Waarom op de hoogte blijven een concurrentievoordeel is voor exploitanten van kortetermijnverhuur

Inleiding

Het beheren van een kortetermijnverhuur is geen bedrijf dat je op de automatische piloot kunt zetten.

Een accommodatie staat misschien wel op dezelfde locatie, maar bijna alles eromheen kan veranderen. Lokale overheden voeren nieuwe regels in. Boekingsplatforms passen hun beleid en tariefstructuren aan. De voorkeuren van reizigers verschuiven. Nieuwe technologie verandert de manier waarop accommodaties op de markt worden gebracht en beheerd. Ondertussen kunnen de bezettingsgraad en de tarieven per nacht aanzienlijk variëren tussen seizoenen – of zelfs van de ene maand op de andere.

Voor eigenaren en vastgoedbeheerders is op de hoogte blijven daarom meer dan alleen het lezen van nieuws uit de sector. Het maakt deel uit van het effectief runnen van het bedrijf.

Exploitanten die begrijpen wat er verandert, hebben tijd om te reageren. Degenen die dat niet doen, ontdekken veranderingen vaak pas nadat het aantal boekingen daalt, de kosten stijgen of een nieuwe regelgeving voor problemen zorgt.

Er zijn twee soorten informatie waar exploitanten van kortetermijnverhuur bijzondere aandacht aan moeten besteden: ontwikkelingen die de sector zelf beïnvloeden en veranderingen in de markt waarin hun accommodaties concurreren.

1. Blijf op de hoogte van wat er verandert in de sector van de vakantieverhuur

Kortetermijnverhuur bevindt zich op het snijvlak van de horeca, vastgoed, reizen en technologie. Dat betekent dat exploitanten tegelijkertijd te maken kunnen krijgen met ontwikkelingen in verschillende sectoren.

Sommige veranderingen verlopen geleidelijk. Andere kunnen vrijwel onmiddellijk gevolgen hebben voor een bedrijf.

Lokale regelgeving kan snel veranderen

Regelgeving is een van de duidelijkste voorbeelden.

Regels voor kortetermijnverhuur worden vaak op gemeentelijk of regionaal niveau vastgesteld in plaats van op nationaal niveau, wat betekent dat twee accommodaties die relatief dicht bij elkaar liggen, onder totaal verschillende vereisten kunnen opereren.

Afhankelijk van de locatie kunnen autoriteiten regels invoeren of wijzigen met betrekking tot:

• Vergunningen voor kortetermijnverhuur
• Registratievereisten
• Maximaal aantal verhuurnachten
• Toeristenbelasting of verblijfsbelasting
• Brand- en veiligheidsnormen
• Vereisten voor hoofdverblijfplaats
• Maximaal aantal gasten
• Bestemmingsplannen
• Verplichtingen inzake gegevensrapportage

Een eigenaar die de regels alleen controleert bij de eerste lancering van een accommodatie, werkt daardoor mogelijk op basis van informatie die al enkele jaren verouderd is.

Door betrouwbare nieuwsbronnen over de vakantieverhuursector te volgen, kunnen exploitanten wijzigingen in de regelgeving, aankondigingen van online reisbureaus (OTA's) en bredere ontwikkelingen in de sector opmerken voordat deze invloed hebben op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Het doel is niet om elk artikel te lezen dat over vakantieverhuur wordt gepubliceerd. Het gaat erom ontwikkelingen te signaleren die de economische of juridische aspecten van uw eigen bedrijf kunnen beïnvloeden.

Airbnb, Booking.com en Vrbo kunnen de regels ook wijzigen

Lokale overheden zijn niet de enige organisaties die de manier waarop kortetermijnverhuur functioneert, kunnen veranderen.

Voor veel verhuurders zijn Airbnb, Booking.com, Vrbo en andere online reisbureaus in feite belangrijke distributiepartners. Een wijziging door een van deze platforms kan daarom een directe invloed hebben op de inkomsten.

