Slik velger du den rette kanaladministratoren for din ferieutleievirksomhet

Innledning

Det blir mye mer komplisert å administrere en feriebolig så snart du begynner å annonsere den samme eiendommen på flere bestillingsplattformer.

Airbnb kan tiltrekke seg én type gjester, Booking.com en annen, mens Vrbo kan bidra til å nå familier og reisende som ønsker lengre opphold. Å være til stede på flere kanaler kan øke synligheten og redusere avhengigheten av én enkelt plattform, men det skaper også et driftsproblem: alle innstillinger for kalender, priser og tilgjengelighet må være nøyaktige overalt.

Hvis en gjest bestiller tre netter via Airbnb, må disse datoene umiddelbart fjernes fra Booking.com og Vrbo. Hvis du øker helgeprisen, vil du sannsynligvis ikke logge inn på fire forskjellige dashbord for å foreta den samme endringen.

Det er her programvare for kanaladministrasjon blir uunnværlig.

Utfordringen er at mange produkter ved første øyekast ser nesten identiske ut. De lover alle kalendersynkronisering, tilkobling til kanaler og enklere forvaltning av utleieboliger. Forskjellene blir ofte først tydelige når en utleier begynner å håndtere reelle bestillinger, prisendringer, avbestillinger og en voksende portefølje.

Her er hva utleiere av ferieboliger faktisk bør sammenligne før de velger en plattform.

Hva gjør en kanaladministrator for ferieutleie?

En kanaladministrator kobler utleieporteføljen din til nettstedene der gjestene foretar reservasjoner.

I stedet for å administrere Airbnb, Booking.com, Vrbo og andre kanaler hver for seg, kan operatører styre viktig informasjon fra ett sentralt system. Avhengig av programvaren kan dette omfatte:

• Tilgjengelighet
• Reservasjoner
• Priser per natt
• Minimumsopphold
• Bestillingsbegrensninger
• Informasjon om overnattingsstedet
• Gebyrer og avgifter
• Gjesteopplysninger

Den viktigste funksjonen er synkronisering.

Når en reservasjon kommer inn via én plattform, bør kanaladministratoren automatisk oppdatere tilgjengeligheten på de andre tilkoblede kanalene. Dette reduserer risikoen for at to gjester reserverer samme eiendom for de samme datoene betydelig.

En god kanaladministrator for ferieutleie bør derfor vurderes ut fra mer enn antall logoer som vises på integrasjonssiden. Operatører må se på hvordan disse tilkoblingene fungerer, hvilke data som synkroniseres og hvor raskt endringer overføres mellom systemene.

Dette skiller seg ut som stadig viktigere etter hvert som bestillingsvolumet øker.

Prioriter direkte tilkoblinger til de største bestillingskanalene

Det første spørsmålet du bør stille, er enkelt:

Kobler programvaren seg direkte til bestillingsplattformene som genererer reservasjonene dine?

For de fleste ferieutleievirksomheter vil de prioriterte kanalene sannsynligvis omfatte en kombinasjon av:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Ferieboliger
• Regionale eller nisjeorienterte bestillingsplattformer

Men å bare si at en plattform «støtter» Airbnb eller Booking.com gir deg ikke nødvendigvis nok informasjon.

Noen integrasjoner er mye mer omfattende enn andre.

En sterk direkte tilkobling kan gjøre det mulig å overføre reservasjoner, priser, tilgjengelighet, begrensninger og annen informasjon automatisk mellom kanaladministratoren og OTA-en. En mer begrenset tilkobling synkroniserer kanskje bare kalendere.

Dette er viktig fordi synkronisering av kun kalendere fortsatt medfører betydelig manuelt arbeid.

Hvis tilgjengeligheten oppdateres automatisk, men priser og krav til minimumsovernatting ikke gjør det, kan operatørene fortsatt måtte administrere individuelle OTA-dashbord hver gang prisstrategien endres.

Før du abonnerer, bør du sjekke nøyaktig hvilken informasjon som kan sendes og mottas gjennom hver integrasjon.

Se etter toveis synkronisering i sanntid

Synkroniseringshastigheten er en av de største praktiske forskjellene mellom kanaladministratorer.

Tenk deg at et overnattingssted er tilgjengelig for en populær fredag og lørdag kveld.

Kl. 18.03 bestiller noen overnattingsstedet via Booking.com.

Kl. 18:05 finner en annen reisende de samme datoene tilgjengelige på Airbnb.

Hvis systemene ikke har synkronisert raskt nok, kan begge bestillingene bli akseptert.

Nå har operatøren et problem.

