Darbinieku uzraudzības sistēmas izveide, kas nesamazina darba morāli

Ievads

Uzraudzības programmas reti kad neizdodas tehnoloģiju dēļ. Tās neizdodas trīs lēmumu dēļ, kas tiek pieņemti, pirms kāds kaut ko instalē: kuras slāņi tiek ieslēgti, ko skaidri nosaka politika un kam ir atļauts apskatīt konkrētas personas datus.

Ja šie lēmumi ir nepareizi, rīks darbojas perfekti, bet komanda vairs neuzticas vadībai. Ja lēmumi ir pareizi, tā pati programmatūra jau pēc mēneša kļūst par ikdienišķu lietu. Darbinieku uzraudzības sistēma ir izvēļu kopums par redzamību, nevis produkts, ko jūs pērkat — piegādātājs nodrošina datu ieguves iespējas, bet viss, kas nosaka, vai cilvēki to pieņem, notiek jūsu pusē pēc pirkuma veikšanas.

Pētījumi nepārprotami liecina par šā efekta apmēru. Neatklāta uzraudzība palielina darbinieku stresu aptuveni par 62 %; atklāta uzraudzība, izmantojot tos pašus rīkus, — aptuveni par 18 %. Starp šiem diviem skaitļiem nekas programmatūrā nav mainījies.

Kāpēc uzraudzības sistēmas pazemina darbinieku morāli

Lielāko kaitējumu rada četri kļūdu veidi, un visus četrus var novērst.

Sistēma novēro cilvēkus, nevis darbu. Individuālie pārskata paneļi rosina salīdzināt atsevišķus darbiniekus. Apkopotie pārskati par darba plūsmām atbild uz lielāko daļu vadības jautājumu, neminot nevienu konkrētu personu.

Aktivitāte tiek uzskatīta par sniegumu. Aktivitātes rādītāji mēra, vai ir notikusi tastatūras un peles izmantošana, parasti desmit minūšu laika posmos. Tie neko nepasaka par rezultātu kvalitāti. Iekļaujiet tos snieguma novērtējumos, un jūs iegūsiet snieguma teātri: cilvēki optimizē savu darbību atbilstoši šiem rādītājiem, un jūs zaudējat gan datus, gan uzticību.

Darbinieki to uzzina paši. Atklāšana ir viskaitīgākais notikums uzraudzības programmā. Tā pārvērš vadības lēmumu par nodevību, un no tā ir grūti atkāpties.

Neviens nav definējis, kas netiek uzraudzīts. Klusēšana par robežām liek darbiniekiem pieņemt sliktāko iespējamo scenāriju. Noteiktu ierobežojumu trūkums tiek interpretēts kā jebkādu ierobežojumu trūkums.

Projektēšanas princips: uzraugiet sistēmas, nevis cilvēkus

Noderīga pārformulēšana ir tāda, ka uzraudzībai jāatbild uz jautājumiem par darbu, nevis par indivīdiem.

„Kura ievadapmācības posma ilgums ir visgarākais?” ir jautājums par sistēmu. „Vai Mareks slinko?” ir jautājums par personu. Pirmais jautājums uzlabo procesu visiem; otrais pārvērš rīku par uzraugu un rada tieši tādu kultūru, kas liek cilvēkiem aiziet.

Tas nav tikai ētisks viedoklis. Uz rezultātiem balstīta uzraudzība rada aptuveni par 19 % mazāku „klātbūtnes sindromu” nekā uzraudzības tipa pieejas, un organizācijas, kas uzraudzību apvieno ar skaidru mērķu izvirzīšanu, sasniedz būtiski labākus rezultātus nekā tās, kas to izmanto atsevišķi.

Apzināti izvēlieties uzraudzības līmeņus

Lielākā daļa rīku apvieno vairākus datu ieguves veidus. Katrs no tiem rada atšķirīgas izmaksas saistībā ar darbinieku pretestību, un lētākais veids, kā saglabāt morāli, ir vienkārši neaktivizēt tos slāņus, kas jums nav nepieciešami.