Platforms kunnen het volgende wijzigen:

• Kosten voor verhuurders of gasten
• Annuleringsvoorwaarden
• Rangschikkingssystemen
• Beoordelingsbeleid
• Betalingsschema's
• Vereisten voor vermeldingen
• Verificatieprocedures voor gasten
• Restitutiebeleid
• Zoekfilters
• Promotieprogramma's

Zelfs relatief kleine veranderingen kunnen van belang zijn.

Zo kan een nieuw zoekfilter bepaalde voorzieningen van een accommodatie waardevoller maken. Een wijziging in de annuleringsregels kan het financiële risico van een boeking beïnvloeden. Een andere tariefstructuur kan de netto-inkomsten uit hetzelfde nachttarief veranderen.

Exploitanten die op de hoogte zijn van deze veranderingen, kunnen hun advertenties, prijzen of distributiestrategie hierop aanpassen.

Degenen die de aankondiging missen, merken wellicht alleen dat hun resultaten zijn veranderd, zonder meteen te begrijpen waarom.

Technologie verandert ook het beheer van accommodaties

Software is steeds belangrijker geworden voor de exploitatie van kortetermijnverhuur.

Channelmanagers kunnen agenda’s op meerdere boekingssites synchroniseren. Dynamische prijsbepalingstools passen tarieven aan op basis van de vraag. Geautomatiseerde berichtensystemen verzorgen de communicatie met gasten. Slimme sloten vereenvoudigen het inchecken. Platforms voor inkomstenbeheer analyseren boekingspatronen.

Kunstmatige intelligentie begint ook invloed uit te oefenen op taken die variëren van communicatie met gasten en het analyseren van beoordelingen tot het creëren van content en aanbevelingen voor prijsstelling.

Niet elke nieuwe tool verdient het om te worden ingevoerd.

Het is belangrijk om te weten wat er beschikbaar is.

Een concurrent die gebruikmaakt van betere prijsgegevens, snellere communicatie met gasten en geautomatiseerde processen, kan mogelijk meer accommodaties beheren tegen lagere administratieve kosten. Dat zorgt voor een concurrentievoordeel, zelfs als beide bedrijven vergelijkbare woningen verhuren.

Door de ontwikkelingen in de technologie voor vakantieverhuur te volgen, kun je gemakkelijker bepalen waar automatisering de marges daadwerkelijk kan verbeteren en waar extra software alleen maar een extra maandelijks abonnement zou betekenen.

2. Volg wat er in uw eigen markt gebeurt

Ontwikkelingen in de sector geven een algemeen beeld.

Marktgegevens laten zien wat er gebeurt met de accommodaties die met dezelfde gasten concurreren als die van u.

Dit onderscheid is belangrijk omdat de vraag naar vakantieverblijven per locatie enorm kan variëren.

Een nationaal rapport kan een groeiende vraag naar reizen laten zien, terwijl de bezettingsgraad in een bepaalde kustplaats juist daalt. Omgekeerd kan een stad waar een groot evenement plaatsvindt of waar de capaciteit van luchtvaartmaatschappijen toeneemt, een stijging van de vraag zien, zelfs als de bredere markt relatief stabiel blijft.

Daarom moeten exploitanten ook aandacht besteden aan nieuws en trends op de markt voor vakantieverhuur met betrekking tot bezettingsgraad, gemiddelde tarieven per nacht, vraag en boekingsgedrag.

Deze indicatoren helpen om marktinformatie om te zetten in concrete zakelijke beslissingen.

Let op de bezettingsgraad, niet alleen op de omzet

Omzet op zich kan belangrijke veranderingen verbergen.

Stel je voor dat een accommodatie ongeveer dezelfde omzet genereert als het jaar ervoor.

Op het eerste gezicht lijken de prestaties stabiel.

Maar stel dat het pand aanzienlijk meer overnachtingen moest verkopen om die omzet te genereren. De bezettingsgraad steeg, terwijl het gemiddelde tarief per nacht daalde.

Dat vertelt een heel ander verhaal.

