Kaip pasirinkti tinkamą kanalų valdymo sistemą savo atostogų nuomos verslui

Įvadas

Atostogų būsto nuomos valdymas tampa kur kas sudėtingesnis, kai pradedate tą patį būstą skelbti keliose užsakymų platformose.

„Airbnb“ gali pritraukti vienos rūšies svečius, „Booking.com“ – kitos, o „Vrbo“ gali padėti pasiekti šeimas ir ilgiau viešėjančius keliautojus. Buvimas keliuose kanaluose gali padidinti matomumą ir sumažinti priklausomybę nuo vienos platformos, tačiau taip pat sukelia operacinę problemą: kiekvienas kalendorius, kainos ir laisvų vietų nustatymas turi būti tikslus visur.

Jei svečias užsisako tris naktis per „Airbnb“, tos datos turi nedelsiant išnykti iš „Booking.com“ ir „Vrbo“. Jei padidinate savaitgalio kainą, tikriausiai nenorite prisijungti prie keturių skirtingų valdymo pultų, kad atliktumėte tą patį pakeitimą.

Būtent čia tampa būtina kanalų valdymo programinė įranga.

Sunkumas tas, kad daugelis produktų iš pirmo žvilgsnio atrodo beveik identiški. Visi jie žada kalendorių sinchronizavimą, kanalų sujungimą ir paprastesnį apgyvendinimo vietų valdymą. Skirtumai dažnai paaiškėja tik tada, kai operatorius pradeda tvarkyti realius užsakymus, kainų pakeitimus, atšaukimus ir augantį objektų portfelį.

Štai ką atostogų nuomos operatoriai turėtų iš tikrųjų palyginti prieš pasirinkdami platformą.

Ką daro atostogų nuomos kanalų valdytojas?

Kanalų valdymo sistema sujungia jūsų atostogų nuomos pasiūlą su svetainėmis, kuriose svečiai atlieka rezervacijas.

Vietoj to, kad atskirai valdytų „Airbnb“, „Booking.com“, „Vrbo“ ir kitus kanalus, operatoriai gali valdyti svarbią informaciją iš vienos centrinės sistemos. Priklausomai nuo programinės įrangos, tai gali apimti:

• Laisvumas
• Rezervacijos
• Kainos už naktį
• Minimalus apgyvendinimo laikotarpis
• Užsakymų apribojimai
• Informacija apie apgyvendinimo įstaigą
• Mokesčiai ir rinkliavos
• Svečių duomenys

Svarbiausia funkcija yra sinchronizavimas.

Kai per vieną platformą gaunamas užsakymas, kanalų valdytojas turėtų automatiškai atnaujinti laisvų vietų informaciją kituose prijungtuose kanaluose. Tai žymiai sumažina riziką, kad du svečiai užsisakytų tą patį būstą tomis pačiomis datomis.

Todėl geras atostogų nuomos kanalų valdytojas turėtų būti vertinamas ne tik pagal logotipų skaičių, rodomą jo integracijų puslapyje. Operatoriai turi atsižvelgti į tai, kaip veikia šie ryšiai, kokie duomenys sinchronizuojami ir kaip greitai pokyčiai perduodami tarp sistemų.

Šis skirtumas tampa vis svarbesnis, didėjant užsakymų skaičiui.

Teikite pirmenybę tiesioginiams ryšiams su pagrindiniais rezervacijų kanalais

Pirmasis klausimas, kurį reikia užduoti, yra paprastas:

Ar programinė įranga tiesiogiai jungiasi prie užsakymų platformų, per kurias gaunate užsakymus?

Daugumai atostogų nuomos įmonių prioritetiniai kanalai greičiausiai apima šių platformų derinį:

• „Airbnb“
• Booking.com
• Vrbo
• „Expedia“
• „Google Vacation Rentals“
• Regioninės arba nišinės užsakymų platformos

Tačiau vien tai, kad platforma „palaiko“ „Airbnb“ ar „Booking.com“, nebūtinai suteikia pakankamai informacijos.

Kai kurios integracijos yra daug gilesnės nei kitos.

Tvirtas tiesioginis ryšys gali leisti rezervacijoms, kainoms, laisvoms vietoms, apribojimams ir kitai informacijai automatiškai judėti tarp kanalų valdytojo ir OTA. Ribotesnis ryšys gali sinchronizuoti tik kalendorius.

Tai svarbu, nes sinchronizuojant tik kalendorius vis dar tenka atlikti nemažai rankinio darbo.

