Usługi outsourcingu kadry IT: rozbuduj swój zespół bez ponoszenia kosztów związanych z zatrudnieniem

Wprowadzenie

Główny problem, który rozwiązują usługi outsourcingu kadry IT, można ująć w prosty sposób: większość firm programistycznych potrzebuje zasobów inżynieryjnych szybciej i po niższych kosztach, niż pozwala na to zatrudnianie pracowników na rynku krajowym. Rozwiązanie jest równie proste w zarysie: zatrudnianie inżynierów z rynków, na których dostęp do utalentowanych specjalistów jest łatwiejszy i tańszy, za pośrednictwem dostawcy, który zajmuje się kwestiami zatrudnienia, kadr i zgodności z przepisami związanymi z zatrudnianiem pracowników za granicą. Jednak to właśnie w zakresie realizacji tego rozwiązania różnice między dostawcami stają się decydujące.

W niniejszym przewodniku omówiono, jak działają usługi outsourcingu kadry IT, czym różnią się dostawcy oferujący kompleksowe usługi od pośredników rekrutacyjnych, jak rzetelnie porównać koszty oraz jakie praktyki operacyjne zapewniają dobre wyniki w wieloletnich projektach. Przedstawiono tu perspektywę firmy Newxel, opartą na 9 latach działalności w 8 ośrodkach rekrutacyjnych i zatrudnieniu ponad 500 inżynierów przy wskaźniku utrzymania pracowników na poziomie 98%.

Co oznacza „skalowanie bez kosztów związanych z zatrudnieniem”

Wyrażenie „skaluj swój zespół bez kosztów rekrutacyjnych” pojawia się w wielu materiałach marketingowych dostawców i warto przeanalizować, co oznacza ono w kategoriach operacyjnych, zamiast traktować je jako slogan.

Koszty rekrutacyjne związane z zatrudnieniem starszego inżyniera oprogramowania na rynku zachodnioeuropejskim lub północnoamerykańskim obejmują: czas potrzebny na znalezienie kandydata (okres od opublikowania ogłoszenia do otrzymania pierwszej kwalifikowanej aplikacji), konkurencyjny proces rekrutacyjny obejmujący wiele rund i wymagający znacznego nakładu czasu ze strony kierownictwa technicznego, okres wypowiedzenia, jaki inżynier musi odbyć u obecnego pracodawcy przed rozpoczęciem pracy, oraz okres wdrażania, podczas którego inżynier zapoznaje się z kodem źródłowym i nie osiąga jeszcze pełnej wydajności. Całkowity czas, jaki upływa od momentu stwierdzenia „potrzebujemy kolejnego starszego inżyniera” do momentu, gdy „inżynier ten osiąga pełną wydajność”, wynosi na większości rynków zachodnich od czterech do sześciu miesięcy w optymistycznych warunkach.

Oprócz czasu, rekrutacja krajowa w wielu jurysdykcjach wiąże się z opłatami rekrutacyjnymi, które zazwyczaj wynoszą od 15% do 25% wynagrodzenia w pierwszym roku w przypadku rekrutacji na stanowiska wyższego szczebla z wykorzystaniem usług agencji, a także z podatkami i składkami na świadczenia po stronie pracodawcy, które znacznie zwiększają koszt wynagrodzenia podstawowego. Koszty te są rzeczywiste, ale często nie są w pełni uwzględniane, gdy firmy porównują rekrutację krajową ze stawkami za outsourcing.

Usługi outsourcingu IT świadczone przez dostawcę posiadającego aktywne kanały rekrutacyjne w europejskich centrach technologicznych znacznie skracają czas realizacji. Pierwsze listy kandydatów do wąskiego wyboru zazwyczaj pojawiają się w ciągu dwóch do trzech tygodni od otrzymania jasnego briefu rekrutacyjnego. Zespół składający się z trzech do pięciu inżynierów może być gotowy do pracy w ciągu czterech do sześciu tygodni. Miesięczna stawka dostawcy jest stawką całkowitą: obejmuje wynagrodzenie inżyniera, składki pracodawcy w kraju, w którym znajduje się centrum technologiczne, wsparcie kadrowe, sprzęt oraz opłatę za zarządzanie pobieraną przez dostawcę. Nie ma oddzielnych faktur za koszty administracyjne związane z zapewnieniem zgodności z przepisami ani koszty kadrowe. Koncepcja „braku kosztów rekrutacyjnych” oznacza, że te elementy administracyjne i finansowe są wliczone w relację z dostawcą, a nie rozłożone na wewnętrzne działy kadrowe, finansowe i prawne klienta.

Usługi outstaffingu IT a offshore’owe usługi rekrutacyjne w branży IT: ten sam model pod dwiema nazwami

Terminologia na tym rynku nie jest ujednolicona. Terminy „usługi outstaffingu IT”, „usługi offshore’owego rekrutowania IT”, „usługi offshore’owego rekrutowania”, „wzmocnienie kadry IT” oraz „dedykowane zespoły programistyczne” opisują różne warianty tego samego modelu strukturalnego: inżynierowie zatrudnieni przez dostawcę, pracujący wyłącznie dla jednego klienta, pod kierownictwem technicznym tego klienta.

