Kā optimizēt SaaS izdevumus 2023. gadā

Ievads

Nesen veiktajā BetterCloud pētījumā atklājās, ka SaaS lietojumprogrammu izmantošana ir palielinājusies par 18%, un 2022. gadā vidēji tika izmantotas 130 lietojumprogrammas salīdzinājumā ar 110 lietojumprogrammām.

Izdevumi par programmatūru ir kļuvuši par trešo lielāko izdevumu daļu organizācijā, ierindojoties uzreiz aiz izdevumiem par darbiniekiem un biroja nomu. Tas liecina, ka uzņēmumi izmanto SaaS lietojumprogrammas lietošanas ērtuma un pielāgošanās iespēju dēļ.

Tomēr Flexera ziņojumā teikts, ka aptuveni 29 % no SaaS programmatūras izdevumiem komanda nepietiekami izmanto, kas noved pie zemas ROI.

Ņemot vērā ekonomikas lejupslīdi 2023. gadā, tagad ir īstais brīdis pievērsties SaaS izdevumu optimizācijai, pirms nav par vēlu.

Šajā rakstā mēs izpētīsim, kā organizācijas pārlieku tērē SaaS un kā optimizēt programmatūras izdevumus un palielināt INI.

Kas ir SaaS izdevumu optimizācija?

SaaS izdevumu optimizācija attiecas uz kopīgiem pasākumiem, ko organizācijas IT un finanšu komandas veic, lai samazinātu SaaS programmatūras izmaksas. Tas ir nepārtraukts process, kas koncentrējas uz lietojumprogrammu izmantošanas analīzi, licenču izmantošanu, ēnu IT, atjaunošanas izsekošanu u. c., un tā galvenais mērķis ir iegūt maksimālu vērtību no katras lietojumprogrammas.

Taču, pirms apspriest, kā samazināt programmatūras izdevumus, ir jānosaka, kurās jomās esat pārtērējis.

Pieci veidi, kā pārmērīgi tērējat par SaaS

Ēnu IT vai iepirkumi

Tas attiecas uz darbību, kad darbinieki iegādājas SaaS lietojumprogrammu, izmantojot uzņēmuma kredītkarti bez IT vai finanšu komandas apstiprinājuma. Gartner pētījumā ziņots, ka 30-40 % programmatūras izdevumu organizācijā rada ēnu IT, jo nav veikta atjaunošana un ir slēptas izmaksas.

(Avots)

Iepirkumi, kas pārsniedz vajadzību

Visām organizācijām ir tendence prognozēt savu izaugsmi un iegādāties licences, kas pārsniedz to vajadzības. Galu galā lielākā daļa licenču paliek neizmantotas, tādējādi radot zemu INI un nelietderīgus izdevumus.

Pieteikumu un izdevumu pārredzamības trūkums

Galvenais iemesls, kāpēc uzņēmumi galu galā pārtērē par SaaS, ir tas, ka tiem nav pilnīgas pārskatāmības par lietotnēm, kuras tie izmanto, un par izdevumiem katrai lietotnei. Ir 2023. gads, un dažas komandas joprojām izmanto izklājlapas, lai pārvaldītu SaaS lietojumprogrammas.

Neizpildīti atjaunošanas termiņi

Izdevumu pārredzamības trūkums un uz izklājlapām balstīta izsekošana noved pie tā, ka netiek veikti atjaunošanas darījumi, un SaaS piedāvātāji izmantos šo iespēju un pieprasīs no jums lielāku maksu. Ēnu IT lietojumprogrammas bieži izraisa automātisku atjaunošanu, kas palielina izdevumus.

Finanšu komanda nespēs identificēt šos palielinātos izdevumus, jo nezinās, ka lietotne ir iekļauta SaaS pakotnē.

Cenu salīdzinošās novērtēšanas trūkums

Ja nezināt, cik par līdzīgām lietojumprogrammām maksā jūsu kolēģi, varat pārmaksāt par abonementiem. Ja neesat informēts par jaunākajiem cenu etaloniem, SaaS pārdevēji to izmantos un pieprasīs no jums lielāku maksu par lietojumprogrammām, tādējādi radot pārmērīgus izdevumus.

SaaS izdevumu optimizēšana 2023. gadā

Tagad jūs zināt, ka organizācijas pārmērīgi tērē līdzekļus SaaS, bet vai zinājāt, ka ir nepieciešams tikai viens risinājums, lai optimizētu SaaS izdevumus?

Jā, jums ir nepieciešama tikai SaaS izdevumu pārvaldības platforma, lai samazinātu SaaS lietojumprogrammu izmaksas un optimizētu SaaS portfeli.