Jei laisvų vietų informacija atnaujinama automatiškai, o kainos ir minimalaus buvimo trukmės reikalavimai – ne, operatoriams vis tiek gali tekti valdyti atskiras OTA valdymo skydus, kai tik pasikeičia jų kainodaros strategija.

Prieš užsiprenumeruodami, tiksliai patikrinkite, kokia informacija gali būti siunčiama ir gaunama per kiekvieną integraciją.

Ieškokite dvipusės sinchronizacijos realiuoju laiku

Sinchronizavimo greitis yra vienas iš didžiausių praktinių skirtumų tarp kanalų valdytojų.

Įsivaizduokite, kad apgyvendinimo įstaiga yra laisva populiarią penktadienio ir šeštadienio naktį.

18:03 val. kažkas užsisako apgyvendinimą per „Booking.com“.

18:05 val. kitas keliautojas „Airbnb“ randa, kad tomis pačiomis datomis apgyvendinimo vieta yra laisva.

Jei sistemos nesinchronizavosi pakankamai greitai, gali būti priimti abu užsakymai.

Dabar operatorius susiduria su problema.

Reikia susisiekti su kuo nors, gali tekti atšaukti rezervaciją, o tai gali turėti neigiamos įtakos apgyvendinimo vietos reitingui rezervacijų platformoje. Dar svarbiau – svečio patirtis prasideda nuo nusivylimo, kurio buvo galima išvengti.

Būtent todėl operatoriai turėtų siekti dvipusės sinchronizacijos, vykstančios kuo artimiau realiajam laikui.

Dvipusė sinchronizacija reiškia, kad informacija teka abiem kryptimis.

Pavyzdžiui:

„Booking.com“ → Kanalų valdytojas → „Airbnb“

ir

„Airbnb“ → Kanalų valdytojas → „Booking.com“

Centrinė platforma tampa šaltiniu, per kurį koordinuojamas laisvų vietų skaičius visame platinimo tinkle.

Todėl operatoriai turėtų užduoti potencialiems teikėjams šiuos klausimus:

• Kiek greitai sinchronizuojami nauji užsakymai?
• Ar atšaukimai atnaujinami automatiškai?
• Ar kainų pokyčiai sinchronizuojami visais kanalais?
• Ar sinchronizuojamos minimalaus buvimo trukmės taisyklės?
• Kas atsitinka, kai nutrūksta ryšys?
• Ar operatorius gaus įspėjimą, jei sinchronizavimas sustos?

Šie klausimai yra naudingesni nei paprastas klausimas, ar produktas „integruojasi su „Airbnb““.

Apsvarstykite, kaip programinė įranga susidoros su augimu

Programinė įranga, kuri tinka vienam butui, gali būti netinkama, kai valdote 30 objektų.

Pradedant veiklą, gali kilti pagunda pasirinkti pigiausią įrankį, galintį sinchronizuoti kelis kalendorius. Iš pradžių tai gali būti visiškai pakankama, tačiau vėliau operacinių sistemų keitimas gali sutrikdyti veiklą.

Apsvarstykite, kur verslas gali būti po dvejų ar trejų metų.

Jei nekilnojamojo turto portfelis išsiplės, jums gali prireikti:

• Masiniai tarifų atnaujinimai
• Daugiabūstinių objektų valdymo pultai
• Savininko prieiga
• Komandos leidimai
• Automatiniai pranešimai
• Užduočių paskirstymas
• Valymo valdymas
• Pajamų valdymo integracijos
• Ataskaitos pagal objektą
• Apskaitos integracijos
• Kelių vartotojų paskyros

Valdyti šiuos reikalavimus rankiniu būdu tampa vis sunkiau, kai nekilnojamojo turto objektų skaičius didėja.

Vienas administratorius gali iš karto pastebėti, kai kažkas ne taip su vienu kalendoriumi. Komanda, valdanti 50 nekilnojamojo turto objektų, negali pasikliauti tuo, kad kas nors kasdien rankiniu būdu patikrins kiekvieną skelbimą.

Todėl mastelio keitimas reiškia ne tik tai, ar programinė įranga techniškai leidžia pridėti daugiau objektų. Tai reiškia, kad reikia paklausti, ar tų papildomų objektų valdymas išlieka įmanomas.

Patikrinkite, kaip ji integruojasi su likusia jūsų veikla

Kanalų valdymo sistema retai veikia izoliuotai.

