Jak wybrać odpowiedni system zarządzania kanałami sprzedaży dla swojej działalności w zakresie wynajmu wakacyjnego

Wprowadzenie

Zarządzanie wynajmem wakacyjnym staje się znacznie bardziej skomplikowane w momencie, gdy zaczynasz wystawiać tę samą nieruchomość na wielu platformach rezerwacyjnych.

Airbnb może przyciągać jeden typ gości, Booking.com inny, a Vrbo może pomóc dotrzeć do rodzin i osób planujących dłuższy pobyt. Obecność na kilku kanałach może zwiększyć widoczność i zmniejszyć zależność od jednej platformy, ale stwarza też problem operacyjny: wszystkie ustawienia kalendarza, cen i dostępności muszą być wszędzie spójne.

Jeśli gość zarezerwuje trzy noce przez Airbnb, te terminy muszą natychmiast zniknąć z Booking.com i Vrbo. Jeśli podniesiesz stawkę weekendową, prawdopodobnie nie chcesz logować się do czterech różnych paneli, aby wprowadzić tę samą zmianę.

Właśnie w tym momencie oprogramowanie do zarządzania kanałami staje się niezbędne.

Trudność polega na tym, że wiele produktów na pierwszy rzut oka wydaje się niemal identycznych. Wszystkie obiecują synchronizację kalendarza, integrację z kanałami i łatwiejsze zarządzanie obiektem. Różnice często stają się widoczne dopiero wtedy, gdy operator zaczyna zajmować się prawdziwymi rezerwacjami, zmianami cen, anulowaniami i rosnącym portfolio.

Oto, co operatorzy wynajmu wakacyjnego powinni faktycznie porównać przed wyborem platformy.

Czym zajmuje się menedżer kanałów wynajmu wakacyjnego?

Menedżer kanałów łączy ofertę wynajmu wakacyjnego z serwisami internetowymi, w których goście dokonują rezerwacji.

Zamiast zarządzać serwisami takimi jak Airbnb, Booking.com, Vrbo i innymi kanałami niezależnie, operatorzy mogą kontrolować ważne informacje z jednego centralnego systemu. W zależności od oprogramowania może to obejmować:

• Dostępność
• Rezerwacje
• Stawki za noc
• Minimalna długość pobytu
• Ograniczenia dotyczące rezerwacji
• Informacje o obiekcie
• Opłaty i podatki
• Dane gości

Najważniejszą funkcją jest synchronizacja.

Gdy rezerwacja wpływa przez jedną platformę, menedżer kanałów powinien automatycznie zaktualizować dostępność na pozostałych podłączonych kanałach. Znacznie zmniejsza to ryzyko, że dwóch gości zarezerwuje tę samą nieruchomość na te same terminy.

Dobry menedżer kanałów wynajmu wakacyjnego powinien być zatem oceniany nie tylko na podstawie liczby logo wyświetlanych na stronie integracji. Operatorzy muszą przyjrzeć się, jak działają te połączenia, jakie dane są synchronizowane i jak szybko zmiany są przekazywane między systemami.

To rozróżnienie staje się coraz ważniejsze wraz ze wzrostem liczby rezerwacji.

Priorytetowe traktowanie bezpośrednich połączeń z głównymi kanałami rezerwacyjnymi

Pierwsze pytanie, które należy zadać, jest proste:

Czy oprogramowanie łączy się bezpośrednio z platformami rezerwacyjnymi, które generują Twoje rezerwacje?

W przypadku większości firm zajmujących się wynajmem wakacyjnym priorytetowe kanały będą prawdopodobnie obejmowały pewną kombinację następujących platform:

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• Wynajem wakacyjny Google
• Regionalne lub niszowe platformy rezerwacyjne

Jednak samo stwierdzenie, że platforma „obsługuje” Airbnb lub Booking.com, niekoniecznie dostarcza wystarczających informacji.

Niektóre integracje są znacznie głębsze niż inne.

Silne bezpośrednie połączenie może umożliwiać automatyczny przepływ rezerwacji, cen, dostępności, ograniczeń i innych informacji między menedżerem kanałów a OTA. Bardziej ograniczone połączenie może synchronizować jedynie kalendarze.

Ma to znaczenie, ponieważ synchronizacja obejmująca wyłącznie kalendarze nadal wymaga znacznej ilości pracy ręcznej.

