もう追いつけなくなったスプレッドシート

はじめに

ある地域の物流会社は、長年にわたり共有スプレッドシートだけで業務のすべてを管理していました。どの倉庫チームがどの注文を担当しているか、誰が残業を担当しているか、どの出荷が遅れているかなどを追跡していたのです。

従業員が15人のうちは問題なく機能していた。しかし、60人になった途端、わずか1週間でシステムは崩壊した。2つのチームが同じ配送トラックを二重に予約してしまい、ある倉庫マネージャーは顧客から苦情の電話が入るまで、出荷が3日遅れていることに気づかなかった。そして、他のメンバーが実際に何に取り組んでいるのか、誰も確信を持って説明できなかった。この会社は、その野心を越えられなかったわけではない。単に、使用していたツールが追いつかなかったのだ。

この話は、ツールや部署が違えば違えど、絶えず繰り返されており、それは単なるスケジューリングソフトの問題を超えた、より大きな問題を示唆している。

調整の破綻は、大きな騒ぎになる前に静かに進行する

成長は通常、調整の問題として表面化することはありません。それは、納期の遅れ、作業の重複、そして「誰もが忙しいのに、なぜか物事が本来あるべきスピードで進んでいない」という漠然とした感覚として現れます。経営陣がそれに気づく頃には、根本的な原因は通常、数ヶ月かけて蓄積されているのです。

ここで、ワークロード管理ソフトウェアの存在意義が際立ちます。それは単なる生産性向上の流行語としてではなく、特定の失敗パターンを真に解決する手段としてです。Asana、Monday、ClickUpといったツールは、誰が何を担当しているかを可視化してくれます。これは、こうしたツールなしで企業が運営されている様子を実際に見るまでは、ごく当たり前のことのように思えるかもしれません。 このようなツールを使用している配送マネージャーであれば、クライアントから「荷物はどこへ行ったのか」と問い合わせを受ける前に、両チームが同じトラックを予約していることに気づいていたはずです。その価値はソフトウェアそのものにあるのではなく、ソフトウェアが明らかにしてくれるもの――ボトルネック、過重な業務負担、重複作業――にあります。これらは、クライアントに問題として表面化する前に可視化されるのです。

こうしたツールの導入が遅れる企業は、目に見える失敗が問題を浮き彫りにしてから、事後対応として導入する傾向があります。一方、早期に導入する企業は、問題が積み重なって物流会社にとって「最悪の一週間」となる前に、小さな問題を未然に防ぐ傾向があります。

成長がもたらす、誰も注目していないデータの問題

見落とされがちな点がここにあります。ワークロード管理ツールが、企業の実際の運用データ、タスク履歴、顧客とのやり取り、スケジュール記録などをより多く取り込むにつれて、それらは単に導入するだけでなく、保護すべきものとなります。60人の従業員の日常業務を調整するツールは、もし消失した場合、手作業で再構築するのに数週間を要するデータを保持していることになるのです。

多くの企業は、プロジェクト管理ソフトウェアのバックアップ戦略について、何か問題が発生するまで考えません。誤って大量のデータを削除してしまった、ベンダー側のサービス停止、1週間分の更新データを消去してしまう同期エラーなどです。その時点で、計画的な対応ではなく、事後対応の慌ただしい対応を余儀なくされます。

リスクが現実のものとなれば、バックアップツールの比較は必須となる

ここで、自社は規模が小さすぎてエンタープライズグレードのツールなど必要ないと考えている企業であっても、エンタープライズ向けクラウドバックアップツールの比較が重要になってきます。60人の従業員の業務データを管理するワークロード管理プラットフォームは、リスクの観点から見れば、はるかに大規模な企業の基幹システムと機能的に何ら変わりません。

Veeamは、環境内にクラウドツールとオンプレミスツールが混在している企業に適している傾向があります。Druvaは完全にSaaSとして動作するため、すでに運用ツールを完全にクラウドベースに移行しており、バックアップインフラを自社で管理したくない企業に適しています。AWSネイティブのバックアップオプションは、すでにそのエコシステムに深く入り込んでいる企業にとっては理にかなっていますが、運用スタックが複数のベンダーにまたがっている場合、クロスプラットフォームの柔軟性は低くなる傾向があります。 適切な選択は、企業の規模よりも、データが実際にどこに存在するか、そして何か問題が発生した際にどれだけの速さで復旧する必要があるかによって決まります。

運用ツールを「単なるスケジューリングソフト」だと決めつけてこの評価を省略した企業は、そのツールがなくなってみて初めて、そこにどれほどの運用ノウハウが詰まっていたかを、痛いほど思い知ることになる傾向があります。

成長に実際に必要なもの

この流通企業は最終的にワークロード管理プラットフォームを導入し、6か月後には、同期エラーによって2週間分のタスク履歴が一時的に消去されそうになったという危機一髪の事態をきっかけに、それに合わせたバックアップポリシーも導入しました。その時は運が味方しました。運に頼らない企業とは、調整ツールとそれに関連するデータ保護を、必要に迫られて1年隔てて別々に購入する2つのプロジェクトではなく、1つのプロジェクトとして扱った企業なのです。