Atostogų nuomos įmonės gali pasikliauti vis didėjančiu programinės įrangos rinkiniu, apimančiu kainodarą, bendravimą su svečiais, apskaitą, valymą, mokėjimus ir prieigą prie objektų.

Tipiškos integracijos gali apimti:

• Nekilnojamojo turto valdymo sistemos
• Dinaminio kainodaros nustatymo įrankiai
• Apskaitos platformos
• Mokėjimų tvarkytojai
• Išmaniosios spynos
• Valymo valdymo programinė įranga
• Svečių susirašinėjimo įrankiai
• Pajamų valdymo sistemos
• Tiesioginio užsakymo svetainės

Prieš pasirenkant programinę įrangą, susidarykite jau naudojamų sistemų žemėlapį.

Tada nuspręskite, kuri platforma turi būti veiklos centre.

Pavyzdžiui, kainodaros įrankis gali apskaičiuoti idealią nakvynės kainą, atsižvelgdamas į vietos paklausą. Tada ši kaina turi būti perduota kanalų valdytojui, kuris ją paskirsto „Airbnb“, „Booking.com“ ir „Vrbo“.

Jei šios sistemos nėra tinkamai integruotos, darbuotojams gali tekti kainodaros informaciją perkelti rankiniu būdu.

Ta pati problema kyla ir su svečių duomenimis.

Patvirtintas užsakymas gali turėti sukelti valymo užduotis, mokėjimo procesus, registracijos instrukcijas ir automatinius pranešimus. Kuo mažiau rankinio duomenų perkėlimo tarp sistemų reikia, tuo lengviau išplėsti veiklą.

Nuspręskite, ar jums reikalingas kanalų valdytojas, ar visapusiška PMS

Kitas svarbus skirtumas yra tarp specializuoto kanalų valdytojo ir visapusiškos apgyvendinimo įstaigos valdymo sistemos.

Kanalų valdytojas pirmiausia orientuojasi į laisvų vietų paskirstymą ir rezervacijų kanalų sinchronizavimą.

Apgyvendinimo įstaigos valdymo sistema, arba PMS, paprastai apima platesnį operacinių užduočių spektrą.

Priklausomai nuo teikėjo, PMS gali apimti:

• Rezervacijų valdymas
• Bendravimas su svečiais
• Kambarių tvarkymas
• Mokėjimai
• Ataskaitos
• Tiesioginiai užsakymai
• Savininkų ataskaitos
• Komandos valdymas
• Kanalų valdymas

Mažesniems operatoriams „viskas viename“ platforma gali būti patraukli, nes nereikia jungti tiek daug atskirų sistemų.

Didesnės arba labiau specializuotos įmonės gali teikti pirmenybę specializuotiems įrankiams, skirtiems skirtingoms funkcijoms.

Nėra vieno visiems tinkamo sprendimo.

Svarbiausia – tiksliai suprasti, kokią problemą bandote išspręsti. Mokėti už didelę PMS sistemą, kai jums reikia tik patikimo kanalų sinchronizavimo, gali sukelti nereikalingą sudėtingumą. Pasirinkti paprastą kanalų tvarkyklę, kai iš tikrųjų reikia visapusiškos operacinės programinės įrangos, gali sukelti priešingą problemą.

Atkreipkite dėmesį į kainų ir apribojimų valdymą

Daugiausia dėmesio skiriama laisvų vietų sinchronizavimui, nes dvigubi užsakymai sukelia daug problemų, tačiau kainų valdymas yra beveik lygiai taip pat svarbus.

Atostogų nuomos kainos nuolat keičiasi.

Operatoriai gali koreguoti kainas atsižvelgdami į:

• Savaitgaliai
• Šventinės dienos
• Vietiniai renginiai
• Sezoninė paklausa
• Paskutinės minutės pasiūlymai
• Apgyvendinimo trukmė
• Užimtumas
• Kiek iš anksto svečiai užsisako

Šių taisyklių keitimas rankiniu būdu keliose platformose yra lėtas ir klaidų linkęs procesas.

Naudingas kanalų tvarkyklė turėtų leisti lengvai centralizuotai atnaujinti kainas ir rezervacijų apribojimus.

Pavyzdžiui, operatorius gali nuspręsti, kad vykstant dideliam vietiniam renginiui:

• Kaina už naktį turėtų padidėti 25 %
• Minimalus buvimo laikas turėtų būti pakeistas iš dviejų naktų į tris
• Rezervacijos tą pačią dieną turėtų būti išjungtos

Idealiu atveju šias taisykles galima pakeisti vieną kartą ir paskirstyti į visus atitinkamus užsakymų kanalus.

