ほとんどの中小企業がいまだにスプレッドシートでスケジュールを管理している理由（そして、実際にコストがかかっていること）

はじめに

私の友人が清掃会社を経営しています。従業員14名、3交代制、2拠点です。昨年、私は彼が日曜日の夜、Googleスプレッドシートのセルをコピーして月曜日に勤務可能な人を色分けし、勤務可能かどうかの返信がない人にメッセージを送り、そして朝6時に誰かが病欠の連絡をしてきたためにすべてをやり直す様子を見ていました。彼は4年間、毎週これを続けています。

なぜスケジューリングソフトを使わないのかと尋ねると、彼は「これで問題ない」と答えました。明らかに問題があるのですが。しかし、彼がそう考える理由はわかります。スプレッドシートはクラッシュすることもなければ、請求書を送ってくることもなく、使い方もすでに熟知しているからです。乗り換えコストは高く感じられ、問題はなんとか対処できる範囲内だと思えてしまうのです。計算してみるまでは。

手作業によるスケジューリングの隠れたコスト

手作業で週次スケジュールを作成するのにどれだけの時間を費やしているか、誰も把握していません。そこで私は、時給制のチームを管理する中小企業の経営者約12人に話を聞いてみました。回答は週に3時間から7時間の幅がありました。ここでは5時間としましょう。

週5時間は、年間で260時間に相当します。経営者の時間を1時間あたり50ドルと仮定すると（事業を営む人にとっては控えめな見積もりです）、実際に事業を運営する代わりに、スプレッドシートのセルをドラッグするだけで年間13,000ドルを費やしていることになります。

そして、これは単なる時間的なコストに過ぎません。さらに大きな損失は、スプレッドシートでは対応できない部分にあります。

スプレッドシートは複雑さを処理できない

月曜から金曜までの単純な9時から5時までのスケジュールなら？もちろん、スプレッドシートでも対応できます。しかし、少しでも複雑さが加わると、すぐに機能しなくなります。

圧縮シフトを例に挙げましょう。「2-2-3」のローテーションシフト（従業員が2日勤務、2日休み、3日勤務を交互に繰り返す）の場合、複数のチームにわたる14日間のサイクルを追跡する必要があります。スプレッドシートでは、パターンを手動で繰り返し入力し、誤って誰かが残業になることがないか二重に確認し、間違った週を貼り付けていないことを祈るしかありません。 たった1行の配置ミスで、あるシフトには誰も来ない一方で、別の拠点では人員が過剰になってしまうのです。

あるいは、「9/80」の圧縮勤務週を考えてみましょう。これは、従業員が10日間ではなく9日間で80時間働き、隔週の金曜日に休みを取るというものです。一見単純そうに見えますが、チームの半数が隔週の金曜日に休み、残りの半数がその反対の金曜日に休みを取ることになると気づくと話は変わります。ここで、有給休暇の申請、シフトの交換、残業制限と並行して、これをスプレッドシートで管理してみてください。これは2週間ごとに構成が変わるパズルのようなものです。

これらは決して珍しい勤務スケジュールモデルではありません。倉庫、診療所、製造工場、サービス業では、毎日こうしたモデルが活用されています。ただ、それらは色分けされたセルのグリッドの中に収まるようには設計されていなかったのです。

誰も気づかないミス

スプレッドシートにおけるスケジューリングのミスのほとんどは、発見されません。それらはただ、静かにコストを生み出しているのです。

誰かの計算ミスで従業員が43時間働いてしまい、予算に計上していなかった3時間の残業代を支払わなければならなくなります。これをチーム全体で1年間計算すれば、その額は数千ドルにも達します。2人がその日は休みだと思い込んでいたためシフトの人員が不足し、収益を失い、急遽穴埋めをしなければなりません。誰かが土曜日のシフトを引き受けたことで残業時間を超えてしまうのに、給与計算の段階になるまで誰も気づかないこともあります。

スプレッドシートは、このシフト交換を承認するとその従業員が残業時間を超えてしまうことを警告してくれません。スプレッドシートは入力された内容をそのまま保持するだけです。間違った数字も正しい数字も、見た目では全く同じなのです。

なぜ人々は移行しないのか

計算がそれほど明白であるなら、なぜほとんどの中小企業は依然としてスプレッドシートで運営されているのでしょうか？その理由は3つあります。

慣れによるバイアス。経営者自身がスプレッドシートを作成したのです。彼らはすべてのシート、数式、色分けを熟知しています。切り替えをすれば、週で最も忙しい時期に新しいことを学ばなければなりません。月曜日のシフト表の締め切りが迫る日曜日の夜に、新しいソフトの操作に戸惑いたがる人はいません。

「コスト」の認識。スケジューリングソフトの費用は、従業員1人あたり月額2～5ドルです。20人のチームなら、月額40～100ドルになります。経営者はこの費用を見て、「無料」のスプレッドシートと比較します。しかし、「無料」という数字には、経営者の時間や、残業によるミス、人員不足のシフトといったコストは含まれていません。スプレッドシートは、ビジネスにおいて最も高価な「無料」ツールなのです。

まだ深刻な問題にはなっていない。スプレッドシートは徐々に劣化していく。ここでのミス、あそこでの意思疎通の齟齬。変更を余儀なくされるような単一の壊滅的な失敗はめったに起こらない。ただ、無駄な時間と防げたはずのコストが、どの報告書にも表れることなく、着実に流出していくだけだ。

スプレッドシートをやめた時に実際に変わるもの

スプレッドシートから移行した経営者たちは皆、口を揃えてこう言います。「もっと早く移行すればよかった」と。ソフトウェアがローテーションパターンや勤務可能時間の競合を自動的に処理してくれるため、スケジュール作成にかかる時間はごくわずかになります。

残業の状況も改善されます。その主な理由は、シフト交換を承認する前に、給与計算が終わった後ではなく、実際に残業時間が積み上がっていくのを確認できるからです。また、従業員が夜10時に「来週のシフトは？」とメッセージを送ってくることもなくなります。彼らはアプリを確認するだけです。この最後の点は些細に聞こえるかもしれませんが、経営者が真っ先に挙げるメリットなのです。

本当の課題

正直なところ、固定シフトの従業員が3人しかいないなら、スプレッドシートを使い続けても構いません。本当に。しかし、ローテーションシフト、有給休暇、残業ルールを抱えた従業員が10人を超えたら、無料の選択肢が本当に無料であるかのように振る舞うことで、実際には多額のコストを費やしていることになります。清掃会社を経営する私の友人は、去年の秋にようやくシステムを切り替えました。彼は、日曜日の時間が自分のものに戻ったと語ってくれました。それには1万3000ドル以上の価値があります。