Anderzijds kan een exploitant minder overnachtingen verkopen maar toch meer omzet behalen omdat de tarieven dankzij een sterkere vraag konden stijgen.

Door de bezettingsgraad en de tarieven per overnachting naast elkaar te houden, wordt duidelijk hoe de omzet tot stand komt.

Nuttige statistieken zijn onder meer:

• Bezettingsgraad
• Gemiddelde dagprijs
• Opbrengst per beschikbare nacht
• Gemiddelde verblijfsduur
• Boekingstermijn
• Annuleringspercentage
• Vraag in het weekend versus doordeweeks
• Directe boekingen versus OTA-boekingen

Afzonderlijk bieden deze statistieken nuttige informatie. Samen laten ze zien hoe de markt verandert.

Seizoensinvloeden zouden meer dan alleen de prijs moeten beïnvloeden

De meeste exploitanten van kortetermijnverhuur begrijpen dat de prijzen moeten variëren tussen het hoog- en laagseizoen.

Maar seizoensinvloeden hebben veel meer gevolgen dan alleen de prijs per nacht.

Het zou ook van invloed moeten zijn op marketing, minimale verblijfsduur, personeelsbezetting, onderhoud en cashflowplanning.

Als de vraag traditioneel in een bepaalde periode daalt, kan een exploitant die tijd gebruiken om renovaties in te plannen, foto’s van de accommodatie bij te werken of onderhoud uit te voeren.

Als het aantal boekingen eerder dan normaal begint toe te nemen, moeten de tarieven mogelijk eerder worden verhoogd.

Als de boekingstermijnen korter worden, kunnen exploitanten beter vermijden om al maanden van tevoren te agressief kortingen te geven.

Historische patronen bieden een nuttige uitgangspunt, maar ze mogen niet als vaste regels worden beschouwd.

Evenementen, het weer, de beschikbaarheid van vluchten, economische omstandigheden en het gedrag van reizigers kunnen allemaal de normale seizoenspatronen veranderen.

De sterkste exploitanten vergelijken wat er gewoonlijk gebeurt met wat er nu gebeurt.

Prijszetting moet reageren op de vraag, niet op giswerk

Een van de meest waardevolle toepassingen van marktinformatie is prijsstelling.

Een vaste prijsstrategie zorgt ervoor dat er in periodes van sterke vraag geld op tafel blijft liggen en kan ertoe leiden dat een accommodatie leegstaat wanneer de vraag afneemt.

Neem bijvoorbeeld een accommodatie die normaal gesproken 200 dollar per nacht kost.

Als vergelijkbare accommodaties plotseling vol raken vanwege een festival, conferentie of sportevenement, kan het handhaven van het standaardtarief betekenen dat u te goedkoop verkoopt.

Als de vraag na het evenement sterk daalt, kan het handhaven van hetzelfde tarief van $200 leiden tot leegstaande nachten, terwijl concurrenten hun prijzen verlagen.

Effectieve prijsbepaling vereist daarom context.

Exploitanten moeten het volgende in overweging nemen:

• Huidige bezettingsgraad op de lokale markt
• Prijzen van concurrenten
• Aankomende evenementen
• Vraag per dag van de week
• Boekingstermijnen
• Resterende beschikbaarheid
• Historische prestaties
• Last-minute boekingsgedrag

Software voor dynamische prijsbepaling kan een deel van dit proces automatiseren, maar exploitanten moeten nog steeds begrijpen waarom de tarieven veranderen.

Automatisering is het nuttigst wanneer de persoon die het bedrijf leidt de markt achter de aanbeveling begrijpt.

Wees alert op veranderingen voordat ze in de omzet zichtbaar worden

Een voordeel van goed op de hoogte blijven is dat veel ontwikkelingen al waarschuwingssignalen geven voordat ze invloed hebben op de financiële resultaten.

Stel dat de lokale bezettingsgraad begint te dalen.

Een exploitant die dit vroeg opmerkt, kan experimenteren met prijzen, promoties of verbeteringen in de presentatie.

Als de gemiddelde boekingstermijn korter wordt, kan het bedrijf zijn prognoses aanpassen.

