Hoe kiest u de juiste channelmanager voor uw vakantieverhuurbedrijf?

Inleiding

Het beheren van een vakantieverblijf wordt een stuk ingewikkelder zodra je dezelfde accommodatie op meerdere boekingsplatforms aanbiedt.

Airbnb trekt misschien het ene type gast aan, Booking.com weer een ander, terwijl Vrbo je kan helpen gezinnen en gasten die langer blijven te bereiken. Aanwezig zijn op meerdere kanalen kan je zichtbaarheid vergroten en de afhankelijkheid van één enkel platform verminderen, maar het zorgt ook voor een operationeel probleem: elke kalender, tarief- en beschikbaarheidsinstelling moet overal accuraat blijven.

Als een gast drie nachten via Airbnb boekt, moeten die data onmiddellijk uit Booking.com en Vrbo verdwijnen. Als je je weekendtarief verhoogt, wil je waarschijnlijk niet op vier verschillende dashboards inloggen om dezelfde wijziging door te voeren.

Daarom is software voor kanaalbeheer onmisbaar.

De moeilijkheid is dat veel producten op het eerste gezicht bijna identiek lijken. Ze beloven allemaal kalendersynchronisatie, kanaalconnectiviteit en eenvoudiger accommodatiebeheer. De verschillen worden vaak pas duidelijk nadat een verhuurder te maken krijgt met echte boekingen, tariefwijzigingen, annuleringen en een groeiende portefeuille.

Dit is wat exploitanten van vakantieverblijven daadwerkelijk moeten vergelijken voordat ze een platform kiezen.

Wat doet een kanaalbeheerder voor vakantieverhuur?

Een kanaalbeheerder koppelt je aanbod van vakantieverblijven aan de websites waar gasten reserveringen maken.

In plaats van Airbnb, Booking.com, Vrbo en andere kanalen afzonderlijk te beheren, kunnen exploitanten belangrijke informatie vanuit één centraal systeem beheren. Afhankelijk van de software kan dat het volgende omvatten:

• Beschikbaarheid
• Reserveringen
• Prijzen per nacht
• Minimumverblijfsduur
• Boekingsbeperkingen
• Informatie over de accommodatie
• Kosten en belastingen
• Gastgegevens

De belangrijkste functie is synchronisatie.

Wanneer er via één platform een reservering binnenkomt, moet de channel manager de beschikbaarheid op de andere gekoppelde kanalen automatisch bijwerken. Dit vermindert het risico dat twee gasten dezelfde accommodatie voor dezelfde data reserveren aanzienlijk.

Een goede channel manager voor vakantieverblijven moet daarom op meer worden beoordeeld dan alleen het aantal logo's dat op de integratiepagina wordt weergegeven. Exploitanten moeten kijken naar hoe die koppelingen werken, welke gegevens worden gesynchroniseerd en hoe snel wijzigingen tussen systemen worden doorgevoerd.

Dat onderscheid wordt steeds belangrijker naarmate het boekingsvolume toeneemt.

Geef prioriteit aan directe koppelingen met grote boekingskanalen

De eerste vraag die je moet stellen is eenvoudig:

Maakt de software rechtstreeks verbinding met de boekingsplatforms die uw reserveringen genereren?

Voor de meeste vakantieverhuurbedrijven zullen de prioritaire kanalen waarschijnlijk een combinatie zijn van:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Google Vakantieverblijven
• Regionale of niche-boekingsplatforms

Maar alleen zeggen dat een platform Airbnb of Booking.com ‘ondersteunt’, zegt nog niet per se genoeg.

Sommige integraties zijn veel diepgaander dan andere.

Een sterke directe koppeling kan ervoor zorgen dat reserveringen, prijzen, beschikbaarheid, beperkingen en andere informatie automatisch worden uitgewisseld tussen de channelmanager en de OTA. Een beperktere koppeling synchroniseert mogelijk alleen agenda's.

Dit is van belang omdat bij synchronisatie van alleen de kalender nog steeds veel handmatig werk overblijft.