Datu ieguves slānis	Uz ko tas sniedz atbildes	Pretošanās līmenis	Kad to aktivizēt
Darba laiks un apmeklējums	Nostrādātās stundas	Zems	Norēķini, apakšuzņēmēji, maiņu darbs
Lietojumprogramma un vietnes izmantošana	Kur paliek laiks	Zems	Kapacitātes plānošana, rīku pārbaudes
Darbības līmeņi	Vai bija ieguldījums	Zems–vidējs	Darba pierādījumi klientiem
Ekrānuzņēmumi noteiktos intervālos	Kas bija redzams ekrānā	Vidējs–augsts	Klientu strīdi, izpildītāja pierādījumi
Pilna URL adrese un lapu virsraksti	Tieši tas, kas tika skatīts	Augsts	Reti; specifiskas atbilstības prasības
Tastatūras ievades saturs	Kas tika ievadīts	Ļoti augsta	Tikai dokumentētas drošības prasības
Nepārtraukta ekrāna ierakstīšana	Pilna sesijas atkārtošana	Ļoti augsta	Iekšējo risku programmas ar pārskatīšanas funkciju
Biometrija un atrašanās vieta	Kur atrodas persona	Augsts	Darbs uz vietas, fiziskā piekļuves kontrole

Divi praktiski padomi. Aptuveni 46 % tehnoloģiju nozares darbinieku norāda, ka viņi atkāptos no darba tieši tāpēc, ka tiek reģistrētas taustiņu nospiedienu sekvences vai veikti ekrāna uzņēmumi — tabulas apakšējā puse rada reālu darbinieku aizplūšanas risku. Turklāt noklusējuma konfigurācijai ir lielāka nozīme nekā funkciju sarakstam: daži rīki tiek piegādāti ar ieslēgtu pilnu URL reģistrēšanu vai atrašanās vietas izsekošanu, un plāna atjaunināšana nesakarīga iemesla dēļ var ieslēgt šos slāņus, neizdarot apzinātu lēmumu. Pārbaudiet noklusējumus pēc katras plāna izmaiņas.

Šajā ziņā rīki būtiski atšķiras. Monitask, ActivTrak, Hubstaff un Prodoscore vispār nereģistrē taustiņu nospiedumu saturu; Monitask nosaka aktivitātes līmeni, pamatojoties uz to, vai katrā desmit minūšu periodā ir notikusi ievade, un neko neuzņem laikā starp darba dienas beigām un nākamo darba dienas sākumu. Teramind, Veriato un Controlio augstākajos līmeņos uzņem saturu. Neviena no šīm pieejām nav nepareiza, taču tās pieder dažādām programmām ar atšķirīgām informācijas atklāšanas saistībām.

Izstrādājiet politiku pirms iegādes

Ja nevarat skaidri izstrādāt politiku, konfigurācija ir nepareiza. Šis dokuments ir arī labākais veids, kā pārbaudīt, vai programma ir pamatota: nekas, ko neuzrakstītu darbiniekiem, nedrīkst tikt izmantots.

Praktiski piemērojama politika atbild uz astoņiem jautājumiem.

1. Kas tiek reģistrēts — katrs slānis, skaidri nosaukts, nevis „darbības dati”
2. Kad tas darbojas — tikai darba laikā vai vienmēr, kad ierīce ir ieslēgta
3. Kas netiek reģistrēts — klauzula, ko lielākā daļa politiku izlaiž un ko darbinieki visvairāk vēlas
4. Kas var apskatīt individuālos datus — atkarībā no amata, nevis no darba stāža
5. Cik ilgi dati tiek glabāti — un kas notiek pēc šā perioda beigām
6. Kādiem mērķiem dati tiks izmantoti — rēķinu izrakstīšanai, jaudas novērtēšanai, drošībai
7. Kādiem mērķiem dati netiks izmantoti — darba izpildes novērtēšanai, disciplinārajām procedūrām, rangu noteikšanai
8. Kā darbinieki var apskatīt savus datus — un kā tos apstrīdēt

Klausula „ko mēs neuzraugām” ir daudz efektīvāka nekā pārējā dokumenta daļa kopā. Skaidri norādot, ka personiskās ziņas, paroles vai darbības ārpus darba laika netiek reģistrētas, tiek novērsta neskaidrība, ko cilvēki aizpilda ar sliktākajiem iespējamajiem pieņēmumiem.

