Darbuotojų stebėjimo sistemos kūrimas, nesumažinantis darbuotojų motyvacijos

Įvadas

Stebėjimo programos retai žlunga dėl technologinių priežasčių. Jos žlunga dėl trijų sprendimų, priimtų dar prieš įdiegiant bet kokią programą: kokie lygmenys bus įjungti, kas aiškiai nurodyta taisyklėse ir kam leidžiama peržiūrėti asmens duomenis.

Jei šie sprendimai bus neteisingi, įrankis veiks puikiai, tačiau komanda nustos pasitikėti vadovybe. Jei sprendimai bus teisingi, ta pati programinė įranga per mėnesį taps niekuo neišsiskirianti. Darbuotojų stebėjimo sistema – tai pasirinkimų dėl matomumo rinkinys, o ne produktas, kurį perkate – tiekėjas suteikia duomenų surinkimo galimybes, o viskas, kas lemia, ar žmonės tai priims, priklauso nuo jūsų, kaip pirkėjo.

Tyrimai aiškiai rodo šio poveikio mastą. Neskelbiamas stebėjimas padidina darbuotojų stresą maždaug 62 %; skelbiamas stebėjimas, naudojant tas pačias priemones, – apie 18 %. Tarp šių dviejų skaičių programinė įranga niekuo nepasikeitė.

Kodėl stebėjimo sistemos žlugdo darbuotojų moralę

Didžiausią žalą sukelia keturi nesėkmių atvejai, ir visų keturių galima išvengti.

Sistema stebi žmones, o ne darbą. Individualios informacinės lentelės skatina asmenų tarpusavio palyginimą. Apibendrintos ataskaitos apie darbo eigą atsako į daugumą vadovybės klausimų, net neminint konkrečių asmenų vardų.

Veikla traktuojama kaip darbo našumas. Veiklos rodikliai matuoja, ar buvo atliekami klaviatūros ir pelės veiksmai, paprastai per dešimties minučių laikotarpį. Jie nieko nesako apie darbo rezultatų kokybę. Įtraukite juos į veiklos vertinimus ir gausite „veiklos teatrą“: žmonės optimizuoja savo veiklą pagal šiuos rodiklius, o jūs prarandate tiek duomenis, tiek pasitikėjimą.

Darbuotojai tai sužino patys. Atradimas yra labiausiai žalingas įvykis stebėjimo programoje. Jis paverčia vadovybės sprendimą išdavyste, ir atsitraukti atgal yra sunku.

Niekas neapibrėžė, kas nėra stebima. Tyla dėl ribų reiškia, kad darbuotojai numano blogiausią ribų variantą. Nurodytos ribos nebuvimas suprantamas kaip bet kokios ribos nebuvimas.

Projektavimo principas: stebėkite sistemas, o ne žmones

Naudinga perspektyva yra ta, kad stebėjimas turėtų atsakyti į klausimus apie darbą, o ne apie asmenis.

„Koks įdarbinimo etapas trunka ilgiausiai?“ – tai klausimas apie sistemą. „Ar Marekas tinginiauja?“ – tai klausimas apie asmenį. Pirmasis klausimas gerina procesą visiems; antrasis paverčia įrankį prižiūrėtoju ir sukuria būtent tokią kultūrą, dėl kurios žmonės išeina iš darbo.

Tai ne tik etinė pozicija. Į rezultatus orientuota stebėsena lemia maždaug 19 % mažesnį „prie darbo vietos buvimo be produktyvumo“ lygį nei stebėjimo stiliaus metodai, o organizacijos, kurios stebėseną derina su aiškių tikslų nustatymu, pasiekia žymiai geresnių rezultatų nei tos, kurios taiko tik stebėseną.

Apgalvotai rinkitės stebėjimo lygmenis

Dauguma įrankių apima kelis duomenų rinkimo tipus. Kiekvienas iš jų sukelia skirtingą darbuotojų pasipriešinimą, o pigiausias būdas išsaugoti darbo moralę yra tiesiog neįjungti tų stebėjimo lygių, kurių jums nereikia.

