Klientu datu aizsardzība GDPR prasībām atbilstošā mārketingā: Labākā prakse

Ievads

Vispārīgā datu aizsardzības regula (GDPR) stājās spēkā pirms vairākiem gadiem, un, laikam paietot, vairākās nozarēs radās jautājums: kā GDPR ir ietekmējusi mārketingu? Atbilde ir tāda, ka GDPR būtiski ietekmēja mārketinga pieeju. Visām dažāda lieluma organizācijām un gandrīz visās nozarēs, kas sadarbojas ar ES un Apvienoto Karalisti, ir jāievēro šī regula, lai izvairītos no juridiskām problēmām. Tāpēc GDPR pēc būtības ir reģionāla, bet faktiski globāla.

Šajā rakstā mēs skaidrojam, ko GDPR nozīmē mārketinga speciālistiem, un piedāvājam labāko praksi, ko organizācija var ieviest mārketingā, lai efektīvāk aizsargātu klientu informāciju saskaņā ar GDPR. Šī prakse var palīdzēt samazināt iespēju ciest no juridiskām problēmām, reputācijas pasliktināšanās un nopietniem naudas sodiem.

Kas ir GDPR tirgotājiem?

VDAR ieviesa Eiropas Komisija, un tā stājās spēkā 2018. gadā ar mērķi uzlabot ES iedzīvotāju datu aizsardzību. Šajā jomā VDAR nosaka veidus un līdzekļus, kā aizsargāt lietotāju datus no zādzībām, ļaunprātīgas izmantošanas un pārdošanas, ko veic atbilstošas struktūras. VDAR definē divus subjektus, kuru pienākumi saskaņā ar likumu ir atšķirīgi: datu pārziņi (subjekti, kas glabā un glabā sensitīvos datus) un datu apstrādātāji (subjekti, kas apstrādā datus par labu pārziņiem).

GDPR galvenie principi, kas veido visa likuma galveno uzsvaru, ir šādi:

• Likumīgums, pārredzamība un taisnīgums
• Mērķa ierobežojums
• Datu minimizēšana
• Precizitāte
• Uzglabāšanas ierobežojums
• Drošība
• Atbildība

Tirgotājiem VDAR nozīmē nepieciešamību izstrādāt godīgu un pārredzamu pieeju klientu datiem. Precīzāk sakot, ar sensitīviem datiem, kas var būt vērtīgi vai identificēt personu, ir jāizturas ar cieņu. Organizācija var vākt šādus datus tikai pēc tam, kad ir saņēmusi skaidru piekrišanu no datu īpašnieka (klienta), veikt tikai nepieciešamos ierakstus un nodrošināt datu precizitāti. Atsevišķa būtiska detaļa ir organizācijas pienākums izmantot nepieciešamos līdzekļus, lai uzticami aizsargātu klientu datus.

Labākā prakse klientu datu drošībai GDPR mārketingā

Kā uzņēmumi aizsargā klientu informāciju saskaņā ar VDAR? Konkrēti mārketinga speciālistiem pastāv laika gaitā pārbaudīti risinājumi un prakse, kas palīdz nodrošināt sensitīvu datu aizsardzību un atbilstību Vispārīgās datu aizsardzības regulas tiesību aktam. Pārbaudiet un pielietojiet tālāk sniegtos ieteikumus, lai palielinātu savas organizācijas datu aizsardzības efektivitāti kopumā un jo īpaši, lai uzticamāk aizsargātu klientu datus.

vākt tikai nepieciešamos datus un saņemt klientu piekrišanu.

Vākto datu apjoma samazināšana ir viens no efektīvākajiem veidiem, kā organizācija var samazināt datu zudumu un pārkāpumu riskus. Hakeri tiecas uz datu bāzēm, kurās ir pēc iespējas vairāk datu, jo lielāks skaits un plašāks ierakstu veids, kam viņi piekļūst, var tieši palielināt viņu peļņu. Ja organizācija neuzglabā lielu klientu datu apjomu, kibernoziedznieki var izvēlēties nevērsties pret šīm datubāzēm.

Jums kā tirgotājam var un vajag vākt tikai tos datus, kas nepieciešami pašreizējiem mārketinga mērķiem. Pārskatiet savas datu vākšanas darbplūsmas un veidnes un analizējiet datu vākšanas praksi, lai pārbaudītu, vai savāktie ieraksti tiek faktiski izmantoti. Ja daži dati netiek izmantoti vai būtiski neietekmē jūsu klientu pieredzi, apsveriet iespēju atteikties no šāda veida datu vākšanas un dzēst ierakstus, kas jau ir jūsu rīcībā.