Noen må kontaktes, en reservasjon må kanskje avbestilles, og overnattingsstedets resultater på bestillingsplattformen kan potensielt bli påvirket. Enda viktigere er det at gjestens opplevelse begynner med en skuffelse som kunne vært unngått.

Dette er grunnen til at operatører bør se etter toveis synkronisering som skjer så nær sanntid som mulig.

Toveis synkronisering betyr at informasjonen flyter i begge retninger.

For eksempel:

Booking.com → Kanaladministrator → Airbnb

og

Airbnb → Kanaladministrator → Booking.com

Den sentrale plattformen blir kilden som koordinerer tilgjengeligheten i hele distribusjonsnettverket.

Operatører bør derfor spørre potensielle leverandører:

• Hvor raskt synkroniseres nye reservasjoner?
• Oppdateres avbestillinger automatisk?
• Synkroniseres prisendringer på tvers av kanalene?
• Synkroniseres reglene for minimum opphold?
• Hva skjer når en tilkobling mislykkes?
• Vil operatøren motta et varsel hvis synkroniseringen stopper?

Disse spørsmålene er mer nyttige enn å bare spørre om produktet «kan integreres med Airbnb».

Tenk på hvordan programvaren vil håndtere vekst

Programvaren som fungerer for én leilighet, er kanskje ikke den programvaren du ønsker når du skal administrere 30 eiendommer.

Når du starter opp, kan det være fristende å velge det billigste verktøyet som kan synkronisere noen få kalendere. Det kan være helt tilstrekkelig i begynnelsen, men å bytte driftssystem senere kan skape forstyrrelser.

Tenk på hvor virksomheten kan være om to eller tre år.

Hvis porteføljen utvides, kan du trenge:

• Masseoppdateringer av priser
• Dashbord for flere eiendommer
• Eiertilgang
• Teamrettigheter
• Automatiserte meldinger
• Oppgavefordeling
• Rengjøringsadministrasjon
• Integrasjoner for inntektsstyring
• Rapportering per eiendom
• Integrasjoner med regnskap
• Flere brukerkontoer

Det blir stadig vanskeligere å håndtere disse kravene manuelt etter hvert som antallet eiendommer øker.

En enkelt ansvarlig vil kanskje umiddelbart legge merke til når noe ser feil ut i en kalender. Et team som forvalter 50 eiendommer, kan ikke stole på at noen manuelt sjekker hver enkelt oppføring hver dag.

Skalerbarhet handler derfor om mer enn om programvaren teknisk sett lar deg legge til flere eiendommer. Det handler om å spørre seg om driften av disse ekstra eiendommene fortsatt vil være håndterbar.

Sjekk hvordan den integreres med resten av driften din

En kanaladministrator opererer sjelden isolert.

Ferieutleievirksomheter kan stole på en stadig voksende samling av programvare som dekker prissetting, gjestekommunikasjon, regnskap, rengjøring, betalinger og tilgang til eiendommene.

Typiske integrasjoner kan omfatte:

• Eiendomsadministrasjonssystemer
• Verktøy for dynamisk prissetting
• Regnskapsplattformer
• Betalingsbehandlere
• Smarte låser
• Programvare for rengjøringsadministrasjon
• Verktøy for gjestekommunikasjon
• Systemer for inntektsstyring
• Nettsteder for direktebestilling

Før du velger programvare, bør du kartlegge systemene du allerede bruker.

Bestem deretter hvilken plattform som skal være sentral i driften.

Et prisverktøy kan for eksempel beregne den ideelle prisen per natt basert på lokal etterspørsel. Denne prisen må deretter sendes til kanaladministratoren, som distribuerer den til Airbnb, Booking.com og Vrbo.

Hvis disse systemene ikke integreres riktig, kan det hende at personalet må overføre prisinformasjon manuelt.

Det samme gjelder gjesteopplysninger.

En bekreftet reservasjon må kanskje utløse rengjøringsoppgaver, betalingsarbeidsflyter, innsjekkingsinstruksjoner og automatiserte meldinger. Jo færre manuelle overføringer som kreves mellom systemene, desto enklere blir det å skalere driften.

Bestem om du trenger en kanaladministrator eller et fullverdig PMS

Et annet viktig skille er mellom en dedikert kanaladministrator og et fullverdig eiendomsadministrasjonssystem.

En kanaladministrator fokuserer primært på å distribuere tilgjengelighet og synkronisere bestillingskanaler.

Et eiendomsadministrasjonssystem, eller PMS, dekker normalt et bredere spekter av driftsoppgaver.

