Pasiekite puikią susitikimų kultūrą pagal savo komandą

Įvadas

Vidutinis darbuotojas susirinkimuose praleidžia 6 valandas. Vadovai vidutiniškai daugiau nei 23 valandas per savaitę praleidžia susirinkimuose, ir šis skaičius, kaip rodo tyrimai, vis didėja. Susirinkimai - tai veikla, kuri darbo vietoje atima labai daug laiko ir energijos. Kultūros požiūriu apie juos mažai galvojama, o šiai problemai spręsti skiriama nepakankamai pastangų. Susirinkimai yra viena svarbiausių, tačiau nepastebimų įmonės kultūros sričių.

Tokio dėmesio trūkumo priežasčių yra daug. Nėra aiškaus proceso, kaip jas padaryti veiksmingas. Kartais dalijimasis informacija vyksta paskutinę minutę ir yra neoficialus. Susirinkimų tyrimas yra platus ir įvairus, tačiau, atsižvelgiant į labai skirtingą susirinkimų pobūdį, paprastai būna nedaug naudingų išvadų.

Pastaruosius metus " Hybryd" skyrėme visų rūšių organizacijų susitikimų tobulinimui. Iš šimtų eksperimentų ir bandymų sužinojome, kaip vyksta susirinkimai. Toliau pateikiame keletą svarbiausių išvadų.

Susitikimai vyksta taip, kad kultūra būtų svarbiausia.

Kultūra - tai įmonės siela, tai įsitikinimų ir elgesio rinkinys, kuris nurodo žmonėms, kaip jie elgiasi ir bendrauja. Kai priimate naujus narius, susirinkimai yra komandos bendravimo būdas. Susirinkimai yra tai, kas naujiems komandos nariams suteikia geriausią informaciją apie jūsų kultūrą. Ten, kur jie ją tikrai pastebės, yra susirinkimai. Jie yra langas į jūsų organizaciją.

Kaip susirinkimai gali sustiprinti kultūrą?

• Ar žmonės, pakviesti į susitikimą, žino, apie ką jis vyksta?
• Ar jie žino, kokio rezultato siekiama susitikimu?
• Ar susitikimo vadovas laiku dalijasi informacija?
• Ar dalyviai jaučiasi patogiai dalydamiesi savo idėjomis?
• Ar susitikimo rezultatai ir sprendimai prieinami žmonėms, kurie nedalyvavo susitikime?
• Ar jie prieinami tik išrinktai žmonių grupei?

Susitikimai stiprina kultūrą, kurią norite sukurti.

Kai kurios susirinkimų praktikos nutolina jus nuo norimos kultūros, o kitos susirinkimų praktikos stiprina teigiamą kultūrą. Klientai kreipėsi į mus, nes nori pagerinti ir rezultatus, ir kultūrą. Įmonės dažnai diegė naujus susirinkimų procesus, susirinkimus, kurių struktūra nustatoma kartu su aukščiausia vadovybe, ir bendrą susirinkimų sistemą. Problema - priversti komandą pritarti šiems procesams.

Norint pasiekti geresnių rezultatų, svarbiausia, kad komandos nariams būtų lengva pritaikyti sistemą. Ji turi būti aiški, paprasta naudoti ir prieinama, kai jos prireikia.

Štai keletas geriausios praktikos pavyzdžių, kurie padės jums tapti susitikimų didvyriu:

• Išsikelkite tikslą, įsitikinkite, kad jis yra konkretus ir įgyvendinamas.
• Nustatykite darbotvarkę, kad susitikimų metu nieko nepraleistumėte.
• Darbotvarkės taip pat padeda užtikrinti, kad prasidėjus susirinkimui visi jūsų komandos nariai būtų vieningi.
• Išankstinis darbas, kai yra žinių spragų, kurias reikia užpildyti iki susitikimo pradžios.
• Pastabos, net ir nedideli priminimai, padeda geriau dalytis informacija visoje įmonėje.
• Pastabų priskyrimas veiksmams padeda užtikrinti atskaitomybę tarp susitikimų, kad projektas būtų sėkmingas.

Po kelių pirmųjų susitikimų, kuriuose bus naudojama ši sistema, pastebėsite, kad rezultatai ir darbuotojų įsitraukimas pasikeitė. Tikslų sėkmė ir atskaitomybė padeda bet kuriai įmonei ir jos kultūrai.

Kaip jūsų kultūra turėtų paveikti jūsų susitikimus?

Jūsų kultūra turėtų lemti tai, kaip įgyvendinami susitikimų procesai ir kaip vyksta susitikimai. Naujajame hibridinio darbo pasaulyje komandos dažnai dirba mišriais modeliais. Kaip niekada svarbu atidžiai stebėti kultūrą. Susitikimai, kuriuos rengia jūsų komandos, suteikia daugybę galimybių išreikšti įmonės puoselėjamas vertybes ir tikslus.

Gerbti visų laiką, aiškiai bendrauti ir lengvai perduoti informaciją - tai tik keli būdai, kaip galima palaikyti kultūrą per susirinkimus. Aiškūs tikslai, darbotvarkės ir išankstinis darbas - tai tik kelios svarbios priemonės, kurios gali jums padėti.