Checklist voor administratie van kleine bedrijven: essentiële formulieren

Inleiding

Marketing krijgt de meeste aandacht wanneer je een bedrijf start. Papierwerk bepaalt of het bedrijf mag draaien. Een gemiste aangifte kan een bankrekening, een belastingkeuze of een vergunning wekenlang vertragen.

Het grootste deel van dat papierwerk is tegenwoordig online te regelen. Een hardnekkig deel is dat echter niet, en juist daar verliezen nieuwe eigenaren tijd. Deze checklist behandelt de formulieren waarmee een klein bedrijf in de Verenigde Staten in het eerste jaar te maken krijgt, en hoe elk formulier wordt ingediend.

Begin met hoe elk formulier moet worden ingediend

Lees, voordat je iets invult, de laatste pagina van de instructies. Daar staat hoe de instantie het formulier in ontvangst neemt. Er zijn vier veelvoorkomende antwoorden.

Een online portaal is de eerste. Een postadres is de tweede. E-mail is de derde, en dat komt voor ondertekende formulieren minder vaak voor dan mensen verwachten. De vierde is een faxnummer.

Dat laatste verrast mensen die nog nooit een faxapparaat hebben gehad. Je hebt er geen nodig. Je kunt online vanuit een browser een fax versturen, met een PDF en een kaart. Bij Fax for Agents kost het $ 2,49 voor maximaal 5 pagina’s naar de VS en Canada.

Als je van tevoren weet via welk kanaal je het formulier verstuurt, bespaar je jezelf een verspilde middag. Een formulier dat met inkt is ondertekend voor verzending per post, moet anders worden voorbereid dan een formulier dat naar een portaal wordt geüpload.

De formulieren die je in het eerste jaar moet kennen

Het werkgeversidentificatienummer komt op de eerste plaats, omdat banken hierom vragen. De Internal Revenue Service (IRS) biedt de meeste bedrijven de mogelijkheid om online een aanvraag in te dienen. Bedrijven die dat niet kunnen, moeten de aanvraag per telefoon, fax of post indienen; het aanvraagformulier is Form SS-4.

Daarna kan een belastingkeuze volgen. Een vennootschap die als S-vennootschap belast wil worden, dient formulier 2553 in. Op de indieningspagina van de IRS voor dat formulier staat een postadres of een faxnummer vermeld, afhankelijk van de staat.

Een volmacht is het derde formulier. Wanneer een accountant namens u zaken afhandelt met de belastingdienst, moet de dienst eerst een ondertekende volmacht in het dossier hebben.

Vervolgens zijn er de bankformulieren. Het toevoegen van een ondertekenaar, het wijzigen van een adres of het machtigen van een overschrijving betekent vaak dat er een formulier moet worden ingevuld met een faxnummer bovenaan.

Dan volgen de lokale formulieren. Een bedrijfsvergunning, een vergunning voor omzetbelasting en een aanvulling op een huurovereenkomst hebben elk hun eigen instantie en hun eigen indieningskanaal.

Schrijf deze op in een lijst met drie kolommen: het formulier, de instantie en het kanaal dat wordt geaccepteerd. Het opstellen van de lijst kost tien minuten en voorkomt dat u elk jaar opnieuw dezelfde vraag moet beantwoorden. Bewaar de lijst op een plek waar zowel de boekhouder als uw accountant deze kunnen zien.

Waarom sommige instanties nog steeds fax gebruiken

Het is gemakkelijk om een faxnummer te zien als een teken dat een instantie achterhaald is. De reden is echter praktischer. Een fax is een verbinding tussen twee apparaten, en het ontvangende apparaat bevestigt elke pagina.

Dat geeft de afzender een overzicht met een tijdstip en een paginatelling. Veel archiveringsregels zijn op basis van dat overzicht opgesteld. Een kantoor heeft weinig reden om die regels te herschrijven voor de paar aanvragers per jaar die liever een andere manier zouden gebruiken.

Een checklist voor elk formulier met een deadline

Lees allereerst de instructies voor het inleverkanaal.

Vul het formulier waar mogelijk op de computer in en onderteken het. Scan de ondertekende pagina’s in één PDF, in de volgorde waarin ze op het formulier staan vermeld.

Neem het adres of nummer over uit de huidige instructies. Instanties wijzigen beide, en een opgeslagen contactgegeven van vorig jaar kan onjuist zijn.

Vermeld de bedrijfsnaam, het belasting- of rekeningnummer en een telefoonnummer op de eerste pagina.

Verzend het formulier vroeg op de werkdag, in de tijdzone van de instantie. Als de lijn bezet is of het portaal niet werkt, heb je nog uren de tijd om het opnieuw te proberen.

Bewaar het bewijs. Een portaal geeft een bevestigingspagina, het postkantoor een ontvangstbewijs en een fax een afleveringsrapport.

Wat een bewijs waard is

Het bewijs van verzending is het onderdeel dat eigenaren vaak over het hoofd zien, en het is juist het onderdeel dat geschillen oplost. Wanneer een instantie beweert dat een formulier nooit is aangekomen, verandert het gesprek zodra je een datum, een tijdstip en een referentienummer kunt noemen.

Lees het bewijs zoals het is. Een afleveringsrapport betekent dat de ontvangende machine de pagina’s heeft aangenomen. Het betekent niet dat iemand ze heeft verwerkt. Voor een formulier met een deadline: bel het kantoor en vraag het na.

Bewaar het bewijs bij je kopie van het formulier. Gebruik één map per jaar, met de naam van het formulier en de datum.

Maak er een gewoonte van

Dit is allemaal niet moeilijk. Het is een routine die de meeste eigenaren pas opbouwen nadat er één dossier zoek is geraakt. Bouw die routine al eerder op. Controleer het kanaal, maak één overzichtelijk dossier aan, verstuur het op tijd en bewaar het bewijs.

De formulieren veranderen van jaar tot jaar. De routine niet.