Termin „offshore IT staffing” jest zazwyczaj używany przez klientów i dostawców, którzy kładą nacisk na wymiar geograficzny umowy: inżynierowie mają siedzibę w innym kraju niż klient. Termin „outsourcing IT” jest zazwyczaj stosowany w celu podkreślenia struktury zatrudnienia: dostawca jest oficjalnym pracodawcą inżynierów wykonujących pracę na rzecz klienta. Oba terminy trafnie opisują usługi świadczone przez firmę Newxel. Wybór terminu zazwyczaj odzwierciedla to, który aspekt modelu ma największe znaczenie dla klienta w momencie składania zapytania.

Z operacyjnego punktu widzenia nie liczy się nazwa, ale struktura usługi. Dostawca oferujący pełen zakres usług, niezależnie od tego, czy nazywa się firmą zajmującą się outstaffingiem IT, agencją rekrutacyjną offshore czy firmą zajmującą się wzmocnieniem kadry IT, powinien zapewniać zatrudnienie i zgodność z przepisami, wsparcie kadrowe i zarządzanie utrzymaniem pracowników, weryfikację kwalifikacji technicznych przed rozmową kwalifikacyjną z klientem oraz aktywne zarządzanie kontem przez cały okres współpracy. Dostawcy, których usługi obejmują głównie pozyskiwanie pracowników i obsługę płac, zapewniają węższy zakres usług niż sugeruje to nazwa, a wyniki współpracy w dłuższej perspektywie odzwierciedlają tę wąską specjalizację.

Co obejmują usługi outsourcingu IT: pełen zakres usług

Kompletna usługa outsourcingu IT składa się z sześciu elementów. Zrozumienie każdego z nich z osobna wyjaśnia, za co odpowiada dostawca, a za co klient jest bezpośrednio odpowiedzialny.

Pozyskiwanie talentów i wstępna selekcja techniczna

Pozyskiwanie kandydatów jest widocznym punktem wyjścia każdego projektu outstaffingu i elementem, na którym skupia się większość działań marketingowych dostawców. Bardziej znaczącym czynnikiem wyróżniającym jest to, co dzieje się między pulą kandydatów a rozmową kwalifikacyjną z klientem: proces weryfikacji technicznej obejmujący kompetencje w zakresie konkretnego stosu technologicznego, ocenę komunikacji oraz analizę dopasowania do kontekstu dziedziny produktowej określonego w briefie rekrutacyjnym.

Pozyskiwanie kandydatów przez Newxel opiera się na aktywnych kanałach rekrutacyjnych budowanych przez dziewięć lat w ośmiu europejskich ośrodkach. Wskaźnik akceptacji kandydatów z listy finalistów przez klientów wynoszący 85% odzwierciedla jakość wstępnej selekcji, a nie wielkość lejka rekrutacyjnego. Dostawcy, których proces pozyskiwania kandydatów ma charakter głównie reaktywny – polegający na publikowaniu ogłoszeń i oczekiwaniu na zgłoszenia – tworzą większe pule kandydatów o niższym wskaźniku dopasowania. Dostawcy dysponujący aktywnymi kanałami wstępnie zakwalifikowanych kandydatów tworzą mniejsze, lepiej dopasowane listy finalistów, które pozwalają na szybsze sfinalizowanie procesu rekrutacji.

Zgodność z przepisami dotyczącymi zatrudnienia i EOR

Struktura „Employer of Record” sprawia, że transgraniczne outstaffing i offshore’owe zatrudnianie specjalistów IT są praktyczne pod względem operacyjnym, bez konieczności zakładania przez klienta lokalnego podmiotu prawnego. W modelu Newxel inżynierowie są zatrudniani przez Newxel w kraju swojego zamieszkania.

Wszystkie obowiązki ustawowe spoczywają na firmie Newxel: umowy o pracę zgodne z lokalnym prawem pracy, rozliczanie wynagrodzeń i składki pracodawcy, rejestracja podatkowa oraz wszelkie wymogi dotyczące zgodności z przepisami, które pojawiają się w trakcie współpracy. Klient podpisuje umowę handlową z firmą Newxel i korzysta z usług inżynierów bez konieczności budowania infrastruktury prawnej niezbędnej do ich bezpośredniego zatrudnienia.

Wsparcie kadrowe i utrzymanie pracowników

To właśnie aspekt kadrowy decyduje o tym, czy model ten jest zrównoważony w przypadku wieloletnich projektów. Coroczne przeglądy wynagrodzeń porównywane z aktualnymi stawkami rynkowymi w danym ośrodku, rozmowy dotyczące rozwoju zawodowego, zarządzanie cyklem życia sprzętu oraz proaktywna identyfikacja ryzyka utraty pracowników, zanim doprowadzi ono do odejść, to działania, które zapewniają 98% retencję i średni staż pracy wynoszący ponad 3,5 roku w ramach długoterminowych projektów Newxel. Są to aktywne, ciągłe działania kadrowe, a nie usługi polegające wyłącznie na zatrudnieniu i zwolnieniu pracowników.