Als de beschikbaarheid automatisch wordt bijgewerkt, maar de tarieven en vereisten voor een minimumverblijf niet, moeten exploitanten mogelijk nog steeds individuele OTA-dashboards beheren telkens wanneer hun prijsstrategie verandert.

Controleer voordat u zich abonneert precies welke informatie via elke integratie kan worden verzonden en ontvangen.

Zoek naar realtime, tweerichtingssynchronisatie

De synchronisatiesnelheid is een van de grootste praktische verschillen tussen channel managers.

Stel je voor dat een accommodatie beschikbaar is voor een populaire vrijdag- en zaterdagavond.

Om 18:03 uur boekt iemand de accommodatie via Booking.com.

Om 18:05 uur ziet een andere reiziger dat dezelfde data beschikbaar zijn op Airbnb.

Als de systemen niet snel genoeg zijn gesynchroniseerd, kunnen beide boekingen worden geaccepteerd.

Nu zit de exploitant met een probleem.

Er moet contact worden opgenomen met iemand, een reservering moet mogelijk worden geannuleerd en de prestaties van de accommodatie op het boekingsplatform kunnen hierdoor mogelijk worden beïnvloed. Belangrijker nog is dat de gastenervaring begint met een teleurstelling die voorkomen had kunnen worden.

Daarom moeten verhuurders streven naar tweerichtingssynchronisatie die zo dicht mogelijk bij realtime plaatsvindt.

Tweerichtingssynchronisatie betekent dat informatie in beide richtingen stroomt.

Bijvoorbeeld:

Booking.com → Channelmanager → Airbnb

en

Airbnb → Kanaalbeheerder → Booking.com

Het centrale platform fungeert als de bron waarmee de beschikbaarheid binnen het gehele distributienetwerk wordt gecoördineerd.

Exploitanten moeten daarom aan potentiële aanbieders vragen:

• Hoe snel worden nieuwe reserveringen gesynchroniseerd?
• Worden annuleringen automatisch bijgewerkt?
• Worden tariefwijzigingen gesynchroniseerd tussen de verschillende kanalen?
• Worden regels voor een minimumverblijf gesynchroniseerd?
• Wat gebeurt er als de verbinding uitvalt?
• Krijgt de medewerker een melding als de synchronisatie stopt?

Deze vragen zijn nuttiger dan simpelweg te vragen of het product “kan worden geïntegreerd met Airbnb”.

Denk na over hoe de software omgaat met groei

De software die geschikt is voor één appartement, is misschien niet de software die u nodig hebt als u 30 accommodaties beheert.

Bij de start kan het verleidelijk zijn om de goedkoopste tool te kiezen waarmee een paar agenda’s kunnen worden gesynchroniseerd. Dat is in het begin misschien prima, maar later overschakelen naar een ander operationeel systeem kan voor verstoring zorgen.

Bedenk waar het bedrijf over twee of drie jaar zou kunnen staan.

Als de portefeuille groeit, hebt u wellicht het volgende nodig:

• Tarieven in bulk bijwerken
• Dashboards voor meerdere accommodaties
• Toegang voor eigenaren
• Toegangsrechten voor teams
• Geautomatiseerde berichten
• Toewijzing van taken
• Schoonmaakbeheer
• Integraties voor inkomstenbeheer
• Rapportage per pand
• Integraties voor boekhouding
• Meerdere gebruikersaccounts

Het handmatig beheren van deze vereisten wordt steeds moeilijker naarmate het aantal panden toeneemt.

Een enkele beheerder merkt misschien meteen wanneer er iets mis lijkt te zijn met één agenda. Een team dat 50 panden beheert, kan er niet op vertrouwen dat iemand elke dag handmatig elke vermelding controleert.

Schaalbaarheid betekent daarom meer dan alleen de vraag of de software het technisch mogelijk maakt om meer accommodaties toe te voegen. Het betekent dat u zich moet afvragen of het beheer van die extra accommodaties beheersbaar blijft.

Controleer hoe het integreert met de rest van uw bedrijfsvoering

Een channelmanager werkt zelden op zichzelf.