Kuo lengviau centralizuotai valdyti kainas, tuo mažiau laiko operatoriai turi skirti atskirų OTA paskyrų priežiūrai.

Išbandykite valdymo skydą prieš priimdami sprendimą

Funkcijos yra svarbios, tačiau ne mažiau svarbus ir patogumas naudoti.

Programinė įranga gali pasižymėti įspūdingu integracijų sąrašu, tačiau kasdien ją naudoti vis tiek gali būti varginantis užsiėmimas.

Atminkite, kad sistema galiausiai gali tapti valdymo skydeliu, kurį jūsų komanda atidaro kiekvieną rytą pirmiausia.

Atidžiai įvertinkite, kaip greitai galite:

• Peržiūrėti šiandienos atvykimus ir išvykimus
• Rasti rezervaciją
• Užblokuoti datas
• Pritaikyti kainą
• Pakeisti minimalų buvimo laiką
• Nustatykite, iš kur buvo atliktas užsakymas
• Peržiūrėkite laisvas vietas keliuose objektuose
• Aptikti sinchronizavimo klaidas

Jei norint atlikti kasdienes užduotis reikia naršyti po kelis meniu, tas nepatogumas kaupiasi.

Tai ypač svarbu, jei platformą taip pat naudos darbuotojai, virtualūs asistentai ar nekilnojamojo turto valdytojai.

Sistema turėtų sumažinti mokymo poreikį, o ne sukurti dar vieną sudėtingą procesą, kurį supranta tik vienas asmuo.

Nenuvertinkite klientų aptarnavimo

Kanalų valdymo programinė įranga yra tiesioginis ryšys tarp jūsų inventoriaus ir platformų, generuojančių jūsų pajamas.

Kai kažkas nustoja veikti, pagalba tampa ypač svarbi.

Įsivaizduokite, kad penktadienio vakarą pastebite, jog dešimties objektų laisvų vietų sinchronizavimas su „Airbnb“ nustojo veikti.

Siųsti el. laišką ir gauti atsakymą pirmadienį greičiausiai nepakaks.

Prieš įsipareigodami, išsiaiškinkite:

• Pagalbos darbo laikas
• Gyvo pokalbio prieinamumas
• Atsakymo trukmė
• Pagalba telefonu
• Pagalba savaitgaliais
• Dokumentacija
• Pagalba pradedant dirbti
• Pagalba perkeliant duomenis

Taip pat turėtumėte išsiaiškinti, kaip paslaugų teikėjas sprendžia integracijos problemas, susijusias su OTA.

Kartais pati programinė įranga gali veikti tinkamai, o išorinėje rezervacijų platformoje kyla problemų. Gera pagalbos komanda vis tiek turėtų sugebėti nustatyti problemą ir paaiškinti, kokių veiksmų turi imtis operatorius.

Pirkimo proceso metu palaikymą lengva ignoruoti, nes viskas veikia kaip įprasta. Jo vertė tampa akivaizdi tik tada, kai kažkas nepavyksta.

Palyginkite kainas atsižvelgdami į visą paslaugų asortimentą

Kanalų valdytojų kainodaros modeliai labai skiriasi.

Tiekėjai gali taikyti tokius mokesčius:

• Kiekvienam objektui
• Už kiekvieną užsakymą
• Procentas nuo pajamų
• Mėnesinis abonementas
• Pagal kanalų skaičių
• Pagal vartotojų skaičių
• Pagal pakopinius planus

Platforma, kuri atrodo nebrangi dviem objektams, gali tapti brangi, jei jų skaičius siekia 20.

Gali būti ir atvirkščiai. Didesniam operatoriui didesnė mėnesinė prenumerata gali pasirodyti pigesnė, jei ji apima neribotą užsakymų skaičių arba papildomus objektus už nedidelę ribinę kainą.

Apskaičiuokite išlaidas remdamiesi savo faktiniu portfeliu, o ne lygindami pagrindines pradines kainas.

Taip pat patikrinkite, ar įtrauktos svarbios funkcijos.

Pigūs planai gali tapti daug brangesni, jei pridėsite:

• Papildomi kanalai
• Automatizavimas
• Tiesioginio užsakymo funkcija
• Papildomi vartotojai
• Ataskaitos
• Prieiga prie API
• „Premium“ palaikymas

Naudingiausia lyginti bendras veiklos sąnaudas, o ne vien tik reklamuojamą mėnesinį mokestį.