Sprzęt i miejsce pracy

W przypadku inżynierów pracujących w biurach w mieście-centrum za zapewnienie sprzętu, infrastrukturę IT oraz zarządzanie przestrzenią roboczą odpowiada dostawca. W przypadku inżynierów pracujących zdalnie dodatki na sprzęt oraz zasady dotyczące infrastruktury domowego biura są określone w umowie o świadczenie usług. Jasność w tym zakresie pozwala uniknąć sytuacji, w których wymiana sprzętu staje się przedmiotem negocjacji między klientem a dostawcą w trakcie trwania projektu.

Administracja płacowa i finansowa

Miesięczne rozliczanie wynagrodzeń, potrącenia ustawowe, rozliczanie składek pracodawcy oraz sprawozdawczość finansowa należą do obowiązków dostawcy. Klient otrzymuje jedną, przejrzystą miesięczną fakturę obejmującą stawkę za inżyniera wraz ze wszystkimi opłatami. Nie ma oddzielnych faktur za koszty związane z zapewnieniem zgodności z przepisami ani koszty kadrowe. Dostawcy, którzy przed rozpoczęciem współpracy jasno przedstawiają strukturę faktur, są bardziej wiarygodnymi partnerami biznesowymi niż ci, którzy komplikują strukturę rozliczeń.

Zarządzanie kontem

Zarządzanie kontem w dojrzałym projekcie outstaffingu to aktywna funkcja, a nie tylko kwartalne spotkania. Dedykowany partner biznesowy ds. kadr przypisany do każdego zespołu monitoruje jakość integracji i sygnały dotyczące utrzymania pracowników. Menedżer konta utrzymuje relację między kontekstem inżynieryjnym klienta a działaniami dostawcy w zakresie zarządzania personelem. To właśnie ta funkcja odróżnia firmy outstaffingowe, które utrzymują relacje z klientami przez ponad pięć lat, od tych, które odnotowują wysoką rotację zarówno po stronie inżynierów, jak i klientów.

Usługi offshore w zakresie rekrutacji IT a inne modele współpracy

To, jak usługi offshore’owego rekrutowania IT wypadają na tle pokrewnych modeli, zależy od tego, które zmienne mają największe znaczenie w aktualnej sytuacji klienta. Poniższa tabela przedstawia porównanie kryteriów, które bezpośrednio wpływają na wyniki współpracy.

Kryteria	Outsourcing IT / offshore'owe pozyskiwanie kadr IT	Outsourcing projektów	Bezpośrednia rekrutacja międzynarodowa	Platforma dla freelancerów
Klient kieruje pracami inżynieryjnymi	Tak, w pełni	Nie; dostawca jest odpowiedzialny za realizację	Tak (pracodawca–pracownik)	Tak
Wymagany lokalny podmiot prawny	Nie; dostawca pełni rolę EOR	Nie	Tak, na większości rynków	Zależy od jurysdykcji
Zarządzanie kadrami i utrzymaniem pracowników przez dostawcę	Tak, przez cały okres współpracy	Wyłącznie wewnątrz dostawcy	Nie; klient zarządza wszystkim samodzielnie	Nie
Elastyczność w zakresie zmiany kierunku	Wysoka; lista zadań należy do klienta	Niska; zmiany zakresu wymagają renegocjacji	Wysoka	Wysoka, ale ograniczona okresem obowiązywania umowy
Czas od rozpoczęcia prac do uruchomienia pierwszego inżyniera	Od dwóch do czterech tygodni przy jasnym briefie	Zależy od projektu; często trwa dłużej	Od czterech do sześciu miesięcy, wliczając utworzenie podmiotu i okresy wypowiedzenia	Od kilku dni do kilku tygodni
Struktura kosztów	Stała stawka miesięczna za inżyniera; bez ukrytych kosztów	Stała stawka lub rozliczenie według czasu i materiałów za każdy kamień milowy	Wynagrodzenie plus składki pracodawcy, świadczenia i koszty administracyjne	Stawka godzinowa lub projektowa; brak świadczeń pracowniczych
Zastępstwo w przypadku odejścia pracownika	Zarządzanie przez dostawcę z gwarancją	Zarządzanie wewnętrzne przez dostawcę	Klient zarządza całym cyklem zastępowania pracowników	Klient samodzielnie pozyskuje zastępstwo
Najbardziej odpowiednie dla	Bieżący rozwój produktu, co najmniej 3 inżynierów, wieloletnie plany rozwoju, firmy bez lokalnych oddziałów w kraju będącym centrum operacyjnym	Projekty o stałym zakresie z określonymi rezultatami	Długoterminowe zaangażowanie, w ramach którego klient dąży do bezpośredniego zatrudnienia i posiada lokalny oddział	Krótkoterminowe zadania wymagające konkretnych umiejętności