Bedrijven in de vakantieverhuur kunnen rekenen op een groeiend aanbod aan software voor prijsbepaling, communicatie met gasten, boekhouding, schoonmaak, betalingen en toegang tot accommodaties.

Typische integraties zijn onder meer:

• Vastgoedbeheersystemen
• Tools voor dynamische prijsbepaling
• Boekhoudplatforms
• Betalingsverwerkers
• Slimme sloten
• Software voor schoonmaakbeheer
• Tools voor gastenberichten
• Inkomstenbeheersystemen
• Websites voor directe boekingen

Breng, voordat u software kiest, de systemen in kaart die u al gebruikt.

Bepaal vervolgens welk platform centraal moet staan in uw bedrijfsvoering.

Een prijsbepalingstool kan bijvoorbeeld het ideale tarief per nacht berekenen op basis van de lokale vraag. Dat tarief moet vervolgens worden doorgegeven aan de channelmanager, die het distribueert naar Airbnb, Booking.com en Vrbo.

Als die systemen niet goed op elkaar aansluiten, moet het personeel de prijsinformatie mogelijk handmatig overzetten.

Hetzelfde geldt voor gastgegevens.

Een bevestigde reservering moet mogelijk schoonmaaktaken, betalingsworkflows, incheckinstructies en geautomatiseerde berichten in gang zetten. Hoe minder handmatige overdrachten er tussen systemen nodig zijn, hoe gemakkelijker de bedrijfsvoering op te schalen is.

Beslis of u een channelmanager of een volledig PMS nodig hebt

Een ander belangrijk onderscheid is dat tussen een speciale channelmanager en een volledig property management systeem.

Een channelmanager richt zich voornamelijk op het aanbieden van beschikbare accommodaties en het synchroniseren van boekingskanalen.

Een property management systeem, of PMS, omvat doorgaans een breder scala aan operationele taken.

Afhankelijk van de aanbieder kan een PMS het volgende omvatten:

• Reserveringsbeheer
• Communicatie met gasten
• Schoonmaak
• Betalingen
• Rapportage
• Directe boekingen
• Overzicht voor eigenaren
• Teambeheer
• Kanaalbeheer

Voor kleinere exploitanten kan een alles-in-één-platform aantrekkelijk zijn, omdat er minder afzonderlijke systemen hoeven te worden gekoppeld.

Grotere of meer gespecialiseerde bedrijven geven wellicht de voorkeur aan specifieke tools voor verschillende functies.

Er is geen universele, juiste opzet.

Het belangrijkste is dat u precies begrijpt welk probleem u probeert op te lossen. Betalen voor een uitgebreid PMS terwijl u alleen betrouwbare kanaalsynchronisatie nodig hebt, kan onnodige complexiteit met zich meebrengen. Kiezen voor een eenvoudige kanaalmanager terwijl u eigenlijk uitgebreide operationele software nodig hebt, kan juist het tegenovergestelde probleem veroorzaken.

Besteed aandacht aan tarief- en restrictiebeheer

De synchronisatie van de beschikbaarheid krijgt de meeste aandacht omdat dubbele boekingen zo storend zijn, maar tariefbeheer is bijna net zo belangrijk.

De prijzen voor vakantieverhuur veranderen voortdurend.

Exploitanten kunnen tarieven aanpassen op basis van:

• Weekenden
• Feestdagen
• Lokale evenementen
• Seizoensgebonden vraag
• Last-minute beschikbaarheid
• Verblijfsduur
• Bezettingsgraad
• Hoe lang van tevoren boeken gasten

Het handmatig aanpassen van deze regels op meerdere platforms is zowel traag als foutgevoelig.

Een goede channelmanager moet het eenvoudig maken om tarieven en boekingsbeperkingen centraal bij te werken.

Een verhuurder kan bijvoorbeeld besluiten dat tijdens een groot lokaal evenement:

• Het tarief per nacht moet met 25% stijgen
• Het minimumverblijf moet worden gewijzigd van twee nachten naar drie
• Boekingen voor dezelfde dag moeten worden uitgeschakeld

Idealiter kunnen deze regels één keer worden gewijzigd en vervolgens worden doorgegeven aan elk relevant boekingskanaal.