Duomenų surinkimo lygmuo	Į kokius klausimus atsako	Pasipriešinimo lygis	Įjunkite, kai
Darbo laikas ir lankomumas	Dirbtos valandos	Žemas	Apskaita, rangovai, pamaininis darbas
Programos ir svetainės naudojimas	Kur dingsta laikas	Mažai	Pajėgumų planavimas, įrankių auditas
Veiklos lygiai	Ar buvo įvesties	Žemas–vidutinis	Darbo įrodymas klientams
Periodiniai ekrano vaizdai	Kas buvo ekrane	Vidutinis–didelis	Klientų ginčai, rangovo įrodymas
Pilnas URL ir puslapių pavadinimai	Tiksliai tai, kas buvo peržiūrėta	Aukštas	Retai; konkretus atitikties reikalavimas
Klavišų paspaudimų turinys	Kas buvo įvestas	Labai aukštas	Tik dokumentuotas saugumo reikalavimas
Nuolatinis ekrano įrašymas	Visos sesijos atkūrimas	Labai aukštas	Programos, skirtos vidaus rizikai valdyti, su peržiūros funkcija
Biometriniai duomenys ir buvimo vieta	Asmens buvimo vieta	Aukštas	Darbas lauke, fizinė prieigos kontrolė

Dvi praktinės pastabos. Maždaug 46 % technologijų srities darbuotojų teigia, kad jie išeitų iš darbo būtent dėl klavišų paspaudimų registravimo ar ekrano kopijų fiksavimo – apatinė šios lentelės pusė kelia realią darbuotojų praradimo riziką. Be to, numatytieji nustatymai yra svarbesni nei funkcijų sąrašas: kai kurios priemonės pateikiamos su įjungtu visos URL fiksavimu ar buvimo vietos sekimu, o plano atnaujinimas dėl nesusijusios priežasties gali įjungti šiuos lygmenis be jūsų sprendimo. Po kiekvieno plano pakeitimo patikrinkite numatytuosius nustatymus.

Šiuo atžvilgiu įrankiai žymiai skiriasi. „Monitask“, „ActivTrak“, „Hubstaff“ ir „Prodoscore“ visiškai nefiksuoja klavišų paspaudimų turinio; „Monitask“ nustato veiklos lygį pagal tai, ar per kiekvieną dešimties minučių laikotarpį buvo įvesti duomenys, ir nefiksuoja nieko nuo darbo pabaigos iki kito darbo pradžios. „Teramind“, „Veriato“ ir „Controlio“ fiksuoja turinį aukščiausiuose planuose. Nė vienas iš šių metodų nėra klaidingas, tačiau jie priklauso skirtingoms programoms, kurioms taikomi skirtingi informacijos atskleidimo įsipareigojimai.

Parašykite politiką prieš pirkdami

Jei negalite aiškiai suformuluoti politikos, konfigūracija yra neteisinga. Šis dokumentas taip pat yra geriausias būdas patikrinti, ar programą galima pagrįsti: nieko, ko nenorėtumėte raštu pateikti darbuotojams, neturėtumėte naudoti.

Veiksminga politika atsako į aštuonis klausimus.

1. Kas fiksuojama – kiekvienas lygis, aiškiai pavadintas, o ne „veiklos duomenys“
2. Kada vyksta stebėjimas – tik darbo valandomis ar visada, kai įrenginys įjungtas
3. Kas nėra fiksuojama – sąlyga, kurią dauguma politikų praleidžia, o darbuotojai labiausiai nori
4. Kas gali matyti individualius duomenis – pagal pareigas, o ne pagal darbo stažą
5. Kiek laiko duomenys saugomi – ir kas atsitinka pasibaigus šiam laikotarpiui
6. Kam jie bus naudojami – sąskaitųišrašymui, pajėgumų planavimui, saugumui
7. Kam duomenys nebus naudojami – veiklos vertinimams, drausminėms priemonėms, reitingavimui
8. Kaip darbuotojai mato savo duomenis – ir kaip juos užginčyti

Sąlyga „ko mes nestebime“ atlieka daugiau darbo nei likusi dokumento dalis kartu paėmus. Aiškiai nurodžius, kad asmeninės žinutės, slaptažodžiai ar veikla ne darbo valandomis nėra fiksuojami, pašalinamas dviprasmiškumas, kurį žmonės užpildo blogiausių scenarijų prielaidomis.