Czas potrzebny na uruchomienie projektu jest często czynnikiem decydującym dla firm, które mają pilne zapotrzebowanie na zasoby. Cztery do sześciu miesięcy to realistyczny termin dla bezpośredniej rekrutacji międzynarodowej, jeśli uwzględni się utworzenie podmiotu, rejestrację zgodnie z przepisami oraz okresy wypowiedzenia dla inżynierów. Outsourcing IT i offshore’owe usługi rekrutacyjne IT realizowane przez sprawdzonego dostawcę skracają ten czas do czterech do sześciu tygodni.

W przypadku firmy, która za trzy miesiące ma wprowadzić produkt na rynek i boryka się z brakami kadrowymi w dziale inżynierii, wybór modelu często zależy przede wszystkim od harmonogramu, zanim zostaną ocenione jakiekolwiek inne kryteria.

Jak oceniać firmy oferujące outstaffing i agencje rekrutacyjne offshore?

Kryteria oceny firm oferujących outstaffing i agencji rekrutacyjnych offshore sprowadzają się do tych samych pytań, niezależnie od nazwy, jaką posługuje się dostawca. Porównanie stawek jest punktem wyjścia dla większości klientów, ale jest to najmniej wiarygodny wskaźnik wyników współpracy. Czynniki, które faktycznie decydują o sukcesie współpracy w perspektywie trzech lat, mają charakter operacyjny, a nie komercyjny.

Na pierwszym miejscu jest historia działalności centrum. Zapytaj konkretnie, kiedy dostawca rozpoczął działalność w centrum, w którym będzie stacjonował Twój zespół, a nie kiedy firma została założona lub kiedy „weszła” na rynek. Głębokość puli kandydatów jest bezpośrednią funkcją lat aktywnego budowania relacji z lokalnymi specjalistami inżynieryjnymi. Dostawca, który ogłosił otwarcie nowego centrum w 2024 roku, ma zasadniczo inny dostęp do puli kandydatów niż ten, który działa w tym samym mieście od 2018 roku.

Na drugim miejscu znajduje się wskaźnik retencji z jasną definicją. Poproś o konkretną wartość, zapytaj, jak zdefiniowano okres pomiaru, oraz czy wykluczono zatrudnienia krótkoterminowe. Dostawcy, którzy potrafią konkretnie odpowiedzieć na te pytania, wykazują dyscyplinę operacyjną w zakresie tego wskaźnika. Dostawcy, którzy opisują retencję w sposób jakościowy, albo jej nie mierzą, albo nie mierzą jej w sposób dający użyteczne wyniki.

Trzecie miejsce zajmuje proces selekcji technicznej pod kątem konkretnego stosu technologicznego i poziomu doświadczenia określonego w briefie. Zapytaj, co obejmuje selekcja poza testem programistycznym: ocenę komunikacji, dopasowanie do kontekstu branżowego, kalibrację poziomu doświadczenia. Dostawca, którego 85-procentowy wskaźnik akceptacji kandydatów z listy wstępnej jest wynikiem rygorystycznego, wieloetapowego procesu, zapewnia inną wartość niż ten, którego wskaźnik akceptacji odzwierciedla niższy próg selekcji i większą rotację kandydatów podczas rozmów kwalifikacyjnych z klientem.

Czwartym czynnikiem jest aktywna rola działu HR w trakcie współpracy. Zapytaj, czym zajmuje się zespół HR dostawcy w okresie od zatrudnienia do pierwszej corocznej oceny. Jeśli odpowiedź brzmi: „obsługujemy listę płac i zarządzamy umowami”, dział HR pełni funkcję administracyjną. Jeśli odpowiedź obejmuje aktywne porównywanie wynagrodzeń z benchmarkami, rozmowy dotyczące rozwoju oraz identyfikację ryzyka utraty pracowników, dział HR stanowi prawdziwy atut w zakresie utrzymania kadry. To rozróżnienie ma bezpośredni wpływ na długoterminowe wskaźniki odejść oraz całkowite koszty współpracy.

Warunki umowy handlowej zajmują piąte miejsce i są najczęściej pomijane na etapie oceny. Przeniesienie praw własności intelektualnej musi być jasno określone i kompletne. Obowiązki związane z przetwarzaniem danych muszą odzwierciedlać aktualne wymogi regulacyjne w kraju macierzystym. Skrócenie okresów wypowiedzenia musi być możliwe do zrealizowania, a nie mieć charakter karny. Warunki gwarancji zastępczej muszą określać terminy i podział kosztów. Warunki te mają znaczenie w osiemnastym miesiącu, a nie w pierwszym tygodniu, i właśnie dlatego należy je zrozumieć już w pierwszym tygodniu.