Turklāt saskaņā ar GDPR jums ir jāinformē klienti par vāktajiem datiem un jāsaņem viņu skaidra atļauja to vākšanai. No otras puses, ir jānodrošina iespēja jebkurā brīdī atteikties. Saskaņā ar VDAR par sensitīvu datu vākšanu bez klienta atļaujas var tikt piemērots juridisks sods.

Audita adresātu saraksti

Atkal jāatgādina, ka, jo lielāks ir datu apjoms jūsu organizācijas krātuvē, jo lielāks ir datu aizsardzības pārkāpuma risks. Tādējādi regulāras adresātu sarakstu revīzijas ir e-pasta mārketinga GDPR prakse, kas jums jāintegrē. Klientiem, kuri atteikušies no jūsu e-pasta reklāmu, jaunumu biļetenu un citu mārketinga materiālu abonēšanas, ir jādzēš viņu informācija no datubāzes. Turklāt jums var būt nepieciešams sašķirot klientu adreses atbilstoši viņu e-pasta abonēšanas kategorijām, lai izvairītos no mārketinga materiālu sūtīšanas tiem, kurus viņi nevēlas saņemt.

Apsveriet iespēju automatizēt e-pasta mārketinga sarakstu tīrīšanas procesu, lai nodrošinātu atbilstību GDPR prasībām mārketingā, ietaupītu laiku un uzlabotu lietotāja pieredzi ar personalizētākiem e-pasta ziņojumiem.

Datu pārvaldības komandas izveide

Mūsdienu organizācijas, pat mazākas, vāc, glabā un apstrādā terabaitus datu mārketinga un citiem mērķiem. Ar datu pārvaldības komandu jūs varat kategorizēt ierakstus, noteikt to izmantošanas prioritātes un kontrolēt tos saskaņā ar datu aizsardzības juridiskajām prasībām. Kvalificēti datu pārvaldības eksperti var palīdzēt jums nodrošināt augstāku klientu datu drošības līmeni, kā arī ietaupīt izmaksas un laiku, kas saistīts ar datu glabāšanas, meklēšanas un aizsardzības darba plūsmām.

Pārskatiet personas datu vākšanas veidu

Tas ietver vismaz datu vākšanas darbplūsmu un ceļu, ko dati iziet, pirms tiek ierakstīti jūsu krātuvē. Apsveriet iespēju pārbaudīt mērķlapas veidlapu, ko izmantojat, lai lūgtu klientus sniegt nepieciešamos datus. Tāpat GDPR vēlas, lai organizācijas pievienotu informatīvus uznirstošos paziņojuma logus vietnes apmeklētājiem par datu vākšanu un atkal iegūtu viņu nepārprotamu piekrišanu, kas ļauj jums vākt personas datus.

Nākamais svarīgais solis ir uzraudzīt citus sensitīvo datu avotus (ja jūsu organizācija saskaņā ar līguma prasībām ir datu vācēja vai apstrādātāja). Visbeidzot, jums ir jāsaprot, kuras trešās personas var piekļūt šiem datiem. Atcerieties, ka GDPR pieprasa juridiskus līgumus, kas noslēgti starp dažādām struktūrām, kuras strādā ar sensitīvu klientu informāciju, un apsveriet iespēju izslēgt no datu piegādes ķēdēm trešās personas, kurām nav līgumisku pienākumu.

Ierobežot un kontrolēt piekļuvi datiem

Tāpat kā trešo pušu darbuzņēmēju gadījumā, klientu datu aizsardzība organizācijas iekšienē ir piekļuves kontroles jautājums. Analizējiet, kuri dati un piekļuves ir nepieciešamas, lai kādi departamenti un komandas locekļi varētu veikt savus pienākumus. Pēc tam šiem departamentiem un komandas locekļiem piešķiriet tikai tādus datu piekļuves līmeņus un atļaujas, kas tiem ir nepieciešami. Lai efektīvi un ātri pārvaldītu datu piekļuves atļaujas komandām, ievērojiet mazāko privilēģiju principu (PoLP) un integrējiet uz lomām balstītus piekļuves kontroles (RBAC) risinājumus.

Izglītojiet darbiniekus

Vēlreiz jāatgādina, ka VDAR ir sarežģīts tiesību akts, kas ir obligāts jebkurai organizācijai, kura vāc ES iedzīvotāju personas datus. Tiesiskās sekas un sodi saskaņā ar šo tiesību aktu ir nopietni, un pat neliela darbinieka kļūda var izraisīt tiesvedību. Tāpēc darbiniekiem un vadītājiem ir jāzina GDPR akta prasības un nianses, lai samazinātu cilvēcisko kļūdu iespējamību. Apsveriet iespēju rīkot atbilstības apmācības katram jaunpienācējam un ievietojiet aktuālus testus, piemēram, reizi gadā, lai uzturētu GDPR kvalifikāciju ne tikai jūsu mārketinga komandas, bet arī citu nodaļu darbiniekiem.