Kalbant apie asmeninius įrenginius, atsakymas yra siauresnis: darbo programų stebėjimas darbuotojams priklausančioje įrangoje paprastai reikalauja aiškaus raštiško sutikimo, ir net tuomet turėtų apsiriboti darbo duomenimis. Asmeninių nuotraukų, pokalbių ar naršymo istorijos peržiūra asmeniniame įrenginyje yra nepateisinama, nepriklausomai nuo sutikimo formuluotės.

Praneškite apie tai tinkamai

Keturios klaidos sugadina pranešimus dar prieš įdiegiant įrankį.

Pateikimas kaip jau galutinio sprendimo. „Įdiegėme stebėjimo programinę įrangą“ užbaigia pokalbį, kuris turėtų tik prasidėti. Paskelbkite sprendimą, tada prieš diegimą palikite laiko klausimams.

Pradėkite nuo nepasitikėjimo. Bet koks teiginys, leidžiantis suprasti, kad komanda įtariama tinginystės, tik patvirtina baimes, kurias žmonės jau turi. Verčiau pradėkite nuo veiklos problemų: neaiškių pajėgumų, ginčytinų sąskaitų, atitikties reikalavimų.

Siuntimas el. paštu. Rašytinė politika yra būtina; el. paštas kaip pagrindinis kanalas – ne. Žmonės turi užduoti klausimus ir pamatyti atsakymus, o tai reiškia susitikimą.

Neapibrėžtumas. „Stebėsime veiklą“ skatina vaizduotę. „Fiksuojame, kokios programos yra atidarytos ir kada laikas prasideda bei baigiasi; nefiksuojame, ką rašote, ir nedarome ekrano kopijų“ – tai užbaigia diskusiją.

Tai patvirtina įtikinami duomenys: maždaug 77 % darbuotojų teigia, kad jie mažiau nerimtų dėl stebėjimo, jei iš anksto būtų informuoti apie tai, kokia informacija renkama, o apie 85 % mano, kad informacijos atskleidimas turėtų būti teisiškai privalomas. Tai nėra vien tik asmeninis pageidavimas – tai tiesiogiai susiję su darbuotojų išlaikymu.

Išbandykite prieš diegimą

Laipsniškas diegimas leidžia aptikti konfigūracijos problemas, kol jų ištaisymas dar nebrangus.

Pradėkite nuo vienos savanoriškos komandos, idealiu atveju įtraukdami žmones, kurie pasiūlė šią programą. Vadovų komanda, kuri pati nenaudos šio įrankio, atsakė į klausimą, ar konfigūracija yra pagrįsta.

Bandomąjį projektąvykdykite mažiausiai dvi savaites. Trumpesnis laikotarpis neatskleidžia rodiklių problemų – dienų, kai kas nors praleido šešias valandas seminaruose, o valdymo skydelis tai įvardijo kaip neveiklumą.

Paklauskite bandomosios grupės, kokie duomenys buvo neteisingi. Jie jums tiksliai paaiškins, o tai yra pigiausias galimas patvirtinimas. Dažniausiai pasitaikantys pastebėjimai: susitikimai registruojami kaip neaktyvūs, mąstymo darbas vertinamas blogai, o vienos komandos įprastas modelis atrodo nerimą keliantis, palyginti su kitos komandos.

Reaguodami pakeiskite ką nors matomą. Kategorijų koregavimas, ekrano kopijų darymo dažnio sumažinimas arba asmeninių duomenų peržiūros ribojimas parodo, kad atsiliepimai turėjo įtakos rezultatams. Įdiegti sistemą be pakeitimų po atsiliepimų rinkimo yra blogiau nei iš viso neklusti.