Jak będzie wyglądać rekrutacja offshore i outsourcing IT w 2026 roku?

Rynek rekrutacji offshore i outsourcingu IT w Europie Środkowej i Wschodniej w lipcu 2026 roku wygląda inaczej niż dwa lub trzy lata temu. Warto od razu wymienić kilka charakterystycznych cech.

Wynagrodzenia starszych inżynierów w całym regionie znacznie wzrosły w ciągu ostatnich kilku lat w związku z rosnącym popytem ze strony klientów z Europy Zachodniej i Ameryki Północnej. Oczekiwania budżetowe, które nie były ostatnio aktualizowane, spowodują, że w 2026 roku na stanowiska wymagające doświadczenia na poziomie seniora będą zatrudniani kandydaci o średnim poziomie doświadczenia. Dostawcy, którzy oferują stawki wydające się zaskakująco niskie w stosunku do określonego poziomu doświadczenia, niemal na pewno zatrudniają specjalistów o średnim poziomie doświadczenia pod tytułami seniorskimi, a nie prawdziwych specjalistów na poziomie seniora po obniżonej cenie.

Ukraina pozostaje jednym z najsilniejszych rynków talentów inżynierskich w Europie, oferując bogatą pulę specjalistów w zakresie full-stack JavaScript, backendowego Pythona, Javy, technologii mobilnych, automatyzacji kontroli jakości oraz DevOps. Dostawcy prowadzący aktywną rekrutację w ukraińskich miastach, opartą na wieloletniej, nieprzerwanej działalności i utrzymywanych relacjach z kandydatami, mają stały dostęp do inżynierów średniego i wyższego szczebla w terminach konkurencyjnych w stosunku do dowolnego centrum w regionie.

Jurysdykcja UE w zakresie zatrudnienia zyskała na znaczeniu jako kryterium wyboru dostawcy. Dla klientów z branż podlegających regulacjom lub tych, którzy mają wymogi umowne dotyczące zatrudnienia w UE, wybór centrów ogranicza się do państw członkowskich UE. W sieci ośmiu centrów Newxel wymóg ten spełniają Polska, Rumunia, Bułgaria i Hiszpania. Tworzy to dynamikę rynkową, w której ten sam dostawca może obsługiwać zarówno klientów podlegających jurysdykcji UE, jak i spoza niej, w ramach tej samej struktury operacyjnej, dostosowując wybór centrum do konkretnego zlecenia.

Biegłość inżynierów w posługiwaniu się narzędziami AI stała się istotną zmienną w procesie selekcji technicznej. Dotyczy to wszystkich głównych ośrodków rekrutacyjnych w 2026 r. i odzwierciedla rzeczywistą zmianę w wydajności inżynierów, a nie tylko trend w wymaganiach dotyczących stanowisk. Inżynierowie, którzy efektywnie korzystają z narzędzi do kodowania opartych na sztucznej inteligencji, osiągają tempo pracy, które jeszcze dwa lata temu nie było typowe. Dostawcy usług outstaffingu, których proces selekcji technicznej obejmuje ocenę biegłości w posługiwaniu się narzędziami AI, tworzą listy kandydatów odzwierciedlające aktualną rzeczywistość w zakresie wydajności inżynierów. Ci, których proces selekcji tego nie uwzględnia, potencjalnie pomijają kandydatów posiadających tę umiejętność.

Porównanie kosztów: co faktycznie oznacza „tańsze” w perspektywie trzech lat

Analiza kosztów usług outstaffingu IT i usług rekrutacji offshore jest zazwyczaj przedstawiana jako porównanie stawek miesięcznych: stawka za outstaffing w porównaniu z równoważnym wynagrodzeniem lokalnym. Porównanie to jest trafne w pewnym zakresie, ale pomija kilka elementów kosztów, które mają istotne znaczenie w pełnej analizie.

W przypadku zatrudniania lokalnego w Europie Zachodniej lub Ameryce Północnej pełny koszt na jednego inżyniera obejmuje wynagrodzenie podstawowe, składki podatkowe i na świadczenia po stronie pracodawcy (które różnią się w zależności od jurysdykcji, ale często wynoszą od 20% do 35% wynagrodzenia podstawowego), opłaty rekrutacyjne (od 15% do 25% wynagrodzenia w pierwszym roku w przypadku rekrutacji na stanowisko wyższego szczebla z wykorzystaniem usług agencji rekrutacyjnej), lukę w wydajności w okresie wdrażania (trzy do sześciu miesięcy obniżonej wydajności nowego inżyniera w trakcie zapoznawania się z kodem źródłowym) oraz bieżące koszty administracyjne związane z zapewnieniem zgodności zatrudnienia z przepisami obowiązującymi w jurysdykcji klienta.