Avhengig av leverandøren kan et PMS omfatte:

• Reservasjonsadministrasjon
• Gjestekommunikasjon
• Rengjøring
• Betalinger
• Rapportering
• Direktebestillinger
• Eieroppgaver
• Teamledelse
• Kanaladministrasjon

For mindre operatører kan en alt-i-ett-plattform være attraktiv, fordi det er færre separate systemer som må kobles sammen.

Større eller mer spesialiserte virksomheter foretrekker kanskje dedikerte verktøy for ulike funksjoner.

Det finnes ikke noe universelt riktig oppsett.

Det viktigste er å forstå nøyaktig hvilket problem du prøver å løse. Å betale for et stort PMS når alt du trenger er pålitelig kanalsynkronisering, kan skape unødvendig kompleksitet. Å velge en enkel kanaladministrator når du egentlig trenger omfattende driftsprogramvare, kan skape det motsatte problemet.

Vær oppmerksom på pris- og begrensningshåndtering

Synkronisering av tilgjengelighet får mest oppmerksomhet fordi dobbeltbookinger er så forstyrrende, men prisstyring er nesten like viktig.

Prisene på ferieutleie endres stadig.

Operatører kan justere prisene basert på:

• Helger
• Offentlige helligdager
• Lokale arrangementer
• Sesongmessig etterspørsel
• Tilgjengelighet i siste øyeblikk
• Oppholdets lengde
• Belegg
• Hvor lenge i forveien gjestene bestiller

Å endre disse reglene manuelt på tvers av flere plattformer er både tidkrevende og feilutsatt.

En god kanaladministrator bør gjøre det enkelt å oppdatere priser og bestillingsrestriksjoner sentralt.

For eksempel kan en utleier bestemme at under en stor lokal begivenhet:

• Prisen per natt bør øke med 25 %
• Minimumsoppholdet bør endres fra to netter til tre
• Bestillinger samme dag bør deaktiveres

Ideelt sett kan disse reglene endres én gang og distribueres til alle relevante bestillingskanaler.

Jo enklere det er å styre prisene sentralt, desto mindre tid trenger operatørene å bruke på å vedlikeholde individuelle OTA-kontoer.

Test dashbordet før du bestemmer deg

Funksjoner er viktige, men brukervennlighet er også viktig.

Programvare kan ha en imponerende liste over integrasjoner, men likevel være frustrerende å bruke i hverdagen.

Husk at systemet til slutt kan bli det dashbordet teamet ditt åpner først hver morgen.

Se nøye på hvor raskt du kan:

• Se dagens ankomster og avreiser
• Finn en reservasjon
• Blokker datoer
• Juster en pris
• Endre minimum opphold
• Finn ut hvor en bestilling stammer fra
• Se tilgjengelighet på tvers av flere eiendommer
• Oppdage synkroniseringsfeil

Hvis rutineoppgaver krever at man må navigere gjennom flere menyer, blir det fort slitsomt.

Dette er spesielt viktig hvis ansatte, virtuelle assistenter eller eiendomsforvaltere også skal bruke plattformen.

Et system bør redusere opplæringsbehovet i stedet for å skape enda en komplisert prosess som bare én person forstår.

Ikke undervurder kundestøtte

Programvare for kanaladministrasjon ligger midt mellom lagerbeholdningen din og plattformene som genererer inntektene dine.

Når noe slutter å fungere, blir kundestøtte ekstremt viktig.

Tenk deg at du oppdager på fredag kveld at tilgjengeligheten på Airbnb har sluttet å synkroniseres for ti eiendommer.

Å sende en e-post og få svar på mandag er sannsynligvis ikke godt nok.

Før du forplikter deg, bør du undersøke følgende:

• Åpningstider
• Tilgjengelighet for live chat
• Svarstid
• Telefonstøtte
• Dekning i helgene
• Dokumentasjon
• Hjelp ved oppstart
• Støtte ved migrering

Du bør også finne ut hvordan leverandøren håndterer integrasjonsproblemer knyttet til en OTA.

Noen ganger kan selve programvaren fungere som den skal, mens en ekstern bestillingsplattform har problemer. Et godt supportteam bør likevel kunne identifisere problemet og forklare hvilke tiltak operatøren må iverksette.

Det er lett å overse kundestøtten under kjøpsprosessen, fordi alt fungerer som det skal. Verdien av den blir tydelig når noe går galt.

Sammenlign priser basert på hele porteføljen

Prismodellene til kanaladministratorer varierer betydelig.

Leverandører kan kreve:

• Per eiendom
• Per bestilling
• En prosentandel av inntektene
• Et månedlig abonnement
• Etter antall kanaler
• Etter antall brukere
• Gjennom trinnvise abonnementer

En plattform som virker rimelig for to eiendommer, kan bli dyr når antallet stiger til 20.

