Waarom presentaties op conferenties er op andere schermen anders uitzien

Inleiding

De presentatie zag er de avond ervoor perfect uit op je laptop. Maar zodra je hem aansluit op het systeem van de zaal, verandert het lettertype van de titel, loopt een opsomming door naar een tweede dia en wordt een deel van een grafiek afgesneden aan de rand van het scherm. Er was niets mis met het bestand. Het kwam gewoon op een andere computer terecht, en die vulde de hiaten op zijn eigen manier in, precies op het moment dat het publiek toekeek.

Waarom eerst het verkeerde lettertype wordt weergegeven

Spreken in het openbaar brengt al genoeg druk met zich mee zonder dat de dia’s je in de weg zitten, en ontbrekende lettertypen zijn de meest voorkomende reden waarom dat gebeurt. Een lettertype wordt standaard niet in een PowerPoint-bestand opgeslagen. Het staat op de computer waarop de presentatie is gemaakt, dus als je dat bestand ergens anders opent, moet PowerPoint het vervangen door iets vergelijkbaars als het originele lettertype daar niet is geïnstalleerd.

Die vervanging komt zelden teken voor teken overeen. Een iets breder vervangend lettertype kan ervoor zorgen dat een koptekst buiten het tekstvak valt, een regel anders wordt afgebroken of een opsommingsteken op een aparte dia terechtkomt. Dit is allemaal niet zichtbaar zolang het bestand onaangeroerd op de computer staat waarop het is gemaakt. Het komt pas aan het licht op het moment dat iemand anders het opent.

Een presentatie die volledig is opgebouwd met standaard systeemlettertypen, zoals Calibri of Arial in plaats van iets dat apart is gedownload, heeft hier minder vaak last van, aangezien die lettertypen al bij de meeste installaties van PowerPoint worden meegeleverd. Dat is een goede eerste verdedigingslinie. Het is echter niet meer betrouwbaar zodra een medepresentator, een klant of de computer van een locatie een ander besturingssysteem gebruikt of een oudere Office-suite heeft die een iets andere standaardset meelevert.

Waarom ook de lay-out kan verschuiven

Lettertypevervanging verklaart veel, maar niet alles. Een presentatie die is opgebouwd met een bepaalde beeldverhouding kan er vreemd uitzien als de projector van de locatie of de software die de presentatie opent de dia-afmetingen anders interpreteert, vooral tussen verschillende PowerPoint-versies. Een plaatshouder die netjes in een hoek stond, kan uiteindelijk verplaatst of bijgesneden worden, ook al is er in het bestand zelf niets veranderd.

Dat is het daadwerkelijke probleem waarmee een conferentiepresentatie te maken krijgt: het gaat niet om één kwetsbare instelling, maar om meerdere onafhankelijke instellingen die allemaal op één lijn moeten liggen op een computer waar je geen controle over hebt en die je meestal niet van tevoren kunt testen:

• Welke lettertypen er precies zijn gebruikt, en of die op die computer zijn geïnstalleerd

• De lay-out waarmee elke dia is opgebouwd, aangezien een lettertypevervanging of een versiewijziging deze kan verschuiven

• De beeldverhouding waarvoor de presentatie is ontworpen, die niet altijd overeenkomt met het scherm van de locatie

Als er ook maar één van deze instellingen misgaat, is dat al genoeg om de manier waarop het publiek de presentatie ervaart te veranderen.

Lettertypen insluiten helpt, maar slechts gedeeltelijk

Zo sluit je lettertypen in PowerPoint in voordat je een presentatie ergens naartoe verstuurt: open Bestand, vervolgens Opties, dan Opslaan, en vink het vakje aan voor het insluiten van lettertypen in het bestand. Door elk teken in te sluiten blijft het bestand elders volledig bewerkbaar, maar wordt het wel groter; door alleen de tekens in te sluiten die je hebt gebruikt, blijft de bestandsgrootte beperkt, maar zijn latere bewerkingen beperkt.

Hiermee is de helft van het probleem met de lettertypen opgelost. De standaardbeeldverhouding van een projector of eigenaardigheden in een andere PowerPoint-versie kunnen er nog steeds voor zorgen dat dingen verschuiven, zelfs als alle lettertypen correct zijn ingesloten.

De hele presentatie vastzetten

Het converteren van een PPTX naar PDF is een meer permanente oplossing: het legt precies vast hoe de presentatie er op dat moment uitzag, inclusief lettertypen, spatiëring en positionering, zodat niets later door een andere computer opnieuw wordt geïnterpreteerd. Een PPTX-naar-PDF-converter zoals OnlyDoc zet elke dia om in een vaste pagina, die identiek wordt geopend, ongeacht of er op de computer in de zaal PowerPoint is geïnstalleerd.

Die afweging kost je alleen de live-extra’s: geen animaties, geen overgangen, alleen de statische versie van de presentatie, precies zoals ontworpen. Voor een back-up die je mee kunt nemen naar een ruimte waar je nog nooit hebt gepresenteerd, is dat een makkelijke afweging. Gebruik het originele bestand vanaf je eigen laptop en bewaar de PDF als de versie die moet werken, ongeacht op wiens computer deze uiteindelijk wordt geopend.

De rest van het back-upplan is net zo gewoon: vraag van tevoren bij de locatie na welk systeem er draait, neem zowel HDMI- als VGA-adapters mee, en bewaar een kopie op een USB-stick naast wat er op je laptop of in de cloud staat. Niets daarvan vervangt een PDF-versie; het zorgt er alleen voor dat het bestand op meer dan één manier op het scherm kan worden weergegeven.

Conclusie

Een presentatie op het podium mislukt zelden omdat de boodschap zwak was. Het mislukt omdat het bestand terechtkwam op een computer waarvoor het niet was gemaakt, en iets kleins, zoals een lettertype of de afmetingen van een dia, het als eerste begaf. Het insluiten van lettertypen dicht een deel van die kloof, en een PDF-versie dicht de rest ervan nog voordat je het podium betreedt.