Kaip pasirinkti tinkamą „SaaS“ projektų valdymo įrankį savo namų renovacijos verslui

Įvadas

Namų renovacijos verslo valdymas šiandienos konkurencingoje rinkoje reiškia ne tik plaktuko mojavimą ir plytelių klojimą. Tai reiškia klientų valdymą, biudžetų stebėjimą, darbų planavimą ir projektų vykdymą laiku – viską vienu metu. Tinkamas SaaS (Software as a Service) projektų valdymo įrankis gali nulemti, ar jūsų renovacijos įmonė veiks efektyviai, ar ne. Nesvarbu, ar vadovaujate nedidelei vietinei rangovų įmonei, ar augančiai specializuotai įmonei, tinkamos programinės įrangos platformos pasirinkimas yra vienas iš svarbiausių veiklos sprendimų, kuriuos turėsite priimti. Šiame vadove išsamiai aprašomi penki pagrindiniai SaaS įrankių tipai, skirti renovacijos verslui, nurodant kiekvieno iš jų privalumus ir trūkumus, kad galėtumėte pasirinkti platformą, geriausiai atitinkančią jūsų faktinį darbo srautą.

Sprendimas priklauso nuo trijų veiksnių: jūsų veiklos masto, to, kiek aktyvių projektų valdote vienu metu, ir to, kiek skaidrumo norite užtikrinti klientams. Savarankiškai dirbančiam rangovui, kuris per metus vykdo du ar tris darbus, reikalingas visai kitoks sprendimas nei specializuotai įmonei, teikiančiai virtuvės renovacijos paslaugas visame metropoliniame regione ir vienu metu tvarkančiai dešimtis projektų. Nėra vienos geriausios platformos – toliau pateiktoje schemoje aprašoma, kada kiekvienas įrankio tipas tinka geriausiai, o kada nepatenkina poreikių.

1. „Viskas viename“ statybos valdymo platformos

Tinka: vidutinio ir didelio dydžio renovacijos įmonėms, vienu metu valdančioms kelis projektus, rangovus ir bendraujančioms su klientais.

Tokios platformos kaip „Buildertrend“, „CoConstruct“ ir „Procore“ sukurtos specialiai statybos ir renovacijos pramonei. Jos viename abonemente apjungia projektų planavimą, biudžeto stebėjimą, klientų portalus, subrangovų valdymą ir dokumentų saugojimą. Privalumas yra tas, kad viskas yra vienoje vietoje – nereikia perjunginėti tarp skaičiuoklės biudžetams, atskiros programėlės planavimui ir el. pašto klientų naujienoms.

Šios platformos ypač naudingos renovacijos įmonėms, kurioms viename projekte tenka koordinuoti kelių licencijuotų specialistų darbą. Elektrikai, santechnikai ir spintelių montuotojai gali gauti užduotis, įkelti darbų užbaigimo nuotraukas ir pranešti apie problemas naudodamiesi ta pačia sistema. Trūkumas – kaina ir mokymosi laikas. „Viskas viename“ platformos paprastai kainuoja nuo 300 iki 700 JAV dolerių per mėnesį, o kol komanda pradės jas nuosekliai naudoti, prireiks kelių savaičių mokymų. Įmonei, vykdančiai mažiau nei dešimt projektų per metus, išlaidos retai pateisina investiciją.

2. Bendrieji projektų valdymo SaaS įrankiai, pritaikyti renovacijai

Tinka: mažoms renovacijos įmonėms, kurioms reikalingas pagrindinis užduočių sekimas, planavimas ir bendravimas su klientais be specifinių šiai sričiai skirtų funkcijų.

Tokie įrankiai kaip „Asana“, „Monday.com“ ir „Trello“ nebuvo sukurti statybų pramonei, tačiau daugelis mažų renovacijos įmonių juos veiksmingai naudoja, pritaikydamos lentas ir darbo eigą pagal savo projektų etapus. Privalumas yra kaina – dauguma šių platformų siūlo nemokamus planus arba pigių planus, kainuojančius mažiau nei 50 JAV dolerių per mėnesį, – ir naudojimo paprastumas. Dauguma komandos narių pagrindus gali išmokti per vieną dieną.

