Sjekkliste for papirarbeid i småbedrifter: Viktige skjemaer

Innledning

Markedsføring får oppmerksomheten når du starter en bedrift. Papirarbeidet avgjør om bedriften får lov til å drive virksomhet. En manglende innlevering kan forsinke opprettelsen av en bankkonto, et skattevalg eller en lisens i flere uker.

Det meste av dette papirarbeidet gjøres nå på nettet. En del av det er imidlertid fortsatt ikke digitalisert, og det er her nye eiere taper tid. Denne sjekklisten dekker skjemaene en liten bedrift i USA må fylle ut i løpet av det første året, og hvordan hvert enkelt skjema behandles.

Begynn med hvordan hvert skjema skal leveres

Før du fyller ut noe, bør du lese den siste siden i veiledningen. Der står det hvordan kontoret tar imot skjemaet. Det er fire vanlige svar.

En nettportal er det første. En postadresse er det andre. E-post er det tredje, og det er sjeldnere enn folk forventer for signerte skjemaer. Det fjerde er et faksnummer.

Det siste overrasker folk som aldri har eid en faksmaskin. Du trenger ikke en. Du kan sende faks online fra en nettleser, med en PDF-fil og et kort. Hos Fax for Agents koster det 2,49 dollar for opptil 5 sider til USA og Canada.

Å vite leveringskanalen på forhånd sparer deg for en bortkastet ettermiddag. Et skjema som skal signeres med penn og sendes med posten, forberedes annerledes enn et som lastes opp til en portal.

Skjemaene det er verdt å kjenne til det første året

Arbeidsgiveridentifikasjonsnummeret kommer først, fordi bankene ber om det. Skattemyndighetene (Internal Revenue Service) lar de fleste bedrifter søke på nettet. De som ikke kan det, blir bedt om å søke via telefon, faks eller post, og søknaden er skjema SS-4.

Deretter kan det følge et skattevalg. Et selskap som ønsker å bli beskattet som et S-selskap, sender inn skjema 2553. IRS’ innsendingsside for dette skjemaet oppgir en postadresse eller et faksnummer, avhengig av delstaten.

En fullmakt er det tredje. Når en regnskapsfører håndterer kontakten med skattekontoret på dine vegne, må kontoret først ha en signert fullmakt i sine arkiver.

Deretter kommer bankskjemaene. Å legge til en underskriver, endre en adresse eller godkjenne en bankoverføring innebærer ofte et skjema med en fakslinje trykt øverst.

Så kommer de lokale skjemaene. En næringslisens, en omsetningsavgiftskonsesjon og et tillegg til leieavtalen har hver sitt kontor og sin egen kanal.

Skriv disse ned som en liste med tre kolonner: skjemaet, kontoret og kanalen det godtas gjennom. Det tar ti minutter å lage listen, og den gjør at du slipper å svare på det samme spørsmålet fra bunnen av hvert år. Oppbevar den der både bokføreren og regnskapsføreren din kan se den.

Hvorfor noen kontorer fortsatt bruker faks

Det er lett å tolke et faksnummer som et tegn på at et kontor er utdatert. Årsaken er mer praktisk. En faks er en overføring mellom to maskiner, og mottakeren bekrefter hver side.

Det gir avsenderen en oversikt med klokkeslett og sidetall. Mange arkiveringsregler ble utformet med utgangspunkt i denne oversikten. Et kontor har liten grunn til å endre dem for de få søkerne hvert år som foretrekker en annen måte å sende inn søknaden på.

En sjekkliste for alle skjemaer med frist

Les instruksjonene for innsendingskanalen før du gjør noe annet.

Fyll ut skjemaet på en datamaskin der det er mulig, og signer det. Skann de signerte sidene inn i én PDF-fil, i den rekkefølgen skjemaet angir dem.

Hent adressen eller nummeret fra de gjeldende instruksjonene. Kontorene endrer begge deler, og en lagret kontakt fra i fjor kan være feil.

Skriv inn firmanavnet, skatte- eller kontonummeret og et telefonnummer på første side.

Send tidlig på arbeidsdagen, i kontorets tidssone. Hvis linjen er opptatt eller portalen er nede, har du fortsatt flere timer på deg til å prøve igjen.

Oppbevar bekreftelsen. En portal gir en bekreftelsesside, postkontoret en kvittering og en faks en leveringsrapport.

Hvilken bekreftelse som teller

Bevis på sending er den delen eiere ofte overser, og det er den delen som avgjør tvister. Når et kontor hevder at et skjema aldri kom frem, endres samtalen så snart du kan oppgi en dato, et klokkeslett og en referanse.

Les beviset nøye. En leveringsrapport betyr at mottakeren har mottatt sidene. Det betyr ikke at noen har behandlet dem. For et skjema med frist, ring kontoret og spør.

Arkiver beviset sammen med din kopi av skjemaet. Bruk én mappe per år, navngitt etter skjema og dato.

Gjør dette til en vane

Ingenting av dette er vanskelig. Det er en rutine som de fleste eiere først etablerer etter at en innlevering har forsvunnet. Etabler den før det skjer. Sjekk kanalen, forbered én ryddig mappe, send tidlig og oppbevar dokumentasjonen.

Skjemaene vil endre seg fra år til år. Rutinen gjør det ikke.