Jeśli dostępność aktualizuje się automatycznie, ale stawki i wymagania dotyczące minimalnej długości pobytu nie, operatorzy mogą nadal być zmuszeni do zarządzania poszczególnymi pulpitami OTA za każdym razem, gdy zmienia się ich strategia cenowa.

Przed wykupieniem subskrypcji sprawdź dokładnie, jakie informacje mogą być wysyłane i odbierane za pośrednictwem każdej integracji.

Zwróć uwagę na dwukierunkową synchronizację w czasie rzeczywistym

Szybkość synchronizacji jest jedną z największych praktycznych różnic między menedżerami kanałów.

Wyobraźmy sobie, że obiekt jest dostępny w popularny piątek i sobotę wieczorem.

O godz. 18:03 ktoś rezerwuje obiekt za pośrednictwem Booking.com.

O godz. 18:05 inny podróżny znajduje ten sam obiekt dostępny w tych samych terminach na Airbnb.

Jeśli systemy nie zsynchronizowały się wystarczająco szybko, obie rezerwacje mogą zostać zaakceptowane.

Teraz operator ma problem.

Trzeba skontaktować się z kimś, rezerwacja może wymagać anulowania, a wyniki obiektu na platformie rezerwacyjnej mogą potencjalnie ucierpieć. Co ważniejsze, doświadczenie gościa zaczyna się od rozczarowania, którego można było uniknąć.

Dlatego operatorzy powinni dążyć do synchronizacji dwukierunkowej, która odbywa się w czasie jak najbardziej zbliżonym do czasu rzeczywistego.

Synchronizacja dwukierunkowa oznacza przepływ informacji w obu kierunkach.

Na przykład:

Booking.com → Menedżer kanałów → Airbnb

oraz

Airbnb → menedżer kanałów → Booking.com

Centralna platforma staje się źródłem, za pośrednictwem którego koordynowana jest dostępność w całej sieci dystrybucji.

Operatorzy powinni zatem zadawać potencjalnym dostawcom następujące pytania:

• Jak szybko synchronizowane są nowe rezerwacje?
• Czy anulacje rezerwacji są aktualizowane automatycznie?
• Czy zmiany cen są synchronizowane we wszystkich kanałach?
• Czy zasady dotyczące minimalnej długości pobytu są synchronizowane?
• Co się dzieje w przypadku awarii połączenia?
• Czy operator otrzyma powiadomienie, jeśli synchronizacja się zatrzyma?

Te pytania są bardziej przydatne niż zwykłe zapytanie, czy produkt „integruje się z Airbnb”.

Zastanów się, jak oprogramowanie poradzi sobie z rozwojem

Oprogramowanie, które sprawdza się w przypadku jednego mieszkania, może nie być tym, czego potrzebujesz, gdy zarządzasz 30 obiektami.

Na początku działalności kuszące może być wybranie najtańszego narzędzia, które pozwala zsynchronizować kilka kalendarzy. Na początku może to w zupełności wystarczyć, ale późniejsza zmiana systemu operacyjnego może spowodować zakłócenia w działalności.

Zastanów się, gdzie firma może znaleźć się za dwa lub trzy lata.

Jeśli portfolio się powiększy, możesz potrzebować:

• Zbiorcze aktualizacje cen
• Panele kontrolne dla wielu obiektów
• Dostęp dla właścicieli
• Uprawnienia zespołu
• Automatyczne wysyłanie wiadomości
• Przydzielanie zadań
• Zarządzanie sprzątaniem
• Integracje z systemami zarządzania przychodami
• Raportowanie według nieruchomości
• Integracje z systemami księgowymi
• Wiele kont użytkowników

Ręczne zarządzanie tymi wymaganiami staje się coraz trudniejsze wraz ze wzrostem liczby nieruchomości.

Pojedynczy administrator może natychmiast zauważyć, gdy coś wygląda nieprawidłowo w jednym kalendarzu. Zespół zarządzający 50 nieruchomościami nie może polegać na tym, że ktoś codziennie ręcznie sprawdza każdą ofertę.

Skalowalność oznacza zatem coś więcej niż tylko to, czy oprogramowanie technicznie pozwala na dodawanie kolejnych obiektów. Oznacza to pytanie, czy zarządzanie tymi dodatkowymi obiektami pozostaje wykonalne.

Sprawdź, jak oprogramowanie integruje się z resztą Twojej działalności

Menedżer kanałów rzadko działa w izolacji.

