Hvordan optimalisere porteføljen av SaaS-applikasjoner?

Introduksjon

Organisasjoner er svært avhengige av SaaS-applikasjoner for å effektivisere driften, øke produktiviteten og forbedre kundeopplevelsen i dagens konkurranseutsatte marked. Administrasjonen av disse appene blir imidlertid ofte oversett.

Spredningen av SaaS-applikasjoner er tydelig i bedriftene nå. Ifølge en studie utført av Productiv forventes det gjennomsnittlige antallet SaaS-applikasjoner som brukes i et selskap, å nå 371 i 2023.

Kilde

Men spørsmålet er hvor godt disse applikasjonene kan administreres.

Hvor mange SaaS-apper en organisasjon bruker, spiller ingen rolle. Det som er viktig, er hvordan disse appene påvirker organisasjonens sikkerhet, inntekter og vekst når de ikke håndteres riktig.

Så hvordan kan du effektivt administrere og optimalisere SaaS-applikasjonsporteføljen din for å oppnå større forretningsmessig suksess? I denne bloggen får du en innføring i hvordan du oppnår denne optimaliseringen, og vi begynner med de negative konsekvensene av uadministrerte SaaS-apper for virksomheten.

Uadministrerte SaaS-applikasjoner: Hva gjør det med virksomheten din?

SaaS-applikasjoner som ikke administreres, kan føre til sikkerhetsproblemer og økonomiske problemer, noe som går ut over bedriftens resultat og vekst. Uadministrert SaaS oppstår når bedrifter ikke har en enhetlig tilnærming eller plattform for å administrere SaaS-applikasjonene sine.

Det skjer når applikasjoner kjøpes og brukes av et internt team eller en enkelt bruker uten tilsyn fra IT- eller økonomiteamene.

Ofte spores disse uadministrerte appene ved hjelp av feilbehæftede regneark. Denne manuelle tilnærmingen til SaaS-administrasjon er verken effektiv eller produktiv. Den fører til kompleksitet som økte utgifter, manglende overholdelse av lover og regler og SaaS-utbredelse.

Manuell SaaS-appadministrasjon var tilstrekkelig når det gjaldt mindre enn 50 applikasjoner, men er uegnet for organisasjoner med over 200 apper.

Med manuell styring går du glipp av noe:

• En omfattende oversikt over hele SaaS-porteføljen
• Varsler om kjøp av applikasjoner som ikke er godkjent
• Innsikt i SaaS-utgifter på avdelingsnivå
• Analyse av bruksmønster
• Effektiv klargjøring og fjerning av brukere

Forstå risikoen ved SaaS uten administrasjon

1. Økte utgifter på grunn av skygge-IT

Uautoriserte SaaS-apper som er kjøpt med bedriftens kredittkort, kan ikke spores effektivt. Dette vil føre til overforbruk og underutnyttelse av lisenser, noe som påvirker selskapets bunnlinje. \

2. Fremveksten av dupliserte og underutnyttede apper

Dårlig SaaS-administrasjon og mangel på sentralisert innsyn øker antallet dupliserte, gratis og overflødige apper, noe som resulterer i dårlig avkastning og sikkerhetsproblemer. \

3. Risiko knyttet til datasikkerhet og samsvar

Uadministrerte apper kan føre til sikkerhetsbrudd og tap av sensitiv informasjon. Hvis en app ikke er i samsvar med regelverket, vil det også påvirke forretningsdriften din. \

4. Automatisk fornyelse

Ettersom SaaS som ikke administreres, ikke spores av økonomi- eller IT-avdelingen, kan kontraktene fornyes automatisk, noe som fører til økte utgifter. \

5. Problemer med effektivitet og produktivitet

Applikasjoner som ikke administreres, skaper siloer i kommunikasjonen, fører til dårlig samarbeid og hemmer teamets produktivitet, noe som i siste instans påvirker forretningsdriften.

Nå som du kjenner til konsekvensene og risikoene ved uadministrert SaaS, kan vi snakke om enkle måter å administrere og få mest mulig ut av SaaS-applikasjonene på.

Kilde

5 måter å optimalisere SaaS-applikasjonsporteføljen din på

Den raske innføringen av SaaS har ført til flere utfordringer og begrensninger for ledelsen. Her er fem tips til hvordan bedrifter kan optimalisere sine SaaS-applikasjonsporteføljer og få mest mulig ut av SaaS-appene sine:

Få fullstendig innsyn i applikasjonen

"MADX-studien viser at manglende applikasjonssynlighet i SaaS-organisasjoner fører til underutnyttede eller ubrukte SaaS-applisenser. Nesten 1/3 av SaaS-lisensene kan gå til spille, noe som kan bety hundrevis, tusenvis eller til og med millioner av dollar, avhengig av bedriftens størrelse."

For å kunne administrere SaaS-apper på en effektiv måte, må organisasjoner skaffe seg omfattende innsyn i appstakken. Denne oversikten hjelper IT- og økonomiteamene med å finne ut hvilke apper som brukes, hvem som bruker dem og hva de brukes til.

Virksomheter med slik oversikt kan unngå de negative konsekvensene av appredundans, uautorisert bruk av programvare og dårlig ressursallokering.

Beslutningstakere vil kunne optimalisere applikasjonsstakken og eliminere overflødige applikasjoner gjennom konsolidering og applikasjonsrasjonalisering. Resultatet er en optimalisert SaaS-stack som øker virksomhetens produktivitet og driftseffektivitet.