Attiecībā uz personīgajām ierīcēm atbilde ir šaurāka: darba lietojumprogrammu uzraudzība darbinieku īpašumā esošajā aparatūrā parasti prasa skaidru rakstisku piekrišanu, un pat tad tai jāattiecas tikai uz darba datiem. Personīgo fotogrāfiju, tērzēšanu vai pārlūkošanas vēstures skenēšana personīgajā ierīcē nav attaisnojama neatkarīgi no piekrišanas formulējuma.

Paziņojiet par to pareizi

Četras kļūdas sabojā paziņojumus, pirms rīks ir pat instalēts.

Paziņojiet par to kā par jau galīgu lēmumu. Frāze „Mēs esam ieviesuši uzraudzības programmatūru” pārtrauc sarunu, kurai vajadzētu sākties. Paziņojiet par lēmumu, tad pirms ieviešanas atstājiet laiku jautājumiem.

Sāciet ar neuzticību. Jebkura formulējuma izmantošana, kas liecina, ka komanda tiek turēta aizdomās par slinkošanu, tikai apstiprina bailes, kas cilvēkiem jau tāpat ir. Sāciet ar darbības problēmu: neskaidra jauda, apstrīdēti rēķini, atbilstības prasības.

Nosūtīšana pa e-pastu. Rakstiska politika ir nepieciešama; e-pasts kā galvenais kanāls – nē. Cilvēkiem ir jāuzdod jautājumi un jāredz atbildes, kas nozīmē sanāksmi.

Neskaidrība. „Mēs uzraudzīsim darbības” rosina iztēli. „Mēs reģistrējam, kuras lietojumprogrammas ir atvērtas un kad laiks sākas un beidzas; mēs nereģistrējam to, ko jūs rakstāt, un neveicam ekrānuzņēmumus” – tas izbeidz spekulācijas.

Pierādījumi par to ir pārliecinoši: aptuveni 77 % darbinieku saka, ka viņi būtu mazāk nobažījušies par uzraudzību, ja viņiem iepriekš paziņotu, kāda informācija tiek vākta, un aptuveni 85 % uzskata, ka informācijas atklāšanai vajadzētu būt likumā noteiktai prasībai. Tā nav vienkārša vēlme — tā tieši ietekmē darbinieku noturību.

Izmēģinājums pirms ieviešanas

Pakāpeniska ieviešana ļauj atklāt konfigurācijas problēmas, kamēr to novēršana vēl nav dārga.

Sāciet ar vienu brīvprātīgo komandu, ideālā gadījumā iekļaujot tajā cilvēkus, kuri ierosināja programmu. Vadības komanda, kas šo rīku neizmantos pati, ir atbildējusi uz jautājumu par to, vai konfigurācija ir saprātīga.

Veiciet izmēģinājumu vismaz divas nedēļas. Īsāki periodi neļauj atklāt rādītāju problēmas — dienas, kad kāds pavadīja sešas stundas semināros, bet vadības panelis to uzskatīja par neaktīvu laiku.

Jautājiet izmēģinājuma grupai, kādi dati bija nepareizi. Viņi jums to konkrēti norādīs, un tā ir vislētākais pieejamais pārbaudes veids. Bieži sastopamie secinājumi: sanāksmes tiek reģistrētas kā neaktīvas, domāšanas darbs tiek novērtēts slikti, un vienas komandas parastais darbības modelis izskatās satraucoši salīdzinājumā ar citas komandas modeli.

Reaģējiet, veicot redzamas izmaiņas. Kategoriju pielāgošana, ekrānuzņēmumu biežuma samazināšana vai individuālo datu redzētāju loka sašaurināšana parāda, ka atsauksmes ir ietekmējušas rezultātu. Neveikt izmaiņas pēc atsauksmju apkopošanas ir sliktāk nekā vispār nejautāt.