Specializuotos renovacijos įmonės, pavyzdžiui, „Moose Kitchen and Bath“, yra tipiškas pavyzdys, kai tokios įrankiai gali būti naudingi ankstyvuosiuose augimo etapuose, kol projektų apimtis dar nepateisina visapusiškos statybos valdymo platformos įdiegimo. Trūkumas yra tas, kad bendro pobūdžio įrankiuose trūksta renovacijai būdingų funkcijų, pavyzdžiui, medžiagų sąrašų sekimo, leidimų išdavimo etapų valdymo ar integruotų klientų patvirtinimo darbo eigų. Komandos dažnai priverstos kurti laikinus sprendimus, kurie, verslui augant, tampa sudėtingi. Įmonei, kuri per metus įgyvendina mažiau nei penkiolika projektų ir turi nedidelę komandą, bendro pobūdžio SaaS įrankiai tinka puikiai. Jei projektų skaičius viršija šį skaičių, laikinų sprendimų įgyvendinimas pradeda atimti daugiau laiko, nei sutaupoma naudojant įrankį.

3. Į CRM orientuotos SaaS platformos klientų ir potencialių klientų valdymui

Tinka: Renovacijos įmonėms, norinčioms patobulinti potencialių klientų paiešką, tolesnį bendravimą su jais ir klientų santykių valdymą nuo pirmojo užklausimo iki projekto užbaigimo.

Tokios platformos kaip „HubSpot“, „Jobber“ ir „ServiceTitan“ orientuotos į verslo pusę, susijusią su klientais, o ne į vidinį projektų vykdymą. Jos seka potencialius klientus nuo pirmojo užklausimo svetainėje, automatizuoja tolesnius el. laiškus, rengia pasiūlymus ir tvarko sąskaitas – visa tai vienoje sistemoje. Renovacijos įmonėms, kurios susiduria su sunkumais konvertuojant potencialius klientus arba nenuosekliai su jais bendrauja, CRM platforma dažnai užtikrina greičiausią investicijų grąžą.

Trūkumas yra vykdymo pusėje. CRM įrankiai puikiai tinka pardavimo proceso ir bendravimo su klientais valdymui, tačiau nepakeičia projektų valdymo sistemos, skirtos stebėti, kas iš tikrųjų vyksta statybvietėje. Dauguma augančių renovacijos įmonių galiausiai naudoja CRM kartu su atskiru projektų valdymo įrankiu, o tai sukelia savus integracijos iššūkius. Geriausias sprendimas – pasirinkti CRM, kuri sklandžiai integruojasi su jūsų projektų valdymo platforma per integruotus ryšius arba tokius įrankius kaip „Zapier“, o ne naudoti dvi visiškai atskiras sistemas.

4. Sąmatų skaičiavimo ir pasiūlymų rengimo SaaS įrankiai

Tinka: Renovacijos įmonėms, norinčioms pagreitinti pasiūlymų teikimo procesą, pagerinti sąmatų tikslumą ir pateikti klientams profesionalius pasiūlymus.

Tokios platformos kaip „Houzz Pro“, „Estimate Rocket“ ir „Clear Estimates“ yra sukurtos specialiai remonto pasiūlymų rengimo darbo eigai. Jos apima iš anksto parengtas išlaidų bibliotekas dažniausiai atliekamiems remonto darbams, medžiagų kainų duomenų bazes, atnaujinamas pagal rinkos kainas, ir pasiūlymų šablonus, kurie atrodo išbaigti ir profesionalūs. Įmonėms, kurios praleidžia valandas rengdamos individualius pasiūlymus skaičiuoklėse, šie įrankiai gali sutrumpinti pasiūlymų rengimo laiką 50 procentų ar daugiau.

