Hoe keuzes op het gebied van voedselverpakkingen de marges in de e-commerce beïnvloeden

Inleiding

Voor voedingsbedrijven die online verkopen, kan de marge op elke bestelling worden aangetast door een reeks kleine kostenposten. Verpakkingskosten worden vaak over het hoofd gezien, omdat de prijs van een enkele doos, kom of beker op zichzelf gezien onbeduidend lijkt.

Het probleem is dat verpakkingen niet alleen kosten met zich meebrengen op het moment van aankoop. De keuze van de verpakking kan van invloed zijn op de verpakkingsarbeid, de bescherming van het voedsel tijdens de bezorging en de extra kosten die ontstaan wanneer er iets misgaat met een bestelling. Daardoor is een verpakking met een lagere stukprijs niet per se de optie waarmee een bedrijf meer marge overhoudt.

Dit artikel gaat in op de verborgen kosten achter het verpakken van een online voedselbestelling, hoe deze de marges beïnvloeden en waar bedrijven rekening mee moeten houden bij het kiezen van verpakkingen om de totale kosten te verlagen in plaats van alleen de aankoopprijs. De inzichten zijn gebaseerd op de ervaring van PandaPak met het leveren van verpakkingen voor de foodservice via https://pandapak.ai/ in het hele Verenigd Koninkrijk, aan restaurants, afhaalrestaurants, bezorgkeukens, foodtrucks en cateringbedrijven.

Verborgen kosten van verpakkingen die de winst kunnen opslokken

Materiaalkosten bovenop de eenheidsprijs

Een bedrijf kan de verpakkingskosten verhogen door verpakkingen te kiezen die groter zijn dan de portie vereist, of door onnodige lagen of onderdelen toe te voegen. Het kan ook een meerprijs betalen voor verpakkingen met hogere specificaties of duurzamere verpakkingen.

Deze keuzes kunnen de marge op verschillende manieren beïnvloeden. Te grote formaten en onnodige onderdelen zorgen voor vermijdbare materiaalkosten wanneer ze geen overeenkomstig functioneel voordeel opleveren. Hogere verpakkingskosten betekenen echter niet automatisch dat het bedrijf geld verspilt. Als een hogere specificatie helpt het voedsel te beschermen, de merkpositionering ondersteunt of voldoet aan een prioriteit van de klant, kunnen de extra uitgaven elders waarde creëren.

Het is daarom van cruciaal belang om onderscheid te maken tussen vermijdbare materiaalverspilling en verpakkingskosten die een duidelijk commercieel of functioneel doel dienen.

Inefficiëntie bij opslag en voorraadbeheer

Bedrijven kopen soms verpakkingen in grote hoeveelheden in om een betere prijs te krijgen, houden meerdere SKU’s aan voor verschillende menu-items of kiezen voor omvangrijke formaten die moeilijk te stapelen zijn, zonder rekening te houden met hun beschikbare opslagcapaciteit.

Omvangrijke of overtollige verpakkingen nemen meer opslagruimte in beslag dan nodig is, terwijl ze kapitaal vastzetten in voorraad die nog geen waarde heeft gegenereerd. Die ruimte en dat kapitaal zouden anders kunnen worden gebruikt voor voorraad met een grotere operationele of commerciële waarde.

Verpakkingen kunnen ook in kwaliteit achteruitgaan als ze te lang of onder ongeschikte omstandigheden worden opgeslagen. Papieren materialen kunnen kromtrekken, minder vetbestendig worden of niet langer geschikt zijn voor het beoogde gebruik waarbij ze in contact komen met voedsel. In die situatie gaat een deel van de oorspronkelijke aankoopkosten verloren nog voordat de verpakking voor een bestelling is gebruikt.

Verpakkingswerk

Tijdens de bereiding van voedsel kan het zijn dat het personeel extra stappen moet uitvoeren, zoals het plaatsen van een absorberend kussentje in een bakje of het toevoegen van extra materialen of lagen om de verpakking voor een bestelling goed vast te zetten.

Elke extra stap lijkt misschien onbeduidend, maar vermenigvuldigd met de dagelijkse of wekelijkse ordervolumes kan de extra tijd uitgroeien tot aanzienlijke arbeidskosten.

Het hanteren van extra materialen of lagen zorgt ook voor meer contactpunten met het voedsel, waardoor er meer hygiënecontroles nodig zijn tijdens het verpakkingsproces.

Voedselverlies, terugbetalingen en mislukkingen bij de levering

Tijdens de levering kan de verpakking mechanisch falen door lekkage, verplettering of verschuiving, of functioneel wanneer deze niet de warmte- of vochtomstandigheden handhaaft die nodig zijn om de voedselkwaliteit te behouden.

Voedsel dat is gemorst, beschadigd of bedorven, kan over het algemeen niet worden hergebruikt, wat leidt tot een onmiddellijk verlies aan ingrediëntenkosten voor die bestelling.