Lūk, kā tas notiek:

Iegūstiet pilnīgu SaaS redzamību

SaaS izdevumu pārvaldības platformām ir plaša integrācijas bibliotēka, kas ļauj izveidot savienojumu ar organizācijas SSO, finanšu un HRIS sistēmām. Šīs integrācijas ļaus platformai nodrošināt 100% pārredzamību par SaaS lietojumprogrammām, piegādātājiem un attiecīgajiem izdevumiem katram lietotājam, nodaļai un izmaksu centriem.

Tiklīdz IT komandas iegūst centralizētu pārskatu par SaaS portfeli, kļūst vieglāk pārvaldīt lietojumprogrammas un identificēt ēnu IT lietojumprogrammas un dublējošās lietojumprogrammas. Jebkuras nesankcionētas lietojumprogrammas kaudzē var likvidēt, tādējādi palielinot ietaupījumus.

Finanšu komandas varēs arī redzēt, cik daudz katra nodaļa tērē SaaS lietojumprogrammām. Tās var izmantot datus par izdevumiem, salīdzināt tos ar izmantošanas datiem un pieņemt pareizus lēmumus par izmaksu optimizāciju.

Profesionāļu padoms: izmantojiet SaaS pārvaldības platformu, kas aptver visu SaaS dzīves ciklu, sākot no iepirkuma un sarunām līdz nodrošināšanai, pārvaldībai un atjaunošanai.

Analizējiet lietotnes lietošanas datus

SaaS pārvaldības platformas var tieši integrēties ar SaaS lietojumprogrammām, izmantojot API, un tās sniegs precīzu informāciju par lietojumu. Finanšu komandas var analizēt šos izmantošanas datus, lai identificētu nepietiekami izmantotās lietojumprogrammas un aprēķinātu ROI, pamatojoties uz izdevumiem.

Lietderības ieskats parādīs, kādas ir komandas prasības, kā viņi izmanto lietotni un cik daudz licenču tiek izmantotas. Varat izmantot neizmantotās licences un pārdalīt tās lietotājiem, kuriem tās ir nepieciešamas, vai arī atjaunināšanas sarunu laikā varat pareizi noteikt licenču skaitu un optimizēt SaaS izdevumus.

Lietošanas datu analīze un pareizs licenču izmērs palīdzēs jums iegūt maksimālu vērtību no lietojumprogrammas un palielināt ROI.

Konsolidēt lietojumprogrammas vai pārdevējus

Programmu vai piegādātāju konsolidācija ir kļuvusi par finanšu direktoru un uzņēmumu iepirkumu vadītāju izvēlēto taktiku, lai samazinātu SaaS izdevumus. Lietojumprogrammu konsolidācija ir process, kurā tiek identificētas liekas vai daudz tērējošas lietojumprogrammas, kas kalpo līdzīgiem mērķiem, un tās tiek konsolidētas vienā risinājumā.

Ilustrācijai aplūkosim scenāriju, kurā pārdošanas komanda izmanto Salesloft pārdošanas veicināšanai, mārketinga komanda e-pasta mārketingam izmanto Mailchimp, bet klientu komanda CRM vajadzībām izmanto Hubspot.

Pārdevēju konsolidācija attiecas uz Salesloft un Mailchimp funkciju apvienošanu Hubspot, kas piedāvā visaptverošas pārdošanas veicināšanas, e-pasta mārketinga un CRM iespējas.

(Avots)

Konsolidējot šos rīkus, jūsu organizācija var racionalizēt darbību, vienkāršot SaaS pārvaldību un palielināt SaaS ietaupījumus.

Profesionāļu padoms: Pārliecinieties, ka nekonsolidējat savu ilgtermiņa uzticamo piegādātāju lietojumprogrammas.

Automatizēt līgumu atjaunošanu

Atbrīvojieties no izklājlapām. Tās nesūtīs proaktīvus brīdinājumus par gaidāmajiem atjaunošanas gadījumiem. Jums ir nepieciešama automatizēta atjaunošanas pārvaldības sistēma, lai apsteigtu atjaunošanu. Par laimi, SaaS pārvaldības platforma var palīdzēt jums automatizēt līgumu atjaunošanu.

Automātiska atjaunošana var būt apgrūtinoša. Atjaunošanas pārvaldības platforma izveidos atjaunošanas kalendāru, pamatojoties uz līguma datumu, un 90 dienas pirms termiņa beigām uzsāks darba plūsmas, tādējādi palīdzot novērst automātisku atjaunošanu.

SaaS pārvaldības platformas, piemēram, CloudEagle, var integrēties ar Slack un 90 dienas pirms atjaunošanas datuma sūtīt automātiskus atjaunošanas brīdinājumus. Tas dos jums pietiekami daudz laika, lai analizētu savu lietotņu lietojumu un sagatavotu sarunu stratēģiju, lai pareizi sadalītu licences un optimizētu savus izdevumus.