Trūkumas yra tas, kad sąmatų skaičiavimo įrankiai yra siauros paskirties. Jie sprendžia tik vieną verslo darbo eigos dalį – pradinį pasiūlymų rengimo procesą – tačiau nepadeda vykdyti projekto, planuoti darbų grafiko ar bendrauti su klientais, kai darbas jau prasidėjęs. Dauguma renovacijos įmonių naudoja sąmatų skaičiavimo įrankius kaip pradinį lygmenį, kurio duomenys perduodami į platesnę projektų valdymo sistemą. Svarbiausia užtikrinti, kad abi platformos galėtų keistis duomenimis be būtinybės juos vėl įvesti rankiniu būdu – būtent dėl to daugelis mažų įmonių praranda tikėtą efektyvumo padidėjimą.

5. Apskaitos ir finansų valdymo SaaS įrankiai

Tinka: Renovacijos įmonėms, kurioms reikia griežtesnės darbų sąnaudų, pinigų srautų ir pelningumo stebėjimo kontrolės keliuose vykdomuose projektuose.

„QuickBooks Online“, „FreshBooks“ ir „Wave“ yra dažniausiai renovacijos įmonių naudojamos apskaitos platformos. Jos tvarko sąskaitų išrašymą, išlaidų stebėjimą, darbo užmokesčio apskaičiavimą ir mokesčių deklaravimą. Būtent renovacijos įmonėms vertingiausia funkcija yra darbų sąnaudų skaičiavimo funkcijos, kurios leidžia stebėti pajamas ir išlaidas pagal atskirus projektus, o ne tik bendrai visai įmonei. Žinojimas, ar konkreti virtuvės renovacija viršijo biudžetą ar neviršijo, yra vienintelis būdas laikui bėgant pagerinti sąmatų tikslumą.

Iššūkis yra tas, kad apskaitos įrankiai nėra projektų valdymo įrankiai. Jie parodo, kas įvyko finansiškai po to, kai viskas jau įvyko, tačiau nepadeda valdyti to, kas vyksta statybvietėje realiuoju laiku. Veiksmingiausias sprendimas augančiai renovacijos įmonei yra apskaitos platforma, integruota su projektų valdymo arba CRM įrankiu, kad patvirtinti pakeitimų užsakymai automatiškai patektų į sąskaitų faktūrų išrašymą, o projekto sąnaudos būtų atnaujinamos realiuoju laiku be rankinio duomenų įvedimo.

Kaip pasirinkti tinkamą SaaS sprendimų rinkinį jūsų renovacijos verslui

Sprendimo priėmimo schema yra paprasta, kai žinote savo projektų apimtį ir komandos dydį. Štai praktiškas būdas tai apgalvoti:

• Mažiau nei dešimt projektų per metus, dirbate vienas arba dviejų žmonių komandoje: bendrasis projektų valdymo įrankis, pavyzdžiui, „Trello“ ar „Asana“, kartu su „QuickBooks Online“ užtikrina daugumą poreikių už nedidelę kainą.
• Nuo dešimties iki trisdešimties projektų per metus, nedidelė komanda su subrangovais: CRM sistema, pavyzdžiui, „Jobber“ ar „HubSpot“, kartu su paprastu sąmatų skaičiavimo įrankiu ir „QuickBooks“, paprastai yra tinkamiausias sprendimas.
• Trisdešimt ar daugiau projektų per metus, keli etatiniai darbuotojai: visapusiška statybos valdymo platforma, pavyzdžiui, „Buildertrend“ ar „CoConstruct“, tampa ekonomiškai efektyvi ir sumažina integracijos sudėtingumą, susijusį su kelių atskirų įrankių naudojimu.
• Specializuotos įmonės, orientuotos į konkrečią sritį, pavyzdžiui, virtuves ar vonios kambarius: taikoma ta pati sistema, tačiau reikėtų ieškoti platformų, kurios palaiko medžiagoms būdingus darbo srautus, kliento dizaino patvirtinimo etapus ir subrangovų koordinavimą, reikalingą jūsų projektams.