Firmy zajmujące się wynajmem wakacyjnym mogą polegać na coraz większym zestawie oprogramowania obejmującego ustalanie cen, komunikację z gośćmi, księgowość, sprzątanie, płatności i dostęp do obiektów.

Typowe integracje mogą obejmować:

• Systemy zarządzania nieruchomościami
• Narzędzia do dynamicznego ustalania cen
• Platformy księgowe
• Systemy przetwarzania płatności
• Inteligentne zamki
• Oprogramowanie do zarządzania sprzątaniem
• Narzędzia do komunikacji z gośćmi
• Systemy zarządzania przychodami
• Strony internetowe do rezerwacji bezpośrednich

Przed wyborem oprogramowania sporządź mapę systemów, z których już korzystasz.

Następnie określ, która platforma powinna stanowić centralny punkt działalności.

Na przykład narzędzie do ustalania cen może obliczyć optymalną stawkę za noc na podstawie lokalnego popytu. Stawka ta musi następnie trafić do menedżera kanałów, który rozprowadza ją do serwisów Airbnb, Booking.com i Vrbo.

Jeśli systemy te nie są prawidłowo zintegrowane, pracownicy mogą być zmuszeni do ręcznego przenoszenia informacji o cenach.

To samo dotyczy danych gości.

Potwierdzona rezerwacja może wymagać uruchomienia zadań związanych ze sprzątaniem, procesów płatności, instrukcji dotyczących zameldowania oraz automatycznych wiadomości. Im mniej ręcznych transferów danych między systemami, tym łatwiejsze staje się skalowanie działalności.

Zdecyduj, czy potrzebujesz menedżera kanałów, czy pełnego systemu PMS

Kolejną ważną różnicą jest rozróżnienie między dedykowanym menedżerem kanałów a pełnym systemem zarządzania obiektem.

Menedżer kanałów koncentruje się przede wszystkim na dystrybucji dostępności i synchronizacji kanałów rezerwacyjnych.

System zarządzania obiektem (PMS) zazwyczaj obejmuje szerszy zakres zadań operacyjnych.

W zależności od dostawcy system PMS może obejmować:

• Zarządzanie rezerwacjami
• Komunikacja z gośćmi
• Sprzątanie
• Płatności
• Raportowanie
• Rezerwacje bezpośrednie
• Raporty dla właścicieli
• Zarządzanie zespołem
• Zarządzanie kanałami

Dla mniejszych operatorów atrakcyjna może być platforma typu „wszystko w jednym”, ponieważ wymaga ona połączenia mniejszej liczby oddzielnych systemów.

Większe lub bardziej wyspecjalizowane firmy mogą preferować dedykowane narzędzia do różnych funkcji.

Nie ma jednej, uniwersalnie poprawnej konfiguracji.

Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, jaki problem próbujesz rozwiązać. Płacenie za rozbudowany system PMS, gdy potrzebujesz jedynie niezawodnej synchronizacji kanałów, może niepotrzebnie komplikować sytuację. Wybór podstawowego menedżera kanałów, gdy w rzeczywistości potrzebujesz kompleksowego oprogramowania operacyjnego, może spowodować odwrotny problem.

Zwróć uwagę na zarządzanie cenami i ograniczeniami

Synchronizacja dostępności przyciąga najwięcej uwagi, ponieważ podwójne rezerwacje są bardzo uciążliwe, ale zarządzanie cenami jest niemal równie ważne.

Ceny wynajmu wakacyjnego ulegają ciągłym zmianom.

Operatorzy mogą dostosowywać ceny w oparciu o:

• Weekendy
• Święta
• Lokalne wydarzenia
• Sezonowy popyt
• Dostępność ofert last minute
• Długość pobytu
• Wskaźnik obłożenia
• Z jakim wyprzedzeniem goście dokonują rezerwacji

Ręczna zmiana tych zasad na wielu platformach jest zarówno czasochłonna, jak i podatna na błędy.

Dobry menedżer kanałów powinien ułatwiać centralną aktualizację stawek i ograniczeń rezerwacyjnych.

Na przykład operator może zdecydować, że podczas ważnego lokalnego wydarzenia:

• Stawka za noc powinna wzrosnąć o 25%
• Minimalna długość pobytu powinna wzrosnąć z dwóch do trzech nocy
• Rezerwacje na ten sam dzień powinny zostać wyłączone

W idealnym przypadku zasady te można zmienić jednorazowo i rozesłać do wszystkich odpowiednich kanałów rezerwacyjnych.