Palyginkite kanalų valdymo sistemas viena šalia kitos

Viena iš sunkumų renkantis šios rūšies programinę įrangą yra tai, kad tiekėjų svetainėse jų produktai dažnai aprašomi panašia kalba.

Beveik visi siūlo integracijas.

Beveik visi žada automatizavimą.

Beveik visi teigia, kad jų sistema yra paprasta naudoti.

Iš esmės skirtumai dažniausiai slypi detalėse: sinchronizavimo metodai, kiekvienos OTA palaikomos funkcijos, kainodara augant portfeliams, palaikymo kokybė ir integracijos gilumas.

Todėl prieš pasirenkant platformą verta palyginti geriausius atostogų nuomos kanalų valdymo sprendimus.

Sudarykite trumpąjį sąrašą remdamiesi savo faktiniais veiklos reikalavimais, o ne tiesiog pasirinkdami tiekėją, kurio funkcijų sąrašas ilgiausias.

Paprastas palyginimas galėtų atrodyti taip:

Reikalavimas	Teikėjas A	Teikėjas B	Tiekėjas C
Tiesioginis „Airbnb“ ryšys	Taip	Taip	Taip
„Booking.com“ sąsaja	Taip	Taip	Taip
„Vrbo“ jungtis	Taip	Ribotas	Taip
Dvipusis tarifų sinchronizavimas	Taip	Taip	Taip
Prieinamumas realiuoju laiku	Taip	Ribota	Taip
Dinaminės kainodaros integracija	Taip	Ne	Taip
Įrankiai, skirti keliems objektams	Geras	Pagrindiniai	Išplėstinis
Pagalba 24/7	Taip	Ne	Ne
Kainos, skaičiuojant 20 objektų	$$$	$$	$$$

Tikslieji kriterijai priklausys nuo jūsų verslo, tačiau toks palyginimas privers jus įvertinti tai, kas iš tiesų svarbu, o ne pasikliauti rinkodaros teiginiais.

Atlikite testą realiomis sąlygomis

Jei įmanoma, prieš perkeliant visą portfelį, pasinaudokite nemokama bandomąja versija arba demonstracija.

Nesitenkinkite vien tik spustelėjimais valdymo pulte.

Išbandykite situacijas, kurios kyla įprastinės veiklos metu.

Pavyzdžiui:

1. Pakeiskite nakvynės kainą ir patikrinkite, ar ji pasiekia prijungtus kanalus.
2. Užblokuokite datą ir įsitikinkite, kad kitur ji tampa nebeprieinama.
3. Sukurkite bandomąjį užsakymą ir patikrinkite, kaip greitai atnaujinami kalendoriai.
4. Atšaukite rezervaciją ir įsitikinkite, kad datos vėl tampa laisvos.
5. Pakeiskite minimalaus buvimo trukmės taisyklę.
6. Pridėkite kitą komandos narį ir išbandykite leidimus.
7. Susisiekite su klientų aptarnavimo skyriumi ir užduokite realistišką klausimą.

Praktinis testas atskleidžia skirtumus, kuriuos sunku pastebėti kainų puslapyje.

Tinkama programinė įranga turėtų palengvinti darbą, o ne jo pridėti

Kanalų valdymo programinės įrangos tikslas nėra tiesiog sujungti kuo daugiau užsakymų svetainių.

Ji turėtų palengvinti verslo valdymą.

Patikima sistema suteikia operatoriams pasitikėjimą, kad informacija apie laisvas vietas yra tiksli, kainos paskirstomos teisingai, o užsakymai iš skirtingų platformų valdomi iš vienos vietos.

Todėl geriausias pasirinkimas priklauso nuo verslo struktūros.

Savininkas, turintis du objektus, gali teikti pirmenybę paprastumui ir kainai. Objekto valdytojas, turintis 50 objektų, gali daug daugiau dėmesio skirti masiniam valdymui, automatizavimui, integracijoms ir techninei pagalbai.

Svarbu žiūrėti ne tik į funkcijų sąrašą.

Įvertinkite ryšių kokybę, sinchronizavimo greitį, kaip platforma dera su kita jūsų programine įranga ir ar ji galės toliau remti verslą, kai portfelis plėsis.

Kai šie elementai bus suderinti, nekilnojamojo turto skelbimų talpinimas įvairiuose užsakymų kanaluose nebesukels papildomo administracinio darbo ir pradės atlikti tai, ką turėjo daryti nuo pat pradžių: pritraukti daugiau užsakymų.