W przypadku outstaffingu realizowanego przez dostawcę takiego jak Newxel stawka miesięczna łączy wszystkie te elementy w jedną fakturę: wynagrodzenie netto inżyniera, składki pracodawcy w kraju bazowym, wsparcie kadrowe, zapewnienie sprzętu lub miejsca pracy oraz opłatę za zarządzanie pobieraną przez dostawcę. Nie ma oddzielnych opłat rekrutacyjnych za początkowe zatrudnienie ani za zastępstwa objęte gwarancją. Luka w wydajności w okresie wdrażania nie zostaje wyeliminowana, ale czas od podpisania umowy do rozpoczęcia pracy przez pierwszego inżyniera wynosi od czterech do sześciu tygodni, a nie od czterech do sześciu miesięcy.

Porównanie całkowitych kosztów w okresie trzech lat, uwzględniające koszty zastępstw w przypadku odejścia inżynierów, konsekwentnie wskazuje na większą przewagę dostawców usług outstaffingu o wysokim wskaźniku retencji, niż sugerowałaby sama różnica w stawkach miesięcznych. Dostawca o rocznym wskaźniku retencji na poziomie 98% generuje w ciągu trzech lat koszty zastępstwa bliskie zeru. Dostawca o rocznej fluktuacji kadr wynoszącej 20% generuje w tym samym okresie od jednego do dwóch cykli zastępstwa na każdego inżyniera, z których każdy kosztuje od dwóch do czterech miesięcy pełnych kosztów inżynieryjnych związanych z czasem pozyskania pracownika i utratą wydajności w okresie wdrażania.

Typowe błędy popełniane przez firmy przy wyborze usług outstaffingu IT

Pięć błędów w ocenie, które prowadzą do przewidywalnie słabych wyników

1. Porównywanie stawek miesięcznych bez uwzględnienia pełnego kosztu alternatywnego rozwiązania.

Miesięczna stawka za outstaffing jest najbardziej widoczną liczbą w każdym porównaniu dostawców. Jest to również ta, która wygląda najmniej korzystnie w porównaniu wyłącznie z wynagrodzeniem podstawowym, ponieważ nie uwzględnia składek pracodawcy, opłat rekrutacyjnych i kosztów administracyjnych, których nie pokazują porównania wynagrodzeń podstawowych.

Przed wyciągnięciem wniosków należy uwzględnić pełne koszty zatrudnienia po obu stronach porównania.

2. Wybieranie dostawcy na podstawie deklarowanej obecności w danym centrum, a nie zweryfikowanego zakresu działalności.

Wiele firm outsourcingowych twierdzi, że działa w danym ośrodku na podstawie kilku zatrudnień lub lokalnej umowy partnerskiej. Rzeczywista głębokość bazy kandydatów wymaga lat ciągłej działalności, aktywnych relacji z kandydatami oraz znajomości lokalnego rynku, których nie da się szybko zbudować.

Zapytaj konkretnie, od jak dawna dostawca aktywnie przeprowadza rekrutacje w ośrodku, w którym będzie pracował Twój zespół, a nie od jak dawna „działa” w regionie.

3. Traktowanie briefu rekrutacyjnego jako opisu stanowiska, a nie dokumentu produktowego.

Jakość listy kandydatów zakwalifikowanych do dalszego etapu jest bezpośrednio uzależniona od szczegółowości briefu. Brief opisujący dziedzinę produktu, realistyczne dopasowanie poziomu doświadczenia do budżetu, konkretny zestaw technologii oraz cechy odróżniające silnego kandydata od kandydata wystarczającego pozwala pozyskać kandydatów, którzy odpowiadają rzeczywistym potrzebom.

Opis, który brzmi jak ogólne ogłoszenie o pracę, przyciąga kandydatów, którzy technicznie odpowiadają podanemu opisowi. Dwie do trzech godzin poświęconych na precyzyjne sformułowanie opisu rekrutacyjnego zwracają się w całym procesie rekrutacji.

4. Brak współpracy z działem HR dostawcy jako aktywnego narzędzia utrzymania pracowników.

Partner biznesowy ds. HR dostawcy oraz menedżer ds. obsługi klienta są zasobami operacyjnymi, a nie osobami kontaktowymi w sprawach rozliczeniowych.

Klienci, którzy aktywnie angażują się w rozmowy dotyczące przeglądu wynagrodzeń, uczestniczą w ustrukturyzowanych spotkaniach kontrolnych i traktują relację z dostawcą jako prawdziwe partnerstwo operacyjne, osiągają lepsze wyniki w zakresie utrzymania pracowników niż ci, którzy traktują ją przede wszystkim jako układ handlowy. Dział HR może zidentyfikować ryzyko związane z utrzymaniem pracowników i zarządzać nim tylko wtedy, gdy strona klienta zapewnia kontekst niezbędny do wykrycia tego ryzyka.

5. Rozpoczęcie współpracy w zakresie outstaffingu bez planu wdrożenia.

Dostawca może zapewnić inżynierów posiadających odpowiednie umiejętności techniczne i wsparcie profesjonalne. Żaden dostawca nie jest jednak w stanie przekazać kontekstu produktu, którego inżynierowie potrzebują do efektywnej pracy. Omówienie kodu źródłowego, wstępne zaprojektowanie zgłoszeń oraz integracja zespołu w pierwszym i drugim tygodniu należą do obowiązków klienta.

