を含むものもあるが、ハイレベルな側面は変わらない。

SaaS管理プラットフォームはどのように発注書管理を合理化できるか？

調達ワークフロー

CloudEagleのようなSaaS管理プラットフォームの調達ワークフローを使用すると、発注書の作成を簡素化できます。ワークフローは、ユーザーが購入リクエストを上げるとトリガーされ、関連するステークホルダーに電子メールやSlackを通じてアラートが送られ、承認プロセスを迅速化します。

購入要求が承認されたら、発注書を作成し、価格条件を含めることができます。

購入支援

ベンダーと適切な価格条件を交渉するのは、一人でやると圧倒されてしまうかもしれません。そのような場合は、SaaS購入のエキスパートにお任せください。SaaS購入の専門家は、お客様に代わって価格条件、SLA、その他の重要な条項の交渉を巧みにこなし、適切な製品を適切な価格で入手できるようにします。

契約管理

製品が納品されたら、請求書プロセスを完了し、SaaS管理プラットフォームの契約管理モジュールを使用して、すべての重要なドキュメントを 一箇所に保存します。次に購入や契約を見直す際には、数回のクリックで関連文書に簡単にアクセスできる。

結論

以上、あらゆるタイプの製品やサービスを購入するために、バイヤーとベンダーの間で使用される一般的な発注書のタイプを紹介した。

それぞれの注文書には特定の目的があり、長所と短所がある。最終的に、どのタイプの発注書を送るかを決めるのは、SaaSバイヤーの責任である。

発注書を発送する前に、財務チームや調達チームの利害関係者を巻き込んで発注書をレビューし、全員の意見が一致していること、十分な情報に基づいた意思決定がなされていることを確認する。

今回追加した事例からヒントを得て、SaaS調達ソフトウェアを使用し、シームレスな購買業務のための注文書の作成を開始しましょう。

幸運を祈る。

よくあるご質問

1.発注書と請求書の違いは何ですか？

発注書は、購買プロセスを監視・追跡するためにバイヤーがベンダーに発行するものであり、請求書は、注文が完了した時点でベンダーが顧客に発行するものである。

2.発注書は契約書として扱われるか？

注文書は、納品、請求、購入した特定の製品またはサービス、法的条件、支払いを指定する。発注書がベンダーに受理されると、顧客とサプライヤー間の法的拘束力のある契約に なる。

3.発注書のメリットは何ですか？

発注書を使用するメリット

• 入荷した注文を管理する。
• 重複を避ける
• 注文ミスを最小限に抑える
• 法的書類
• 効率を高める
• スケーリング支援