Im łatwiejsze jest scentralizowane zarządzanie cenami, tym mniej czasu operatorzy muszą poświęcać na obsługę poszczególnych kont w serwisach OTA.

Przetestuj pulpit nawigacyjny przed podjęciem decyzji

Funkcje są ważne, ale liczy się również łatwość obsługi.

Oprogramowanie może oferować imponującą listę integracji, a mimo to jego codzienne użytkowanie może być frustrujące.

Pamiętaj, że system ten może w końcu stać się pulpitem nawigacyjnym, który Twój zespół otwiera jako pierwszy każdego ranka.

Przyjrzyj się dokładnie, jak szybko możesz:

• Zobacz dzisiejsze przyjazdy i wyjazdy
• Znajdź rezerwację
• Zablokuj terminy
• Dostosuj stawkę
• Zmień minimalną długość pobytu
• Zidentyfikuj, skąd pochodzi rezerwacja
• Sprawdź dostępność w wielu obiektach
• Wykrywanie błędów synchronizacji

Jeśli rutynowe zadania wymagają poruszania się po kilku menu, te utrudnienia się kumulują.

Jest to szczególnie ważne, jeśli z platformy będą korzystać również pracownicy, wirtualni asystenci lub zarządcy nieruchomości.

System powinien zmniejszać zapotrzebowanie na szkolenia, a nie tworzyć kolejny skomplikowany proces, który rozumie tylko jedna osoba.

Nie lekceważ obsługi klienta

Oprogramowanie do zarządzania kanałami sprzedaży znajduje się bezpośrednio pomiędzy Twoimi zasobami a platformami generującymi przychody.

Kiedy coś przestaje działać, wsparcie staje się niezwykle ważne.

Wyobraź sobie, że w piątek wieczorem odkrywasz, że synchronizacja dostępności na Airbnb przestała działać dla dziesięciu obiektów.

Wysłanie e-maila i otrzymanie odpowiedzi w poniedziałek to prawdopodobnie za mało.

Zanim podejmiesz decyzję, sprawdź:

• Godziny pracy działu obsługi klienta
• Dostępność czatu na żywo
• Czas odpowiedzi
• Pomoc telefoniczna
• Obsługa w weekendy
• Dokumentacja
• Pomoc przy wdrażaniu
• Wsparcie przy migracji

Należy również dowiedzieć się, w jaki sposób dostawca radzi sobie z problemami integracyjnymi związanymi z platformą OTA.

Czasami samo oprogramowanie może działać poprawnie, podczas gdy zewnętrzna platforma rezerwacyjna ma problem. Dobry zespół wsparcia technicznego powinien mimo to być w stanie zidentyfikować problem i wyjaśnić, jakie działania musi podjąć operator.

Podczas procesu zakupu łatwo jest zignorować kwestię wsparcia technicznego, ponieważ wszystko działa normalnie. Jego wartość staje się oczywista dopiero wtedy, gdy coś pójdzie nie tak.

Porównaj ceny w oparciu o cały portfel

Modele cenowe menedżerów kanałów znacznie się od siebie różnią.

Dostawcy mogą pobierać opłaty:

• Na obiekt
• Za rezerwację
• Procent od przychodów
• Miesięczna opłata abonamentowa
• Według liczby kanałów
• Według liczby użytkowników
• W ramach planów wielopoziomowych

Platforma, która wydaje się niedroga w przypadku dwóch obiektów, może okazać się kosztowna przy 20 obiektach.

Może być też odwrotnie. Wyższa miesięczna opłata abonamentowa może okazać się tańsza dla większego operatora, jeśli obejmuje nieograniczoną liczbę rezerwacji lub dodatkowe obiekty przy niskim koszcie krańcowym.

Oblicz koszt na podstawie swojego rzeczywistego portfolio, zamiast porównywać tylko podstawowe ceny początkowe.

Sprawdź również, czy w cenie zawarte są ważne funkcje.

Niedrogi plan może stać się znacznie droższy po dodaniu:

• Dodatkowe kanały
• Automatyzacja
• Funkcja bezpośredniej rezerwacji
• Dodatkowi użytkownicy
• Raportowanie
• Dostęp do API
• Wsparcie techniczne Premium

Najbardziej przydatnym kryterium porównania jest całkowity koszt operacyjny, a nie tylko reklamowana opłata miesięczna.