Zespoły, w których starszy inżynier po stronie klienta przeznacza od czterech do sześciu godzin w pierwszym tygodniu na aktywne wdrożenie, konsekwentnie osiągają pełną wydajność w ciągu sześciu do ośmiu tygodni. Zespoły, które tego nie robią, potrzebują od trzech do pięciu miesięcy, aby osiągnąć ten sam poziom.

Jak w praktyce działa model outstaffingu IT firmy Newxel:

Newxel działa jako firma zajmująca się outsourcingiem IT w ośmiu europejskich ośrodkach rekrutacyjnych: na Ukrainie, w Polsce, Rumunii, Bułgarii, Turcji, Hiszpanii, Portugalii i Izraelu. Model współpracy opiera się na spójnej strukturze, która została dopracowana w ciągu dziewięciu lat prowadzenia długoterminowych projektów z wykorzystaniem dedykowanych zespołów.

Proces rekrutacyjny skutkuje powstaniem konkretnego briefu rekrutacyjnego: nie jest to lista kontrolna wymagań technicznych, lecz dokument opisujący dziedzinę produktu, kontekst inżynieryjny, rozkład stażu pracy, wymagania dotyczące pokrywania się stref czasowych oraz cechy odróżniające silnego kandydata od osoby, która jedynie spełnia specyfikację.

Dokument ten stanowi podstawowy punkt wyjścia dla procesu pozyskiwania kandydatów i główny czynnik decydujący o jakości listy kandydatów zakwalifikowanych do dalszego etapu. Agencja outstaffingowa, która podczas procesu rekrutacyjnego sprzeciwia się zbyt ogólnemu briefowi, zamiast go akceptować i prowadzić szeroko zakrojone poszukiwania, wykazuje dyscyplinę operacyjną, która pozwala przewidzieć wysoką jakość listy kandydatów zakwalifikowanych do dalszego etapu. Czas poświęcony na dopracowanie specyfikacji jest prawie zawsze krótszy niż czas stracony na przeglądanie kandydatów, którzy nie odpowiadają rzeczywistym potrzebom.

Pozyskiwanie kandydatów odbywa się w oparciu o aktywne bazy kandydatów w docelowym ośrodku, a nie na podstawie odpowiedzi z portali z ofertami pracy. Wewnętrzny proces selekcji obejmuje ocenę techniczną dostosowaną do konkretnego stosu technologicznego i poziomu doświadczenia, ocenę komunikacyjną oraz analizę dopasowania do kontekstu danej dziedziny produktowej.

Lista kandydatów przedstawiona klientowi spełnia już te wymagania. Rozmowa kwalifikacyjna z klientem koncentruje się na aspektach, których wewnętrzna selekcja nie jest w stanie uwzględnić: na tym, jak kandydat analizuje problemy specyficzne dla produktu klienta oraz czy jego styl pracy pasuje do zespołu.

Inżynierowie są zatrudniani przez firmę Newxel jako „Employer of Record” w kraju swojego zamieszkania. Cała administracja związana z zatrudnieniem leży w gestii firmy Newxel. Klient podpisuje umowę handlową i korzysta z usług inżynierów bez konieczności zakładania lokalnego podmiotu prawnego ani zarządzania lokalną zgodnością z przepisami.

Każdy zespół przez cały okres współpracy jest obsługiwany przez dedykowanego partnera biznesowego ds. kadr. Coroczne przeglądy wynagrodzeń są porównywane ze stawkami rynkowymi obowiązującymi w danym ośrodku. Rozmowy dotyczące rozwoju zawodowego odbywają się na bieżąco, a nie tylko raz w roku.

Sygnały ryzyka utraty pracowników są identyfikowane i eliminowane, zanim doprowadzą do odejść. To właśnie ta funkcja HR zapewnia 98% retencję i średni staż pracy wynoszący ponad 3,5 roku w ramach długoterminowych projektów Newxel, a działania w tym zakresie są podejmowane już od pierwszego tygodnia, a nie dopiero od pierwszego cyklu corocznych ocen.

Często zadawane pytania

Jaka jest różnica między usługami outstaffingu IT a outsourcingiem projektowym?

W przypadku usług outstaffingu IT to klient kieruje pracami inżynieryjnymi. Inżynierowie podlegają kierownictwu technicznemu klienta i pracują zgodnie z jego procesami. Dostawca zarządza zatrudnieniem, kadrami i zgodnością z przepisami. W przypadku outsourcingu to dostawca odpowiada za realizację, obsadę kadrową i zarządzanie w celu osiągnięcia wyników zgodnych ze specyfikacją. Outstaffing jest odpowiedni dla firm, które chcą skalować swój własny zespół inżynierów. Outsourcing jest odpowiedni dla firm, które chcą zlecić realizację konkretnego zadania.