Forebygge skygge-IT

Ifølge rapporten fra Gartner anskaffet, endret eller skapte 41 % av de ansatte teknologi utenfor IT-avdelingens synlighet i 2022, og Gartner forventer at dette tallet vil stige til 75 % innen 2027.

Innkjøp og bruk av SaaS-apper uten IT-avdelingens viten kalles skygge-IT. Apper som anskaffes gjennom skygge-IT, kan utgjøre en risiko for datasikkerheten, hindre arbeidet med å overholde lover og regler og føre til fragmenterte arbeidsflyter.

Den enkleste løsningen for å bekjempe skygge-IT er å få 100 % oversikt. Bedrifter kan forhindre at ikke-godkjente eller ikke-sanksjonerte apper kommer inn i SaaS-porteføljen ved å overvåke dem proaktivt og sentralisere innkjøpsprosessen.

Verktøy som CloudEagle kan sende umiddelbare varsler når de oppdager uautoriserte apper som kommer inn i systemet, noe som gir en proaktiv tilnærming til SaaS-administrasjon.

Analysere applikasjonsbruk

Flexera opplyser at rundt 33 % av SaaS-programvareutgiftene ikke utnyttes godt nok av teamet, noe som fører til dårlig avkastning.

Ved å analysere hvordan SaaS-apper brukes i en organisasjon, kan man få betydelig innsikt i hvordan de kan optimaliseres. Ved å måle brukeraktivitet og -engasjement kan beslutningstakere finne ut hvilke apper som gir mest verdi, og hvilke som er underutnyttet.

Denne datadrevne metoden gjør det mulig for IT- og økonomiteamene å ta informerte beslutninger om lisensallokering, slik at de kan omfordele ressursene mer effektivt.

Ved å analysere appbruken kan du finne ut om appen virkelig hjelper medarbeiderne med å fullføre oppgaven. Hvis ikke, bør du kvitte deg med den og finne en ny app som teamet synes er nyttig.

I tillegg gir det muligheter for opplæring av ansatte eller forbedrede prosesser for å maksimere potensialet i allerede eksisterende apper.

Eliminere ubrukte lisenser eller applikasjoner

Underutnyttelse av lisenser er et stort problem for bedrifter, og fører til unødvendige utgifter. Bedriftene kan forhandle med leverandørene ved hjelp av data om applikasjonssynlighet og -bruk.

Med kunnskap om det faktiske bruksmønsteret kan virksomheten forhandle frem lisensvilkår som sikrer at antallet lisenser tilsvarer den faktiske etterspørselen. Kjøp kun lisenser basert på etterspørselen; overskuddskjøp vil føre til bortkastede investeringer og dårlig avkastning.

En annen smart måte å optimalisere stacken på er å slå sammen to eller flere applikasjoner til én. Hvis markedsføringsteamet ditt for eksempel bruker OptinMonster til popup-vinduer og salgsteamet bruker Mailchimp til e-post, kan du samle disse funksjonene i HubSpot, som kan håndtere begge oppgavene.

I stedet for to ulike applikasjoner for ulike bruksområder, kan du bruke bare én, noe som gjør det enklere å spore og redusere programvareutgiftene.

Denne fremgangsmåten reduserer sløsing og fremmer en mer kostnadseffektiv og strategisk tilnærming til programvarekjøp.

Bruk en SaaS-administrasjonsplattform

Du trenger en robust SaaS-administrasjonsprogramvare med relevante funksjoner for å gjennomføre alle de ovennevnte strategiene. Disse plattformene gir 100 % oversikt og sentralisert kontroll over applikasjonsadministrasjonen, noe som gjør prosesser som kontraktsadministrasjon, lisensdistribusjon og sporing av fornyelser enklere.

SaaS-administrasjonsplattformer kan integreres med interne SSO-, HRIS- og økonomisystemer. Disse integrasjonene gjør det mulig for plattformen å se hele SaaS-stakken din og organisere den sammen med utgiftene dine på ett sted.

Hvorfor basere seg på regneark for å spore applikasjoner når du har avanserte verktøy som kan overvåke IT når det skjer? Disse verktøyene kan også hjelpe deg med å optimalisere SaaS-appene dine uten at det krever mye manuelt arbeid.

Det gir ikke bare innsyn, men også muligheter for kostnadsoptimalisering ved å avdekke dupliserte og overflødige apper. Du kan analysere bruken, eliminere den og optimalisere porteføljen.

Konklusjon

Optimalisering av SaaS-applikasjonsporteføljen er viktig for organisasjoner som bruker et bredt spekter av SaaS-applikasjoner, ettersom det kan få programvareutgiftene til å skyte i været.

Effektiv styring avSaaS-applikasjonsporteføljen er avgjørende for å øke veksten, redusere risikoen og sikre god drift. Hvis du ikke sørger for tilstrekkelig styring, kan det føre til bortkastede ressurser, sikkerhetsproblemer, eskalering av utgifter og fragmenterte arbeidsflyter.

Denne artikkelen tar for seg fem enkle måter å optimalisere app-porteføljen på: fra applikasjonssynlighet til forebygging av skygge-IT, overvåking av forbruk, lisensiering og valg av SaaS-administrasjonsplattform. Dette er velprøvde metoder som organisasjoner bruker for å optimalisere porteføljen.

En godt optimalisert SaaS-applikasjonsportefølje er en drivkraft for bedriftens vekst, innovasjon og langsiktige suksess.