Mazo uzņēmumu dokumentācijas pārbaudes saraksts: nepieciešamās veidlapas

Ievads

Uzsākot uzņēmējdarbību, vislielākā uzmanība tiek pievērsta mārketingam. Taču tieši dokumentācija nosaka, vai uzņēmums drīkst darboties. Ja kāds dokuments nav iesniegts, tas var nedēļām aizkavēt bankas konta atvēršanu, nodokļu izvēli vai licences saņemšanu.

Lielākā daļa šo dokumentu tagad ir pieejama tiešsaistē. Daļa no tiem tomēr joprojām ir jāaizpilda papīra formātā, un tieši šajā posmā jaunie uzņēmuma īpašnieki zaudē laiku. Šajā pārbaudes sarakstā ir apkopotas veidlapas, ar kurām mazam uzņēmumam ASV nākas saskarties pirmajā darbības gadā, kā arī informācija par to, kā katra no tām tiek iesniegta.

Sāciet ar to, kā katra veidlapa tiek iesniegta

Pirms kaut ko aizpildāt, izlasiet instrukciju pēdējo lappusi. Tajā ir norādīts, kā iestāde pieņem veidlapu. Ir četri visbiežāk sastopamie varianti.

Pirmais ir tiešsaistes portāls. Otrais — pasta adrese. Trešais — e-pasts, un parakstītu veidlapu gadījumā tas tiek izmantots retāk, nekā cilvēki gaida. Ceturtais — faksa numurs.

Pēdējais variants pārsteidz cilvēkus, kuriem nekad nav bijis faksaparāta. Tas nav nepieciešams. Faksu var nosūtīt tiešsaistē no pārlūkprogrammas, izmantojot PDF failu un karti. Pakalpojumā „Fax for Agents” cena ir 2,49 ASV dolāri par līdz 5 lapām uz ASV un Kanādu.

Ja iepriekš zināt nosūtīšanas veidu, varat ietaupīt laiku, kas citādi tiktu iztērēts. Ar tinti parakstīta veidlapa, kas paredzēta nosūtīšanai pa pastu, tiek sagatavota citādi nekā veidlapa, kas tiek augšupielādēta portālā.

Veidlapas, kas jāzina pirmajā gadā

Pirmā ir darba devēja identifikācijas numura pieteikšana, jo to prasa bankas. Iekšzemes ieņēmumu dienests (IRS) ļauj lielākajai daļai uzņēmumu pieteikties tiešsaistē. Tiem, kam tas nav iespējams, tiek norādīts pieteikties pa tālruni, faksu vai pastu, un pieteikuma veidlapa ir SS-4.

Pēc tam var sekot nodokļu izvēle. Sabiedrība, kas vēlas tikt aplikta ar nodokli kā S-sabiedrība, iesniedz veidlapu 2553. IRS iesniegšanas lapā šai veidlapai ir norādīta pasta adrese vai faksa numurs atkarībā no štata.

Trešais ir pilnvarojums. Ja grāmatvedis jūsu vārdā sazinās ar nodokļu iestādi, iestādei vispirms ir nepieciešams reģistrēts parakstīts pilnvarojums.

Tālāk seko bankas veidlapas. Parakstītāja pievienošana, adreses maiņa vai pārskaitījuma atļaušana bieži vien nozīmē veidlapu, kuras augšdaļā ir norādīta faksa līnija.

Tad seko vietējās veidlapas. Uzņēmējdarbības licencei, tirdzniecības nodokļa atļaujai un nomas līguma papildinājumam katram ir sava iestāde un savs iesniegšanas veids.

Uzrakstiet tos sarakstā ar trim kolonnām: veidlapa, iestāde un kanāls, pa kuru to pieņem. Saraksta izveidei nepieciešamas desmit minūtes, un tas novērš nepieciešamību katru gadu no jauna atbildēt uz vieniem un tiem pašiem jautājumiem. Glabājiet to vietā, kur to var redzēt gan grāmatvedis, gan jūsu grāmatvedis.

Kāpēc daži biroji joprojām izmanto faksu

Faksa numuru ir viegli uztvert kā zīmi, ka iestāde ir novecojusi. Iemesls ir daudz praktiskāks. Fakss ir saziņa starp divām ierīcēm, un saņēmēja ierīce apstiprina katru lapu.

Tādējādi sūtītājs saņem reģistrācijas datus ar laiku un lappušu skaitu. Daudzi dokumentu arhivēšanas noteikumi tika izstrādāti, pamatojoties uz šiem datiem. Birojam nav iemesla tos pārrakstīt to nedaudzo pieteikumu dēļ, kas gadā tiek iesniegti, izmantojot citu saziņas veidu.

Pārbaudes saraksts jebkurai veidlapai ar iesniegšanas termiņu

Pirms jebkādas rīcības izlasiet norādījumus par iesniegšanas veidu.

Aizpildiet veidlapu datorā, ja tas ir iespējams, un parakstiet to. Ieskenējiet parakstītās lapas vienā PDF failā tādā secībā, kādā tās ir uzskaitītas veidlapā.

Adresi vai numuru ņemiet no pašreizējām instrukcijām. Iestādes maina gan vienu, gan otru, un pagājušajā gadā saglabātais kontakts var būt nepareizs.

Pirmajā lapā norādiet uzņēmuma nosaukumu, nodokļu vai konta numuru un tālruņa numuru.

Nosūtiet agri darba dienas sākumā, ņemot vērā iestādes laika zonu. Ja līnija ir aizņemta vai portāls nedarbojas, jums vēl ir vairākas stundas, lai mēģinātu atkārtoti.

Saglabājiet apliecinājumu. Portāls sniedz apstiprinājuma lapu, pasta nodaļa – kvīti, bet fakss – piegādes ziņojumu.

Kāds apliecinājums ir vērtīgs

Nosūtīšanas apliecinājums ir daļa, ko īpašnieki bieži izlaiž, taču tieši tā palīdz atrisināt strīdus. Ja iestāde apgalvo, ka veidlapa nav saņemta, sarunas gaita mainās, tiklīdz jūs varat norādīt datumu, laiku un atsauces numuru.

Izlasiet, kas ir norādīts apliecinājumā. Piegādes ziņojums nozīmē, ka saņēmēja iekārta ir pieņēmusi lapas. Tas nenozīmē, ka kāds tās ir apstrādājis. Ja veidlapai ir termiņš, piezvaniet uz biroju un pajautājiet.

Ielieciet apliecinājumu kopā ar veidlapas kopiju. Izmantojiet vienu mapīti katram gadam, nosaucot to pēc veidlapas nosaukuma un datuma.

Izveidojiet šo ieradumu vienreiz

Nekas no tā nav grūti. Tā ir rutīna, ko lielākā daļa īpašnieku izveido tikai pēc tam, kad kāds dokuments pazūd. Izveidojiet to jau pirms tam. Pārbaudiet sūtīšanas kanālu, sagatavojiet vienu sakārtotu lietu, nosūtiet savlaicīgi un saglabājiet pierakstu.

Veidlapas mainīsies no gada uz gadu. Rutīna nemainās.