2023년 SaaS 지출을 최적화하는 방법

소개

BetterCloud의 최근 연구에 따르면 SaaS 애플리케이션 의 사용량이 18% 증가하여 평균 130개의 애플리케이션이 사용되고 있으며, 2022년에는 110개의 애플리케이션이 사용될 것으로 예상됩니다.

소프트웨어 지출은 조직에서 직원 및 사무실 임대 지출에 이어 세 번째로 높은 지출 항목이 되었습니다. 이는 기업들이 사용 편의성과 적응성을 위해 SaaS 애플리케이션을 채택하고 있음을 보여줍니다.

그러나 Flexera의 보고서에 따르면 SaaS 소프트웨어 지출의 약 29%가 팀에서 제대로 활용되지 않아 ROI가 저조한 것으로 나타났습니다.

2023년의 경기 침체를 고려할 때 지금이야말로 더 늦기 전에 SaaS 지출 최적화에 집중해야 할 때입니다.

이 글에서는 조직이 SaaS에 과도하게 지출하는 방법과 소프트웨어 지출을 최적화하고 ROI를 높이는 방법을 살펴봅니다.

SaaS 지출 최적화란 무엇인가요?

SaaS 지출 최적화는 조직의 IT 및 재무 팀이 SaaS 소프트웨어 비용을 절감하기 위해 취하는 종합적인 단계를 의미합니다. 이는 애플리케이션 사용량 분석, 라이선스 활용도, 섀도 IT, 갱신 추적 등에 초점을 맞춘 지속적인 프로세스로, 각 애플리케이션에서 최대한의 가치를 얻는 것을 궁극적인 목표로 합니다.

하지만 소프트웨어 지출을 줄이는 방법을 논의하기 전에 먼저 어디에 과잉 지출이 발생하고 있는지 파악해야 합니다.

SaaS에 과다 지출하는 5가지 방법

섀도 IT 또는 구매

IT 또는 재무팀의 승인 없이 직원이 회사 신용카드를 사용하여 SaaS 애플리케이션을 구매하는 행위를 말합니다. Gartner의 연구에 따르면 조직 내 소프트웨어 지출의 30~40%가 갱신 누락과 숨겨진 비용으로 인해 섀도 IT로 인해 발생한다고 합니다.

(출처)

필요 이상의 구매

모든 조직은 성장을 예측하고 필요 이상의 라이선스를 구매하는 경향이 있습니다. 결국 대부분의 라이선스가 사용되지 않아 ROI가 떨어지고 지출이 낭비되는 결과를 초래합니다.

애플리케이션 및 지출 가시성 부족

기업이 SaaS에 과다한 비용을 지출하는 주된 이유는 사용하는 애플리케이션과 각 애플리케이션에 대한 지출을 완벽하게 파악하지 못하기 때문입니다. 2023년이 되었지만 일부 팀은 여전히 스프레드시트를 사용하여 SaaS 애플리케이션을 관리합니다.

누락된 갱신

지출 가시성과 스프레드시트 기반 추적 기능이 부족하면 갱신 시기를 놓치게 되고, SaaS 공급업체는 이 기회를 이용하여 더 많은 비용을 청구합니다. 섀도 IT 애플리케이션은 종종 자동 갱신으로 이어져 지출 증가로 이어집니다.

재무팀은 SaaS 스택에 앱이 존재한다는 사실을 모르기 때문에 이러한 지출 증가를 파악할 수 없습니다.

가격 벤치마킹 부족

다른 사람들이 유사한 애플리케이션에 대해 얼마를 지불하고 있는지 알지 못하면 구독료를 과다하게 지불할 수 있습니다. 최신 가격 벤치마크를 알지 못하면 SaaS 공급업체가 애플리케이션에 대해 더 많은 비용을 청구하여 초과 지출로 이어질 수 있습니다.

2023년 SaaS 지출 최적화하기

이제 조직이 SaaS에 과도하게 지출하는 방법을 알게 되었지만, SaaS 지출을 최적화하는 데 필요한 솔루션이 하나뿐이라는 사실을 알고 계셨나요?