Atcerieties, ka atjaunošanas sarunas ļauj jums vienoties ar pārdevēju par neizmantoto licenču likvidēšanu, cenu plānu pazemināšanu atkarībā no lietošanas un pārdevēju konsolidēšanu, tāpēc jums ir jāprot pārrunas.

Profesionāls padoms: ja plānojat pārskatīt līgumu, sāciet sarunas laicīgi vai paziņojiet pārdevējiem par savu izvēli pirms uzteikuma termiņa beigām.

Uzvariet sarunās, izmantojot cenu etalonus

Pārdevēju pārrunām ir būtiska nozīme jūsu SaaS izdevumu optimizācijas procesa panākumos. Prasmīgas sarunas var palīdzēt ietaupīt vairāk SaaS izmaksu, savukārt neatbilstošas sarunas var netīši palielināt izdevumus.

Pārrunas par atjaunošanu ļaus jums mainīt licenču lielumu, izslēgt liekās lietojumprogrammas, pamatojoties uz darbības jomu, un atkārtoti vienoties ar pārdevēju par atlaidi vai izdevīgu cenu termiņu.

Taču, pirms sākat sarunas ar SaaS piegādātājiem, izanalizējiet cenu salīdzinošos rādītājus, lai noskaidrotu, cik jūsu kolēģi maksā par līdzīgu lietojumprogrammu. Izmantojiet salīdzinošos rādītājus kā sviru, lai vienotos par izdevīgām cenām, atlaidēm vai papildu funkcijām.

Dažos gadījumos jūsu iepirkuma komanda var būt pārpildīta ar stratēģiskiem uzdevumiem un tai var pietrūkt laika sarunām ar piegādātājiem. Neuztraucieties - jūs varat uzticēt pārrunas SaaS iepirkšanas ekspertiem .

Šie asistētie pircēji darbosies kā jūsu paplašinātā iepirkumu komanda. Viņi analizēs jūsu prasības un lietotņu lietojumu, veiks tirgus izpēti, noteiks jaunākos cenu standartus un jūsu vārdā risinās sarunas ar piegādātājiem, lai nodrošinātu labākos cenu nosacījumus un atlaides.

Profesionāļu padoms: SaaS pārdevēji ir gudri; izvairieties uzsākt sarunas nesagatavoti, jo jūs var viegli pierunāt maksāt vairāk, nekā nepieciešams. Sagatavojiet skaidru sarunu stratēģiju un tad turpiniet.

Bonuss

SaaS budžeta plānošana

Mēs apspriedām piecus veidus, kā optimizēt SaaS izdevumus. Mēs varam apliecināt šo taktiku, jo to izmanto finanšu direktori, iepirkumu vadītāji un darbības vadītāji visā pasaulē.

Taču labākā prakse ir optimizēt savu SaaS pakotni un izdevumus, nevis pēdējā brīdī censties samazināt izdevumus pēc tam, kad esat zaudējis kontroli pār izdevumiem.

Profesionāļu padoms: koncentrējieties uz darbības izcilību, nevis nepārtrauktu uzlabošanu

Lai sasniegtu darbības izcilību, jums ir nepieciešams uzsvērt SaaS budžeta veidošanu. Iegūstiet pilnīgu pārskatāmību, analizējiet lietojumu, izprotiet prasības un attiecīgi sadaliet budžetu nepieciešamajām lietojumprogrammām un komandām.

• Noteikt budžeta limitus katram departamentam.
• Veikt regulāras budžeta revīzijas
• Izmantot un pārdalīt budžetus, kad vien tas ir nepieciešams.

Tomēr jums būs nepieciešama SaaS pārvaldības platforma, lai analizētu lietojumu, tēriņus un piešķirtu budžetu, tāpēc neaizmirstiet par pareizās platformas izvēli.

Profesionāļu padoms: pirms budžeta piešķiršanas apvienojiet visas ieinteresētās puses, lai saprastu prasības un izvairītos no neefektivitātes.

Secinājums

Ņemot vērā ekonomikas lejupslīdi 2023. gadā, ir pēdējais laiks organizācijām pievērsties SaaS izdevumu optimizācijai, nevis lieko lietojumprogrammu vai licenču iegādei, prognozējot potenciālo izaugsmi.

Zinot, kur esat pārtērējis, būs vieglāk optimizēt SaaS izmaksas. Šajā rakstā mēs sniedzām noderīgus padomus, kurus finanšu un IT komandas var izmantot, lai pilnībā kontrolētu savus SaaS izdevumus.

Atcerieties, ka SaaS izdevumu optimizācija nekad nebeidzas; tas ir ciklisks process, un ar piemērotu SaaS pārvaldības platformu, piemēram, CloudEagle, jūs varat sasniegt darbības izcilību un palielināt savu peļņu.