Nuspręskite, kas ką mato

Prieigos dizainas labiau prisideda prie komandos moralės nei bet koks politikos teiginys.

Pagal numatytuosius nustatymus duomenis suagreguokite. Į daugumą vadovybės klausimų atsakyti padeda komandos lygio duomenys. Norint peržiūrėti individualius duomenis, turėtų būti reikalinga priežastis, o ne vien tik paspaudimas.

Pirmiausia suteikite darbuotojams prieigą prie jų pačių duomenų. Beveik pusė darbuotojų, turinčių prieigą prie savo veiklos duomenų, teigia, kad juos naudoja savo darbo našumui gerinti. Galimybė pačiam matyti savo duomenis taip pat pašalina asimetriją, dėl kurios stebėjimas atrodo kaip sekimas – jei vadovai gali juos matyti, o jūs ne, tai reiškia, kad tai daroma jūsų atžvilgiu.

Apribokite individualius peržiūros teisius pagal pareigas. Komandos vadovui reikia matyti tik savo komandą. Skyriaus vadovui retai kada reikia atskirų eilučių. Finansų skyriui reikia sąskaitų sumų, o ne ekrano kopijų.

Registruokite duomenų peržiūras. Audito žurnalai, kuriuose fiksuojama, kas peržiūrėjo kieno duomenis, apsaugo darbuotojus nuo atsitiktinio smalsavimo ir vadovus – nuo kaltinimų tuo.

Kaip kalbėti apie duomenis

Pokalbis, vykstantis po prastų rezultatų, lemia, ar programa išliks.

Niekada nepradėkite nuo rodiklio. „Jūsų aktyvumo rodiklis yra 34 %“ verčia darbuotoją gintis nuo skaičiaus, kurio jis negali užginčyti. „Pastebėjau, kad Hendersono projektas užtruko ilgiau, nei buvome numatę – kas trukdo?“ – taip pradedama nuo darbo.

Anomalijas traktuokite kaip klausimus. Mažas aktyvumas per savaitę, kai vyksta klientų seminarai, nėra išvada; tai yra rodiklio ribotumas. Vadovai, nesuprantantys, ką matuoja rodiklis, jį užtikrintai neteisingai interpretuos.

Niekada nenaudokite stebėjimo duomenų kaip vienintelio pagrindo drausminėms priemonėms taikyti. Be to, kad tai neteisinga, tai ir nepatikima: veiklos rodikliai ir ekrano kopijos yra silpni įrodymai, o bet kuris darbuotojas, suprantantis rodiklį, gali paneigti ant jo pagrįstą kaltinimą.

Praneškite, kas pasikeitė. Jei duomenys paskatino perskirstyti darbo krūvį, atsisakyti nenaudojamos priemonės ar pašalinti kliūtį, pasakykite apie tai viešai. Programa, kuri akivaizdžiai gerina sąlygas, yra toleruojama. O ta, kuri tik rengia ataskaitas vadovams, kelia nepasitenkinimą.

Jei pasitikėjimas jau yra pažeistas

Netinkamai įdiegtas programas galima atkurti, bet ne pridedant naujų funkcijų.

Viešai išjunkite šias funkcijas. Ekrano kopijų ar klavišų paspaudimų registravimo išjungimas yra vienintelis patikimas signalas, ir apie tai turi būti paskelbta, o ne tyliai sukonfigūruota.

Paskelbkite tai, ką jau surinkote. Suteikite darbuotojams prieigą prie jų pačių istorinių duomenų. Tai nemalonu, bet veiksminga – baimė paprastai yra baisesnė už realybę.

Įvardykite klaidą. „Mes tai įdiegėme jums tinkamai nepranešę, ir tai buvo klaida“ – tai nieko nekainuoja, o duoda daugiau naudos nei pataisytas politikos dokumentas.