예, SaaS 지출 관리 플랫폼만 있으면 SaaS 애플리케이션에 대한 비용을 절감하고 SaaS 포트폴리오를 최적화할 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다:

완벽한 SaaS 가시성 확보

SaaS 지출 관리 플랫폼에는 조직의 SSO, 재무 및 HRIS 시스템과 연결할 수 있는 광범위한 통합 라이브러리가 있습니다. 이러한 통합을 통해 플랫폼은 SaaS 애플리케이션, 공급업체 및 각 사용자, 부서 및 비용 센터별 지출에 대한 100% 가시성을 제공할 수 있습니다.

IT 팀이 SaaS 포트폴리오에 대한 중앙 집중식 가시성을 확보하면 애플리케이션을 관리하고 섀도 IT 앱과 중복 앱을 식별하는 것이 더 쉬워집니다. 스택에서 승인되지 않은 앱을 모두 제거할 수 있으므로 비용을 절감할 수 있습니다.

또한 재무팀은 각 부서에서 SaaS 애플리케이션에 지출하는 금액을 확인할 수 있습니다. 지출 데이터를 사용하여 사용량 데이터와 비교하고 올바른 비용 최적화 결정을 내릴 수 있습니다.

전문가 팁: 조달 및 협상부터 프로비저닝, 관리 및 갱신에 이르기까지 전체 SaaS 수명 주기를 포괄하는 SaaS 관리 플랫폼을 사용하세요.

앱 사용 데이터 분석

SaaS 관리 플랫폼은 API를 통해 SaaS 앱과 직접 통합할 수 있으며 정확한 사용량 인사이트를 제공합니다. 재무팀은 이러한 사용량 데이터를 분석하여 활용도가 낮은 애플리케이션을 식별하고 지출을 기반으로 ROI를 계산할 수 있습니다.

사용량 인사이트에는 팀의 요구 사항, 앱 사용 방식 및 사용 중인 라이선스 수가 표시됩니다. 사용하지 않는 라이선스를 활용하여 필요한 사용자에게 재할당하거나, 갱신 협상 중에 라이선스 수를 적절히 조정하여 SaaS 지출을 최적화할 수 있습니다.

사용량 데이터를 분석하고 라이선스 규모를 적절히 조정하면 애플리케이션의 가치를 극대화하고 ROI를 높일 수 있습니다.

애플리케이션 또는 공급업체 통합

앱 또는 공급업체 통합은 CFO와 기업 구매 책임자가 SaaS 지출을 줄이기 위해 자주 사용하는 전략이 되었습니다. 앱 통합은 유사한 용도로 사용되는 중복되거나 지출이 많은 애플리케이션을 식별하여 단일 솔루션으로 통합하는 프로세스입니다.

예를 들어 영업팀에서는 영업 지원을 위해 Salesloft를 사용하고, 마케팅팀에서는 이메일 마케팅을 위해 Mailchimp를 사용하며, 고객팀에서는 CRM 목적으로 Hubspot을 사용하는 시나리오를 생각해 보겠습니다.

공급업체 통합이란 Salesloft 및 Mailchimp 기능을 포괄적인 영업 지원, 이메일 마케팅 및 CRM 기능을 제공하는 Hubspot에 병합하는 것을 말합니다.

(출처)

이러한 도구를 통합함으로써 조직은 운영을 간소화하고, SaaS 관리를 간소화하며, SaaS 비용을 절감할 수 있습니다.

전문가 팁: 장기적으로 신뢰할 수 있는 공급업체의 애플리케이션을 통합하고 있지 않은지 확인하세요.

계약 갱신 자동화

스프레드시트를 없애세요. 스프레드시트는 다가오는 갱신에 대한 사전 알림을 보내지 않습니다. 계약 갱신에 앞서 나가려면 자동화된 갱신 관리 시스템이 필요합니다. 다행히 SaaS 관리 플랫폼을 사용하면 계약 갱신을 자동화할 수 있습니다.

자동 갱신은 골칫거리가 될 수 있습니다. 갱신 관리 플랫폼은 계약 날짜를 기준으로 갱신 캘린더를 생성하고 마감일 90일 전에 워크플로우를 시작하여 자동 갱신을 방지할 수 있도록 도와줍니다.

CloudEagle과 같은 SaaS 관리 플랫폼은 Slack과 통합하여 갱신 날짜가 도래하기 90일 전에 자동 갱신 알림을 보낼 수 있습니다. 이렇게 하면 앱 사용량을 분석하고 협상 전략을 준비하여 라이선스 규모를 적절히 조정하고 지출을 최적화할 수 있는 충분한 시간을 확보할 수 있습니다.