Pārskatiet savus datus un drošības pieejas

Kiberdrošības draudi nepārtraukti attīstās, jo kibernoziedznieki izgudro arvien jaunus veidus, kā iekļūt aizsargātās sistēmās un piekļūt sensitīviem datiem. Lai kādi būtu jūsu drošības pasākumi, jums kā tirgotājam vienmēr jācenšas uzlabot mārketinga datu aizsardzību. Lai to darītu efektīvi, jums ir jāizveido IT drošības pārskatīšanas darba plūsmas, kas ļauj sekot līdzi jaunākajām kiberaizsardzības tendencēm.

Apsveriet iespēju ieviest regulāras pilna mēroga iekļūšanas testēšanas darba plūsmas, kurās drošības speciālists mēģina iziet cauri organizācijas aizsardzībai. Tādējādi jūs varat atklāt ievainojamības savos drošības slāņos un pēc tam ieviest labojumus, pirms hakeri tos varētu izmantot, lai veiktu faktisku ielaušanos. Mūsdienu infrastruktūru sarežģītība kopā ar kiberuzbrukumu rīku attīstību padara gandrīz neaizsargāta aizsardzības perimetra izveidi gandrīz neiespējamu.

Turklāt jāpārskata saglabātie dati. Ja ir dati, kurus neizmantojat mārketinga vajadzībām (un kurus neizmantosiet nākotnē), apsveriet iespēju šos datus dzēst. Šādi rīkojoties, jūs samazināsiet savas organizācijas potenciālo ievainojamību, kā arī samazināsiet sensitīvu datu noplūdes iespējas pat pēc veiksmīga ielaušanās gadījuma.

Veiciet regulāru dublēšanu

Kāds ir viens no lielākajiem riskiem, kas saistīts ar klientu datu glabāšanu? Parasti varētu teikt, ka tā ir datu zādzība vai noplūde. Tomēr VDAR ir noteikti sodi par citām biežāk sastopamām drošības pārkāpumu sekām - datu nozaudēšanu. Turklāt tādu sensitīvu datu kā klientu datu bāzes zaudēšana pēc, piemēram, veiksmīga izspiedējvīrusa uzbrukuma var radīt ievērojamas grūtības organizācijas darbībai un rentabilitātei nākotnē.

Neatkarīgi no jūsu organizācijas infrastruktūrai piemērotajiem drošības pasākumiem uzbrucēji vienmēr ir soli priekšā jebkurai aizsardzībai. Tas nozīmē, ka agri vai vēlu jūsu aizsardzība neizdosies, apdraudot jūsu datus.

Rezerves kopija, kas ir atsevišķa atjaunojama datu kopija, kas tiek glabāta citā krātuvē, ir vienīgā

uzticams veids, kā saglabāt nepieciešamo datu kontroli pēc lielām datu zaudēšanas katastrofām. Apsveriet iespēju izmantot NAKIVO Backup & Replication, ja datu apmaiņai un pārvaldībai savā organizācijā izmantojat Microsoft produktus. Lai kāda būtu IT infrastruktūra, centieties automatizēt sensitīvu datu dublēšanu un nodrošināt ātru atjaunošanu, lai jebkurā brīdī apmierinātu GDPR atbilstības prasības.

Secinājums

Vispārīgās datu aizsardzības regulas akts ir obligāts organizācijām, kas vāc ES iedzīvotāju personas datus. Lai nodrošinātu atbilstību GDPR un uzlabotu klientu datu aizsardzību mārketinga aktivitātēs, jums:

• Minimizējiet datu vākšanu: vāciet un uzglabājiet tikai to, kas jums nepieciešams;
• Regulāri veiciet pasta sūtījumu revīziju;
• Datu pārvaldības komandas izveide, lai optimizētu sensitīvu datu vākšanu, izmantošanu un aizsardzību;
• Uzziniet, kā un no kurienes saņemat datus;
• Ierobežojiet piekļuvi datiem, izmantojot RBAC modeli, un saglabājiet vismazāko privilēģiju principu;
• Pārliecinieties, ka darbinieki pārzina GDPR prasības un ievēro tās;
• Regulāri atjauniniet datu aizsardzības pieejas;
• Integrējiet dublēšanas darbplūsmas organizācijas IT vidē.