Mažųjų įmonių dokumentų tvarkymo kontrolinis sąrašas: būtiniausios formos

Įvadas

Pradedant verslą, daugiausia dėmesio skiriama rinkodarai. Tačiau būtent dokumentai lemia, ar verslas gali veikti. Vienas praleistas dokumentas gali savaitėmis užlaikyti banko sąskaitos atidarymą, mokesčių pasirinkimą ar licencijos išdavimą.

Dabar didžioji dalis tų dokumentų tvarkoma internetu. Tačiau dalis jų vis dar tvarkoma ne internetu, ir būtent dėl to nauji savininkai praranda laiką. Šiame kontroliniame sąraše pateikiamos formos, kurias maža įmonė Jungtinėse Valstijose turi užpildyti per pirmuosius metus, ir paaiškinama, kaip kiekviena iš jų pateikiama.

Pradėkite nuo to, kaip kiekviena forma pateikiama

Prieš ką nors pildydami, perskaitykite instrukcijų paskutinį puslapį. Jame nurodyta, kaip įstaiga priima formą. Yra keturi dažniausi atsakymai.

Pirmasis – internetinis portalas. Antrasis – pašto adresas. Trečiasis – el. paštas, tačiau pasirašytų formų atveju jis naudojamas rečiau, nei žmonės tikisi. Ketvirtasis – fakso numeris.

Pastarasis variantas nustebina žmones, kurie niekada neturėjo fakso aparato. Jums jo nereikia. Faksą galite siųsti internetu iš naršyklės, naudodami PDF failą ir kortelę. „Fax for Agents“ svetainėje kaina už iki 5 puslapių siuntimą į JAV ir Kanadą yra 2,49 JAV dolerio.

Iš anksto žinant pristatymo būdą, sutaupoma veltui praleista popietė. Rašalu pasirašyta forma, skirta siųsti paštu, ruošiama kitaip nei ta, kuri įkeliama į portalą.

Formos, kurias verta žinoti pirmaisiais metais

Pirmiausia reikia gauti darbdavio identifikavimo numerį, nes jo prašo bankai. Vidaus pajamų tarnyba (IRS) leidžia daugumai įmonių pateikti paraišką internetu. Įmonėms, kurios to padaryti negali, nurodoma kreiptis telefonu, faksu arba paštu, o paraiška pateikiama naudojant formą SS-4.

Po to gali sekti mokesčių pasirinkimas. Įmonė, norinti būti apmokestinama kaip S korporacija, pateikia formą 2553. IRS pateikimo puslapyje, skirtame šiai formai, nurodytas pašto adresas arba fakso numeris, priklausomai nuo valstijos.

Trečia – įgaliojimas. Kai jūsų vardu su mokesčių inspekcija bendrauja buhalteris, inspekcijai pirmiausia reikia turėti pasirašytą įgaliojimą savo archyve.

Toliau eina banko formos. Norint pridėti pasirašytoją, pakeisti adresą ar suteikti leidimą atlikti elektroninį pervedimą, dažnai reikia užpildyti formą, kurios viršuje yra nurodytas fakso numeris.

Toliau eina vietinės formos. Verslo licencijai, pardavimo mokesčio leidimui ir nuomos sutarties priedui kiekvienam yra skirta atskira įstaiga ir atskiras pateikimo būdas.

Užrašykite juos į sąrašą su trimis stulpeliais: forma, įstaiga ir priėmimo kanalas. Sąrašą sudaryti užtrunka dešimt minučių, o tai padeda išvengti kasmetinio to paties klausimo atsakymo nuo nulio. Laikykite jį ten, kur jį galėtų matyti tiek buhalteris, tiek jūsų apskaitininkas.

Kodėl kai kurios įstaigos vis dar naudoja faksą

Lengva faksą laikyti ženklu, kad įstaiga yra pasenusi. Tačiau priežastis yra praktiškesnė. Faksas – tai ryšys tarp dviejų aparatų, o priimantis aparatas patvirtina kiekvieną puslapį.

Tai siuntėjui suteikia įrašą su laiku ir puslapių skaičiumi. Daugelis dokumentų tvarkymo taisyklių buvo parengtos remiantis šiuo įrašu. Biuras neturi pagrindo jų perrašyti dėl tų kelių pareiškėjų per metus, kurie pageidautų kito būdo.

Patikrinimo sąrašas bet kuriai formai su terminu

Pirmiausia perskaitykite pateikimo būdo instrukcijas.

Jei įmanoma, užpildykite formą kompiuteryje ir pasirašykite ją. Nuskenuokite pasirašytus puslapius į vieną PDF failą, laikydamiesi formoje nurodytos tvarkos.

Adresą ar numerį paimkite iš dabartinių instrukcijų. Įstaigos keičia ir vieną, ir kitą, todėl pernai išsaugoti kontaktiniai duomenys gali būti neteisingi.

Pirmame puslapyje įrašykite įmonės pavadinimą, mokesčių ar sąskaitos numerį ir telefono numerį.

Siųskite anksti darbo dienos pradžioje, pagal įstaigos laiko juostą. Jei linija užimta arba portalas neveikia, vis tiek turite keletą valandų, kad pabandytumėte dar kartą.

Išsaugokite patvirtinimą. Portale pateikiamas patvirtinimo puslapis, pašte – kvitas, o siunčiant faksu – pristatymo ataskaita.

Koks įrodymas yra vertingas

Siuntimo įrodymas yra ta dalis, kurią savininkai dažnai praleidžia, o būtent ji padeda išspręsti ginčus. Kai įstaiga teigia, kad forma niekada nebuvo gauta, pokalbis pasikeičia, kai galite nurodyti datą, laiką ir nuorodą.

Perskaitykite, kas parašyta įrodymuose. Pristatymo ataskaita reiškia, kad priėmimo įrenginys priėmė lapus. Tai nereiškia, kad kas nors juos apdorojo. Jei forma turi galutinį terminą, paskambinkite į paštą ir paklauskite.

Įtraukite įrodymą į savo formos kopiją. Naudokite vieną aplanką metams, pavadintą pagal formą ir datą.

Įpraskite tai daryti

Nėra nieko sudėtingo. Tai rutina, kurią dauguma savininkų įsisavina tik tada, kai dingsta vienas dokumentas. Įsisavinkite ją anksčiau. Patikrinkite perdavimo kanalą, paruoškite vieną tvarkingą bylą, išsiųskite iš anksto ir saugokite įrašą.

Formos keisis kasmet. Rutina – ne.