Porównaj menedżerów kanałów sprzedaży obok siebie

Jedną z trudności związanych z wyborem tego typu oprogramowania jest to, że strony internetowe dostawców zazwyczaj opisują swoje produkty, używając podobnego języka.

Prawie każdy oferuje integracje.

Prawie wszyscy obiecują automatyzację.

Prawie każdy twierdzi, że jego system jest łatwy w obsłudze.

Istotne różnice zazwyczaj tkwią w szczegółach: metodach synchronizacji, funkcjach obsługiwanych przez poszczególne serwisy OTA, cenniku w miarę powiększania się portfela ofert, jakości wsparcia technicznego oraz stopniu integracji.

Dlatego przed podjęciem decyzji o wyborze platformy warto porównać najlepsze opcje menedżerów kanałów dla wynajmu wakacyjnego.

Stwórz listę finalistów w oparciu o rzeczywiste wymagania operacyjne, zamiast po prostu wybierać dostawcę z najdłuższą listą funkcji.

Proste porównanie może wyglądać następująco:

Wymagania	Dostawca A	Dostawca B	Dostawca C
Bezpośrednie połączenie z Airbnb	Tak	Tak	Tak
Połączenie z Booking.com	Tak	Tak	Tak
Połączenie z Vrbo	Tak	Ograniczone	Tak
Dwukierunkowa synchronizacja stawek	Tak	Tak	Tak
Dostępność w czasie rzeczywistym	Tak	Ograniczona	Tak
Integracja z dynamicznym ustalaniem cen	Tak	Nie	Tak
Narzędzia do zarządzania wieloma nieruchomościami	Bardzo dobre	Podstawowe	Zaawansowane
Wsparcie techniczne 24/7	Tak	Nie	Nie
Ceny przy 20 nieruchomościach	$$$	$$	$$$

Dokładne kryteria będą zależały od Twojej działalności, ale takie porównanie zmusza Cię do skupienia się na tym, co naprawdę ma znaczenie, zamiast polegać na marketingowych obietnicach.

Przeprowadź test w rzeczywistych warunkach

Jeśli to możliwe, skorzystaj z bezpłatnej wersji próbnej lub demonstracji przed przeniesieniem całego portfolio.

Nie ograniczaj się do zwykłego klikania po panelu.

Przetestuj sytuacje, które mają miejsce podczas normalnej pracy.

Na przykład:

1. Zmień stawkę za noc i sprawdź, czy zmiana została przekazana do podłączonych kanałów.
2. Zarezerwuj termin i sprawdź, czy w innych miejscach zniknie informacja o dostępności.
3. Utwórz rezerwację testową i sprawdź, jak szybko aktualizują się kalendarze.
4. Anuluj rezerwację i upewnij się, że terminy ponownie stają się dostępne.
5. Zmień zasadę dotyczącą minimalnej długości pobytu.
6. Dodaj kolejnego członka zespołu i przetestuj uprawnienia.
7. Skontaktuj się z obsługą klienta, zadając realistyczne pytanie.

Test w rzeczywistych warunkach ujawnia różnice, które trudno dostrzec na stronie z cennikiem.

Właściwe oprogramowanie powinno zmniejszać nakład pracy, a nie go zwiększać

Celem oprogramowania do zarządzania kanałami sprzedaży nie jest po prostu połączenie jak największej liczby serwisów rezerwacyjnych.

Powinno ono ułatwiać prowadzenie działalności.

Solidny system daje operatorom pewność, że informacje o dostępności są dokładne, ceny są prawidłowo dystrybuowane, a rezerwacje z różnych platform są zarządzane z jednego miejsca.

Najlepszy wybór zależy zatem od struktury firmy.

Właściciel dwóch obiektów może priorytetowo traktować prostotę i cenę. Zarządca obiektów z 50 ofertami może przykładać znacznie większą wagę do zarządzania zbiorczego, automatyzacji, integracji i wsparcia technicznego.

Ważne jest, aby spojrzeć poza listę funkcji.

Oceń jakość połączeń, szybkość synchronizacji, to, jak platforma współgra z pozostałym oprogramowaniem oraz czy będzie w stanie wspierać firmę w miarę rozszerzania się portfolio.

Gdy te elementy zostaną dopracowane, wystawianie ofert nieruchomości w wielu kanałach rezerwacyjnych przestaje generować dodatkową pracę administracyjną i zaczyna spełniać swoją pierwotną rolę: przyciąganie większej liczby rezerwacji.