Izlemiet, kurš ko apskata

Piekļuves dizains morālei palīdz vairāk nekā jebkurš politikas teikums.

Pēc noklusējuma apkopojiet datus. Uz lielāko daļu vadības jautājumu atbildes sniedz komandas līmeņa dati. Lai piekļūtu individuālajiem datiem, ir jābūt iemeslam, nevis vienkārši klikšķim.

Vispirms nodrošiniet darbiniekiem piekļuvi viņu pašu datiem. Gandrīz puse darbinieku, kuriem ir piekļuve saviem darbības datiem, ziņo, ka tos izmanto, lai uzlabotu savu sniegumu. Pašredzamība arī novērš asimetriju, kas liek uzraudzībai šķist kā novērošanai — ja vadītāji to redz, bet jūs nē, tad tas tiek darīts pret jums.

Ierobežojiet individuālos skatus atbilstoši amatam. Komandas vadītājam ir nepieciešama informācija par savu komandu. Nodaļas vadītājam reti kad ir nepieciešamas atsevišķas rindas. Finanšu nodaļai ir nepieciešami rēķinu kopsummas, nevis ekrānuzņēmumi.

Reģistrējiet datu apskates. Revīzijas žurnāli par to, kurš ir skatījis kāda datus, aizsargā darbiniekus no nejaušas ziņkārības un vadītājus no apsūdzībām par to.

Kā runāt par datiem

Saruna, kas seko zemam rādītājam, nosaka, vai programma turpinās darboties.

Nekad nesāciet sarunu ar rādītāju. „Jūsu aktivitātes rādītājs ir 34 %” liek darbiniekam ieņemt aizsardzības pozīciju pret skaitli, kuru viņš nevar apstrīdēt. „Es pamanīju, ka Henderson projekts ir aizņēmis vairāk laika, nekā bijām plānojuši — kas traucē?” — šāda pieeja sāk ar darbu.

Uztveriet novirzes kā jautājumus. Zema aktivitāte nedēļā, kad notiek klientu semināri, nav secinājums; tā ir rādītāja ierobežojums. Vadītāji, kuri nesaprot, ko šis rādītājs mēra, to pārliecinoši interpretēs nepareizi.

Nekad neizmantojiet uzraudzības datus kā vienīgo pamatu disciplinārajai rīcībai. Neatkarīgi no taisnīguma, tas ir trausls pamats: aktivitātes rādītāji un ekrānuzņēmumi ir vāji pierādījumi, un jebkurš darbinieks, kurš saprot rādītāju, var atspēkot uz to balstītu lietu.

Ziņojiet par to, kas ir mainījies. Ja dati ir noveduši pie darba slodzes pārbalansēšanas, neizmantota rīka atcelšanas vai šauras vietas novēršanas, paziņojiet to publiski. Programma, kas redzami uzlabo apstākļus, tiek pieņemta labvēlīgi. Savukārt tāda, kas rada tikai ziņojumus augstākstāvošajiem, izraisa nepatiku.

Ja uzticība jau ir iedragāta

Nepareizi ieviestas programmas var atjaunot, bet ne pievienojot jaunas funkcijas.

Atklāti atslēdziet slāņus. Ekrānuzņēmumu vai taustiņu nospiedumu reģistrēšanas atslēgšana ir vienīgais ticamais signāls, un tas ir jāpaziņo, nevis klusi jākonfigurē.

Publicējiet to, ko jau esat savākuši. Dodiet darbiniekiem piekļuvi viņu pašu vēsturiskajiem datiem. Tas ir neērti, bet darbojas — bailes parasti ir sliktākas nekā realitāte.

Nosauciet kļūdu. „Mēs to ieviesām, neinformējot jūs pienācīgi, un tas bija nepareizi” — tas neko nemaksā un dod vairāk nekā pārstrādāts politikas dokuments.

