소기업 서류 처리 체크리스트: 필수 양식

소개

사업을 시작할 때 마케팅이 주목을 받습니다. 하지만 사업 운영이 허용될지는 서류 작업에 달려 있습니다. 서류 제출을 놓치면 은행 계좌 개설, 세금 선택, 면허 취득 등이 몇 주 동안 지연될 수 있습니다.

현재 대부분의 서류 작업은 온라인으로 처리됩니다. 하지만 여전히 온라인으로 처리되지 않는 부분이 있는데, 바로 이 부분 때문에 신규 사업주들은 시간을 낭비하게 됩니다. 이 체크리스트는 미국 내 소규모 기업이 첫해에 처리해야 하는 양식들과 각 양식의 처리 절차를 다룹니다.

각 양식의 제출 방법부터 확인하세요

무엇이든 작성하기 전에 지침서의 마지막 페이지를 읽어보세요. 그곳에는 해당 기관이 서류를 어떻게 접수하는지 안내되어 있습니다. 일반적인 접수 방법은 네 가지입니다.

첫 번째는 온라인 포털입니다. 두 번째는 우편 주소입니다. 세 번째는 이메일인데, 서명된 서류의 경우 사람들이 예상하는 것보다 드문 방식입니다. 네 번째는 팩스 번호입니다.

마지막 방법은 팩스 기기를 한 번도 소유해 본 적이 없는 사람들에게는 놀랍게 느껴질 수 있습니다. 하지만 팩스 기기가 따로 필요하지 않습니다. 브라우저를 통해 PDF 파일과 전송 카드를 이용해 온라인으로 팩스를 보낼 수 있습니다. ‘Fax for Agents’의 경우, 미국 및 캐나다로 최대 5페이지까지 보내는 데 2.49달러의 비용이 듭니다.

전달 경로를 미리 파악해 두면 오후 시간을 낭비하지 않을 수 있습니다. 우편 발송을 위해 잉크로 서명한 양식은 포털에 업로드하는 양식과 준비 방식이 다르기 때문입니다.

첫해에 알아두면 좋은 양식들

은행에서 요구하기 때문에 고용주 식별 번호(EIN)가 가장 먼저 필요합니다. 국세청(IRS)은 대부분의 기업이 온라인으로 신청할 수 있도록 허용합니다. 온라인 신청이 불가능한 경우 전화, 팩스 또는 우편으로 신청하라는 안내를 받게 되며, 해당 신청서는 양식 SS-4입니다.

그 다음에는 세금 선택 절차가 이어질 수 있습니다. S 법인(S corporation)으로 과세되기를 원하는 법인은 양식 2553을 제출합니다. 해당 양식의 국세청(IRS) 제출 페이지에는 주(state)에 따라 우편 주소나 팩스 번호가 기재되어 있습니다.

세 번째는 위임장입니다. 회계사가 귀하를 대신해 세무서와 업무를 처리할 경우, 세무서에는 먼저 서명된 위임장이 등록되어 있어야 합니다.

다음은 은행 양식입니다. 서명인을 추가하거나, 주소를 변경하거나, 송금을 승인하려면 상단에 팩스 번호가 인쇄된 양식을 제출해야 하는 경우가 많습니다.

그 다음은 지역별 서류들입니다. 사업자 등록증, 판매세 허가증, 임대차 계약서 부속서 등은 각각 담당 기관과 제출 경로가 다릅니다.

이것들을 세 개의 열로 나눈 목록에 적어 두세요. 양식, 담당 기관, 그리고 해당 기관이 허용하는 접수 경로입니다. 이 목록을 작성하는 데는 10분 정도면 충분하며, 매년 같은 질문에 대해 처음부터 다시 답변해야 하는 번거로움을 덜어줍니다. 이 목록은 회계 담당자와 세무사가 모두 볼 수 있는 곳에 보관하세요.

일부 기관이 여전히 팩스를 사용하는 이유

팩스 번호가 적혀 있다고 해서 해당 기관이 시대에 뒤떨어졌다고 단정하기 쉽습니다. 하지만 그 이유는 훨씬 실용적입니다. 팩스는 두 대의 기기 간 통신이며, 수신 기기는 각 페이지를 확인합니다.

이를 통해 발신자는 시간과 페이지 수가 기록된 내역을 확보하게 됩니다. 많은 서류 정리 규정이 바로 이 기록을 바탕으로 만들어졌습니다. 사무실 입장에서는 다른 방법을 선호하는 연간 소수의 지원자 때문에 이러한 규정을 다시 작성할 이유가 거의 없습니다.

마감일이 있는 모든 양식을 위한 체크리스트

무엇보다 먼저 제출 경로에 대한 지침을 읽어보세요.

가능한 경우 컴퓨터로 양식을 작성하고 서명하십시오. 서명된 페이지를 양식에 명시된 순서대로 하나의 PDF 파일로 스캔하십시오.

현재 지침에 명시된 주소나 전화번호를 확인하십시오. 담당 기관은 주소와 전화번호를 변경할 수 있으므로, 작년에 저장해 둔 연락처는 틀릴 수 있습니다.

첫 페이지에 회사명, 세금 번호 또는 계좌 번호, 전화번호를 기재하십시오.

해당 기관의 시간대에 맞춰 업무 시간 초반에 제출하십시오. 전화가 통화 중이거나 포털이 다운되어도 다시 시도할 시간이 충분합니다.

증빙 자료를 보관하십시오. 포털에서는 확인 페이지가, 우체국에서는 영수증이, 팩스에서는 전송 보고서가 제공됩니다.

어떤 증빙 자료가 중요한가

발송 증빙 자료는 소유주들이 간과하기 쉬운 부분이지만, 분쟁을 해결하는 데 결정적인 역할을 합니다. 해당 기관에서 양식이 도착하지 않았다고 주장할 때, 날짜, 시간 및 참조 번호를 제시할 수 있다면 대화의 흐름이 달라집니다.

증빙 자료의 내용을 꼼꼼히 확인하세요. 배송 보고서는 수신 기기가 서류를 수령했음을 의미할 뿐, 누군가가 이를 처리했다는 뜻은 아닙니다. 마감 기한이 있는 서류의 경우, 우체국에 전화하여 확인하십시오.

증빙 자료를 양식 사본과 함께 정리해 두세요. 양식명과 날짜를 기준으로 한 해 분량을 하나의 폴더에 보관하세요.

이 습관을 한 번만이라도 기르세요

이 모든 것이 어려운 일은 아닙니다. 대부분의 사업주는 서류가 한 번 분실된 후에야 비로소 이러한 습관을 기르게 됩니다. 그런 일이 일어나기 전에 미리 습관을 들이세요. 전달 경로를 확인하고, 정리된 파일을 하나 준비하며, 서류를 일찍 발송하고 기록을 보관하세요.

양식은 해마다 바뀌겠지만, 이 루틴은 변하지 않습니다.