Co obejmuje oferta firmy świadczącej usługi outstaffingu IT?

Firma świadcząca kompleksowe usługi outstaffingu IT zapewnia pozyskiwanie talentów i weryfikację kwalifikacji technicznych, umowy o pracę i zgodność z lokalnymi przepisami, obsługę płac i składek ustawowych, wsparcie kadrowe i zarządzanie utrzymaniem pracowników, zapewnienie sprzętu lub zdalnego stanowiska pracy oraz bieżącą obsługę klienta. Klient kontroluje cały kierunek prac inżynieryjnych. Dostawca zarządza zatrudnieniem i aspektami operacyjnymi.

Jak działają usługi offshore w zakresie rekrutacji IT?

Usługi offshore w zakresie rekrutacji IT polegają na zatrudnianiu inżynierów za pośrednictwem dostawcy działającego na rynku talentów technologicznych o niższych kosztach, zazwyczaj w Europie Wschodniej lub Środkowej, na rzecz klientów z Europy Zachodniej i Ameryki Północnej. Dostawca pełni rolę formalnego pracodawcy (Employer of Record), zajmując się wszystkimi kwestiami związanymi z zatrudnieniem i zgodnością z przepisami w kraju, w którym znajduje się centrum operacyjne. Klient kieruje pracą inżynierów. Inżynierowie są włączeni do zespołu i procesów klienta, pracując zgodnie z rytmem sprintów i przy użyciu narzędzi klienta.

Ile kosztuje offshore’owe rekrutowanie pracowników IT w porównaniu z zatrudnianiem lokalnym?

Zatrudnienie IT w modelu offshore za pośrednictwem dostawcy takiego jak Newxel kosztuje znacznie mniej niż równoważne zatrudnienie lokalne na rynkach Europy Zachodniej lub Ameryki Północnej. Miesięczna stawka całkowita obejmuje wynagrodzenie, składki pracodawcy, wsparcie kadrowe, sprzęt oraz opłatę za zarządzanie. Pełne porównanie powinno uwzględniać opłaty rekrutacyjne oraz utratę produktywności związaną z wdrożeniem nowego pracownika w szacunkach dotyczących zatrudnienia lokalnego, co znacznie zmniejsza pozorną różnicę na korzyść zatrudnienia lokalnego.

Czym jest zagraniczna agencja rekrutacyjna i czym się zajmuje?

Agencja rekrutacyjna offshore pozyskuje inżynierów z zagranicznych rynków talentów, zatrudnia ich jako „Employer of Record” (oficjalny pracodawca) w ich kraju zamieszkania oraz zapewnia wsparcie kadrowe i operacyjne przez cały okres współpracy. Klient kieruje pracą inżynierów bez konieczności zakładania lokalnego podmiotu prawnego w kraju, w którym znajduje się centrum operacyjne.

Ile czasu zajmuje rozpoczęcie współpracy z zagraniczną agencją rekrutacyjną w branży IT?

Przy jasno sformułowanym zleceniu rekrutacyjnym wstępna lista kandydatów jest zazwyczaj dostarczana w ciągu dwóch do trzech tygodni przez dostawcę posiadającego aktywne źródła rekrutacyjne w docelowym ośrodku. Zespół składający się z trzech do pięciu inżynierów może rozpocząć pracę w ciągu czterech do sześciu tygodni od podpisania umowy. Wstępne zarezerwowanie terminów rozmów kwalifikacyjnych przed otrzymaniem listy kandydatów konsekwentnie skraca czas realizacji.

Z jakich ośrodków rekrutacyjnych korzysta Newxel w zakresie offshore’owego pozyskiwania pracowników IT?

Newxel prowadzi osiem europejskich centrów rekrutacyjnych: na Ukrainie, w Polsce, Rumunii, Bułgarii, Turcji, Hiszpanii, Portugalii i Izraelu. Każde centrum dysponuje aktywnymi kanałami rekrutacyjnymi oraz infrastrukturą typu „Employer of Record”. Klienci mogą zatrudniać pracowników z jednego centrum lub tworzyć zespoły w wielu centrach w zależności od wymagań dotyczących stosowanych technologii, potrzeb związanych z jurysdykcją UE oraz preferencji dotyczących stref czasowych.

Czy potrzebuję podmiotu prawnego w kraju centrum, aby korzystać z usług offshore’owego rekrutowania specjalistów IT?

Nie. Dzięki strukturze „Employer of Record” firmy Newxel inżynierowie są zatrudniani przez Newxel w kraju swojego zamieszkania. Klient podpisuje umowę handlową z Newxel. Wszystkie umowy o pracę, obsługa płac, rozliczenia podatkowe oraz zapewnienie zgodności z lokalnymi przepisami leżą w gestii Newxel. Klient pozyskuje inżynierów bez konieczności zakładania lokalnego podmiotu prawnego w żadnym z krajów, w których znajdują się centra rekrutacyjne.