갱신 협상을 통해 공급업체와 협상을 통해 사용하지 않는 라이선스를 제거하고, 사용량에 따라 요금제를 다운그레이드하고, 공급업체를 통합할 수 있으므로 협상을 잘 진행해야 합니다.

전문가 팁: 계약을 재협상할 계획이라면 통지 기간이 끝나기 전에 일찍 협상을 시작하거나 공급업체에 선택 사항을 알려주세요.

가격 벤치마크를 통한 협상력 향상

공급업체 협상은 SaaS 지출 최적화 프로세스의 성공에 중요한 역할을 합니다. 능숙한 협상은 더 큰 SaaS 비용 절감으로 이어질 수 있는 반면, 부적절한 협상은 의도치 않게 지출을 증가시킬 수 있습니다.

갱신 협상을 통해 라이선스 규모를 조정하고, 범위에 따라 중복 애플리케이션을 제거하고, 공급업체와 재협상을 통해 할인 또는 유리한 가격 조건으로 라이선스를 조정할 수 있습니다.

하지만 SaaS 공급업체와 협상을 시작하기 전에 가격 벤치마크를 분석하여 비슷한 애플리케이션에 대해 동종 업계에서 지불하는 가격을 확인하세요. 벤치마크를 활용하여 유리한 가격, 할인 또는 추가 기능을 협상할 수 있는 지렛대로 활용하세요.

경우에 따라 구매팀은 전략적인 업무로 인해 공급업체와 협상할 시간이 부족할 수 있습니다. 걱정하지 마세요. 협상을 SaaS 구매 전문가에게 아웃소싱할 수 있습니다.

이러한 지원 구매자는 확장된 조달 팀의 역할을 수행합니다. 이들은 귀사의 요구 사항과 앱 사용 현황을 분석하고, 시장 조사를 수행하며, 최신 가격 벤치마크를 파악하고, 귀사를 대신하여 공급업체와 협상하여 최상의 가격 조건과 할인을 확보합니다.

전문가 팁: SaaS 공급업체는 영리하므로 준비되지 않은 상태에서 협상에 참여하면 필요 이상의 비용을 지불하게 될 수 있습니다. 명확한 협상 전략을 준비한 다음 진행하세요.

보너스

SaaS 예산 책정

SaaS 지출을 최적화하는 5가지 방법에 대해 논의했습니다. 이러한 전략은 전 세계의 CFO, 구매 책임자, 운영 관리자가 사용하기 때문에 보증할 수 있습니다.

하지만 가장 좋은 방법은 지출을 통제할 수 없게 된 후 지출을 줄이기 위해 마지막 순간에 허둥대지 않고 SaaS 스택과 지출을 최적화하는 것입니다.

전문가 팁: 지속적인 개선보다는 운영 우수성에 집중하세요.

탁월한 운영 효율성을 달성하려면 SaaS 예산 책정에 중점을 두어야 합니다. 완벽한 가시성을 확보하고, 사용량을 분석하고, 요구 사항을 이해하고, 필요한 애플리케이션과 팀에 예산을 적절히 할당하세요.

• 각 부서에 대한 예산 한도를 설정합니다.
• 정기적인 예산 감사 실시
• 필요할 때마다 예산을 활용하고 재할당하세요.

그래도 사용량, 지출을 분석하고 예산을 할당하려면 SaaS 관리 플랫폼이 필요하므로 올바른 플랫폼을 선택하는 것을 간과하지 마세요.

전문가 팁: 예산을 할당하기 전에 모든 이해관계자가 모여 요구 사항을 이해하여 비효율을 방지하세요.

결론

2023년의 경기 침체를 고려할 때, 조직은 잠재적 성장을 예측하여 과잉 애플리케이션이나 라이선스를 구매하기보다는 SaaS 지출을 최적화하는 데 집중해야 할 때입니다.

초과 지출이 발생하는 부분을 파악하면 SaaS 비용 최적화 프로세스가 더 쉬워집니다. 이 문서에서는 재무팀과 IT팀이 SaaS 지출을 완벽하게 제어하는 데 사용할 수 있는 실행 가능한 팁을 제공했습니다.

SaaS 지출 최적화는 끝이 없으며 주기적인 프로세스이며, CloudEagle과 같은 올바른 SaaS 관리 플랫폼을 사용하면 운영 효율성을 달성하고 수익을 높일 수 있다는 점을 기억하세요.