Hoe eenvoudiger het is om de prijzen centraal te beheren, hoe minder tijd exploitanten hoeven te besteden aan het onderhouden van afzonderlijke OTA-accounts.

Test het dashboard voordat u een definitieve keuze maakt

Functies zijn belangrijk, maar gebruiksvriendelijkheid is dat ook.

Software kan een indrukwekkende lijst met integraties hebben, maar toch frustrerend zijn om dagelijks te gebruiken.

Bedenk dat het systeem uiteindelijk wel eens het dashboard zou kunnen worden dat uw team elke ochtend als eerste opent.

Kijk goed na hoe snel u het volgende kunt doen:

• Bekijk de aankomsten en vertrekken van vandaag
• Zoek een reservering
• Data blokkeren
• Een tarief aanpassen
• Een minimumverblijf wijzigen
• Ontdek waar een boeking vandaan komt
• Beschikbaarheid bekijken voor meerdere accommodaties
• Synchronisatiefouten opsporen

Als je voor routinetaken door meerdere menu’s moet navigeren, stapelt die wrijving zich op.

Dit is vooral belangrijk als medewerkers, virtuele assistenten of vastgoedbeheerders het platform ook gaan gebruiken.

Een systeem moet de behoefte aan training verminderen in plaats van een nieuw ingewikkeld proces te creëren dat slechts één persoon begrijpt.

Onderschat de klantenservice niet

Kanaalbeheersoftware bevindt zich precies tussen je voorraad en de platforms die je omzet genereren.

Wanneer iets niet meer werkt, wordt ondersteuning uiterst belangrijk.

Stel je voor dat je op vrijdagavond ontdekt dat de beschikbaarheid op Airbnb voor tien accommodaties niet meer wordt gesynchroniseerd.

Op maandag een e-mail versturen en dan pas op maandag een antwoord krijgen, is waarschijnlijk niet voldoende.

Voordat je een beslissing neemt, moet je het volgende onderzoeken:

• Openingstijden van de klantenservice
• Beschikbaarheid van live chat
• Reactietijden
• Telefonische ondersteuning
• Ondersteuning in het weekend
• Documentatie
• Hulp bij de onboarding
• Ondersteuning bij migratie

Je moet ook nagaan hoe de aanbieder omgaat met integratieproblemen waarbij een OTA betrokken is.

Soms werkt de software zelf wel correct, terwijl er een probleem is met een extern boekingsplatform. Een goed supportteam moet dan nog steeds in staat zijn om het probleem te identificeren en uit te leggen welke stappen de exploitant moet nemen.

Tijdens het aankoopproces wordt ondersteuning vaak over het hoofd gezien, omdat alles dan normaal functioneert. De waarde ervan wordt pas duidelijk wanneer er iets misgaat.

Vergelijk prijzen op basis van het volledige portfolio

De prijsmodellen van channel managers lopen sterk uiteen.

Aanbieders kunnen het volgende in rekening brengen:

• Per pand
• Per boeking
• Een percentage van de omzet
• Een maandelijks abonnement
• Per aantal kanalen
• Per aantal gebruikers
• Via gestaffelde abonnementen

Een platform dat voor twee accommodaties goedkoop lijkt, kan bij 20 accommodaties duur uitvallen.

Het omgekeerde kan ook gelden. Een hoger maandelijks abonnement kan voor een grotere exploitant goedkoper uitvallen als het onbeperkte boekingen of extra accommodaties tegen lage marginale kosten omvat.

Bereken de kosten op basis van uw daadwerkelijke portefeuille in plaats van de startprijzen in de advertenties te vergelijken.

Controleer ook of belangrijke functies zijn inbegrepen.

Een goedkoop abonnement kan veel duurder worden zodra u het volgende toevoegt:

• Extra kanalen
• Automatisering
• Functie voor directe boekingen
• Extra gebruikers
• Rapportage
• API-toegang
• Premium ondersteuning

De meest zinvolle vergelijking is de totale operationele kosten, niet alleen de geadverteerde maandelijkse kosten.