Als reizigers steeds vaker op een bepaalde voorziening zoeken, kan de eigenaar bepalen of het toevoegen daarvan de concurrentiepositie zou verbeteren.

Als er een nieuwe lokale verordening wordt besproken, kan de exploitant de mogelijke financiële gevolgen inschatten voordat de regel van kracht wordt.

Wachten tot de maandelijkse omzet daalt, betekent pas reageren nadat de markt al is veranderd.

Goede informatie zorgt voor meer tijd om een beslissing te nemen.

Zorg voor een eenvoudige informatiecyclus

Om op de hoogte te blijven, hoef je niet elke dag urenlang reisnieuws te lezen.

Een eenvoudige routine is meestal voldoende.

Bekijk één of twee keer per week de belangrijkste ontwikkelingen in de sector en aankondigingen van platforms. Besteed bijzondere aandacht aan wijzigingen in de regelgeving op de locaties waar u actief bent.

Bekijk minstens één keer per maand je eigen prestaties in het licht van de marktomstandigheden.

Vergelijk de bezettingsgraad, tarieven en het boekingsgedrag met eerdere periodes in plaats van alleen naar de totale omzet te kijken.

Bekijk vóór belangrijke seizoensperiodes welke lokale evenementen er plaatsvinden, wat de prijzen van concurrenten zijn en hoe de vooruitboekingen eruitzien, zodat je prijzen en promoties van tevoren kunt aanpassen.

Voor grotere exploitanten kan het ook nuttig zijn om de verantwoordelijkheid voor het monitoren van bepaalde gebieden toe te wijzen. De ene persoon kan de regelgeving volgen, terwijl een ander de omzet en de vraag bijhoudt.

Het belangrijkste is dat monitoring een vast onderdeel van het bedrijfsproces wordt, in plaats van iets wat alleen gebeurt wanneer er een probleem optreedt.

Informatie is alleen van belang als deze een beslissing beïnvloedt

Er zijn meer gegevens beschikbaar voor exploitanten van kortetermijnverhuur dan ooit tevoren.

Het doel is niet om alles te verwerken.

Het doel is om informatie te vinden die helpt bij het beantwoorden van praktische vragen:

Moeten de prijzen omhoog?

Moeten de minimale verblijfsduur worden aangepast?

Is de vraag zwakker dan verwacht?

Wordt een OTA duurder?

Moet een advertentie worden bijgewerkt?

Zal een nieuwe regelgeving waarschijnlijk gevolgen hebben voor de accommodatie?

Moet er meer aandacht worden besteed aan directe boekingen?

Is dit een goed moment om uit te breiden naar een andere markt?

Nuttige informatie vermindert de onzekerheid rond dit soort beslissingen.

Daarom is goed op de hoogte blijven een concurrentievoordeel.

Afsluitende gedachten

Bedrijven in de sector van de kortetermijnverhuur opereren in een omgeving waarin de regels, de technologie en de markt allemaal snel kunnen veranderen.

Eigenaren hebben geen invloed op de meeste van die veranderingen.

Ze kunnen wel bepalen hoe snel ze deze herkennen en hoe effectief ze erop reageren.

Door ontwikkelingen in de sector te volgen, kunnen exploitanten zich voorbereiden op regelgeving, beleidswijzigingen bij OTA's en nieuwe technologie. Door de marktomstandigheden in de gaten te houden, krijgen ze inzicht in prijzen, bezettingsgraad, vraag en seizoensinvloeden.

Voor geen van beide is het nodig om obsessief elke krantenkop of elk gegevenspunt te volgen.

Het vereist het opzetten van een betrouwbare informatiestroom binnen het bedrijf en het gebruik van die informatie om betere beslissingen te nemen.

In een markt waarin twee vergelijkbare accommodaties mogelijk concurreren om dezelfde gast, kan een paar weken eerder reageren op veranderingen een aanzienlijk verschil maken voor de bezettingsgraad, de prijsstelling en uiteindelijk de winstgevendheid.