Pagrindiniai klausimai, kuriuos reikia užduoti prieš pasirenkant bet kurią SaaS platformą

Prieš užsiregistruodami bet kurioje platformoje, keturi klausimai padės atrinkti netinkamas platformas, kol dar neinvestavote laiko į prisijungimą:

1. Ar platforma integruojasi su jūsų jau naudojama apskaitos programine įranga, ar finansinius duomenis teks vėl įvesti rankiniu būdu?
2. Ar yra mobili programa, kurią jūsų statybvietėje dirbanti komanda iš tikrųjų naudos, ar platforma skirta tik stacionariems kompiuteriams?
3. Kaip atrodo prisijungimo ir klientų aptarnavimo procesas, ar yra skirtas kontaktinis asmuo, ar tik pagalbos centras?
4. Kokia yra sutarties struktūra – mėnesinė ar metinė – ir kas atsitiks su jūsų duomenimis, jei nutrauksite sutartį?

Platformos, kurios pardavimo procese aiškiai atsako į visus keturis klausimus, yra kur kas labiau linkusios įvykdyti savo pažadus. Platformos, kurios neaiškiai atsako į klausimus apie duomenų perkeliamumą arba įpareigoja jus sudaryti metines sutartis dar prieš išbandant produktą, vertos atsargumo.

SEO ir skaitmeninės rinkodaros įrankiai, kuriuos renovacijos įmonės dažnai pamiršta

Be projektų valdymo ir apskaitos, renovacijos įmonėms vis labiau reikalingi SaaS įrankiai rinkodaros srityje. Vietinės SEO platformos, pavyzdžiui, „BrightLocal“ ar „Whitespark“, padeda renovacijos įmonėms stebėti savo „Google Business Profile“ reitingus, valdyti internetinius atsiliepimus ir stebėti matomumą vietinėje paieškoje – visa tai tiesiogiai veikia, kiek potencialių klientų įmonė sulaukia kiekvieną mėnesį. Renovacijos įmonei, konkuruojančiai tankiai apgyvendintame miesto rinkoje, patekimas į pirmąjį vietinių paieškos rezultatų puslapį pagal tokius užklausos žodžius kaip „virtuvės renovacijos rangovas“ gali būti vertingesnis nei bet kokia mokama reklamos kampanija.

El. pašto rinkodaros platformos, tokios kaip „Mailchimp“ ar „ActiveCampaign“, renovacijos sektoriuje taip pat yra nepakankamai išnaudojamos. Paprasta el. laiškų seka, skirta palaikyti ryšį su buvusiais klientais, dalytis naujausiomis projekto nuotraukomis ir siūlyti sezonines akcijas, gali už labai mažą kainą pritraukti reikšmingą pakartotinių užsakymų ir rekomendacijų skaičių. Renovacijos įmonės, kurios anksti investuoja į šiuos įrankius, paprastai sukuria stabilesnius užsakymų srautus nei tos, kurios visiškai pasikliauja žodine reklama ar mokamais skelbimais.

Išvada

Tinkamų SaaS įrankių pasirinkimas renovacijos verslui nėra susijęs su pačios daugiafunkciškiausios platformos paieška – svarbiausia suderinti tinkamą įrankį su jūsų faktiniu projektų skaičiumi, komandos dydžiu ir darbo eiga. Pradėkite nuo pagrindų: projektų valdymo įrankio, apskaitos platformos ir CRM. Verslui augant, pridėkite sąmatų sudarymo ir rinkodaros įrankius. Atsispirkite pagundai pernelyg daug investuoti į „viskas viename“ platformą, kol jūsų projektų apimtis nepateisina tokių išlaidų. Efektyviausiai augančios renovacijos įmonės yra tos, kurios savo SaaS sistemą kuria apgalvotai, po vieną lygmenį, ir užtikrina, kad kiekvienas įrankis sklandžiai integruotųsi su kitais. Turint tinkamą skaitmeninę infrastruktūrą, renovacijos verslo valdymo operacinė pusė tampa kur kas mažiau chaotiška – o dėmesys gali likti ten, kur jam ir priklauso, t. y. puikių rezultatų teikimui klientams.