Vergelijk channelmanagers naast elkaar

Een van de moeilijkheden bij het kiezen van dit soort software is dat aanbieders op hun websites hun producten vaak in vergelijkbare bewoordingen beschrijven.

Bijna iedereen biedt integraties aan.

Bijna iedereen belooft automatisering.

Bijna iedereen zegt dat hun systeem gebruiksvriendelijk is.

De wezenlijke verschillen zitten meestal in de details: synchronisatiemethoden, ondersteunde functies voor elke OTA, prijsstelling naarmate de portfolio groeit, kwaliteit van de ondersteuning en de diepgang van de integratie.

Daarom is het verstandig om de beste channel managers voor vakantieverhuur naast elkaar te vergelijken voordat u een platform kiest.

Stel een shortlist op basis van uw daadwerkelijke operationele behoeften op, in plaats van simpelweg de aanbieder met de langste lijst aan functies te kiezen.

Een eenvoudige vergelijking zou er als volgt uit kunnen zien:

Vereiste	Aanbieder A	Aanbieder B	Aanbieder C
Directe koppeling met Airbnb	Ja	Ja	Ja
Koppeling met Booking.com	Ja	Ja	Ja
Vrbo-koppeling	Ja	Beperkt	Ja
Tweerichtingssynchronisatie van tarieven	Ja	Ja	Ja
Realtime beschikbaarheid	Ja	Beperkt	Ja
Integratie van dynamische prijsbepaling	Ja	Nee	Ja
Tools voor meerdere objecten	Sterk	Basis	Geavanceerd
24/7 ondersteuning	Ja	Nee	Nee
Prijzen bij 20 objecten	$$$	$$	$$$

De exacte criteria hangen af van uw bedrijf, maar deze exercitie dwingt u om te vergelijken wat er daadwerkelijk toe doet, in plaats van af te gaan op marketingclaims.

Voer een praktijktest uit

Maak, indien mogelijk, gebruik van een gratis proefperiode of demonstratie voordat u uw volledige portfolio migreert.

Klik niet zomaar wat rond op het dashboard.

Test situaties die zich tijdens de normale bedrijfsvoering voordoen.

Bijvoorbeeld:

1. Wijzig een nachttarief en controleer of dit wordt doorgegeven aan de gekoppelde kanalen.
2. Reserveer een datum en controleer of de beschikbaarheid elders verdwijnt.
3. Maak een testreservering aan en controleer hoe snel de agenda's worden bijgewerkt.
4. Annuleer een reservering en controleer of de data correct weer beschikbaar worden.
5. Wijzig een regel voor het minimumverblijf.
6. Voeg een ander teamlid toe en test de machtigingen.
7. Neem contact op met de klantenservice met een realistische vraag.

Een test in de praktijk brengt verschillen aan het licht die moeilijk te ontdekken zijn op een prijspagina.

De juiste software moet werk wegnemen, niet meer werk toevoegen

Het doel van channelmanagementsoftware is niet alleen om zoveel mogelijk boekingswebsites aan elkaar te koppelen.

Het moet het runnen van het bedrijf gemakkelijker maken.

Een krachtig systeem geeft exploitanten het vertrouwen dat de beschikbaarheid klopt, dat de tarieven correct worden weergegeven en dat reserveringen van verschillende platforms vanaf één plek worden beheerd.

De beste keuze hangt daarom af van de structuur van het bedrijf.

Een verhuurder met twee accommodaties geeft wellicht de voorkeur aan eenvoud en prijs. Een accommodatiebeheerder met 50 accommodaties hecht wellicht veel meer waarde aan bulkbeheer, automatisering, integraties en ondersteuning.

Het is belangrijk om verder te kijken dan de lijst met functies.

Beoordeel de kwaliteit van de koppelingen, de snelheid van de synchronisatie, hoe het platform aansluit bij de rest van uw software en of het het bedrijf kan blijven ondersteunen naarmate de portefeuille groeit.

Als die aspecten op orde zijn, zorgt het aanbieden van accommodaties via meerdere boekingskanalen niet langer voor extra administratief werk, maar doet het wat het in de eerste plaats hoort te doen: meer boekingen genereren.