Det motsatte kan også være tilfelle. Et høyere månedlig abonnement kan vise seg å være billigere for en større operatør hvis det inkluderer ubegrensede bestillinger eller flere eiendommer til en lav marginalkostnad.

Beregn kostnaden ut fra din faktiske portefølje i stedet for å sammenligne de oppgitte startprisene.

Sjekk også om viktige funksjoner er inkludert.

Et lavprisabonnement kan bli mye dyrere når du legger til:

• Ekstra kanaler
• Automatisering
• Funksjonalitet for direktebestilling
• Ekstra brukere
• Rapportering
• API-tilgang
• Premium-support

Den mest nyttige sammenligningen er de totale driftskostnadene, ikke bare den annonserte månedlige avgiften.

Sammenlign kanaladministratorer side om side

En av utfordringene ved å velge denne typen programvare er at leverandørenes nettsider ofte beskriver produktene sine med lignende språk.

Nesten alle tilbyr integrasjoner.

Nesten alle lover automatisering.

Nesten alle sier at systemet deres er enkelt å bruke.

De vesentlige forskjellene ligger vanligvis i detaljene: synkroniseringsmetoder, støttede funksjoner for hver OTA, priser etter hvert som porteføljene vokser, kvaliteten på kundestøtten og dybden i integrasjonen.

Derfor er det lurt å sammenligne de beste alternativene for kanaladministratorer for ferieutleie side om side før du forplikter deg til en plattform.

Lag en kortliste basert på dine faktiske driftsbehov, i stedet for bare å velge leverandøren med den lengste listen over funksjoner.

En enkel sammenligning kan se slik ut:

Krav	Leverandør A	Leverandør B	Leverandør C
Direkte tilkobling til Airbnb	Ja	Ja	Ja
Tilkobling til Booking.com	Ja	Ja	Ja
Vrbo-tilkobling	Ja	Begrenset	Ja
Toveis synkronisering av priser	Ja	Ja	Ja
Tilgjengelighet i sanntid	Ja	Begrenset	Ja
Integrasjon av dynamisk prissetting	Ja	Nei	Ja
Verktøy for flere eiendommer	Sterk	Grunnleggende	Avansert
24/7 support	Ja	Nei	Nei
Priser for 20 eiendommer	$$$	$$	$$$

De nøyaktige kriteriene vil avhenge av virksomheten din, men øvelsen tvinger deg til å sammenligne det som faktisk betyr noe, i stedet for å stole på markedsføringspåstander.

Gjør en test i praksis

Når det er mulig, bør du benytte deg av en gratis prøveperiode eller demonstrasjon før du migrerer hele porteføljen.

Ikke nøy deg med å klikke deg rundt på dashbordet.

Test situasjoner som oppstår under normal drift.

For eksempel:

1. Endre en pris per natt og sjekk at den blir oppdatert på de tilknyttede kanalene.
2. Reserver en dato og sjekk at tilgjengeligheten forsvinner andre steder.
3. Opprett en testreservasjon og sjekk hvor raskt kalenderne oppdateres.
4. Avbestill en reservasjon og sjekk at datoene blir tilgjengelige igjen som de skal.
5. Endre en regel for minimum opphold.
6. Legg til et nytt teammedlem og test tilgangstillatelsene.
7. Kontakt kundestøtte med et realistisk spørsmål.

En test i virkelige forhold avdekker forskjeller som er vanskelige å oppdage på en prisside.

Den riktige programvaren skal redusere arbeidsmengden, ikke øke den

Målet med programvare for kanaladministrasjon er ikke bare å koble til så mange bestillingsnettsteder som mulig.

Den skal gjøre det enklere å drive virksomheten.

Et robust system gir operatørene trygghet for at tilgjengeligheten er nøyaktig, at prisene distribueres riktig og at reservasjoner fra ulike plattformer administreres fra ett sted.

Det beste valget avhenger derfor av virksomhetens struktur.

En vert med to eiendommer kan prioritere enkelhet og pris. En eiendomsforvalter med 50 oppføringer kan være mye mer opptatt av masseadministrasjon, automatisering, integrasjoner og support.

Det viktigste er å se utover sjekklisten over funksjoner.

Vurder kvaliteten på tilkoblingene, synkroniseringshastigheten, hvordan plattformen passer sammen med resten av programvaren din og om den kan fortsette å støtte virksomheten etter hvert som porteføljen utvides.

Når disse brikkene er på plass, slutter utleie av eiendommer på tvers av flere bestillingskanaler å skape ekstra administrativt arbeid og begynner å gjøre det den var ment å gjøre i utgangspunktet: å skaffe flere bestillinger.