Priimkite, kad tai užtruks. Pasitikėjimas atkuriamas per mėnesius, o ne savaites. Atkūrimas yra tikras, bet lėtas, o skubėjimas duoda priešingą rezultatą.

Dažnai užduodami klausimai

Ar darbuotojų stebėjimas mažina darbo moralę?

Tai visiškai priklauso nuo informacijos atskleidimo ir naudojimo. Slaptas stebėjimas sukelia maždaug 2,3 karto didesnį norą išeiti iš darbo nei skaidrus stebėjimas naudojant tuos pačius įrankius. Programos, kuriose informacija atskleidžiama visiškai, pateikiami suvestiniai duomenys, o stebėjimas neįtraukiamas į veiklos vertinimus, paprastai daro nedidelį poveikį darbuotojų motyvacijai.

Ką turėtų apimti darbuotojų stebėjimo politika?

Ką fiksuojama, kada vykdoma stebėsena, kas aiškiai nefiksuojama, kas gali peržiūrėti individualius duomenis, kiek laiko jie saugomi, kam jie bus naudojami, kam nebus naudojami ir kaip darbuotojai gali susipažinti su savo duomenimis. Svarbiausia yra sąlyga „kas nefiksuojama“.

Ar darbdaviai gali stebėti asmeninius įrenginius?

Tik gavus aiškų raštišką sutikimą ir tik darbo reikmėms skirtų programų bei duomenų atveju. Asmeninės nuotraukos, privatūs pranešimai ir asmeninis naršymas lieka už stebėjimo ribų, nepriklausomai nuo sutikimo. Darbuotojai turėtų turėti galimybę atsisakyti stebėjimo, nenaudodami asmeninės įrangos darbui.

Ar darbuotojai turėtų turėti galimybę peržiūrėti savo stebėjimo duomenis?

Taip. Beveik pusė darbuotojų, kuriems suteikta prieiga prie savo duomenų, teigia, kad juos naudoja siekdami pagerinti darbo rezultatus, o galimybė patiems matyti savo duomenis pašalina asimetriją, dėl kurios stebėjimas atrodo kaip sekimas. Tai yra pigiausia iš visų galimų pasitikėjimą stiprinančių priemonių.

Ar teisėta stebėti darbuotojus jiems apie tai nepranešus?

Tai priklauso nuo jurisdikcijos. Kelios JAV valstijos, Ontarijas ir ES taiko informavimo arba rašytinės politikos reikalavimus. Net ten, kur leidžiama slapta stebėti, duomenų saugojimo ir pasitikėjimo praradimo sąnaudos paprastai viršija bet kokią naudą produktyvumo atžvilgiu.

Kaip įdiegti stebėjimą komandoje, kuri tam priešinasi?

Pirmiausia pabrėžkite veiklos problemą, o ne pačią priemonę, konkrečiai atskleiskite kiekvieną stebėjimo lygį, surenkite susirinkimą, o ne siųskite el. laišką, surenkite bandomąjį projektą, į kurį įtraukite vadovybę, ir, atsižvelgdami į atsiliepimus, pakeiskite kažką matomo, prieš toliau diegdami sistemą.

Ar stebėjimo duomenys turėtų būti naudojami vertinant darbuotojų veiklą?

Paprastai ne. Veiklos rodikliai matuoja įdėtas pastangas, o ne rezultatus, o jų naudojimas vertinimuose sukuria veiklos imitaciją, o ne tikrą veiklą. Naudokite duomenis pajėgumų planavimui, apskaitai ir procesų tobulinimui, ir aiškiai tai nurodykite politikoje.

Kiek laiko užtrunka, kol komanda priima stebėjimą?

Jei stebėjimas atskleidžiamas tinkamai ir naudojamas siaurai, paprastai per keturias–šešias savaites jis tampa įprastas dalykas. Jei jis buvo atrastas, o ne paskelbtas, atsigavimas trunka mėnesius ir reikalauja akivaizdžiai išjungti funkcijas, o ne teikti patikinimus.