中小企業向け書類チェックリスト：必須の書類

はじめに

起業の際、注目を集めるのはマーケティングです。しかし、その事業が運営できるかどうかは、書類手続き次第です。提出を1つでも怠ると、銀行口座の開設、税制の選択、あるいは営業許可の取得が数週間も遅れてしまう可能性があります。

現在、こうした書類手続きのほとんどはオンラインで行えるようになりました。しかし、依然としてオンライン化されていない部分もあり、新規事業主はそこで時間を浪費してしまいます。このチェックリストでは、米国で小規模企業が創業初年度に直面する各種申請書と、それぞれの処理の流れについて解説します。

まずは各書類の提出方法から確認しましょう

記入を始める前に、説明書の最終ページをよく読んでください。そこには、担当部署がどのようにその書類を受け付けるかが記載されています。一般的な受け付け方法は4つあります。

1つ目はオンラインポータルです。2つ目は郵送先住所です。3つ目は電子メールですが、署名済みの書類の場合、人々が予想するよりも利用頻度は低いです。4つ目はFAX番号です。

この最後の方法は、ファックス機を所有したことがない人にとっては意外に思えるかもしれません。しかし、ファックス機は必ずしも必要ではありません。ブラウザからPDFファイルとカードを使って、オンラインでファックスを送信できます。「Fax for Agents」では、米国およびカナダ宛ての5ページまで2.49ドルで利用できます。

送付方法を事前に把握しておけば、午後を無駄にすることはありません。郵送用にインクで署名した書類と、ポータルサイトにアップロードする書類では、準備の仕方が異なります。

初年度に知っておくべき書類

まず最初に必要なのは雇用主識別番号（EIN）です。銀行から求められるためです。米国国税庁（IRS）では、ほとんどの企業がオンラインで申請できます。オンライン申請ができない場合は、電話、ファックス、または郵送での申請が求められ、その申請書はフォームSS-4となります。

続いて、税制上の選択手続きが必要になる場合があります。S法人としての課税を希望する法人は、フォーム2553を提出します。このフォームのIRS提出ページには、州に応じて郵送先住所またはFAX番号が記載されています。

3つ目は委任状です。会計士があなたに代わって税務署とやり取りを行う場合、税務署はまず署名済みの委任状をファイルに保管しておく必要があります。

次は銀行の書類です。署名者の追加、住所の変更、または電信送金の承認には、多くの場合、上部にFAX番号が印刷された用紙が必要となります。

続いて、地方の書類があります。営業許可証、売上税許可証、賃貸借契約の追加条項などには、それぞれ担当の窓口と提出経路があります。

これらを3列のリストとして書き出しておきましょう。フォーム名、担当窓口、そしてその窓口が受け付ける連絡手段です。このリストの作成には10分しかかかりませんが、毎年同じ質問に一から答える手間を省くことができます。経理担当者と会計士の両方が目にする場所に保管しておきましょう。

一部の窓口が依然としてファックスを使用している理由

ファックス番号があることを、その窓口が時代遅れである証拠と捉えがちです。しかし、その理由はもっと実用的なものです。ファックスは2台の機器間の通信であり、受信機はページごとに受信を確認します。

これにより、送信者には時刻とページ数が記録された明細が残ります。多くの書類整理ルールは、この記録に基づいて策定されています。年に数人しかいない、別の手段を希望する申請者のために、事務所がそれらのルールを書き直す理由はほとんどありません。

締切のあるあらゆる書類のためのチェックリスト

何よりもまず、提出方法に関する指示をよく読んでください。

可能な場合はコンピュータでフォームに記入し、署名してください。署名済みのページを、フォームに記載されている順序通りに1つのPDFにスキャンしてください。

最新の指示書から住所や電話番号を確認してください。窓口ではこれら両方が変更されることがあり、昨年保存した連絡先が間違っている可能性があります。

1ページ目に会社名、納税者番号または口座番号、電話番号を記載してください。

担当部署のタイムゾーンに合わせて、業務時間の早い時間帯に送信してください。回線が混雑していたりポータルサイトがダウンしていても、再試行できる時間は数時間あります。

送信の証明は保管しておいてください。ポータルサイトでは確認ページが、郵便局では受領証が、ファックスでは送信報告書が発行されます。

どのような証明が有効か

送付の証明は、所有者が見落としがちな部分ですが、紛争を解決する上で重要な要素です。事務所から「書類が届いていない」と言われた場合でも、日付、時刻、参照番号を提示できれば、話し合いの展開は変わります。

証明書類には何が書かれているかを確認してください。配達報告書は、受信機が用紙を受け取ったことを意味するだけです。誰かがそれを処理したということではありません。締切のある書類の場合は、事務所に電話して確認してください。

証明書類は、その書類の控えと一緒にファイルに保管してください。1年分ごとに1つのフォルダを使い、書類名と日付で名前を付けてください。

一度、この習慣を身につけてください

これらはどれも難しいことではありません。しかし、多くの事業主は、書類が1つ紛失して初めてこの習慣を身につけるものです。そうなる前に習慣を身につけましょう。送付経路を確認し、整理されたファイルを1つ用意し、早めに送付し、記録を残しておきましょう。

申請書は年ごとに変更されますが、このルーティンは変わりません。