Pieņemiet laika grafiku. Uzticība atjaunojas mēnešu, nevis nedēļu laikā. Atjaunošanās ir patiesa, bet lēna, un, to steidzot, tiek panākts pretējs rezultāts.

Bieži uzdotie jautājumi

Vai darbinieku uzraudzība samazina morāli?

Tas pilnībā atkarīgs no informācijas atklāšanas un izmantošanas. Slepenā uzraudzība rada aptuveni 2,3 reizes lielāku vēlmi atkāpties no darba nekā pārredzama uzraudzība, izmantojot tos pašus rīkus. Programmās, kurās informācija tiek pilnībā atklāta, tiek ziņoti apkopotie dati un uzraudzība netiek iekļauta darba izpildes novērtējumos, parasti tiek novērota neliela ietekme uz morāli.

Ko vajadzētu ietvert darbinieku uzraudzības politikā?

Kas tiek reģistrēts, kad notiek uzraudzība, kas tiek skaidri izslēgts no reģistrēšanas, kas var apskatīt individuālos datus, cik ilgi tie tiek glabāti, kādiem mērķiem tie tiks izmantoti, kādiem mērķiem tie netiks izmantoti un kā darbinieki var piekļūt saviem datiem. Visnozīmīgākā ir klauzula par to, kas netiek reģistrēts.

Vai darba devēji drīkst uzraudzīt personīgās ierīces?

Tikai ar skaidru rakstisku piekrišanu un tikai attiecībā uz ar darbu saistītām lietojumprogrammām un datiem. Personīgās fotogrāfijas, privātās ziņas un personīgā pārlūkošanas vēsture paliek ārpus uzraudzības jomas neatkarīgi no piekrišanas. Darbiniekiem jābūt iespējai atteikties, neizmantojot personīgo aprīkojumu darbam.

Vai darbiniekiem vajadzētu būt iespējai apskatīt savus uzraudzības datus?

Jā. Gandrīz puse no darbiniekiem, kuriem ir piešķirta piekļuve saviem datiem, ziņo, ka tos izmanto, lai uzlabotu sniegumu, un pašredzamība novērš asimetriju, kas liek uzraudzībai šķist kā novērošanai. Tas ir vienīgais pieejamais lētākais uzticības veicināšanas pasākums.

Vai ir likumīgi uzraudzīt darbiniekus, viņiem par to neziņojot?

Tas atšķiras atkarībā no jurisdikcijas. Vairāki ASV štati, Ontārio un ES nosaka informācijas atklāšanas vai rakstisku politiku prasības. Pat tajos gadījumos, kad ir atļauta slēpta uzraudzība, ar datu glabāšanu un uzticības saglabāšanu saistītās izmaksas parasti pārsniedz jebkādu ieguvumu ražīguma palielināšanas nolūkā.

Kā ieviest uzraudzību komandā, kas tam pretojas?

Sāciet ar darbības problēmu, nevis ar rīku, konkrēti izklāstiet katru datu ieguves slāni, rīkojiet sanāksmi, nevis sūtiet e-pastu, veiciet izmēģinājuma projektu, iesaistot vadību, un, pirms turpināt ieviešanu, reaģējiet uz saņemto atsauksmi, veicot kādu redzamu izmaiņu.

Vai uzraudzības dati ir jāizmanto darba izpildes novērtējumos?

Parasti nē. Aktivitātes rādītāji mēra ieguldījumu, nevis rezultātu, un to izmantošana novērtējumos rada drīzāk snieguma imitāciju, nevis reālu sniegumu. Izmantojiet datus kapacitātes plānošanai, rēķinu izrakstīšanai un procesu uzlabošanai, un skaidri norādiet to politikā.

Cik ilgs laiks nepieciešams, lai komanda pieņemtu uzraudzību?

Ja uzraudzība tiek pienācīgi atklāta un izmantota ierobežoti, tā parasti kļūst par ikdienišķu parādību četru līdz sešu nedēļu laikā. Ja tā tika atklāta, nevis paziņota, atgūšanās aizņem mēnešus un prasa redzami atslēgt funkcijas, nevis sniegt papildu garantijas.