Wanneer een bestelling niet in een aanvaardbare staat aankomt, kunnen voedselbezorgplatforms het restaurant kosten in rekening brengen voor een terugbetaling of eisen dat de bestelling opnieuw wordt bereid wanneer het probleem wordt beschouwd als iets dat binnen de controle van het restaurant valt. Een kleine besparing op verpakkingsmateriaal in de inkoopfase kan daarom uitmonden in veel hogere kosten wanneer er een bezorgfout optreedt.

Deze verborgen kosten wijzen op een breder inkoopprobleem: bij beslissingen over verpakkingen moet rekening worden gehouden met de toepassing van het voedsel, de specificaties en het ordervolume samen, in plaats van de eenheidsprijs als belangrijkste kostenfactor te beschouwen.

Dankzij onze ervaring met het leveren van foodserviceverpakkingen voor uiteenlopende toepassingen en bestelvereisten begrijpt PandaPak waar deze extra kosten kunnen ontstaan en pakt het deze aan door middel van een compleet assortiment wegwerpverpakkingen voor voedingsmiddelen. Het assortiment omvat verschillende bekers, dozen, schalen en bakjes, waardoor restaurants meer flexibiliteit hebben om het verpakkingsformaat en de specificaties af te stemmen op elk gerecht, zonder onnodige onderdelen toe te voegen. Veilige vergrendelingsranden op de deksels helpen het risico op lekken tijdens het transport te verminderen, waardoor de kans op productverlies of vervangingskosten wordt beperkt. Er zijn ook standaardverpakkingslijnen beschikbaar zonder een vaste minimale bestelhoeveelheid, waardoor het gemakkelijker wordt om te bestellen op basis van de werkelijke vraag, in plaats van overtollige voorraad aan te houden louter om aan een minimale bestelhoeveelheid te voldoen.

Hoe kiest u verpakkingen die uw totale kosten verlagen?

Het uitgangspunt is het kiezen van de juiste specificaties voor het voedsel. Voor droge of relatief stabiele voedingsmiddelen kan standaardverpakking worden gebruikt, terwijl warme gerechten met sauzen of vloeistoffen mogelijk verpakkingen vereisen met een grotere hittebestendigheid en lekbestendigheid. Zo worden beide uitersten vermeden: het gebruik van verpakkingen die te weinig specificaties hebben en de hierboven beschreven problemen veroorzaken, of het gebruik van verpakkingen met specificaties die het voedsel niet nodig heeft, waardoor u voor onnodig materiaal betaalt.

Voor voedingsmiddelen die sauzen of vloeistoffen bevatten, is het deksel of de sluiting bijzonder belangrijk. De mogelijkheid om het deksel goed vast te zetten, is rechtstreeks van invloed op de vraag of de inhoud tijdens de levering intact blijft, waardoor de keuze van de verpakking direct verband houdt met het risico op voedselverlies, terugbetalingen en herbestellingen.

De grootte van de verpakking moet ook overeenkomen met de daadwerkelijke portie. Te grote verpakkingen verbruiken meer materiaal dan nodig is en nemen meer opslagruimte in beslag, waardoor de keuze rechtstreeks verband houdt met zowel materiaalkosten als voorraadefficiëntie.

Het standaardiseren van verpakkingsformaten en SKU’s kan meerdere kostenposten tegelijk aanpakken. Minder variatie in verpakkingen kan de inpaktijd verkorten en de opslag vereenvoudigen, terwijl consistente inkoopvolumes een grotere onderhandelingspositie bij de inkoop kunnen opleveren.

De meest zinvolle aanpak is om verpakkingen te beoordelen op basis van de totale kosten in plaats van de aankoopprijs. Een verpakkingsoptie met een hogere eenheidsprijs kan in totaal nog steeds goedkoper zijn als deze voldoende kosten bespaart op het gebied van arbeid, afval, voorraadverlies en mislukte leveringen. Dit onderstreept het centrale principe van het artikel: de eenheidsprijs is slechts het uitgangspunt.

Een eenvoudige formule om twee verpakkingsopties te vergelijken is:

Werkelijke verpakkingskosten per bestelling = aankoopprijs + verpakkingsarbeid + afval/verlies + kosten van mislukte leveringen

Dit kan worden gebruikt om verpakkingsopties te vergelijken op basis van hun totale financiële impact in plaats van alleen hun eenheidsprijs.

Conclusie

Verpakking zal zelden de grootste post op de kostenstaat van een voedingsbedrijf zijn, maar het is een van de weinige kostenposten die zich op het snijvlak bevindt van marge, klantervaring en merkperceptie op de lange termijn. Een verpakking die niet voldoet, kost meer dan het prijskaartje wanneer terugbetalingen, verspild voedsel en gemiste herhalingsbestellingen worden meegerekend, terwijl een verpakking die goed is afgestemd op het voedsel dat erin zit, de marge beschermt die online bestellen in de eerste plaats hoort op te leveren. Het beschouwen van verpakkingen als totale kosten in plaats van als eenheidsprijs is een kleine maar meetbare eerste stap om die marge te beschermen.